Uno de los primeros golpes de realidad en la vida adulta es descubrir que los impuestos afectan nuestros ingresos. Para comprender a fondo cómo se gestionan estos ingresos y las responsabilidades asociadas, es fundamental entender cómo se determinan los salarios y la diferencia entre un empleado y un contratista independiente. Cómo se determinan los salarios en una empresa tiene mucho que ver con su capacidad de atraer y retener talento.
Factores Clave en la Determinación de Sueldos
Es importante encontrar un equilibrio entre lo que el profesional desea, lo que el mercado ofrece en términos generales, lo que la empresa está dispuesta pagar por ese puesto y lo que va a obtener a cambio. Todos estos factores entran en juego a la hora de establecer un salario justo que te permita acceder al perfil profesional que necesitas.
Importancia de un Salario Competitivo
Para atraer y retener talento es importante ofrecer un salario competitivo. El 44% de los profesionales valora el sueldo como el aspecto más importante a la hora de aceptar una propuesta de empleo, según un estudio compartido en Expansión. Aunque sabemos que la compensación económica no lo es todo y cada vez los empleados valoran más otros aspectos (lo que se ha denominado como salario emocional), influye de manera directa en el bienestar y la satisfacción de la plantilla. Y un empleado feliz, es un empleado hasta un 20% más productivo (datos de Forbes). Por eso, el departamento de recursos humanos tiene la responsabilidad de fijar correctamente los sueldos de sus empleados y hacer un seguimiento periódico para asegurarse de que ningún empleado se queda desactualizado en cuanto a retribución salarial se refiere.
Consecuencias de Salarios Inadecuados
Si no sabemos cómo se estipula el salario de los empleados y no aciertas con la cifra, esto puede acarrear consecuencias negativas: mayor rotación, mala imagen como marca empleadora, menor moral entre la plantilla y disminución de la producción. De hecho, según los estudios, el 25% de los profesionales abandona su puesto de trabajo para aceptar una oferta en la que se le ofrece un sueldo superior. Otro efecto es el tiempo que puede llegar a tardar una empresa en cubrir un puesto vacante si no está ofreciendo un sueldo competitivo. Cuanto más se alargue el proceso, más difícil será encontrar a un profesional apto y, además, los costes derivados se irán multiplicando. Por lo tanto, como podemos ver, ofrecer sueldos justos y competitivos es importante por muchos motivos.
Criterios para Establecer un Salario
Como decíamos al principio, a la hora de definir cómo se establece el salario de un profesional influyen muchos factores. Es importante tener una visión completa de todos para dar con la oferta adecuada.
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- Investigación del Mercado: Con introducir el puesto y la ciudad dentro de la plataforma obtendremos datos sobre el sueldo medio.
- Bandas Salariales Internas: Es importante marcarse un sueldo mínimo y máximo para cada puesto dentro de la empresa con la intención de mantener una coherencia dentro de la organización. Debes de establecer una banda salarial coherente y establecer unas políticas retributivas acordes. Si, por ejemplo, vamos a incorporar a otra persona al equipo de desarrollo web es importante que la oferta económica se encuentre dentro de unos rangos acordes a los sueldos de los que van a ser sus compañeros. De lo contrario, podrían producirse problemas y un mal ambiente dentro de la empresa. Por lo general, trata de definir un modelo retributivo con unas reglas y criterios claros que permitan determinar las compensaciones económicas de manera homogénea y objetiva.
- Valor Aportado por el Empleado: El sueldo de un empleado es como cualquier otra inversión que se realiza dentro de la empresa: se espera obtener un rendimiento. Por lo tanto, en función de esto, es importante determinar la cantidad máxima que podemos ofrecer. La mejor manera de establecer este límite es hacerse una pregunta: ¿Cuánto valor va a aportar esta persona a la empresa? La cifra debería ser el valor máximo a pagar por este perfil. Determinar esta cifra es más simple en el caso, por ejemplo, de un comercial que su trabajo es, precisamente, el de generar ingresos para la empresa. Si este es capaz de generar ventas anuales por un valor de 100.000€ será justo pagarle 40.000€ más en una parte variable. En estos casos también es recomendable realizar aumentos de sueldo coherentes con el rendimiento de los empleados. Sin embargo, hay otros perfiles en los que su principal valor no está en el dinero que ganan sino en el que ahorra en la empresa. Puede ser, por ejemplo, un puesto de administrativo.
