La gestión comercial es un componente crítico en el funcionamiento de cualquier empresa. Para optimizar este proceso y mejorar la eficiencia de las operaciones, muchas organizaciones recurren a software especializado. En México, CONTPAQi® COMERCIAL START es una de las opciones líderes en el mercado en este ámbito. CONTPAQi® COMERCIAL START es una solución de software desarrollada por CONTPAQi®, una empresa de renombre en el mercado mexicano de software de gestión empresarial.
Este sistema digitaliza la emisión, recepción y administración de facturas electrónicas CFDI 4.0, asegurando su validación, cancelación y almacenamiento conforme al SAT. Además, simplifica la generación de declaraciones fiscales y el cálculo de impuestos, incluyendo el IEPS, permitiendo configurar su registro por cuota o tasa según el nivel de detalle que se necesite. El sistema facilita el cumplimiento de las regulaciones de transporte al permitir la emisión precisa de CFDI de traslado, lo que previene multas y retrasos.
Entre sus características principales, CONTPAQi® COMERCIAL START emite diversos tipos de comprobantes que una pequeña empresa requiere: Facturas electrónicas, Recibo Electrónico de Pago (REP), notas de cargo y de crédito, recibos de honorarios y de arrendamiento, carta porte, entre otros. También incluye un módulo de control de bancos que permite gestionar cuentas bancarias, de cheques, tarjetas de crédito y débito, entre otros. La herramienta facilita la creación de cotizaciones y órdenes de venta, lo que agiliza el proceso de ventas. Simplifica la gestión de compras y proveedores, y una de sus características principales es su capacidad para administrar y controlar los inventarios de manera efectiva.
Conceptos Fundamentales del Régimen Fiscal
Pero, primero, ¿qué es un régimen fiscal? El régimen fiscal es un conjunto de derechos y obligaciones a los que se hace acreedor un ciudadano a partir de desempeñar una actividad económica específica. Elegir el régimen fiscal adecuado es una de las decisiones más importantes para cualquier persona física o moral que inicia actividades ante el SAT.
Cada régimen tiene obligaciones fiscales diferentes. Por ejemplo, ¿eres fotógrafo y estás pensando en abrir un estudio? ¿Eres diseñador gráfico y trabajas como freelance? ¿Eres dentista y acabas de inaugurar tu consultorio? Entonces te corresponde registrarte en este régimen, que está pensado para las personas que obtienen ingresos por prestar servicios profesionales de manera independiente (honorarios) a empresas, dependencias de gobierno o personas físicas en general. ¿Qué significa persona física con actividad empresarial? Es aquella persona que realiza actos de comercio, presta servicios o explota bienes y tributa como persona física.
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Preguntas Frecuentes sobre el Régimen Fiscal
- ¿Cómo sabes cuál régimen elegir? La elección dependerá de tus ingresos anuales y actividades económicas.
- ¿Qué pasa si me registro en un régimen fiscal equivocado? Podrías enfrentar sanciones o perder beneficios fiscales.
- ¿Cuál es la diferencia entre régimen fiscal y régimen jurídico? El régimen fiscal determina cómo tributas.
- ¿Puedo tener dos regímenes fiscales? Sí, es posible si tus actividades económicas lo permiten. Por ejemplo, puedes estar en el régimen de sueldos y salarios y al mismo tiempo tributar en el régimen de actividad empresarial.
- ¿Cómo cambiar mi régimen fiscal? Debes presentar un aviso de actualización de actividades económicas y obligaciones ante el SAT. Para cambiar de régimen fiscal debes presentar un aviso ante el SAT mediante su portal o de forma presencial en una oficina. Este proceso es necesario si cambias de actividad económica o si dejas de cumplir los requisitos de tu régimen actual.
- ¿Se puede cambiar de régimen fiscal más de una vez? Sí, siempre que se cumplan los requisitos y se presente el aviso correspondiente.
- ¿Qué régimen fiscal corresponde a una S.A. de C.V.? Por regla general, una S.A. de C.V. se rige por el Régimen General de Ley Personas Morales.
