La industria informática crece a pasos acelerados en el mundo entero y se ha convertido en el principal motor de innovación, mejoramiento y productividad de los diferentes sectores de la economía. El mercado mundial de Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (NTIC) alcanzó en el 2001 la cifra de 2.4 trillones de dólares, de los cuales cerca de un trillón pertenecen a software, servicios y gastos internos de las compañías. Las inversiones en software son una de las áreas más dinámicas. En las empresas es muy común la adquisición de softwares o licencias de uso de software para su operación diaria, en este sentido debido a que las licencias pueden tener un costo no material y requieren de una actualización anual, su costo es enviado directamente al gasto, pero ¿Cuál es el tratamiento correcto, Gasto o Inversión? El presente artículo busca analizar la normativa contable aplicable al desarrollo y adquisición de software.
Definiciones Fundamentales
Para comprender el tratamiento contable, es importante definir qué es el software y una licencia de uso de software.
Software: conjunto de programas de cómputo, instrucciones y reglas informáticas, que forman parte de las operaciones de un sistema de computación. Otra definición de cómo se conoce al software es: al sistema formal de un sistema informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hace posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware. La interacción entre el software y el hardware hace operativo un ordenador (u otro dispositivo), es decir, el software envía instrucciones que el hardware ejecuta, haciendo posible su funcionamiento.
Licencia de software: es un contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de explotación/distribución) y el licenciatario (usuario consumidor, profesional o empresa) del programa informático, para utilizarlo cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus cláusulas, es decir, es un conjunto de permisos que un desarrollador le puede otorgar a un usuario en los que tiene la posibilidad de distribuir, usar o modificar el producto bajo una licencia determinada. Además se suelen definir los plazos de duración, el territorio donde se aplica la licencia (ya que la licencia se soporta en las leyes particulares de cada país o región), entre otros. Las licencias de software pueden establecer entre otras cosas: la cesión de determinados derechos del propietario al usuario final sobre una o varias copias del programa informático, los límites en la responsabilidad por fallos, el plazo de cesión de los derechos, el ámbito geográfico de validez del contrato e incluso pueden establecer determinados compromisos del usuario final hacia el propietario, tales como la no cesión del programa a terceros o la no reinstalación del programa en equipos distintos al que se instaló originalmente.
El Software como Activo Intangible
La correcta contabilización del software, ya sea desarrollado o adquirido, a menudo lo clasifica como un activo intangible, sujeto a normativas específicas.
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Criterios de la NIF C-8 Activos Intangibles
La Norma de Información Financiera (NIF) C-8 establece criterios claros para los activos intangibles.
Definición de Activo Intangible: "Son activos no monetarios identificables, sin sustancia física, que generarán beneficios económicos futuros controlados por la entidad."
La NIF menciona que existen dos características principales para identificar estos activos:
- a) Representan costos que se incurren o derechos o privilegios que se adquieren, con la intención de que aporten beneficios económicos específicos a las operaciones de la entidad durante periodos que se extienden más allá de aquel en que fueron incurridos o adquiridos. Los beneficios que aportan son en el sentido de permitir que esas operaciones reduzcan costos o aumenten los ingresos futuros; y
- b) Los beneficios futuros que la entidad espera obtener se encuentran frecuentemente representados, en el presente, en forma intangible mediante un bien de naturaleza incorpórea, es decir, que no tiene una estructura material ni aportan una contribución física a la producción u operación de la entidad. El hecho de que carezcan de características físicas, no impide que se les pueda considerar como activos válidos, ya que su característica de activos se las da su significado económico, más que su existencia material específica.
La NIF también nos hace mención a los elementos distintivos de la definición de los activos intangibles:
- a. debe ser identificable, es decir, puede separarse o dividirse por la entidad para venderse, transferirse, etc.
- b. debe carecer de sustancia física,
- c. debe proporcionar beneficios económicos futuros fundadamente esperados, y
- d. debe tenerse control sobre dichos beneficios.
