Cómo Realizar la Certificación de Documentos y Pagos Ante Notario: Requisitos y Pasos

La protección contra la precipitación y la función de advertencia son la máxima prioridad para el legislador, por lo que a menudo se renuncia a la exención de requisitos formales y es obligatoria la cita con un notario. La notarización sirve para aumentar la seguridad jurídica y la fiabilidad de determinados asuntos legales. La intervención de un notario garantiza que las partes implicadas comprendan el significado y las consecuencias de sus actos y que el documento pueda utilizarse posteriormente como prueba en caso de litigio. Está claro que los notarios son esenciales para todos estos términos.

El Papel Fundamental del Notario Público

Es importante señalar que los notarios en Austria son profesionales jurídicos independientes y desempeñan su labor como función pública. Su misión es garantizar la seguridad jurídica y la claridad legal e informar a las partes de sus derechos y obligaciones. La lectura del documento notarial, el notario también explica el significado de cada una de las disposiciones del documento y sus efectos. Por lo tanto, las actas notariales ofrecen a menudo una protección adicional contra litigios e incertidumbres jurídicas en relación con transacciones legales.

Tipos de Actos Notariales y su Certificación

Las diferencias entre un acta notarial, una certificación notarial y una autenticación notarial son a menudo poco claras.

Autenticación Notarial

Una autenticación notarial tiene lugar cuando un notario público da fe de declaraciones de hecho, declaraciones de conocimiento u otros procesos destinados a establecer efectos jurídicos. Por ejemplo, poderes notariales, inscripciones en el Registro Mercantil, contratos de compraventa de inmuebles, escrituras hipotecarias y declaraciones juradas. En la práctica, suele tratarse de la certificación notarial de la existencia registrada de una sociedad, de los órganos sociales designados y de su poder de representación, de confirmaciones del sucesor legal actual de un titular de derechos inscrito en un registro que ha dejado de existir desde entonces, del importe del capital social registrado, del nombre del titular catastral o del rango de una hipoteca. Este tipo de notarizaciones son solicitadas con frecuencia por partes extranjeras en el ámbito del Derecho de sociedades.

Sin embargo, el notario sólo confirma los hechos que "resultan" de los registros. El notario no puede dar fe de hechos cuya existencia, en su opinión, pueda deducirse de los libros o registros públicos. Por lo tanto, si se certifica ante notario "tras la inspección del registro mercantil" que un administrador delegado tiene autoridad exclusiva para firmar, esto se refiere simplemente a la reproducción de la información registrada en el registro mercantil. Si bien la regulación de la § 89 bis NO se limita a las notarías relacionadas con libros o registros públicos, un notario podrá, de conformidad con el § 89b NO generalmente expiden certificaciones notariales de hechos derivados de documentos públicos, certificados públicamente o de actos judiciales y administrativos.

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Acta Notarial (Protocolización)

El acta notarial es un acta de protocolización de hechos que tiene lugar personal y directamente ante el notario y de declaraciones realizadas en su presencia. El contenido del acta notarial se diferencia de la autenticación notarial en que en ella se protocolizan declaraciones y negocios jurídicos (art. 52 NO). La acta notarial debe ser leída personalmente por el notario. Por ejemplo, si las actas de una reunión (por ejemplo, una junta de accionistas) deben certificarse ante notario, el notario designado debe levantar acta. El levantamiento del acta notarial ("certificación notarial") es un requisito obligatorio para la eficacia del acuerdo de modificación de los estatutos, la disolución de la sociedad y la fusión. El notario da fe de hechos que él mismo percibe, así como de hechos jurídicamente relevantes (por ejemplo, la declaración del presidente sobre la forma de convocar y el quórum de la reunión).

Para permitir la verificación del cumplimiento de determinados requisitos legales (convocatoria adecuada, autorización de voto, quórum), el notario también debe dejar constancia de los hechos relevantes. Esto significa que no sólo deben protocolizarse todas las declaraciones y circunstancias percibidas, sino también todos los demás hechos jurídicamente relevantes. Por lo tanto, el notario puede contar los votos por sí mismo y registrar el resultado. Sin embargo, no puede sacar conclusiones por sí mismo, por ejemplo, sobre el rechazo de la solicitud. Ejemplos: Modificación de los estatutos de una GmbH y ampliación de capital de una GmbH.

Certificación de Firma vs. Copia Notarial

La certificación notarial de la firma (certificación pública), en cambio, se refiere a un documento privado. En este caso, el notario o el tribunal de distrito confirma que la firma de una persona concreta es auténtica y procede de la persona que firmó o reconoció su firma ante el notario o el tribunal de distrito. El acta notarial sólo se refiere a la autenticidad de la firma y al momento de la firma. Las firmas de las partes deben estar legitimadas notarialmente para que una escritura se convierta en escritura notarial. Se expiden en forma de cláusula que un notario coloca directamente en la escritura.

