La gestión de información contable es un pilar fundamental para cualquier empresa. En el entorno fiscal actual, llevar pólizas contables correctamente estructuradas no solo es una buena práctica, sino una obligación. Una póliza contable electrónica es el documento digital que respalda los movimientos financieros registrados en la contabilidad de una empresa.
Importancia de los respaldos y la seguridad de la información
La gran mayoría de contadores y despachos contables no suelen hacer backups o respaldos en otro disco duro o memoria USB de la información que capturan en los sistemas contables como CONTPAQi. Es fundamental prevenir la pérdida de datos, ya que en la versión de CONTPAQi el proceso de restauración se puede complicar y resultar más laborioso por el formato con el que se maneja la información.
Proceso de restauración de empresas
Si se requiere realizar la restauración de empresas en CONTPAQi, el procedimiento puede exigir un montaje manual de las bases de datos. Si al tratar de abrir la empresa el sistema marca algún error, es necesario instalar el Microsoft SQL Server Management Studio Express para realizar ajustes técnicos. En estos casos, las bases de datos a consultar suelen ser GeneralSQL, específicamente en la tabla “listaEmpresas”, donde se localiza el campo “Id” que contiene el número de identificación asignado a la empresa.
Gestión y corrección de pólizas
Un problema común ocurre cuando se pasa por alto alguna operación y es necesario recorrer el folio consecutivo de las pólizas. En lugar de borrar las pólizas ya registradas, una opción es cambiar el numerario en el apartado: 'Configuración: Tipos de Póliza: Modo de uso de los tipos de póliza'. Posteriormente, se deben ajustar manualmente el número de folio y la referencia de cada documento.
Alternativas para evitar la pérdida de datos
- Pólizas Modelo: Puedes respaldar cada póliza como modelo para no repetir el trabajo. Una vez que termines de grabar cada póliza, das de alta las pólizas modelo y las vas guardando.
- Exportación ASCII: Otra alternativa eficiente consiste en ir a utilerías de exportación ASCII, exportar primero el catálogo de cuentas y después el archivo de pólizas.
Captura correcta de pólizas en CONTPAQi® Contabilidad
Para capturar pólizas sin errores, es indispensable tener el periodo contable correcto abierto, contar con las cuentas contables creadas y disponer de los documentos que respalden cada movimiento, como facturas o recibos.
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Pasos para la captura:
- Acceso: Desde el menú principal, ve a: Contabilidad > Pólizas > Captura de pólizas.
- Tipo de póliza: Elige entre Ingreso (cuando recibes dinero), Egreso (cuando sale dinero) o Diario (para otros movimientos).
- Fecha y folio: Asegúrate de que coincida con la fecha real de la operación.
- Movimientos: Registra los cargos y abonos, asegurando siempre que la póliza cuadre.
- Concepto y referencia: Escribe una breve descripción de la operación.
- Guardado: Da clic en Guardar o presiona F5.
Cumplimiento con el SAT y trazabilidad electrónica
El SAT exige un mayor nivel de precisión y trazabilidad en la contabilidad electrónica. Uno de los requisitos más estrictos del Anexo 24 es la trazabilidad electrónica, y cualquier error en este proceso puede derivar en requerimientos formales o auditorías. El proceso de asociación de cuentas y la sincronización de tipos de pólizas contables, cuando se utilizan herramientas de integración, se realizan una sola vez para asegurar que todos los movimientos estén completos.
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