En nuestros días, la contabilidad se constituye como la columna vertebral de las finanzas. En palabras simples, es la guía para la toma de decisiones presentes y futuras; si no existiera un control preciso sobre las operaciones comerciales y las finanzas realizadas, una persona o negocio no tendría forma de optimizar y planificar sus recursos, ganancias, ingresos, egresos, etc. El entorno laboral, en constante evolución, ha propiciado que cada vez más personas trabajen por su cuenta o presten sus servicios profesionales de manera independiente. Por eso, llevar la contabilidad fiscal en México no es algo optativo, sino que constituye una obligación marcada por las leyes. ¿Eres emprendedor o freelance y no sabes qué se necesita para llevar una contabilidad correcta y actualizada? En este post te enlistamos una serie de elementos que son imprescindibles para dicho objetivo, ¡toma nota!
¿Qué es la Contabilidad Fiscal y por qué es Importante?
Antes de conocer dichos requisitos, repasemos el concepto de Contabilidad Fiscal. Contrario a lo ocurrido con otros tipos de contabilidad, la de índole fiscal debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria. Dentro de las obligaciones fiscales de las empresas, y de las personas físicas con actividades empresariales o profesionales, está llevar su contabilidad. Es decir, un registro de sus ingresos, gastos e inversiones relacionadas con el negocio, que será la información considerada para realizar el cálculo de los impuestos. Además, uno de los beneficios de llevar una correcta contabilidad es mantener la información en orden y al día para facilitar las declaraciones necesarias que se tienen que hacer ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y evitar errores o incumplimientos.
¿Quiénes Deben Llevar Contabilidad en México?
Para fines fiscales, lo primero es definir si un contribuyente realizará sus actividades económicas como persona física o como persona moral. La diferencia más importante entre Personas Físicas y Personas Morales es que las primeras representan a todo contribuyente con alguna actividad económica, mientras que las segundas se refieren a individuos que se unen para crear una misma unidad contribuyente. Una persona física es un individuo que puede prestar servicios, realizar actividades comerciales, arrendar bienes inmuebles, trabajar por salarios, entre otras ocupaciones.
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido. El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo. Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad formal, mensualmente deben enviarla al Servicio de Administración Tributaria. Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío. Por regla general, quienes utilizan el aplicativo “Mis cuentas” no deben cumplir con esa obligación. Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras.
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Si eres persona física, puedes estar bajo cualquiera de los siguientes regímenes:
- Asalariados: Pertenecen las personas que sus ingresos son obtenidos por medio de un salario, de esta forma obtienen prestaciones por parte del trabajo.
- Actividades profesionales: Personas que realizan u ofrecen actividades o servicios que requieren de un título profesional para su desarrollo.
- Actividades comerciales y empresariales: Sobre actividad comercial de venta de bienes o prestación de servicios.
- Arrendamiento de bienes inmuebles: Casa, habitación u oficinas.
- Personas con más de dos actividades económicas: Aplica para personas que cuentan con más de dos actividades económicas, por ejemplo: asalariado y actividad profesional.
Elementos Clave y Documentación Necesaria para tu Contabilidad
Básicamente, para llevar la contabilidad se necesita: un programa contable y los justificantes de las operaciones. ¿Y cómo se hace eso? Contabilizar consiste, básicamente, en eso: en hacer asientos contables. Todas las operaciones que realice la empresa deben ser registradas.
Documentación Soporte
Si consideramos que el objetivo de llevar la contabilidad tiene que ver con un sistema de registro de todas las operaciones de compra, venta y pagos realizados, se necesitan los documentos que comprueben dichas transacciones. Es por eso, que en este rubro entran todos aquellos Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), conocidos comúnmente como facturas, que existen en diferentes tipos:
- Comprobante de Ingreso.
- Comprobante de Egreso.
- Comprobante de Traslado.
- Comprobante de nómina.
- Comprobante de Recepción de Pagos.
- Comprobante de Retenciones e Información de Pagos.
También se consideran otros documentos como los recibos de pago, recibos de cobro, vales de caja, junto con otros denominados documentos no fiscales, que sirven para brindar información sobre ciertas transacciones u operaciones mercantiles realizadas, y que es necesario considerar para los cálculos contables. Dentro de estos, que también se conocen como documentos empresariales, informativos o de soporte, que son en algunos casos mercantiles o comerciales, porque informan sobre los términos, derechos u obligaciones. Es decir, que sirven como respaldo legal de algún negocio. Ejemplos de estos son: las órdenes de compra, las cotizaciones y los comprobantes de pago.
Estos documentos “Deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.
