Con la problemática que existe en torno al timbrado del CFDI y del complemento de nóminas, diversas empresas, con el ánimo de no tener inconvenientes al momento de llevar a cabo estas obligaciones, solicitan a sus propios trabajadores que sean ellos quienes se inscriban en el RFC.
No obstante, el artículo 27, fracción VII, numeral B del CFF establece que es obligación del empleador solicitar la inscripción de los contribuyentes a quienes realicen los pagos por salarios, así como proporcionar sus correos electrónicos y números telefónicos.
Por su parte, el numeral 26 del RCFF indica que las personas que obtengan ingresos por salarios deben proporcionar a sus empleadores los datos necesarios para su inscripción en el RFC, aunque este numeral esté desactualizado debido a los cambios sufridos al CFF.
Y los empleadores proporcionarán a los contribuyentes el comprobante de inscripción y la copia de la solicitud que para tal efecto haya realizado dentro de los siete días siguientes a aquel en que se hubiese efectuado la inscripción respectiva.
También la regla 2.4.6. de la RMISC 2023 reitera que las solicitudes de inscripción de trabajadores se deben presentar por el patrón, de conformidad con la ficha de trámite 40/CFF "Solicitud de inscripción en el RFC de trabajadores", contenida en el Anexo 1-A.
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Proceso de Inscripción a través del Portal del SAT
El trámite se realiza en la página del SAT en el apartado de “Mi portal” Solicitudes “INSC_ASALARIADO” adjuntando un archivo TXT con las siguientes características:
- Nombrar el archivo como RFC ddmmaaaa_consecutivo, donde:
- RFC, se refiere a la clave del RFC del patrón persona física o moral
- ddmmaaaa significa: día (dd), mes (mm) y año (aaaa) de la fecha de generación del archivo
- Consecutivo: número consecutivo del archivo en dos dígitos.
- Por ejemplo: XAXX010101AAA07072012_01.
- Sin tabuladores.
- Se debe manejar únicamente en mayúsculas.
- El formato del archivo debe ser en Código Estándar Americano para Intercambio de Información (ASCII).
Formato del Archivo TXT
La información del archivo deberá contener los siguientes ocho campos delimitados por pipes “|” entre cada columna:
- Primera columna. Clave CURP a 18 posiciones
- Segunda columna. Primer apellido
- Tercera columna. Segundo apellido (no obligatorio)
- Cuarta columna. Nombre(s)
- Quinta columna. Fecha de ingreso en el siguiente formato DD/MM/AAAA
- Sexta columna. Marca del indicador de los ingresos de acuerdo con los valores siguientes: (únicamente pueden ser los valores 1, 2, 3, 4, 5 o 6)
- Asalariados con ingresos mayores a $400,000.00
- Asalariados con ingresos menores o iguales a $400,000.00
- Asimilables a salarios con ingresos mayores a $400,000.00
- Asimilables a salarios con ingresos menores o iguales a $400,000.00
- Ingresos por actividades empresariales asimilables a salarios con ingresos mayores a $400,000.00
- Ingresos por actividades empresariales asimilables a salarios con ingresos menores o iguales a $400,000.00
- Séptima columna. Clave del RFC del patrón a 12 o 13 posiciones, según corresponda persona moral o física
- Octava columna. Correo electrónico válido de la persona asalariada o del patrón
Pasos en "Mi Portal"
- Selecciona sucesivamente las opciones: Servicios por Internet / Servicio o solicitudes: Solicitud.
- Llena los datos solicitados por el formulario electrónico: Servicio de Aviso, eligiendo el trámite: INSC_ASALARIADO.
- Envía tu trámite al SAT e imprime y conserva el acuse de recibo electrónico.
Obligaciones del Empleador
Es muy importante que realices el proceso lo antes posible para que tu empresa esté al día con las leyes fiscales y laborales de México. Antes que nada, para que puedas dar de alta a uno de tus colaboradores, tu empresa debe estar registrada ante el Servicio de Administración Tributaria, ya sea como persona física o moral y bajo el régimen correspondiente a tus actividades económicas.
Ahora bien, de preferencia, el candidato a un puesto de trabajo debe estar registrado en el RFC, puede estar en el régimen de sueldos y salarios si ya ha trabajado antes con otras empresas.
Una vez que tengas la certeza de contar con la información completa de tus empleados, es momento de darlo de alta de forma oficial.
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Pasos para el Empleador
- Ingresa al portal web del SAT.
- Ingresa al portal con tu contraseña, dirígete al apartado de trámites o servicios en la sección “Inscribe a tus trabajadores en el RFC”.
- El portal te asignará un número de folio que debes imprimir o guardar para dar seguimiento al trámite.
Baja de un Trabajador
Una vez que se ha tomado la decisión de terminar con la relación laboral, es importante contar con un motivo válido y que no amerite una demanda por parte del empleado: faltas constantes, actos negligentes o inmorales, entre otras causas de despido justificado.
Debes generar el último pago correspondiente a la nómina, o al equivalente a los días trabajados.
- Una vez que hayas dado de baja al empleado en tu empresa, debes notificar al IMSS sobre la baja a través del SUA.
- Por último, debes ingresar al portal del SAT para notificar la baja del trabajador.
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