Una copia certificada es la confirmación por parte de un notario público (fedatario público), el tribunal de distrito o la autoridad emisora de que la copia de un documento se corresponde con el original. La certificación de una copia, también conocida como vidimización, confirma que una copia se corresponde con el documento. Las traducciones también pueden ser certificadas notarialmente por intérpretes jurados.

Requisitos para Documentos Certificados de Propiedad y Pagos en Trámites Catastrales

La certificación notarial de documentos es un paso crucial en diversos trámites administrativos y fiscales relacionados con bienes inmuebles, asegurando la validez y fiabilidad de la información. Estos procesos a menudo requieren la presentación de documentos que acrediten la propiedad y los pagos asociados, los cuales deben contar con la formalidad notarial.

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Documentos que Acreditan la Propiedad y su Antecedente Registral (Comunes a Varios Trámites)

• Escritura pública, instrumento o testimonio notarial.
• Contrato privado de compraventa, cesión o donación (certificado ante notario público).
• Sentencia judicial con resolución firme.
• Acta de entrega, en caso de inmuebles de interés social.
• Cédula de contratación emitida por la dependencia oficial para la regulación de la tenencia de la tierra.
• Inmatriculación administrativa o judicial.
• Título, certificado o cesión de derechos agrarios, parcelarios o comunes.

Trámite: Inscripción de Inmuebles en el Padrón Catastral Municipal

La inscripción de inmuebles en el padrón catastral municipal es el trámite mediante el cual se registran propiedades en el catastro del municipio. Este proceso permite identificar, ubicar y registrar legalmente los bienes inmuebles, asegurando su correcta valoración catastral para fines administrativos, fiscales y de planeación urbana.

Lista de Requisitos:

1. Documento que acredite la propiedad y su antecedente registral (ver lista superior).
2. Manifestación traslativa de dominio con el recibo de pago correspondiente.
3. Identificación vigente del titular: INE, pasaporte o cédula profesional con fotografía. Si el solicitante no es el propietario, deberá presentar un poder notarial vigente o una carta poder simple original, firmada por el otorgante, el apoderado y los testigos, acompañada de copias de las identificaciones de todos los involucrados.
4. Croquis de localización del predio: Puede ser extraído de internet o realizado a mano. Debe incluir al menos dos cuadras a la redonda, identificando los nombres de las calles, señalando la ubicación exacta del inmueble y marcando la distancia a la esquina más próxima. Si es posible, acompañar con coordenadas para mayor precisión.
5. Fotografía de la fachada del inmueble: Debe mostrar claramente el número de niveles y acabados. Si no es visible desde el exterior, incluir fotografías del interior. Presentar impresas a color máximas dos fotografías por hoja.

Trámite: Registro de Altas, Bajas y Modificaciones de Construcciones

Procedimiento catastral mediante el cual se actualizan los datos de un predio en el Padrón catastral municipal. Esto incluye: Altas: Registro de nuevas construcciones o ampliaciones en el predio. Bajas: Eliminación de construcciones existentes que han sido demolidas o retiradas. Modificaciones: Actualización de cambios en las características físicas o uso del inmueble, como remodelaciones o redistribución de espacios. Este trámite asegura que la información catastral refleje fielmente las condiciones actuales del predio para fines fiscales y administrativos.

Lista de Requisitos:

1. Último recibo de pago de impuesto predial.
2. Documento que acredite la propiedad y su antecedente registral (ver lista superior).
3. Manifestación traslativa de dominio con el recibo de pago correspondiente.
4. Identificación vigente del titular: INE, pasaporte o cédula profesional con fotografía. Si el solicitante no es el propietario, deberá presentar un poder notarial vigente o una carta poder simple original, firmada por el otorgante, el apoderado y los testigos, acompañada de copias de las identificaciones de todos los involucrados.
5. Croquis de localización del predio: Puede ser extraído de internet o realizado a mano. Debe incluir al menos dos cuadras a la redonda, identificando los nombres de las calles, señalando la ubicación exacta del inmueble y marcando la distancia a la esquina más próxima. Si es posible, acompañar con coordenadas para mayor precisión.
6. Fotografía de la fachada del inmueble y de las áreas construidas y/o demolidas.
7. Licencia de construcción o demolición actualizada o extemporánea, según corresponda: Presentar únicamente si se cuenta con ella. Si se requiere se llevará a cabo inspección física.
8. Planos arquitectónicos o croquis con medidas detalladas.

Trámite: Actualización del Padrón Catastral Derivada de Subdivisión, Fusión, Lotificación, Relotificación, Conjuntos Urbanos, Afectaciones y Modificación de Linderos

Consiste en actualizar el padrón catastral debido a cambios físicos o legales en los predios, como subdivisiones, fusiones, lotificaciones, relotificaciones, creación de conjuntos urbanos, afectaciones o modificaciones de linderos. Requiere la autorización previa de la autoridad competente y tiene como objetivo reflejar fielmente las modificaciones en la configuración y características de los terrenos dentro del registro catastral.

