Emitir recibos electrónicos de nómina con NOI te permite cumplir con las disposiciones fiscales y garantizar que tus colaboradores reciban su pago correcto y a tiempo. Este proceso es útil porque automatiza la captura de la información de la empresa y de los trabajadores, asegura que cada percepción y deducción esté registrada correctamente y facilita el timbrado y envío de los comprobantes, manteniendo tus registros fiscales organizados y siempre accesibles.
1. Configuración de los parámetros del sistema
Antes de emitir recibos electrónicos, asegúrate de que toda la información del sistema esté correctamente registrada. Accede al menú Configuración, selecciona Parámetros del sistema. Dirígete a Recibo electrónico, en la pestaña Configuración de comprobantes, haz clic en Probar la conexión y posteriormente en Firmar contrato para validar el servicio. En la misma ventana, entra a la opción Correo electrónico y realiza el proceso para configurar los parámetros para el envío del correo electrónico de los comprobantes.
Importante: si deseas que el recibo se envíe automáticamente al trabajador al generarlo, activa la opción Envío automático del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) a trabajadores con correo electrónico configurado.
2. Periodicidad de la nómina
Ingresa al menú Nómina y selecciona Parámetros de la nómina. Aquí establece la frecuencia con la que se efectúa el pago (semanal, quincenal, mensual, etc.), ya que esta información es obligatoria para la emisión correcta del comprobante.
3. Datos obligatorios en percepciones y deducciones
En el menú Nómina, entra a Percepciones y deducciones. Asigna la Clave SAT correspondiente a cada concepto, conforme al catálogo vigente del Servicio de Administración Tributaria (SAT). El sistema cuenta con una ayuda de claves SAT que facilita la asignación correcta según el tipo de percepción o deducción.
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4. Configuración de los datos del trabajador
Accede al menú Nómina y haz clic en Trabajadores para verificar que la información esté completa:
- Datos generales: verifica que el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y la Clave Única de Registro de Población (CURP) del trabajador estén correctamente capturados.
- Datos personales: confirma que se encuentren definidos el país y el código postal.
- Salario: verifica que estén definidos los campos Banco operador y Control de banco.
- IMSS: asegúrate de capturar el tipo de empleado y el registro patronal.
- Datos fiscales: registra el régimen para recibos electrónicos, la entidad federativa donde se presta el servicio, así como el tipo de contrato y el tipo de jornada.
5. Timbrado y consulta de recibos
Para finalizar el proceso, realiza el cierre de nómina y el timbrado:
- Cierre de nómina: Dirígete al menú Archivo y haz clic en Administrador de períodos. Selecciona la nómina a la que deseas generar los recibos y haz clic en el ícono Cierre de nómina. El sistema solicitará la clave de administrador; ingrésala y presiona Aceptar. Posteriormente, se mostrará una ventana indicando que la nómina ha quedado inhabilitada para realizar modificaciones.
- Timbrado de recibos: Accede al menú CFDI y haz clic en Recibos electrónicos. Selecciona el trabajador y haz clic en Timbrar. Para visualizar la representación impresa del comprobante, haz doble clic sobre el registro del trabajador.
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