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Guía Práctica para la Gestión Contable de Personas Físicas
Llevar la contabilidad de manera efectiva es fundamental para su éxito y crecimiento. Aquí te presento algunos consejos prácticos para gestionar tu contabilidad de manera eficiente:
- Registra todas las transacciones financieras de manera regular y precisa. Esto incluye hacer los asientos contables que correspondan por cada documento.
- Separa las finanzas personales de las empresariales: Abre cuentas bancarias separadas para las finanzas personales y empresariales. Esto simplificará el seguimiento y evitará confusiones.
- Lleva un seguimiento detallado de los gastos empresariales.
- Realiza análisis y reportes financieros: Genera y revisa periódicamente los estados financieros clave, como el balance, el estado de resultados y el flujo de efectivo, para entender la salud financiera de tu actividad.
- Concilia los bancos: También se le llama "cuadrar los bancos".
- Conoce tus obligaciones fiscales: De acuerdo el SAT, las obligaciones fiscales de las personas físicas con actividad empresarial, inscritas en el RFC, además de mantener su información actualizada, deben:
- Expedir facturas electrónicas.
- Llevar sus registros contables.
- Presentar Declaraciones Mensuales, Declaración Anual y Declaraciones Informativas.
- Formular su estado de posición financiera y realizar un inventario de existencias el 31 de diciembre de cada año.
- Realizar la retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR) cuando se realice el pago de sueldos y salarios, en caso de tener personal.
- Calcular en la Declaración Anual del ISR, la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa (PTU).
Sin embargo, la normativa fiscal y los requisitos relacionados con estos trámites se actualiza constantemente, y es necesario mantenerse al día con las reformas fiscales para evitar errores en las declaraciones correspondientes.
- Cumplir con tus declaraciones en tiempo y forma: Otra forma de llevar la contabilidad de forma correcta es cumplir con las declaraciones pertinentes en tiempo y forma, tanto para evitar sanciones o multas por parte de las autoridades, que puedan suponer gastos o problemas mayores, como para estar al día con las obligaciones fiscales. Por otro lado, tener un mal historial de cumplimiento en el pago de multas, por ejemplo, puede afectar directamente la salud financiera del negocio, debido a que las deudas fiscales se informan al Buró de Crédito, lo que significa que puede representar problemas posteriores para conseguir financiamiento.
Consejos Adicionales para Personas Físicas
Llevar un control de tus finanzas no tiene por qué ser una pesadilla. El primer paso para una salud financiera sólida es el autodiagnóstico. Antes de implementar cualquier estrategia, debes mapear con exactitud el origen de cada peso que ingresa a tus cuentas. Muchos contribuyentes cometen el error de usar una sola tarjeta para todo. El secreto de una contabilidad personal transparente es la segmentación:
- Cuenta de nómina: Exclusiva para tu salario.
- Cuenta de negocio: Úsala solo para cobrar ventas y pagar proveedores.
- Cuenta de gastos personales y familiares: Aquí es donde administras el dinero para la renta, servicios y ocio.
Es un mito común pensar que todo depósito genera impuestos. Para que sea más claro este último punto, tomemos como ejemplo que: Te depositan $5,000 para que pagues el vuelo de un familiar con tu tarjeta.
¿Cómo utilizar los “conceptos de transferencia” a tu favor? El campo de "concepto" en tu banca móvil es tu mejor aliado legal. Al poner conceptos más claros, estás facilitando la labor de tu asesoría fiscal. Aunque como persona física no siempre estás obligado a una contabilidad electrónica formal, sí tienes la obligación de explicar tus movimientos si la autoridad lo requiere. Te recomendamos descargar los PDF mensualmente y conservarlos por al menos 5 años.
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Cada fuente de dinero tiene reglas distintas. Una adecuada gestión contable te ayudará a responder preguntas críticas: ¿Qué beneficios puedo aprovechar en mi declaración anual? Llevar una contabilidad personal ordenada no es solo una cuestión de cumplir con la ley, es una herramienta de libertad financiera.
Herramientas y Asesoramiento para tu Contabilidad
Las ventajas que conlleva trabajar con un programa de contabilidad en la nube son importantes. Al ser tecnología en la nube, te despreocupas de copias de seguridad, de actualizaciones, de ocupación de espacio en los ordenadores. El avance tecnológico ha permitido el desarrollo de programas de contabilidad en línea, que son de uso intuitivo para registrar los movimientos contables y facilitar su gestión a las personas físicas con actividad empresarial, con el fin de hacer más accesible un registro puntual de los movimientos.
Además, estos programas están diseñados para automatizar el cálculo de impuestos, emitir facturas, centralizar todos los documentos relacionados con la contabilidad, incluso mostrar gráficas informativas y, por supuesto, evitar errores y facilitar la presentación de las declaraciones de impuestos.
