Es una herramienta fundamental para llevar un registro detallado de las operaciones financieras de una empresa. Permite a las empresas organizar y clasificar sus transacciones financieras de acuerdo a los diferentes departamentos o áreas de la organización. En este contexto, la preparación de datos mediante Excel juega un papel crucial para optimizar y simular la creación de pólizas contables.
Uso de Plantillas Excel para Pólizas Dinámicas
En este catálogo aparecen las plantillas en formato Excel para la generación de las pólizas dinámicas con las cuales se podrá generar la póliza a partir de un CFDI. Estas plantillas son una herramienta invaluable para estandarizar y automatizar el proceso de registro contable. Para lograr la importación de la información de manera correcta de cada catálogo se deberá de validar la estructura, así como la captura de datos.
Es un paso importante revisar que estén asignadas las cuentas contables de IVA y banco que corresponda (cuentas que no van a cambiar) en la configuración, asegurando la consistencia de los datos contables.
Comprendiendo las Etiquetas de las Pólizas Dinámicas
Cada póliza dinámica está integrada por etiquetas tales como: <FECHA>, <SERIE>, <RFC_EMISOR>, <SUBTOTAL>, <IVA_RET>, <TOTAL> entre otras; mediante las cuales se integra la información en las partidas de las pólizas. Para comprender cómo se integra la información de Excel en las pólizas de COI, es esencial conocer las etiquetas que estructuran cada partida. A continuación, se detallan algunas de las etiquetas más comunes:
- <FECHA>: Representa la fecha de la operación o del comprobante.
- <SERIE>: Corresponde a la serie del CFDI.
- <RFC_EMISOR>: Identifica el RFC del emisor del Comprobante Fiscal Digital por Internet.
- <SUBTOTAL>: Muestra el subtotal de la transacción antes de impuestos.
- <IVA_RET>: Indica el monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA) retenido.
- <TOTAL>: Refleja el monto total de la operación.
Generación y Concentración de Pólizas a partir de CFDI
Una vez que los datos han sido preparados y validados, la generación de pólizas dinámicas es un proceso intuitivo. Para ello, es necesario ubicar y seleccionar uno o más de los CFDI’s que conformarán la póliza y arrastrarlos hacia la ventana de captura de la póliza en Aspel COI.
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Al seleccionar la opción "Concentrado", se generarán las partidas referentes al tipo de póliza y en una sola partida se agregará la información de todos los XML seleccionados o arrastrados. Automáticamente, creará la póliza cumpliendo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica, agregando la información del folio fiscal en la partida de la póliza de la que cuenta que se haya configurado previamente. ¡Listo!
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