- ¿Cómo saber el régimen fiscal de una empresa? Puedes consultarlo en su Constancia de Situación Fiscal, disponible en el portal del SAT.
Conocer los regímenes fiscales en México es solo el primer paso. La clave está en mantener tus obligaciones fiscales al día con una herramienta contable eficiente.
CONTPAQi Comercial Premium y la Reforma Fiscal 2022 (CFDI 4.0)
La versión 7.3.0 de CONTPAQI Comercial Premium permite emitir CFDIs con la versión 4.0, vigente a partir del 1 de enero de 2022. En las versiones 9.1.1 y 9.0.1 de CONTPAQi Comercial Premium, se han implementado diversas novedades y mejoras relacionadas con la Reforma fiscal 2022, incluyendo el Complemento Carta Porte en su versión 3.0, mejoras en el reporte Proforma para el inventario físico, y la causación de IVA en pagos que no son CFDI.
Configuración del Régimen Fiscal en CONTPAQi Comercial Premium
1. Catálogo del Régimen Fiscal de la Empresa
A partir de la versión 7.3.0 de CONTPAQi Comercial Premium, el catálogo de Régimen Fiscal se actualiza en base al Anexo 20 en versión 4.0. El Régimen Fiscal es un dato requerido para incorporar la clave del régimen del contribuyente emisor al que aplicará el efecto fiscal de este comprobante. El Régimen Fiscal que se registre en este campo deberá corresponder con el tipo de persona del emisor y se mostrará de acuerdo al RFC de tu empresa; es decir, si el RFC tiene longitud de 12 posiciones, deberá ser persona moral, y si tiene longitud de 13 posiciones deberá ser de persona física.
En el campo Régimen Fiscal de los "Datos Generales de la Empresa" y de la pestaña 1. Generales de la Redefinición de la empresa, al dar clic en el botón F3, se mostrará el catálogo vigente del Anexo 20 en su versión 4.0. Este campo contendrá una clave vigente del catálogo c_RegimenFiscal.
Consideraciones importantes:
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- Cuando se tenga el RFC "XAXX010101000" o "XEXX010101000", se deberá capturar el Régimen Fiscal "616 = Sin obligaciones fiscales".
- En caso de capturar un Régimen fiscal en versión 3.3 y este no exista en la versión 4.0, se mostrará el mensaje "[No válido en Anexo 20 4.0]" en la descripción del campo.
2. Clientes (Receptor)
A partir de la versión 4.0 del Anexo 20, el Nombre, Domicilio fiscal y Régimen Fiscal del receptor se vuelven requeridos, es decir, obligatorios, y es importante que se registren de acuerdo a la Lista de RFC inscritos no cancelados en el SAT. El nombre del Receptor debe capturarse exactamente igual conforme se encuentre en la constancia del RFC o Cédula de Identificación Fiscal, es decir, con mayúsculas, minúsculas y símbolos, de lo contrario no será timbrado por el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación).
De acuerdo al Anexo 20 versión 4.0, el Nombre, RFC y Código Postal del domicilio fiscal del Receptor (cliente) serán datos requeridos y obligatorios para el timbrado de tus documentos, y es importante que ambos se registren de acuerdo a "La lista de RFC inscritos no cancelados en el SAT". Acorde al Anexo 20 versión 4.0, el "RFC" del Receptor (cliente) deberá corresponder con la Lista de RFC inscritos no cancelados del SAT para el timbrado de sus CFDI, además de estar asociado a la clave de RFC registrado en el atributo RFC del nodo Receptor.
Desde el catálogo de Clientes, se debe visualizar que el Nombre del cliente esté capturado correctamente de acuerdo al catálogo del SAT, y desde la pestaña "1. Datos Generales", verificar que se tenga un RFC válido. Desde el botón Domicilio, se valida que tenga registrado un Código Postal correcto, así como la información general del domicilio fiscal.
A partir de ahora, es obligatorio asignar desde el Catálogo de Clientes el Régimen Fiscal y el Uso de CFDI, los cuales deben corresponder al Anexo 20 versión 4.0. El Régimen Fiscal se vuelve un dato requerido para incorporar la clave del régimen del contribuyente receptor al que aplicará el efecto fiscal de este comprobante. El Régimen Fiscal que se registre en este campo, deberá corresponder con el tipo de persona del receptor; es decir, si el RFC tiene longitud de 12 posiciones, deberá ser persona moral, y si tiene longitud de 13 posiciones deberá ser de persona física.
