Importar catálogos desde Excel te permite incorporar información al sistema de forma rápida y organizada, evitando la captura manual de datos. Este proceso es útil cuando necesitas agregar o actualizar registros en grandes cantidades, facilitando la administración de la información y optimizando tu tiempo de trabajo. Para lograr la importación de la información de manera correcta de cada catálogo se deberá de validar la estructura, así como la captura de datos. Este proceso permite a los usuarios almacenar y gestionar los datos fiscales de sus clientes y proveedores, siendo muy útil para las empresas que necesitan gestionar un gran número de clientes y proveedores.
Preparación para la Importación Masiva de Proveedores en COI
Descarga de la Plantilla de Importación de Datos de Terceros
Para realizar la importación, primero debes descargar la plantilla correspondiente al catálogo que deseas utilizar.
Importante: para realizar este proceso es necesario contar con Excel® instalado en tu equipo.
Para el catálogo de RFC de terceros, ingresa al menú Fiscales, selecciona la opción Datos fiscales de terceros y después haz clic en Descargar plantilla de importación.
En todos los casos, el sistema mostrará la ventana Guardar como con el nombre y ubicación sugeridos para almacenar el archivo en tu equipo. Una vez descargada la plantilla, ábrela desde la ubicación donde fue guardada.
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Verificación y Captura de Datos en la Plantilla
Antes de realizar la importación, verifica que la estructura del archivo de Excel y la captura de información sean correctas.
Para el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de terceros, registra la información de acuerdo con la plantilla proporcionada por el sistema.
Para lograr la importación de la información de manera correcta se deberá de validar la estructura, así como la captura de datos.
Proceso de Importación de Datos Fiscales de Terceros en COI
Inicio del Asistente de Importación
Cuando ya cuentes con el archivo de Excel preparado, realiza el proceso de importación en el catálogo correspondiente.
Para iniciar la importación, ingresa a la siguiente ruta: Herramientas, selecciona Importación de información y después elige el catálogo que deseas importar. El sistema mostrará la ventana de bienvenida del asistente de importación. Haz clic en Siguiente para continuar.
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En la primera ventana del asistente, selecciona el archivo de Excel que contiene la información. Posteriormente, define las opciones de importación:
- Selecciona el archivo de Excel correspondiente.
- Define si deseas agregar información nueva o actualizar registros existentes.
- Indica si la asociación de campos será automática o manual.
- Activa la opción correspondiente si la primera fila contiene los nombres de los campos.
Haz clic en Siguiente para continuar.
Validación y Finalización del Proceso
En la siguiente ventana, podrás revisar y validar la asociación de información y que la estructura del archivo de Excel sea correcta.
Al finalizar el proceso, el sistema mostrará:
- Número de registros agregados.
- Registros modificados.
- Total de entradas procesadas.
Haz clic en Finalizar para concluir.
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Campos Adicionales para Terceros en COI (Versiones Recientes)
A partir del último reinstalable de COI, es necesario descargar la nueva plantilla de importación, ya que incluye campos adicionales para terceros utilizados en la contabilización masiva.
Los nuevos campos son:
- Cuenta de proveedor.
- Cuenta de cliente.
- Banco para cobro.
- Banco para pago.
Estos campos se encuentran al final de la plantilla. Es posible localizar la plantilla desde la siguiente ruta: Menú Fiscales, opción Datos fiscales de terceros.