Un activo intangible debe cumplir con todos los elementos de la definición señalados en el párrafo anterior, de otra manera la erogación efectuada debe considerarse como un gasto conforme se devenga. Cuando los programas informáticos no constituyan parte integrante del equipo, deben ser tratados como activos intangibles, tal como la automatización de los procesos contables. Derivado de lo anterior, está claro que el Software Contable es un activo intangible y se debe de amortizar de acuerdo a su vida útil.
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Normativa Específica: RT 54 NUA
El desarrollo de software puede ser activado en la categoría activos intangibles siempre que cumpla con las condiciones establecidas en los párrafos 389 a 391 de la RT 54 NUA. Como se trata de activo generado por la entidad, se prohíbe su activación, salvo la etapa de desarrollo. Toda creación de software incluye una etapa de “investigación” y una etapa de “desarrollo” propiamente dicha. Solo se admite activar la de desarrollo, pero cumpliendo los requisitos de los párrafos 389 a 391 de la NUA. La medición inicial será a su costo de desarrollo, según párrafo 111 de la RT 54 NUA.
Tratamiento Contable de Adquisición y Desarrollo de Software
El tratamiento contable del software varía significativamente dependiendo de si se considera un activo inmovilizado o un gasto corriente.
Software como Activo Inmovilizado vs. Gasto Corriente
Cuando una empresa adquiere o desarrolla software, el gasto puede tratarse como activo inmovilizado o como gasto corriente.
- Activo inmovilizado: el software tiene una vida útil superior a un año, vas a aprovecharlo durante varios ejercicios y se espera que aporte beneficios futuros.
- Gasto corriente: el software se consume en un año o menos, suele pagarse por suscripción y no se activa.
Por ejemplo, el coste de 1.800 € por una licencia válida solo durante 6 meses, lo justo para desarrollar una campaña de promoción de un nuevo servicio, no se activará como inmovilizado, sino que se registrará como gasto corriente.
Cuentas Contables Clave
Existen cuentas específicas para registrar las transacciones relacionadas con software.
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- La cuenta principal de los programas informáticos es la 206 Aplicaciones informáticas, siempre que se trate de un inmovilizado intangible. La cuenta de aplicaciones informáticas se usa para licencias y programas que vas a explotar más de un año. Cuando hablamos de programas informáticos de contabilidad, esta es la primera cuenta que tienes que tener en la cabeza.
- Aquí va casi todo el software que tu empresa usa por suscripción, que suele ser la mayoría del que se contrata a día de hoy. Una suscripción mensual a un software de facturación va a la 629 Otros servicios. La gracia de la 629 es que, al ser gasto corriente, no hace falta amortizar nada.
La 623 Servicios profesionales independientes va de la mano con la 206 cuando esos servicios profesionales se asocian al desarrollo o puesta en marcha de un software que sí se activa como inmovilizado. En proyectos largos y ambiciosos donde sí se activa, parte del coste salarial puede llevarse a la 206 cuando está directamente asociado al desarrollo del activo. Sin embargo, si los costes no se pueden medir bien, si el proyecto se abandona o si la vida útil esperada del programa es inferior a un año, ese trabajo del equipo no se imputa a la 206.
Asientos Contables Básicos
Para la adquisición de software, los asientos contables típicos son:
- ¿Cómo se contabiliza la compra de un software? El asiento estándar carga la cuenta 206 -o la 629, si es gasto corriente- por el importe del programa, la 472 por el IVA soportado y abona la 572 Bancos.
- Para contabilizar la licencia del antivirus, el asiento es directo: cargo a la 629 por el importe, a la 472 por el IVA y abono a la 572 Bancos.
Amortización y Deterioro de Activos Intangibles de Software
Los activos intangibles, como el software capitalizado, requieren un tratamiento específico en cuanto a su amortización y posibles deterioros.
Principios Generales de Amortización
Todo software que se active como inmovilizado intangible tiene que amortizarse. El coste contabilizado en la 206 se reparte entre los años de vida útil de la licencia. La medición posterior de los activos intangibles es a su costo menos amortizaciones, si tiene vida útil definida, lo cual sería el caso del software, ya que vida indefinida sería difícil de considerar por la rápida obsolescencia y los cambios tecnológicos que provocan que estos desarrollos pierdan utilidad en poco tiempo. El criterio de amortización de intangibles deberá estar referenciado al período que el activo se estima que generará beneficios en el futuro (o unidades de producción). El personal de desarrollo de la entidad y el área comercial podrán contar con la información para poder determinar el criterio y período de amortización del intangible, no es una función del contador determinar la vida útil.
