Cada una de las empresas legalmente constituidas en el país necesita de empleados para poder crecer. Estos empleados son contratados para realizar una función específica dentro del organismo, que en conjunto con otras personas hacen que el negocio funcione de forma óptima. En un principio, cuando una empresa va iniciando, es sencillo manejar la nómina de su personal, pues la plantilla es reducida. Sin embargo, a medida que el personal va creciendo, este trabajo se vuelve más complicado, de modo que puedes cometer un error en las nóminas, que a futuro, es capaz de generar desorden en la contabilidad general.
En este punto radica la importancia de implementar un asiento contable de nómina, ya que este procedimiento nos permitirá saber y tener archivado el pago de la nómina de cada empleado, así como los impuestos y compensaciones que se puedan generar para cada uno de los trabajadores de la compañía. Cuando una empresa tiene empleados, los tiene que registrar contablemente todos los meses. La forma de hacerlo es mediante el asiento contable de nóminas correspondiente a cada uno de los trabajadores.
¿Qué es un Asiento Contable de Nómina?
En materia de contabilidad, un asiento contable de nómina es el conjunto de anotaciones que se ingresan en el libro diario de contabilidad. Es decir, en el documento que contiene toda la actividad financiera de la empresa se anota y se archivan todos los datos de compensación, de beneficios y de impuestos de los colaboradores. Su fin es registrar las operaciones que se van generando en las cuentas de la empresa, y a través de estos datos, sea posible analizar la composición del patrimonio a lo largo del tiempo.
Un asiento contable es el registro que refleja los movimientos de entrada y salida que se realizan dentro de la empresa, por ejemplo, cuando se realiza una venta de producto se produce una salida de mercancías y una entrada de dinero. En el caso de las nóminas, el asiento contable refleja el gasto que supone para la empresa o autónomo tener empleados. El asiento de nómina está formado por diversas partidas que deben quedar registradas en sus correspondientes cuentas contables, de forma que después queden saldadas con el pago líquido del salario al trabajador y el pago de la cuota de la seguridad social.
Importancia del Asiento Contable de Nóminas
La importancia de hacer los asientos contables de la nómina está en que permite visualizar claramente y tener el control sobre el dinero destinado a los empleados, tanto para el pago directo como para cumplir con las responsabilidades con Hacienda y Seguridad Social, y asegurarnos del correcto funcionamiento de una empresa. Un control adecuado de las nóminas es vital para las pequeñas y medias empresas porque garantiza que cada uno de los trabajadores perciba su salario en tiempo y forma.
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Entre los beneficios de realizar el asiento contable de una nómina se encuentran:
- Evitar fraudes: como por ejemplo el del empleado fantasma, que es un trabajador que cobra un salario mediante pagos efectivos y sin estar en situación legal.
- Proteger los activos de la empresa: controlando las nóminas se pueden evitar desperdiciar recursos en gastos innecesarios o errores administrativos.
- Mejor ambiente laboral: el control sobre la nómina permite pagar los salarios a tiempo, cumplir con las condiciones laborales, generando un mayor esfuerzo y lealtad en los trabajadores.
- Ahorro: una administración de nómina inteligente las empresas pueden llegar a tener hasta un 20% de ahorro sobre el coste total.
- Evitar errores: el asiento contable de nóminas se incluye en tu cuenta de pérdidas y ganancias para que no descuides ningún gasto deducible en tu empresa y pagues menos impuestos.
Cuentas Contables Clave para el Asiento de Nóminas
En el Plan General de Contabilidad ―dentro de las partidas del Grupo 6 de Compras y Gastos, y Grupo 4, Proveedores y Acreedores por operaciones de tráfico―, se encuentran las cuentas contables más comunes que se utilizan a la hora de hacer un asiento contable de nómina. A continuación, se explican más en detalle:
Grupo 64: Gastos de Personal
- (640) Sueldos y Salarios: En esta cuenta se incluyen las remuneraciones fijas y esporádicas que tu empresa abona a sus trabajadores. Estas remuneraciones se refieren al importe íntegro que, por derecho, se le debe al trabajador, con la excepción de los gastos generados por algún viaje de trabajo. Esta cuenta se sitúa en el Debe y es la suma de todos los conceptos relativos a las nóminas en importe bruto, incluyendo los complementos por incapacidad laboral (si los hubiese), las prestaciones por incapacidad a cargo de la empresa y las indemnizaciones. Aquí es donde queda reflejado el importe total que destina la empresa a sus empleados, y del que sale tanto el dinero neto que cobran finalmente en cuenta, como la parte que deben de pagar de impuestos por ellos.
- (641) Indemnizaciones: Esta cuenta recoge los gastos que se abonan a los trabajadores de la empresa, con el fin de cubrir un daño o perjuicio. En ella se ingresan específicamente las indemnizaciones por despido y por jubilación anticipada. Funciona como la (640) Sueldos y Salarios, pero la diferencia es que no es por la realización del trabajo, sino que es una compensación. Este apunte contable se realiza en el Debe del asiento.
