A menudo, las empresas se enfrentan a la necesidad de utilizar sus propios recursos o adquirir servicios esenciales para su funcionamiento interno. Estos "consumos internos" pueden presentarse de diversas formas, desde el retiro de inventarios para uso propio hasta el uso de suministros básicos. Comprender cómo contabilizar estos movimientos es crucial para una correcta gestión financiera y fiscal.
Retiro de Inventarios para Autoconsumo
Se generan diferentes dudas sobre el tratamiento contable del retiro de inventarios cuando son utilizados para el consumo propio de la entidad, en este caso dependiendo del destino del inventario, asimismo se podrá generar un costo, gasto o activo fijo. El tratamiento contable del retiro de inventarios para consumo propio puede generar un costo, gasto o activo. Por tanto, será necesario evaluar cada caso en particular. Cabe anotar que, aquí se analizará cada hecho económico de acuerdo con los lineamientos de los marcos técnicos contables, si se desean conocer algunos aspectos tributarios sobre este tema, se recomienda revisar el artículo: Retiro de inventario para autoconsumo: ¿Qué dijo la Dian sobre su facturación?
Ejemplos de Autoconsumo
Un ejemplo de esto podría ser: un supermercado que tenga una sección de charcutería y se quede sin salsas ni adobos para algunas tablas de carnes, podrían optar por utilizar algunas de las que tienen para la venta, en este caso se da la salida del inventario y se registra el costo por materias primas. Una empresa que elabora café, al cierre de mes, toma algunas unidades del producto para que sean consumidas por sus empleados en las oficinas. También se puede generar el caso de que un inventario se retire para que quede como activo fijo de la empresa, como por ejemplo, que se tengan diferentes productos o bienes para la venta, pero se retiren del inventario para pasar a ser equipos de oficina, maquinaria, vehículos, mejoras o adecuaciones de la entidad.
Es importante distinguir entre el consumo normal y anormal. ¿Qué se considera normal o anormal? Algo anormal sería derramar el chocolate en el piso en medio del proceso productivo o que el jabón para lavar el material reciclado se pierda en exceso por una falla de control de maquinaria.
Aspectos Fiscales y de Facturación
Por eso la Dian ha dejado claro en sus conceptos que el retiro de inventario para autoconsumo genera IVA cuando implique la transferencia o dominio del bien. Otra de las grandes inquietudes que enfrentan las empresas en el retiro de inventarios es el precio de venta sobre el que se debe facturar. En vista de lo anterior, la factura se debe realizar por el precio habitual; un buen truco de planeación financiera es generar un descuento en la factura.
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Cuando compras es una entrada a almacén, y se deduce el costo de ventas al momento de vender la mercancía (en este caso refacciones). En tu caso, las piezas que uses para hacer reparaciones a tu flotilla las deduces igual 'cargo a costo de ventas con abono a almacén' por no saber que piezas usaras y que piezas venderás, sobre el IVA ya te lo acreditaste al comprar. Lo que te recomiendo es que dejes constancia de tal situación, llenar algún formato que soporte el autoconsumo de las refacciones (por ejemplo identificar la unidad a la que se le instaló y firma de encargados de dicho formato).
Según el Artículo 69-J, los contribuyentes que destinen parte de sus inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados, al consumo propio, podrán deducir el costo de los mismos como gasto o inversión según se trate, siempre que el monto de dicho gasto o inversión, no se incluya en el costo de lo vendido que determinen de conformidad con lo dispuesto en la Sección III del Capítulo II del Título II de la Ley y además cumplan con los demás requisitos que establece la Ley para su deducción.
A nivel de registro, se realiza un CARGO A GASTO y un ABONO AL INVENTARIO DE MERCANCÍAS, buscando que este movimiento NO AFECTE AL COSTO DE VENTA para separarlo adecuadamente.
Es fundamental considerar que, si bien el autoconsumo puede ser una decisión de la empresa, es crucial evaluar su justificación. Si los consumos no son operaciones estrictamente indispensables para obtener ingresos, sino que corresponden a gastos personales propios, incluirlos como un gasto del negocio puede no ser la realidad. Es quien debe responder en caso de auditoría, lo que conlleva responsabilidades éticas y de sentido común.
Contabilización de Suministros
Uno de los principales gastos que todas las empresas tienen que asumir en el día a día de su actividad son los suministros. Estos gastos, que abarcan desde los servicios básicos como electricidad, agua y telecomunicaciones hasta otros consumos no almacenables, representan gastos recurrentes que las empresas deben manejar con cuidado para asegurar una correcta asignación de costes y una representación fiel de su situación financiera.
