Cómo Utilizar Excel en la Contabilidad: Ejemplos Prácticos

En el mundo de la contabilidad en México, Excel se ha convertido en una herramienta indispensable para el manejo de datos financieros. Excel ayuda a los profesionales a gestionar y analizar grandes cantidades de datos de manera rápida y eficiente.

Conocer Excel aumenta significativamente la competitividad de un profesional en el mercado laboral. Para especialistas, ejecutivos y analistas de data, Excel no es solo una herramienta de reporte, sino una plataforma estratégica para el análisis y la toma de decisiones. La destreza en Excel es más que una habilidad técnica; es una competencia esencial que potencia la capacidad analítica, la eficiencia y la efectividad en una amplia gama de roles profesionales.

Desde la automatización de tareas y la gestión de datos hasta el análisis avanzado y la toma de decisiones estratégicas, Excel se posiciona como una herramienta clave en el arsenal de cualquier profesionista moderno.

Funciones Esenciales de Excel para la Contabilidad

El software de contabilidad Excel agrupa un conjunto de fórmulas predefinidas a las que denominamos «funciones». Con Excel y sus funciones, la contabilidad será pan comido. ¡Dile adiós a tu asesor a la hora de gestionar tus documentos contables! Te resultará mucho más sencillo ahorrar tiempo en tus asientos contables gracias a estos trucos.

Las funciones sirven para realizar diferentes operaciones contables:

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• Matemáticas
• Estadística
• Lógica
• Fechas
• Texto
• Investigación de datos

Por lo general, las funciones se presentan como: = NOMBRE DE LA FUNCIÓN (PARÁMETROS si los hubiera)

Funciones Matemáticas

Las funciones matemáticas se utilizan con mucha frecuencia y aparecen en el menú de fórmulas «Matemáticas y trigonometría». A continuación, te dejamos las más populares:

• SUMA: permite aplicar la suma de una serie de datos.
• SUMAPRODUCTO: permite realizar horizontalmente el producto de dos valores ubicados en diferentes columnas y sumar los resultados.
• SUBTOTAL: devuelve el subtotal de una serie de números filtrados en una base de datos.
• REDONDEAR: redondea un número de acuerdo con el número de dígitos después del punto decimal especificado.
• PRODUCTO: multiplica los datos.
• TRUNCAR: elimina los decimales de un número.
• ABS: permite obtener el valor absoluto de un número.
• POTENCIA: calcula la potencia de un dato.
• RAÍZ: permite calcular la raíz cuadrada de un número.

Funciones Lógicas

Por definición, «la elección de valores obtenidos mediante funciones lógicas resulta de condiciones expresadas por una o más pruebas lógicas. Las pruebas de lógica solo tienen dos respuestas posibles: VERDADERO o FALSO. Estas pruebas se escriben utilizando operadores lógicos como los operadores de comparación». La lista de funciones lógicas es mucho más amplia, pero a continuación te exponemos las principales:

• SI: En este caso, el resultado solo puede ser VERDADERO o FALSO. Por lo tanto, el valor elegido será igual al resultado de la prueba lógica. Impone una condición. Fórmula: = SI (prueba_lógica; [valor_si_verdadero] ;; [valor_si_falso]
• Y: Permite obtener el valor VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS. Facilita la entrada contable de la función SI. Significa que se deben cumplir una o más condiciones para ser VERDADERO.
• O: Permite obtener el valor VERDADERO si algún argumento es VERDADERO. De hecho, una de las dos o más condiciones debe ser VERDADERA para ser aplicada. Asientos contables: =Y [condición1; [condición2];…], =O [condición1; [condición2];…].
• SI.ERROR: Permite obtener un valor que especificas si una fórmula genera un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula. = SI.ERROR [valor; valor_si_error].

Funciones de Búsqueda

Para esta función, dirígete a la categoría «Búsqueda y referencia» del menú desplegable. En esta categoría, el menú es más extenso. Por eso, nos centraremos en las funciones más importantes:

• COLUMNA para obtener el número de una columna.
• BÚSQUEDA para buscar valores en la matriz.
• BUSCARV para encontrar un valor en una matriz y volver a un valor asociado.
• BUSCARH para buscar un valor en una matriz horizontalmente.
• TRANSPONER para transformar filas en columnas y viceversa.

Funciones de Fecha y Hora

¿Tienes que realizar operaciones de gestión financiera, contabilidad general o necesitas elaborar un plan de cuentas y mantener actualizados los paneles de control? Las funciones facilitan la vida, aunque no las conozcas.