Para configurar esto, se debe ingresar al catálogo de Clientes, elegir la pestaña 2 Emitir/enviar y desde la sección "Anexo 20" asignar el Régimen Fiscal y el Uso de CFDI del cliente.
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Notas importantes:
- Cuando se tenga el RFC "XAXX010101000" o "XEXX010101000" se deberá capturar el Régimen Fiscal "616".
- Al capturar un Uso del CFDI que no corresponda a la versión del Anexo 20 versión 4.0, se mostrará el mensaje "[No válido en Anexo 20 4.0]" debajo del campo.
- En caso de que el Régimen fiscal no corresponda al RFC capturado, se mostrará el mensaje de advertencia correspondiente.
En esta versión, al Personalizar el listado de la vista de clientes, se podrán agregar las columnas "Uso CFDI" y "Régimen fiscal" para visualizar la información configurada. Esto se logra seleccionando el botón Personalizar listado desde la ventana "Clientes" y agregando los campos desde la tabla Clientes.
3. Proveedores
A partir de ahora, desde el Catálogo de Proveedores se tiene la posibilidad de asignar un Uso del CFDI correspondiente al Anexo 20 versión 4.0. Para ello, se debe ingresar al catálogo, elegir la pestaña 2 Emitir/enviar y asignar el Uso del CFDI del proveedor desde la sección "Anexo 20".
4. Conceptos
A partir de esta versión, desde la configuración de los Conceptos, se agrega la opción para poder elegir la versión 4.0 del Anexo 20. Desde la pestaña 6.- Comprobante Fiscal Digital / CFDI de la configuración de Conceptos, se permitirá seleccionar la versión vigente del "Anexo 20". En esta versión, se podrá modificar y cambiar la versión del Anexo 20 aunque el concepto ya tenga movimientos o documentos generados.
Al seleccionar el Régimen Fiscal mediante el botón F3 de la pestaña 1.- Datos generales, mostrará el catálogo vigente del Anexo 20 en su versión 4.0. El Régimen Fiscal es un dato requerido para incorporar la clave del régimen del contribuyente emisor al que aplicará el efecto fiscal de este comprobante.
Al elegir la Forma de pago por omisión, también se mostrará el catálogo vigente del Anexo 20 en su versión 4.0. Además, se incluye la Plantilla de Formato Digital: "Facturav40.rdl" para la representación impresa de los documentos CFDI con la versión 4.0 del Anexo 20.
Consideraciones:
- Cuando se tengan documentos creados en el concepto, no se podrá cambiar la configuración de CFDI para Carta Porte.
5. Documentos
A partir de esta versión, la captura de documentos se podrá realizar con la versión 4.0 del Anexo 20. En la captura de documentos CFDI de la pestaña 3 Información Adicional sección Anexo 20, se mostrará la versión que corresponda al concepto. Es importante tener en cuenta que también se podrá asignar el Régimen fiscal y el Uso del CFDI en la pestaña 3. Información Adicional del documento. En los documentos de CFDI versión igual o mayor a 4.0 se tomará el Régimen Fiscal del catálogo de clientes.
Exportación temporal
Se tendrá la posibilidad de habilitar la opción "Exportación temporal" cuando se manejen documentos CFDI con versión igual o mayor a la 4.0 y utilizar el Complemento Comercio Exterior. Al tener esta opción deshabilitada, en el XML se mostrará el valor "01" = "Documento de No exportación". Cuando se habilite la opción, se mostrará en el XML el valor "03" = "Documento de Exportación temporal".
Forma y Método de pago
A partir de ahora, si el valor registrado en el atributo 'TipoDeComprobante' es T, N o P, el atributo 'FormaPago' no debe de existir; en caso contrario, este atributo debe existir y contener una clave vigente del catálogo c_FormaPago. El valor de este atributo debe ser '99' cuando el atributo 'MetodoPago' contenga el valor 'PPD'.