Herramientas Digitales
Ayúdate a llevar una buena organización contable y fiscal con ayuda de Facturama, la plataforma de facturación en línea más fácil de usar. Con Facturama, empoderas el área contable de tu negocio y optimizas los procesos de tu empresa, puedes generar las facturas que necesites sin complicaciones.
El SAT pone a disposición de los contribuyentes una herramienta para llevar la contabilidad. Con esta aplicación tienes la opción de generar y emitir tus facturas electrónicas y consultar tanto la relación de ingresos y gastos capturados, como las facturas emitidas. Si tus ingresos en el año anterior no excedieron de dos millones de pesos, puedes llevar tu contabilidad, en el programa Mis Cuentas donde registras tus ingresos, gastos e inversiones. En caso de que tus ingresos sean superiores a dos millones de pesos, pero no excedieron de cuatro millones de pesos en 2013, 2014 o 2015, o bien, si te inscribiste en el RFC en 2016 y estimas que tus ingresos no excederán de cuatro millones de pesos, puedes ejercer la opción de utilizar Mis Cuentas para registrar tu contabilidad, presentando un caso de aclaración en Mi Portal, a más tardar el 31 de diciembre de 2016, con efectos a partir del 1o. de enero de 2016, siempre y cuando la autoridad no te haya requerido la presentación de tu contabilidad electrónica por internet.
Algunas soluciones de software contable también ofrecen:
- Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa.
- Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
Asesoría Profesional
Asesoría contable en línea. Ya no es necesario acudir a un despacho contable para recibir orientación profesional, dentro de las oportunidades que la tecnología hace posible, está la de recibir contable en línea, para que los emprendedores conozcan plataformas, como la de Konta, donde pueden llevar su contabilidad en línea y realizar el cálculo de impuestos de forma automática. Como tus futuros asesores fiscales queremos ofrecerte algunos consejos para saber cómo organizar tu contabilidad personal y por qué contar con una asesoría fiscal para personas físicas es tu mejor inversión para dormir tranquilo.
Contar con el apoyo de expertos en contabilidad significa tener la asesoría de profesionales en el tema que conocen las mejores estrategias sobre cómo llevar contabilidad de un negocio, tanto en términos de facilitar los procesos, como para poder cumplir con la normatividad vigente en la presentación de la información correspondiente.
En algunos casos, cuando se inicia con un proyecto de negocio, cuando se empieza a trabajar de forma independiente o incluso cuando se desea formalizar el estatus de un establecimiento que ya funciona, es necesario contar con asesoría para realizar el registro ante el SAT en el régimen fiscal que resulte más conveniente. Por otro lado, existen una serie de estrategias donde se incluyen los estímulos fiscales que pueden ser aprovechados para disminuir la carga tributaria. Solo un experto en temas contables y fiscales puede brindar la asesoría necesaria y sugerir las acciones más adecuadas para cada negocio. Sin embargo, una contabilidad correcta también significa un mejor manejo financiero, que puede servir como base para impulsar el crecimiento de la empresa, mediante la toma de decisiones oportunas y una adecuada gestión de riesgos que permiten a los emprendimientos mejorar su rentabilidad.
La contabilidad de personas físicas representa una parte primordial de nuestra labor, incluyendo:
- Registro de operaciones gastos, ingresos y operaciones en general.
- Cálculo y declaración de impuestos a los que estés obligado bajo el alto conocimiento de la ley actual.
- En caso de tener trabajadores, cálculo de nómina, timbrado, alta y trámites ante IMSS.
- Declaración mensual, bimestral y declaración anual.
Recibe los acuses que comprueban la correcta presentación de sus declaraciones.
Gastos Deducibles para Personas Físicas
Siendo persona física, hay gastos que se pueden facturar y por lo tanto, deducir. Algunos ejemplos incluyen:
- Créditos hipotecarios: Es importante mencionar que para poder deducir los créditos hipotecarios, solo se usan los intereses reales de los créditos hipotecarios destinados a casa habitación. Los que fueron contratados con algún sistema financiero.
- Gastos funerarios: Se pueden deducir los gastos funerarios siempre y cuando el monto total no sobrepase el salario mínimo anual tomando como referencia el contribuyente para su cónyuge así como familiares (padres, abuelos, hijos y nietos).
En el caso de sueldos y salarios, puedes aprovechar deducciones personales para obtener saldos a favor. Por ejemplo, si tu jefe tiene UISR y lo entrega al SAT. Declarar es una obligación que todos tenemos cuando comenzamos actividades económicas en el país, pero es importante saber que este trámite lo puede realizar tu patrón por medio de la empresa pero es recomendable hacerlo personalmente para que de esta manera, se puedan incluir los gastos personales (previamente mencionados). Si decides realizar el trámite por tu cuenta, debes notificar a tu jefe.