Los viáticos son una asignación de dinero adicional que se otorga a un trabajador para cubrir los gastos relacionados con los viajes o desplazamientos que realiza en el ejercicio de su trabajo. Su objetivo es brindar los recursos necesarios para cubrir los gastos durante la estadía de ese viaje sin que el trabajador tenga que pagar con su propio dinero.
De acuerdo con la Fracción V del artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), los viáticos son las cantidades de dinero que un patrón entrega a un trabajador para cubrir gastos de transporte, hospedaje, alimentación y, en su caso, para uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje cuando es comisionado a desempeñar su trabajo fuera del centro de trabajo habitual. Para que este concepto sea deducible, el trabajador debe trasladarse fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del patrón.
Características y gestión de los viáticos
Estos gastos pueden incluir alimentos, alojamiento, transporte local, entretenimiento y otros gastos menores. Es importante destacar que los viáticos por desplazamiento o kilometraje no son considerados parte del salario del empleado, sino una compensación por los gastos adicionales relacionados con el viaje.
Métodos de comprobación de gastos
- El empleado paga los gastos de su propio bolsillo y presenta los comprobantes para su reembolso.
- La empresa proporciona una tarjeta de crédito corporativa para evitar el uso de fondos personales.
- La empresa otorga un adelanto de efectivo, obligando al empleado a rendir cuentas a su regreso.
Procedimiento para el registro de viáticos en CONTPAQi Nóminas
El control de viáticos es un aspecto esencial en la gestión financiera de cualquier empresa. Para realizar correctamente el registro en CONTPAQi Nóminas, considere el siguiente flujo de trabajo basado en el ejemplo de un empleado que recibe fondos y posteriormente realiza la comprobación:
Pasos para la entrega y comprobación
- En el periodo quincenal correspondiente, abra el sobre-recibo del empleado y agregue el movimiento para el concepto de Viáticos entregados al trabajador (clave agrupadora OP-003) con el importe entregado.
- Calcule la nómina, verifique importes y autorice el periodo.
- Timbre el periodo y revise el CFDI del sobre-recibo.
- Para la comprobación, registre un movimiento de percepción para el concepto Viáticos (clave agrupadora P-050) capturando el importe exento en el campo ISR.
- Registre un movimiento de deducción para el concepto Ajuste en viáticos entregados (clave agrupadora D-081) por el total de los viáticos entregados previamente, con el propósito de realizar el "neteo de las cantidades".
- Calcule nuevamente la nómina, verifique importes y autorice.
Si el empleado llegó al tope de exentos en viáticos anteriores, todo importe que no se compruebe o no sea deducible será considerado como gravado para efectos fiscales.
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Resumen de claves fundamentales en el sistema
Para facilitar su gestión, utilice las claves estandarizadas dentro del sistema:
| Concepto | Clave Agrupadora |
|---|---|
| Viáticos entregados al trabajador | OP-003 |
| Percepción de viáticos | P-050 |
| Ajuste en viáticos entregados | D-081 |
El control de viáticos con CFDI no solo asegura el cumplimiento fiscal, sino que fortalece la gestión del flujo de efectivo y mejora la toma de decisiones. Un proceso ordenado facilita el cumplimiento y la deducibilidad.
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