La contabilidad fiscal es el registro de operaciones económicas conforme a las normas tributarias, con el objetivo de calcular y cumplir las obligaciones fiscales. Por eso, llevar la contabilidad fiscal en México no es algo optativo, sino que constituye una obligación marcada por las leyes. El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo.
Marco normativo y obligaciones contables
Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Las obligaciones fiscales son los deberes legales que las personas físicas y morales deben cumplir ante el Estado en materia tributaria, incluyendo el mantenimiento de una contabilidad adecuada.
Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. Además, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad formal, mensualmente deben enviarla al Servicio de Administración Tributaria.
Requisitos para libros y conservación de documentación
Las fojas que se destinen a formar los libros diario y/o mayor podrán encuadernarse, empastarse y foliarse consecutivamente. Dicha encuadernación podrá efectuarse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, debiendo contener ambos libros el nombre, domicilio fiscal y la clave del RFC. Asimismo, los registros contables deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.
Especificaciones técnicas por tipo de contribuyente
Existen requisitos adicionales dependiendo del giro o la forma en que los contribuyentes tributan:
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- Control de bienes: Se deben identificar los bienes distinguiendo, entre los bienes adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a la donación o, en su caso, a la destrucción.
- Controles volumétricos: Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos.
- Regímenes específicos: La regla 3.21.5.2., de la Resolución Miscelánea Fiscal 2020 establece que las personas morales que tributen conforme flujo de efectivo que utilicen el aplicativo “Mi contabilidad” tienen tratamientos específicos.
Resumen de obligaciones formales
| Obligación | Descripción |
|---|---|
| Registro contable | Debe realizarse conforme a las disposiciones del CFF y reglamentos. |
| Medios electrónicos | La contabilidad debe llevarse y enviarse en formato electrónico al SAT. |
| Conservación | Plazo mínimo de cinco años a partir de la presentación de declaraciones. |
| Identificación de bienes | Necesaria para inventarios de materias primas y productos. |
Por regla general, quienes utilizan el aplicativo “Mis cuentas” no deben cumplir con la obligación de enviar la contabilidad mensualmente. Por otro lado, las personas físicas pueden pertenecer a distintos regímenes fiscales, como el régimen de sueldos y salarios, actividades empresariales y profesionales, arrendamiento o servicios profesionales, determinando cada uno obligaciones específicas.
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