La amortización se registrará en la cuenta de gastos que corresponda contra la cuenta de Amortización de Intangibles. La amortización se contabiliza en la cuenta 680 Amortización del inmovilizado intangible, con su contrapartida en la 2806 Amortización acumulada. Solo se amortizan las licencias activadas como inmovilizado en la 206. Cuando se concluya el software se traslada este saldo a la cuenta de Activos Fijos Intangibles.
Tratamiento Fiscal según la LISR (México)
Desde el punto de vista fiscal, la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) establece el concepto de gastos y cargos diferidos y los porcentajes de amortización anuales.
El artículo 32 de la LISR contempla dentro del concepto de inversiones los gastos y cargos diferidos, así como su definición. Se consideran inversiones los activos fijos, los gastos y cargos diferidos y las erogaciones realizadas en periodos preoperativos, de conformidad con los siguientes conceptos:
Gastos Diferidos: son los activos intangibles representados por bienes o derechos que permitan reducir costos de operación, mejorar la calidad o aceptación de un producto, usar, disfrutar o explotar un bien, por un periodo limitado, inferior a la duración de la actividad de la persona moral.
Los porcentajes de amortización anuales para los gastos diferidos son los siguientes:
| Concepto | Porcentaje de Amortización Anual |
|---|---|
| Cargos diferidos | 5% |
| Erogaciones realizadas en periodos preoperativos | 10% |
| Regalías, asistencia técnica, así como para otros gastos diferidos (a excepción de los señalados en la fracción IV del artículo 32 de la LISR) | 15% |
Activos Intangibles de Vida Útil Indefinida y Deterioro
Es importante señalar que, para efectos financieros los activos intangibles considerados con una vida útil indefinida no se amortizan y su valor debe sujetarse a las disposiciones normativas sobre pruebas de deterioro. Si no hay factores legales, regulatorios, contractuales, competitivos, económicos, etc., que limiten la vida útil de un activo intangible, su vida útil debe ser considerada como indefinida. La IAS38 exige reconocer una pérdida por deterioro siempre que el valor en libros del activo en cuestión sea mayor que su importe recuperable. La empresa debe evaluar, en cada fecha de cierre del balance, si existe algún indicio de deterioro del valor de sus activos.
Cuando se realiza un avalúo, si se incrementa el valor en libros, el incremento debe ser llevado a una cuenta de superávit por avalúo dentro del patrimonio neto. Si se reduce el valor en libros, la disminución deberá ser reconocida como una pérdida del período. Cuando un activo intangible ha sido avaluado, la amortización acumulada podrá ajustarse proporcionalmente en función del cambio experimentado por el valor en libros bruto antes de amortizaciones del activo, de forma que el valor en libros final para el activo intangible, tras el avalúo, sea igual al importe revaluado que se quiere conseguir.
Evolución y Desafíos de la Normativa Contable
La normativa contable global ha experimentado continuas revisiones para adaptarse a la complejidad de los activos intangibles.
Con fecha 30 de enero de 2021 el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) publicó a través de Boletín Oficial del Estado el Real Decreto 1/2021 por el que se modifican el Plan General de Contabilidad, el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas, las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas y las Normas para la Adaptación del Plan General de Contabilidad de las entidades sin fines lucrativos. Esta norma sustituye a la anterior Norma de Registro y Valoración 14 “Ingresos por ventas y prestación de servicios”, y supone la armonización con la normativa europea y convergencia con las Normas Internacionales de Información Financiera adoptadas por la Unión Europea (NIIF-UE) dado que se transpone la práctica totalidad de la NIIF 15. Las empresas de software suelen proporcionar múltiples servicios o productos en un contrato. Es habitual que las empresas de software acuerden “asistencia postventa”. Las empresas del sector se enfrentarán a importantes retos, tales como la asignación del precio pactado en un contrato ante múltiples obligaciones de desempeño que bajo la norma anterior podían tratarse como una sola. Las condiciones de pago ampliadas pueden contener un componente de financiación significativo.
