El Certificado de Sello Digital (CSD) es el componente técnico que te permite emitir facturas electrónicas (CFDI) en México. Si trabajas de forma independiente y necesitas facturar a tus clientes, necesitas tener un CSD activo vinculado a tu RFC. El CSD es un archivo digital generado por el SAT que funciona como un 'sello' para autenticar las facturas electrónicas (CFDI) que emites. Cada vez que generas una factura, el sistema la firma digitalmente con tu CSD para validar que realmente fue emitida por ti y que el contenido no fue alterado.
Técnicamente, el CSD también está compuesto por dos archivos: el certificado (.cer) y la llave privada (.key), más una contraseña. Si emites facturas electrónicas para las cuales únicamente empleas un Certificado de Sello Digital, debes estar pendiente del vencimiento de éste. Los sellos digitales otorgados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para certificar los comprobantes fiscales o facturas (CFDI) caducan cada cuatro años. Es por eso que es importante renovarlos antes de esa fecha para poder continuar con el sellado de facturas, según lo correspondiente. El proceso a seguir es similar al que hiciste al obtener el sello digital por primera vez.
Diferencia entre la e.firma y el Certificado de Sello Digital
Tanto la e.firma como el Certificado de Sello Digital son un juego de archivos electrónicos con contraseña de clave privada, por lo que algunas personas llegan a confundirlos. Sin embargo, tienen propósitos distintos:
- La e.firma: es tu identificador digital ante el gobierno en general (como tu firma autógrafa). Se usa para obtener el CSD, pero no son intercambiables.
- El Certificado de Sello Digital (CSD): sirve específicamente para sellar facturas electrónicas o comprobantes fiscales.
Procedimiento para renovar tus sellos digitales del SAT
Es importante mencionar que mientras los sellos digitales no hayan caducado, existe la posibilidad de renovarlos de forma remota en línea a través de la página del SAT y su plataforma CERTIFICA. Para realizar la renovación, sigue estos pasos:
- Obtén la aplicación Certifica.jar del Portal del SAT. Debes instalar el programa dentro de tu equipo de cómputo, considerando que debes tener instalada la plataforma Java para que pueda ejecutarse.
- Una vez que cuentes con dicho programa, debes dar click en la opción "Solicitud de Certificados de Sello Digital". Para la renovación del CSD debe elegirse la opción número 4.
- El sistema te solicitará ingresar con tu firma digital (cargar el archivo .cer).
- Posteriormente te solicitará un nombre y te pedirá crear una contraseña de ocho dígitos.
- Deberás mover el mouse aleatoriamente hasta que se hayan generado los archivos.
- Finalmente, te pedirá ingresar la llave de tu firma (el archivo .key) y debes ingresar la contraseña de tu e.firma.
Esto te arrojará el archivo .sdg con el que deberás realizar el trámite en la página del SAT, en la sección de Certisat Web. Continúa con los siguientes pasos en la web:
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- Debes ir a www.sat.gob.mx, dar click en el botón "Otros trámites y servicios" y elegir la opción "Ingresa a CertiSAT web".
- La página te solicitará ingresar la e.firma y contraseña de clave privada.
- Deberás dar click en "Envío de solicitud de Certificado de sello Digital" y subir el archivo .sdg.
- La plataforma te dará un número de operación y deberás dar click en el botón: "seguimiento". Posteriormente, te generará un Acuse.
Para acceder a tus sellos digitales deberás regresar al menú "Envío de solicitud de Certificado de sello Digital", donde te volverá a solicitar tu clave de RFC. Deberás dar click en "Buscar" y te aparecerá un listado de todos los sellos tramitados, visualizándose el más reciente en primer lugar. Estos son los archivos que debes guardar en tu equipo de cómputo o una memoria extraíble para su uso posterior. Ten en cuenta que después que hayas solicitado tu certificado, el tiempo para su liberación por parte del SAT puede tardar de 24 a 72 horas, tiempo tras del cual deberás intentar nuevamente la carga.
¿Cuántos sellos digitales se pueden tener?
El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación establece que los contribuyentes pueden tramitar uno o más Certificados de Sellos Digitales. Para tener mayor control sobre sus operaciones comerciales, algunas empresas optan por tener un sello digital por cada sucursal o línea de negocio, ya que el SAT permite generar más de un sello digital. Algunas personas optan por tramitar más de un sello digital en diferentes fechas para que una vez que uno caduca, cuenten con opciones para dar continuidad a su facturación. Esto es porque una vez que son solicitados, se debe esperar de 24 a 36 horas para que sean activados.
¿Qué pasa si mi sello digital caducó o fue cancelado?
Cuando un sello digital llega a su fecha de vencimiento, las facturas que sean selladas con dicho archivo carecerán de validez fiscal y es una forma de incumplir con las disposiciones fiscales. Si tu CSD venció y no lo renovaste, cualquier factura que hayas intentado emitir durante ese período pudo haber fallado. Por otra parte, el SAT puede cancelar tu CSD en ciertos supuestos, como incumplimiento de obligaciones fiscales o inconsistencias en tus declaraciones. Si tu CSD es cancelado, no puedes emitir facturas hasta que se resuelva la situación y aclares el caso ante la autoridad.
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