- (642) Seguridad Social a cargo de la empresa: En dicha cuenta se incluyen las cuotas que tu compañía deberá pagar a la Seguridad Social por las prestaciones que ésta realiza a todos tus trabajadores, por ejemplo, el crédito para una vivienda o la prestación de servicios de salud. Esta cuenta también aparece en el Debe del asiento y es la cuota que paga la empresa a la Seguridad Social que está a su cargo. Es importante destacar que este importe no es la parte que se le retiene al trabajador para dárselo a la seguridad social en su nombre.
- (643) Aportaciones a sistemas complementarios de pensiones: En esta categoría, se refleja el importe de las aportaciones devengadas a las pensiones y otras formas de cubrir la jubilación, la invalidez o la muerte de algún trabajador. Son retribuciones voluntarias de la empresa al empleado que no se liquidan directamente como el salario, sino que el trabajador disfrutará de ellas a largo plazo.
- (649) Otros gastos sociales: En esta cuenta se registran los gastos relacionados con el carácter social de la empresa, ya sea por disposición legal o voluntaria, por ejemplo, becas de estudio para sus trabajadores, el suministro de uniformes, el comedor y la provisión de comidas. Es importante no confundirlos con los gastos de Seguridad Social.
Grupo 46: Acreedores y Deudores por Operaciones de Tráfico
- (460) Anticipos de remuneraciones: Ésta se utiliza cuando se entrega una cantidad de dinero, como un anticipo del sueldo del empleado. Se abonará cuando dicho anticipo sea cancelado en la nómina correspondiente; es decir, cuando se genera la nómina del colaborador, se le descontará el anticipo que haya recibido de la cantidad que le corresponde recibir. También registra los importes que hemos descontado a los trabajadores, como embargos que hayan sido judicialmente requeridos.
- (465) Remuneraciones pendientes de pago: Esta cuenta es la que recoge el importe total líquido que vamos a pagar a cada uno de los trabajadores una vez calculados los impuestos y las cuotas a la Seguridad Social y que coincide con el salario líquido a percibir en cuenta. Se abona cuando se contabiliza la nómina y se carga al momento de pagarse. Contablemente, está en el Haber.
Cuentas Contables de Seguridad Social y Hacienda
- (476) Organismos de la Seguridad Social, acreedores: Es una cuenta de la seguridad social que refleja el importe que le debemos a este organismo, en concepto de seguros sociales a cargo de la empresa y del trabajador. La seguridad social a cargo del trabajador la paga la empresa. Esta cuenta se sitúa en el Haber del asiento contable de nómina e incluye el pago de la suma total de las cuotas de la Seguridad Social: tanto la que es propia y que se contempla en la cuenta (642) como la parte que corre a cuenta del trabajador, pero que se le retiene para hacer el pago en su nombre.
- (4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones: Esta cuenta es donde están los importes de las retenciones en concepto de IRPF que se aplica en la nómina de cada uno de los trabajadores, y que luego también la empresa pagará a Hacienda en su nombre, tal y como ocurre con la cuota de Seguridad Social.
- (471) Organismos de la Seguridad Social, deudores: Son importes a favor de la empresa contra diferentes organismos de la Seguridad Social. Estos importes están relacionados con las prestaciones sociales que ellos efectúan y que también se incluyen en la nómina, como incapacidad laboral transitoria o desempleo parcial.
Otros Ingresos
- (755) Ingresos por servicio al personal: Es el importe de los seguros sociales bonificados, como por ejemplo, los de fundación tripartita.
Contabilización Específica de Sueldos para Socios y Administradores
La contabilización de las remuneraciones de los socios y administradores requiere una atención especial debido a su condición de partes vinculadas. El socio-administrador, como tal, se tiene que atener a la normativa sobre operaciones vinculadas, y este tipo de operaciones entran de lleno en el "mundillo" de precios de mercado.
Existen varias incógnitas y consideraciones importantes en estos casos:
- ¿Quién determina la jornada o dedicación a la empresa de un socio-administrador, como único trabajador, y en base a qué normativa?
- Concretar si el cargo de socio-administrador, como único trabajador, se puede definir o no como "alta dirección", conforme al RD.1382/1985 (Art.1º.Dos).
- En el supuesto de que se defina como "alta dirección", ¿cuál sería el porcentaje de retención aplicable, considerando que existen resoluciones de la DGT que señalan el 15% (V1238-05) y otras el 18% (V0017-00, y el RD.1968/1999 para aplicar a partir del 1.1.2000)? Una resolución, sin normativa o Ley que la apoye, no es de aplicación en el detalle que se encuentre afectada.
- Como parte vinculada, ¿hasta dónde llegan sus responsabilidades, derechos y obligaciones, dentro de la empresa, como único trabajador y socio-administrador?
Para que esta retribución sea deducible debe estar correctamente registrada en la contabilidad de la empresa y poder acreditarse mediante justificación documental su pago, por lo que este debe reflejarse en el extracto bancario de la sociedad. El importe máximo de la remuneración anual del conjunto de los administradores en su condición de tales deberá ser aprobado por la junta general y permanecerá vigente en tanto no se apruebe su modificación. La remuneración de los administradores deberá en todo caso guardar una proporción razonable con la importancia de la sociedad, la situación económica que tuviera en cada momento y los estándares de mercado de empresas comparables. Cuando el sistema de retribución incluya una participación en los beneficios, los estatutos sociales determinarán concretamente la participación o el porcentaje máximo de la misma.