- Experiencia y Nivel de Seniority: Dentro del modelo de retribución de la empresa es importante describir las funciones de los empleados y definir con claridad qué aspectos y en qué grado le otorgarán más seniority y, por tanto, una compensación más elevada. Para esto es útil definir, para cada puesto, tres niveles de experiencia: trainer, junior y senior. La experiencia de un profesional suele ser un valor diferencial. No es lo mismo un profesional que acaba de aterrizar en sector que uno que cuenta con una amplia trayectoria, contactos, conocimientos, etc. Por eso, al momento de realizar una oferta económica es importante tenerla en cuenta.
- Costo de Vida Local: El salario también ha de atender al coste de la vida en la ciudad en la que se asienta la empresa. Si un profesional decide teletrabajar desde Silicon Valley, su sueldo será acorde al alto coste que tiene la vida en esa zona.
- Capacidad Económica de la Empresa: Otro aspecto fundamental es la capacidad económica de la empresa para hacer frente a las nóminas de sus empleados. No solo se debe tener en cuenta el salario bruto de cada trabajador, sino el coste total.
- Expectativas del Profesional: Es muy habitual, tanto en las entrevistas de trabajo como en las revisiones de sueldo, preguntar por las expectativas del profesional sobre su salario.
El Régimen Fiscal 605 en México: Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios
El régimen fiscal 605, o Régimen de Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios, es el esquema más común en el que están inscritos los trabajadores en México. El régimen 605 del SAT corresponde al Régimen de Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios. Un asalariado pertenece al Régimen de Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios, identificado con la clave 605 en el catálogo del SAT.
¿Quiénes Pertenecen a Este Régimen?
- Se refiere a todo aquel trabajador que está dentro de una empresa y que recibe un salario estipulado dentro de un contrato y está registrado ante el IMSS. Es decir, trabajan bajo contrato y reciben un sueldo, del cual se les retiene el Impuesto Sobre la Renta (ISR).
- Son personas que no tienen una relación laboral estándar con la empresa pero para una mayor facilidad fiscal se tratan igual que los salarios.
Beneficios del Régimen 605
El régimen fiscal 605 es el esquema más sencillo y accesible para trabajadores en México. Facilita el manejo de impuestos, brinda claridad en el cálculo del ISR, permite el acceso a prestaciones de ley y reduce significativamente la carga administrativa para los contribuyentes. Ejemplos de asalariados incluyen obreros, secretarias, empleados de mostrador, asistentes y cajeros.
Gastos Deducibles para Asalariados
Si un trabajador decide presentar su declaración anual, existen ciertos gastos que pueden ser deducibles de impuestos. Si eres asalariado, puedes deducir gastos personales como colegiaturas, servicios médicos, hospitalarios, seguros de gastos médicos, intereses reales de créditos hipotecarios, donativos, gastos funerarios, transporte escolar obligatorio y aportaciones voluntarias al AFORE. En este régimen puedes deducir gastos médicos, colegiaturas, seguros médicos, donativos, intereses hipotecarios, gastos funerarios y aportaciones voluntarias para el retiro. En 2025, los asalariados pueden deducir: colegiaturas, servicios médicos, hospitalarios, transporte escolar obligatorio, donativos, intereses hipotecarios, seguros médicos, aportaciones al AFORE y gastos funerarios.
- Colegiaturas: Aplica para educación desde preescolar hasta bachillerato, siempre en instituciones privadas con reconocimiento oficial.
- Transporte escolar obligatorio: Solo es deducible si la institución exige su pago.
- Gastos funerarios: Se pueden deducir los gastos funerarios de cónyuge, hijos, nietos, padres y abuelos.
No, la gasolina no es un gasto deducible para asalariados. Acumulación de ingresos: Si tienes ingresos adicionales de otro régimen fiscal, debes declararlos correctamente.
Responsabilidades para Empresas
Las empresas que contratan empleados bajo el Régimen 605 deben cumplir con diversas responsabilidades fiscales y administrativas.
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Empleados vs. Contratistas Independientes: Una Determinación Crucial
Para los dueños de negocios, es importante determinar correctamente si las personas que prestan los servicios son empleados o contratistas independientes. Si usted es dueño de un negocio que contrata a otras personas para prestar servicios, entonces tiene que determinar si las personas que prestan los servicios son empleados o contratistas independientes. Para obtener más información sobre este tema y cuáles son sus responsabilidades, continúe la lectura.