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Los gastos por suministros en una empresa se refieren a todos los costes asociados con los servicios básicos necesarios para mantener operativas las instalaciones de la empresa, y que no tengan la categoría de almacenables. Son, en consecuencia, gastos recurrentes y esenciales para el día a día de cualquier negocio.
Tipos Comunes de Suministros
Entre ellos, se incluyen:
- Electricidad: gasto fundamental para iluminación, funcionamiento de equipos y maquinarias, sistemas de computación, y más. Es uno de los gastos más significativos para la mayoría de las empresas.
- Agua: necesario para servicios sanitarios, limpieza, y en algunos casos, como parte del proceso productivo de la empresa.
- Gas: utilizado para calefacción, procesos industriales o para cocinar en empresas que ofrecen servicios de alimentación.
- Internet y telecomunicaciones: fundamental para las operaciones comerciales en la era digital, incluyendo comunicaciones internas y externas, gestión de datos, marketing digital, entre otros.
- Servicios de recolección de residuos y reciclaje: necesarios para mantener las instalaciones limpias y cumplir con regulaciones ambientales.
Aspectos Contables Previos a Considerar
De acuerdo con las normas de registro y valoración del Plan General Contable, un suministro se considera un gasto cuando el servicio ha sido efectivamente consumido o utilizado por la empresa durante el periodo contable en cuestión. Este principio se alinea con el criterio de devengo, el cual establece que los gastos deben reconocerse en el momento en que se generan los ingresos que estos ayudan a producir, independientemente del momento en que se realice el pago efectivo del gasto.
En este sentido, se debe hacer una entrada contable para reconocer el gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias (628) y, al mismo tiempo, aumentar las obligaciones en el balance general, específicamente en la cuenta de «Acreedores por prestación de servicios» o una cuenta similar, dependiendo de la naturaleza del suministro. Cuando se efectúa el pago del suministro, se registra una salida de efectivo en la cuenta bancaria o de caja de la empresa, y se reduce la obligación registrada en la cuenta de «Acreedores por prestación de servicios», reflejando así la salida de recursos financieros y la disminución de la deuda de la empresa.
Es importante señalar que, cuando estos elementos se adquieran para ser almacenados (en depósitos, etc.) para ser consumidos posteriormente, se incluirán en la cuenta de Compras de otros aprovisionamientos (602). En esta cuenta tampoco se incluirá el servicio telefónico, que se contabilizará en la cuenta de Otros servicios (629).
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Cuentas Contables Relacionadas con los Suministros
- 628 - Suministros: Es la cuenta que se utiliza para contabilizar gastos ocasionados por consumo de electricidad y cualquier otro gasto que no tenga la condición de almacenable.
- 410 - Acreedores por prestación de servicios: Es la cuenta contable que se utiliza para registrar las obligaciones que tiene una empresa por pagar a terceros por servicios que han sido recibidos, pero aún no han sido pagados. Esta cuenta forma parte del pasivo corriente en el balance general de la empresa, ya que representa deudas a corto plazo, generalmente pagaderas en menos de un año.
- 572 - Bancos: Cuando los suministros se abonan al contado, la cuenta de bancos se utilizará como contrapartida de la cuenta de acreedores por prestación de servicios, en el haber, para abonar.
Asientos Contables Relacionados con los Suministros
El primer asiento relacionado con los suministros, que además es el más habitual, es en el que se recibe la factura y, posteriormente, esta se abona. El primer asiento, a la recepción de la factura, se contabilizará el siguiente asiento:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 628. Suministros | XXX | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | YYY | |
| 410. Acreedores por prestación de servicios | XXX + YYY |
En el momento del pago, se contabilizará:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 410. Acreedores por prestación de servicios | XXX + YYY | |
| 572. Bancos | XXX + YYY |
Ejemplo Práctico de Contabilización de Suministros
Imaginemos que una empresa ha recibido su factura de electricidad correspondiente al mes de enero, por un total de 2.500 € (sin IVA), pero aún no ha realizado el pago. Posteriormente, la empresa procede a pagar esta factura en febrero.
A la recepción de la factura de electricidad (enero):
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 628. Suministros | 2.500 € | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | 525 € | |
| 410. Acreedores por prestación de servicios | 3.025 € |
En el momento del pago, en el mes de febrero, se contabilizará:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 410. Acreedores por prestación de servicios | 3.025 € | |
| 572. Bancos | 3.025 € |