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Adicionalmente, se establece que cualquier retribución de los administradores debe reconocerse como un gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias, incluso cuando se calcule en función de los beneficios o rendimientos de la sociedad, con independencia de su fórmula de cálculo, incluido, por tanto, si se vincula a beneficio.
Cómo Realizar un Asiento Contable de Nómina
Antes de hacer un asiento contable de nómina, lo primero es conocer cuáles son los conceptos que vamos a contabilizar y cuál el importe total de cada una de las partidas para rellenar el asiento sin cometer errores. Posteriormente, habría que hacer el siguiente asiento de nómina:
| CUENTAS CONTABLES | DEBE | HABER |
|---|---|---|
| (640) Sueldos y salarios | X | |
| (642) Seguridad Social a cargo empresa | X | |
| (476) Organismo Seg. Social, acreedor | X | |
| (4751) Hacienda retenciones, acreedor | X | |
| (465) Remuneración pendiente de pago | X | |
| (755) Ingresos por servicios al personal | X | |
| (460) Anticipo de remuneraciones | X |
Es importante recordar que la suma de todos los importes del Debe debe de coincidir exactamente con la suma de todos los importes del Haber para que el “asiento cuadre”. Si esto no ocurre puede ser porque las cantidades no son correctas o las cuentas no están situadas en el lado del asiento que les corresponde. Por eso, es importante tener claro el movimiento que se quiere reflejar en el asiento. Si utilizas un programa de contabilidad, este te avisa de los errores para que puedas solucionarlos antes de grabar definitivamente el asiento en el sistema.
Ejemplo de Asiento Contable de Nómina
A continuación, te mostramos un ejemplo del asiento contable de una nómina de un trabajador de una empresa contratado por cuenta ajena con los siguientes datos:
- Retribución bruta: 1.200 euros
- Seguridad Social a cargo de la empresa: 360 euros
- Seguridad Social a cargo del trabajador: 69 euros
- Retención IRPF: 144 euros
| CUENTAS CONTABLES | DEBE | HABER |
|---|---|---|
| (640) Sueldos y salarios | 1200 | |
| (642) Seguridad Social a cargo empresa | 360 | |
| (476) Organismo Seg. Social, acreedor | 429 | |
| (4751) Hacienda retenciones, acreedor | 144 | |
| (465) Remuneración pendiente de pago | 987 |
Posteriormente, el día del pago se realizará el siguiente asiento contable:
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| CUENTAS CONTABLES | DEBE | HABER |
|---|---|---|
| (465) Remuneración pendiente de pago | 987 | |
| (572) Bancos c/c | 987 |
Contabilización de Nómina con Baja por Incapacidad Temporal (IT)
La contabilización de una nómina con prestación de IT a cargo de la Seguridad Social con pago delegado requiere una consideración especial. El pago delegado quiere decir que nosotros atendemos al pago al trabajador, pero al ser a nombre de Seguridad Social, lo compensamos a través del pago de los seguros sociales.
Cuando tenemos una nómina con prestación de IT a cargo de la seguridad social con pago delegado, no podemos considerar salario el pago de la prestación ya que la Seguridad social nos va a recompensar ese importe por medio de los seguros sociales. Pero el coste de la seguridad social a cargo de la empresa sigue siendo un gasto en su totalidad, ya que durante la IT la empresa sigue pagando la totalidad de los seguros sociales. Es por eso, que se reconoce ese importe a la cuenta 471.
En el caso de una baja por enfermedad, los 3 primeros días de la baja no se pagan, la empresa se hace cargo del 4º al 15º día y luego es la Seguridad Social la que asumirá la nómina del trabajador, aunque el pago lo realiza a través de la empresa. Todos estos movimientos tienen que estar reflejados en el asiento que hagamos en nuestra contabilidad. La parte de la nómina que paga la Seguridad Social no supone un gasto para la empresa, por eso se utiliza la cuenta (471) Organismos de la Seguridad Social Deudores (a nuestro favor) que luego se compensa con la cuenta (476) Organismos de la Seguridad Social Acreedores.
Automatización del Registro Contable de Nómina
Cada vez más empresas incorporan sistemas digitales en sus procesos de trabajo, incluyendo los equipos de Recursos Humanos. La automatización del registro contable de nómina reduce errores humanos, asegura cumplimiento fiscal y facilita auditorías, especialmente en empresas con pagos quincenales o semanales. Un sistema automatizado permite reducir el tiempo dedicado a calcular la nómina y registrarla en los asientos contables, lo que aumenta la productividad del área de RR. HH. y facilita el acceso a información más precisa, permitiendo tomar decisiones más adecuadas y de manera más rápida. La contabilización de la nómina automática es un proceso muy sencillo, que se realiza generando pólizas contables que reflejan todos los conceptos pagados al personal.