Por su parte, el IASC no había elaborado una normativa que tratase a los activos intangibles de modo específico hasta que en 1998 emitió la IAS 38. Sí tenía normas relativas a algunos intangibles, como, por ejemplo, la IAS 9 de 1978 y revisada en 1993 y la IAS 22 de 1983 y revisada en 1993 y 1998, en la que se recogía el tratamiento del fondo de comercio. Antecedentes de la IAS 38, fueron el borrador sobre activos intangibles publicado en 1994, el ED50 (1995) y el ED60 (1997). En este sentido la norma cubana es muy similar a las otras consultadas, admitiendo tantos los activos comprados, como los adquiridos como parte de un negocio y los generados internamente.
Sin duda, la primera conclusión a la que debemos llegar es la dificultad inherente a tales tipos de activos, que conllevan dosis de subjetividad muy importantes, asociados a la problemática de la valoración, aspecto este crucial pero no abordado definitivamente por las diversas normativas. Prueba palpable de ello es la continua revisión a que tales criterios se ven sometidos por la normativa, con cambios de criterio continuados que toman y retoman lo abandonado y vuelto a tomar en consideración una y otra vez. En relación con el reconocimiento y valoración conviene resaltar la diferencia establecida entre activos adquiridos y generados internamente, y la diferencia de criterios valorativos, considerablemente más dificultosa en el segundo caso, sin que pueda decirse que existe un criterio definido y homogéneo al respecto. Los criterios de amortización se notan enormemente influenciados por los intereses que priman en cada momento en las empresas, tal y como refleja claramente el FRS, en donde se observa una gran flexibilidad a la hora de establecer el criterio por cada empresa. En Cuba no existe cultura de registrar el software como un activo y las normas no resultan suficientemente claras en ese sentido.
Impacto de la Inteligencia Artificial en el Software de Contabilidad
La inteligencia artificial (IA) está transformando el desarrollo y la funcionalidad de los softwares contables, ofreciendo nuevas capacidades para la automatización y el análisis.
Automatización y Eficiencia
La IA puede procesar grandes volúmenes de datos financieros con velocidad y precisión, eliminando la necesidad de intervención manual y reduciendo significativamente el riesgo de errores humanos en los procesos contables. El software de contabilidad en la nube impulsado por IA permite la automatización de tareas repetitivas como la clasificación de facturas, la detección y reducción de errores y la generación de informes, lo que aumenta la eficiencia y precisión de los procesos contables. Los algoritmos de inteligencia artificial pueden automatizar de manera eficiente y precisa tipos de software de contabilidad como el registro de transacciones, la conciliación bancaria y estados financieros. Esto elimina la intervención manual, apoya la reducción de errores, y permite a los contadores enfocarse en actividades de mayor valor agregado con el apoyo de desarrolladores de software.
Auditoría y Análisis Mejorados
La IA, integrada en herramientas de software de auditoría, analiza grandes volúmenes de datos en tiempo real, identificando de manera proactiva patrones anómalos y transacciones sospechosas. Esto mejora la efectividad y oportunidad de las auditorías, permitiendo a los auditores tomar decisiones más informadas y reducir el riesgo de pérdidas financieras. Los algoritmos de IA, implementados en herramientas de análisis financiero pueden analizar rápidamente datos historiales de clientes, identificando tendencias y patrones valiosos. Esto permite a las organizaciones hacer predicciones más precisas, optimizar la asignación de recursos y tomar decisiones estratégicas que mejoren sus resultados financieros. Los auditores tienen la capacidad de emplear la inteligencia artificial para examinar y comprender las modificaciones en los estándares contables y las regulaciones financieras. La IA colabora con los auditores en garantizar que el informe financiero de la empresa cumpla con precisión los estándares contables y las regulaciones financieras. Las avanzadas capacidades analíticas de la IA, integradas en características del software de contabilidad, permiten un monitoreo continuo de transacciones, identificando anomalías rápidamente. Este enfoque proactivo fortalece la capacidad de reacción de la organización ante la incertidumbre, mejorando la mitigación de riesgos financieros y operativos.
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