Implicaciones Fiscales de la Clasificación
Generalmente, las obligaciones fiscales varían significativamente según la clasificación del trabajador:
- Para Empleados: Por lo general, usted tiene que retener y depositar impuestos sobre los ingresos, impuestos al Seguro Social y Medicare de los salarios pagados a un empleado. Además, también tiene que pagar la parte correspondiente al negocio de los impuestos al Seguro Social y Medicare, así como el impuesto de desempleo sobre los salarios pagados a un empleado.
- Para Contratistas Independientes: Por lo general, no tiene que retener ni pagar ningún impuesto sobre los pagos realizados a contratistas independientes.
Si usted es dueño de un negocio o contratista que presta servicios a otros negocios, por lo general se le considera trabajador por cuenta propia. Para obtener más información sobre sus obligaciones tributarias si trabaja por cuenta propia (un contratista independiente), vea nuestro o Centro de ayuda tributaria para individuos que trabajan por cuenta propia.
Cómo Determinar el Estado del Trabajador
Antes de que pueda determinar cómo tratar los pagos que usted realiza por servicios prestados, usted primero tiene que conocer la relación comercial que existe entre usted y la persona que presta los servicios. La persona que presta los servicios puede ser:
- Un contratista independiente
- Un empleado (Empleado bajo las reglas del Derecho Consuetudinario)
- Un empleado estatutario
- Un empleado no-estatutario
- Un empleado de gobierno (en inglés)
Para determinar si la persona que presta los servicios es empleado o contratista independiente, se tiene que tener en cuenta toda la información que demuestre el grado de control e independencia.
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Reglas de la Ley Consuetudinaria (Common Law Rules)
Los hechos que demuestran el grado de control e independencia se dividen en tres categorías:
- Control de Comportamiento: ¿Tiene el negocio el control o el derecho de controlar lo que el empleado hace y cómo él o ella desempeña su trabajo?
- Control Financiero: ¿El pagador controla todos los aspectos comerciales del trabajo del empleado? (esto incluye la manera en que se le paga al empleado, si los gastos son o no son reembolsados, quién proporciona herramientas/materiales, etcétera).
- Tipo de Relación: ¿Existen contratos escritos o beneficios del tipo que se ofrecen a los empleados (por ejemplo, planes de pensión, seguros, vacaciones pagadas, etcétera)? ¿Va a continuar esta relación y es el trabajo realizado un aspecto clave del negocio?
Los negocios tienen que tomar en consideración todos estos factores al determinar si un trabajador es empleado o contratista independiente. Es posible que algunos de estos factores señalen que el trabajador es empleado, mientras que otros factores indiquen que el trabajador es contratista independiente. No existe un número “mágico” o fijo de factores que “hagan” que el trabajador sea un empleado o un contratista independiente, y ningún factor es el único que sirve para tomar esta determinación. Además, los factores que son relevantes en una situación pueden no serlo en otra. Las claves son examinar toda la relación y considerar el alcance del derecho a dirigir y controlar al trabajador. Por último, hay que documentar cada uno de los factores utilizados para llegar a la determinación. Para obtener más información sobre si un trabajador es un contratista independiente o un empleado, consulte los siguientes artículos del IRS Clasificación de un trabajador 101: ¿Empleado o contratista independiente? o Tema 762. Contratista independiente vs. Empleado.
Trabajador Remoto
Una persona que trabaja de manera remota, por ejemplo, realizando servicios para usted desde un lugar distinto de una oficina operada por usted, es su empleador bajo las reglas de la Ley Consuetudinaria, si usted puede controlar lo que se hará y cómo se hará. Esto es incluso si el trabajador puede elegir trabajar de manera remota. Lo que importa es que usted tiene el derecho de controlar los detalles de cómo se realizan los servicios. Si el trabajador remoto es un ciudadano estadounidense o residente extranjero empleado fuera de los Estados Unidos por un empleador estadounidense, revise las siguientes páginas para obtener información adicional. Retención del impuesto federal sobre los ingresos para personas empleadas en el extranjero por una persona estadounidense (en inglés) Impuesto al Seguro Social y Medicare para ciudadanos estadounidenses y extranjeros residentes empleados en el extranjero por empleadores estadounidenses (en inglés) Ciudadanos estadounidenses y extranjeros residentes empleados en el extranjero - FUTA (en inglés).