Lista de Requisitos:

1. Último recibo de pago de impuesto predial.
2. Documento que acredite la propiedad y su antecedente registral (ver lista superior).
3. Manifestación traslativa de dominio con el recibo de pago correspondiente.
4. Identificación vigente del titular: INE, pasaporte o cédula profesional con fotografía, acta constitutiva en caso de persona moral. Si el solicitante no es el propietario, deberá presentar un poder notarial vigente o una carta poder simple original, firmada por el otorgante, el apoderado y los testigos, acompañada de copias de las identificaciones de todos los involucrados.
5. Croquis de localización del predio: Puede ser extraído de internet o realizado a mano. Debe incluir al menos dos cuadras a la redonda, identificando los nombres de las calles, señalando la ubicación exacta del inmueble y marcando la distancia a la esquina más próxima. Si es posible, acompañar con coordenadas decimales para mayor precisión.
6. Fotografía de la fachada del inmueble: Debe mostrar claramente el número de niveles y acabados. Si no es visible desde el exterior, incluir fotografías del interior.
7. Planos y autorizaciones relacionadas con subdivisión, lotificación o fusión, según aplique: Plano de conjunto urbano, lotificación, relotificación o subdivisión, autorizado por la autoridad competente. Plano en condominio o sembrado, autorizado por la autoridad competente, acompañado del reglamento de condominio y memoria de cálculo, en su caso. Oficio de autorización emitido por la autoridad competente para la subdivisión, fusión o lotificación.
8. Protocolización del trámite correspondiente (subdivisión, fusión o lotificación) realizada ante notario público.

Trámite: Baja y Reasignación de Clave Catastral

La baja de clave catastral es un trámite mediante el cual se solicita la cancelación de una clave catastral existente, generalmente cuando un predio ha dejado de existir como tal debido a procesos como fusión, subdivisión, o cambios administrativos que afectan su registro. Por otro lado, la reasignación de clave catastral se realiza cuando, debido a modificaciones en la cartografía oficial, es necesario asignar una nueva clave catastral a un predio para reflejar cambios en su ubicación, delimitación o características físicas. Este trámite asegura que la información catastral esté alineada con los cambios en la cartografía y los registros actualizados.

Lista de Requisitos:

1. Documento que acredite la propiedad y su antecedente registral (ver lista superior).
2. Manifestación traslativa de dominio con el recibo de pago correspondiente.
3. Identificación vigente del titular: INE, pasaporte o cédula profesional con fotografía. Acta constitutiva en caso de personas morales. Si el solicitante no es el propietario, deberá presentar un poder notarial vigente o una carta poder simple original, firmada por el otorgante, el apoderado y los testigos, acompañada de copias de las identificaciones de todos los involucrados.
4. Croquis de localización del predio: Puede ser extraído de internet o realizado a mano. Debe incluir al menos dos cuadras a la redonda, identificando los nombres de las calles, señalando la ubicación exacta del inmueble y marcando la distancia a la esquina más próxima. Si es posible, acompañar con coordenadas para mayor precisión.
5. Fotografía de la fachada del inmueble: Debe mostrar claramente el número de niveles y acabados. Si no es visible desde el exterior, incluir fotografías del interior. Presentar impresas a color máximas dos fotografías por hoja.

Nota General: Toda la documentación deberá ser presentada en copia fiel, no en fotografías impresas. En caso de que la copia no sea legible, se deberá presentar el original para cotejo.

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Aspectos Financieros y Honorarios Notariales

Es importante mencionar que, a pesar de que ejerce una función pública que garantiza y da seguridad jurídica a los actos que se celebran ante él, el Notario no recibe ingreso o retribución alguna por parte del Estado.

Desglose de Costos:

• Definidos por el Poder Legislativo de cada entidad o, en su caso, por la Federación, estos pagos comprenden, entre otros, los impuestos de adquisición de inmuebles, el impuesto sobre la renta, los pagos de constancias, certificados y avalúos.
• Honorarios Notariales.
  • Gastos propios de una notaría. El Notario es responsable de cubrir la totalidad de los gastos de la notaría (renta del inmueble, salarios de abogados y colaboradores, personal auxiliar, gastos de operación, papelería oficial, etc.).
  • Remuneración del Notario. La cantidad residual que obtiene el Notario como retribución por la prestación de sus servicios profesionales.

Cada entidad de la República Mexicana determina los diversos pagos que deben hacerse en una notaría. Para un mismo servicio en cantidad, forma y requisitos, los Notarios deben cobrar lo que establece el Arancel de Notarios de la Ciudad de México. En el ámbito de sus respectivas competencias, las autoridades del Gobierno de la Ciudad y el Colegio de Notarios de la Ciudad de México se responsabilizan del respeto a los costos notariales establecidos.

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