Asimismo, a partir de esta versión, si el valor capturado en el atributo 'TipoDeComprobante' es T o P, el atributo 'MetodoPago' no debe de existir; en caso contrario, este atributo debe existir y contener una clave vigente del catálogo c_MetodoPago.
Consideraciones según la captura del Uso del CFDI desde el documento:
- Al asignar un Uso del CFDI que no corresponda al Régimen fiscal capturado, se mostrará un mensaje de "Advertencia".
- Al capturar un Uso del CFDI que no corresponda al RFC del cliente, se mostrará un mensaje de "Advertencia".
- Cuando se asigne un Uso del CFDI que no exista en los catálogos del SAT correspondiente al Anexo 20 versión 4.0, se mostrará un mensaje de error.
- Al copiar un documento se conservará el Régimen Fiscal asignado previamente.
- El Uso de CFDI será acorde al régimen fiscal del documento.
- Al timbrar un documento sin régimen fiscal o con uso del CFDI erróneo y generarse el error correspondiente, al cerrar la ventana de timbrado se posicionará en el campo correspondiente para incluirlo o modificarlo.
Uso de CFDI en vistas de Documentos
Ahora, será posible configurar la vista de tus Documentos para incluir la columna "Uso CFDI". Al configurar la vista de los siguientes documentos, se podrá mostrar esta columna:
- Clientes
- Facturas
- Devoluciones
- Cargos/Abonos
- Documentos asociados del Cliente
- Saldos del Cliente
Para esto, se selecciona el botón Personalizar listado desde cualquier ventana de los documentos antes mencionados. En la Configuración de la vista se podrá agregar el campo donde se incluirá la columna Uso CFDI.
CFDI Relacionados
En esta versión, para los documentos con versión igual o mayor a 4.0 del Anexo 20, se permitirán asociar CFDI con más de un tipo de relación y 'n' cantidad de CFDI por cada tipo de relación. Se podrá asociar documentos que manejen la versión 4.0 desde la ventana "CFDIs Relacionados".
El XML del CFDI contendrá la siguiente información para CFDI relacionados:
- TipoRelacion: Atributo requerido para indicar la clave de la relación que existe entre éste que se está generando y el o los CFDI previos. El atributo se vuelve requerido cuando existe el Nodo CFDIRelacionados.
- CFDIRelacionados: Nodo opcional para precisar la información de los comprobantes relacionados. Si existe el Nodo padre CfdiRelacionados el Nodo hijo CfdiRelacionado será requerido.
- CFDIRelacionado: Nodo requerido para precisar la información de los comprobantes relacionados.
Consideraciones para CFDI Relacionados:
- Cuando un CFDI sea versión 3.3, se podrá asociar sólo un tipo de relación y "n" documentos relacionados.
- En caso de documento CFDI versión 4.0, se permitirá asociar "n" documentos relacionados y "n" tipo de relaciones por cada tipo de relación.
- Se permitirá asociar y timbrar documentos que contengan la versión 4.0 del Anexo 20 con la versión 3.3 y viceversa.
- Para la versión 4.0 del Anexo 20, los Tipos de relación "08" y "09" se eliminan del catálogo, por lo que se actualiza el catálogo de Tipos de Relación.
6. XML y PDF
Visualización del XML
En esta versión, se agregan dentro del XML los nuevos campos correspondientes a la versión del Anexo 20 versión 4.0. En el XML se mostrarán los nuevos atributos de acuerdo al SAT. Para más información, se puede verificar el documento Reforma Fiscal 2022 de CONTPAQi® para consultar toda la información relacionada a los nuevos campos de acuerdo a la versión 4.0 del Anexo 20.
Validaciones para el CFDI versión 4.0
A continuación se enlistan los mensajes que se pueden presentar de acuerdo al SAT, en caso de tener un error al momento de generar comprobantes con versión 4.0 del Anexo 20.
Formato de impresión (PDF)
Se incluye un ejemplo del Formato de impresión para un documento de "Ingreso" con versión 4.0, con la Plantilla de Formato Digital "Facturav40.rdl".
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