Formulario SS-8 del IRS
Si todavía no está seguro si un trabajador es empleado o contratista independiente, o si su negocio contrata constantemente a los mismos tipos de trabajadores para proporcionar servicios específicos, usted podría considerar la posibilidad de presentar un Formulario SS-8 (sp), Determinación del Estado de Empleo de un Trabajador para Propósitos de los Impuestos sobre la Nómina y Retención de Impuestos sobre los Ingresos Federales. El Formulario SS-8 puede ser presentado por el negocio o por el trabajador. El IRS revisará las circunstancias y los hechos, y determinará oficialmente el estado actual del trabajador. Tenga en cuenta que pueden pasar al menos 6 meses hasta que reciba una determinación sobre su solicitud. Para obtener ayuda detallada sobre cómo completar este formulario, consulte el recurso sobre Cómo completar el Formulario SS-8.
Consecuencias de la Clasificación Errónea de Empleados
Si usted clasifica a un empleado como contratista independiente, y no tiene una base razonable para hacerlo, entonces usted podría ser responsable de pagar impuestos sobre la nómina para dicho empleado (las disposiciones de alivio tributario que se explican más adelante no se aplicarán). Para más información, consulte la Sección 3509 del Código de Impuestos Internos. Algunos empleados erróneamente clasificados pueden incluir el Formulario 8919 a su declaración de impuestos sobre los ingresos e informar de los impuestos no recaudados del Seguro Social y Medicare. Los trabajadores que piensan haber sido erróneamente clasificados como contratista independiente por un empleador pueden utilizar el Formulario 8919, Impuestos al Seguro Social y Medicare sobre los salarios no recaudados (en inglés), para calcular y declarar la parte correspondiente al empleado de los impuestos al Seguro Social y Medicare sobre su remuneración.
Disposiciones de Alivio Tributario
Si usted tiene una base razonable para no tratar a un trabajador como empleado, entonces puede que no tenga que pagar impuestos sobre la nómina para dicho trabajador. Para beneficiarse de este alivio tributario, usted tiene que presentar toda declaración informativa federal requerida de modo compatible con el trato tributario que usted le ha dado al empleado. Usted (o su predecesor) no puede haber tratado como empleado a ningún trabajador en un puesto considerablemente similar durante ningún período a partir de 1977. Para más información, vea la Publicación 1976, Requisitos para el alivio del impuesto sobre la nómina conforme a la Sección 530 del Código de Impuestos Internos (en inglés) PDF. El alivio no determina que un trabajador sea contratista independiente. Proporciona un alivio de las obligaciones tributarias sobre el empleo al recipiente del servicio, independientemente de la clasificación adecuada de los trabajadores. Todavía se puede determinar que el trabajador es empleado por otros medios (por ejemplo, la determinación del SS-8).
Programa de Acuerdo de Clasificación Voluntaria (VCSP)
El Programa de Acuerdo de Clasificación Voluntaria (VCSP, por sus siglas en inglés) (en inglés) es un programa opcional que ofrece a los contribuyentes la oportunidad de reclasificar sus trabajadores como empleados para los períodos tributarios futuros para efectos del impuesto sobre la nómina con exención parcial de impuestos federales sobre la nómina para los contribuyentes elegibles que están de acuerdo para tratar de forma prospectiva a sus trabajadores (o de una clase o grupo de trabajadores) como empleados. Para participar en este programa voluntario, el contribuyente tiene que cumplir con ciertos requisitos de elegibilidad.
Aspectos Generales de la Remuneración Laboral
La remuneración, tal como se explicitó al inicio de esta guía, es un elemento esencial del contrato de trabajo y se define como la contraprestación que debe percibir el trabajador como consecuencia del contrato de trabajo (art.). El pago del salario en dinero debe realizarse mediante el depósito en cuenta bancaria a nombre del trabajador. Todos los trabajadores en relación de dependencia deben percibir su remuneración con la entrega de un recibo de sueldo. En el artículo 140 de la Ley de Contrato de Trabajo se mencionan los requisitos mínimos que debe contener el recibo de sueldo emitido por la empresa.
- todo tipo de remuneración que perciba, con indicación substancial de su determinación.
- total bruto de la remuneración básica o fija y porcentual devengado y tiempo que corresponda.