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• MES
• DÍA
• DÍA LABORABLE
• HOY
• AHORA
• NO.SEMANA

Funciones de Texto

También muy útiles en el mundo de la contabilidad de ingresos y de libros de contabilidad y administración, las funciones de texto son una gran ventaja para mantener las cuentas de una empresa. ¿Listo para gestionar tus cuentas con Excel? No se trata únicamente de números. De hecho, en las cuentas anuales, informes de gastos, a menudo encontrará texto asociado. Por eso, existen funciones especiales para ello.

• VALOR.NUMERO: convierte texto a número de manera independiente a la configuración regional.
• CONCATENAR
• MAYUSC: permite filtrar todo el texto en mayúsculas.
• MINUSC: permite filtrar todo el texto en minúsculas.
• LARGO: devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
• NOMPROPIO: pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto.
• REEMPLAZAR: reemplaza los caracteres en una celda con el seleccionado.
• SUSTITUIR

Ventajas de Utilizar Excel en la Contabilidad

Excel destaca por ser una solución ideal como software de contabilidad. Proporciona un gran número de ventajas:

• Además de la contabilidad simplificada, permite ilustrar datos.
• Se puede personalizar.
• Permite el desarrollar modelos contables.
• Automatizar tareas como el ingreso de datos.
• Vincular datos desde archivos externos.

Su uso supone un importante ahorro de tiempo para poder dedicarlo a otras tareas o al negocio principal de un gerente comercial, por ejemplo. Además, es mucho menos costoso que otros softwares de contabilidad tradicionales. No requiere la compra de complementos ni una licencia de usuario. Se puede utilizar con una misma licencia de duración indefinida. Por eso, es el software más utilizado por PYMES y autónomos.

Aplicaciones Diarias de Excel en la Contabilidad

Probablemente te estés planteando que para qué se usa realmente el programa Excel. Para darte una respuesta a tu pregunta, a continuación, te presentamos las características que ofrece este software de gestión.

Utilizado para llevar la contabilidad y registrar balances, así como ingresos y gastos, Excel permite dedicar una hoja de cálculo a cada tema que quieras, formando así un libro contable. Por lo tanto, de acuerdo con tus necesidades, podrás enumerar diferentes cuentas bancarias, cuentas de clientes o incluso cuentas anuales para configurar una contabilidad simple. Estas son las características que ofrece Microsoft Excel:

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• Ordenación de datos.
• Vínculos entre documentos.
• Funciones matemáticas.
• Agrupaciones.
• Fijación de líneas.
• Gráficos.
• Fórmulas personalizadas.

Consejos para Aprovechar al Máximo Excel en la Contabilidad

Algunas personas se sienten cómodas con el software, mientras que otras tienen que esforzarte un poco más para dominar los códigos de su uso. A continuación, te ofrecemos algunos consejos útiles para que te resulte más sencillo saber por dónde puedes empezar:

• Inserta varias filas o columnas a la vez haciendo clic con el botón derecho y dándole a «Insertar».
• Agrega filtros para administrar un conjunto de datos.
• Elimina duplicados de una fila o columna.
• Crea un formato de celda personalizado (estándar, número, moneda, porcentaje...).
• Ctrl + Página siguiente y Ctrl + Página anterior para hacer malabares entre las diferentes hojas de trabajo.
• Arrastra y suelta para duplicar y adaptar una fórmula de cálculo.
• «Buscar una función» te ayudará a encontrar la fórmula de cálculo correcta.
• «Relleno instantáneo» sirve para distribuir datos.
• Agregar formato condicional.
• Insertar una lista desplegable...

Estos son los atajos más útiles para una mayor productividad en Excel:

• CTR + S para guardar.
• Inserta la fecha de hoy presionando simultáneamente «CTRL +».
• Inserta la hora con la combinación «CTRL +:».
• Vuelve a calcular los datos con F9.
• Dirígete a una celda o tabla presionando F5.
• Selecciona una columna activa completa con «CTRL + Espacio».
• Selecciona una línea activa completa con «MAYÚS + Espacio».
• Selecciona toda la hoja con «CTRL + A».
• «CTRL + ALT + V» para abrir el cuadro de diálogo de «Pegado especial».
• Inserta una suma automática con «ALT + =».
• Oculta la cinta de funciones mediante «CTRL + F1».
• Selecciona todos los archivos que quieras abrir y presione «Enter».
• «CTRL + TAB» para cambiar de un archivo a otro fácilmente.
• Activa la búsqueda rápida con «CTRL + F».
• Muévete rápidamente en una hoja de cálculo con «CTRL + flecha».
• «=» para acceder a todas las funciones.

Con estos consejos, estarás listo para convertirte en un profesional de Excel para todo tipo de usos. ¡Cuanto más practique, más simple te parecerá el software! Su único secreto es que tendrás que practicar. Añadir esta habilidad a tu CV supone toda una ventaja, por lo que sería una tontería prescindir de ella.

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