La Constancia de Retenciones es un documento crucial en el ámbito fiscal mexicano. Emitida por el empleador o por quien realiza un pago sujeto a retención, detalla las retenciones fiscales realizadas sobre los ingresos de un trabajador o proveedor durante un período fiscal.
Este documento proporciona un desglose de las cantidades descontadas para impuestos sobre la renta (ISR), seguridad social y otras contribuciones obligatorias. Es esencial para que los contribuyentes puedan verificar la exactitud de las retenciones realizadas y para facilitar la preparación de sus declaraciones fiscales anuales.
¿Qué es una Constancia de Retenciones de Impuestos?
La constancia de percepciones y retenciones es un documento que los patrones entregan al trabajador, en este documento se indica el monto de los ingresos y el Impuesto Sobre Renta (ISR) que se le retiene. Este documento también contiene los datos del patrón.
Una constancia de retención de impuestos es un comprobante fiscal que acredita que una persona moral o física retuvo y enteró al Servicio de Administración Tributaria (SAT) una parte del pago que realizó a un proveedor o prestador de servicios. Es, en esencia, la prueba documental de que el impuesto retenido fue efectivamente deducido del pago y trasladado al fisco.
En México, las retenciones de ISR e IVA son obligaciones que recaen en la persona que paga. La retención de ISR ocurre cuando una persona o empresa efectúa un pago y está legalmente obligada a retener una parte de ese monto para entregárselo directamente al SAT.
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La retención de impuestos aplica a una gran parte de los contribuyentes, tanto personas físicas como personas morales. Por ejemplo, cuando una empresa contrata a un profesionista independiente, está obligada a retener parte del ISR.
¿Para Qué Sirve la Constancia de Retenciones de Impuestos?
La constancia de retenciones cumple varias funciones importantes:
- Comprobante fiscal: Sirve como un comprobante de las retenciones fiscales realizadas sobre los ingresos de un trabajador o proveedor durante un período específico. Este documento es crucial para que el contribuyente pueda verificar que las retenciones realizadas son correctas y están conforme a la ley.
- Preparación de declaraciones fiscales: Facilita la preparación de la declaración anual de impuestos, ya que proporciona la información necesaria sobre las retenciones efectuadas a lo largo del año. El contribuyente puede usar esta constancia para declarar correctamente sus ingresos y retenciones ante el SAT.
- Verificación de contribuciones: Permite a los empleados comprobar que las contribuciones a la seguridad social y otros impuestos han sido descontadas y transferidas adecuadamente a las autoridades correspondientes.
- Documentación para préstamos o créditos: La constancia puede ser requerida por instituciones financieras al solicitar préstamos o créditos, ya que certifica el cumplimiento de las obligaciones fiscales del trabajador.
- Registro de ingresos y retenciones: Ayuda a mantener un registro preciso de los ingresos y retenciones durante el año, lo que es útil para auditorías fiscales o revisiones futuras.
Para quien recibe el pago, la constancia es clave: le permite acreditar en su declaración anual que esos impuestos ya fueron pagados a su nombre, evitando una doble tributación. Al cierre del año, el trabajador puede revisar si el monto retenido coincide con lo que realmente debía pagar.
¿Quién Debe Recibir una Constancia de Retenciones?
La constancia de retenciones suele aparecer cuando durante un pago se descontó algún impuesto que debía enterarse a la autoridad fiscal. Quien recibió ese ingreso puede necesitar este documento para revisar la información relacionada con dichas retenciones.
Es común encontrarla en situaciones laborales, en la prestación de servicios independientes y en otros pagos donde existe la obligación de retener impuestos. La necesidad de solicitarla o utilizarla dependerá de cada caso y de los trámites que la persona deba realizar posteriormente.
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También hay situaciones en las que la información ya se encuentra reflejada en los comprobantes fiscales correspondientes. Por esa razón, antes de solicitar una constancia adicional, muchas personas revisan primero la documentación que ya tienen disponible.
La Evolución de la Constancia de Retenciones: Del Documento Físico al CFDI
Cambios con el CFDI de Nómina
A partir del ejercicio fiscal 2018, los patrones dejaron de estar obligados a expedir la constancia anual de retenciones por sueldos y salarios como se hacía anteriormente. Sin embargo, esto no significa que desapareciera la obligación de comprobar los pagos y retenciones efectuados a los trabajadores.
Actualmente, los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina cumplen esa función. Gracias al proceso de timbrado realizado mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), cada pago de nómina queda registrado ante el SAT, incluyendo percepciones, deducciones y retenciones de impuestos. De esta forma, los CFDI de nómina pueden utilizarse como comprobantes fiscales para diversos trámites, incluida la declaración anual de impuestos. Este cambio simplificó el cumplimiento de las obligaciones fiscales tanto para los empleadores como para los trabajadores, al concentrar la información en documentos digitales validados por el SAT.
El CFDI de Retenciones e Información de Pagos como Estándar Actual
La obligación de emitir una constancia de retenciones no se maneja exactamente igual que hace algunos años. Con la llegada de los comprobantes fiscales digitales, varios procedimientos relacionados con este documento fueron cambiando y algunas reglas se ajustaron.
Hoy es común que parte de la información que antes se consultaba en una constancia aparezca directamente en otros comprobantes fiscales. Aun así, eso no significa que este documento haya desaparecido por completo, ya que todavía existen situaciones donde sigue teniendo utilidad.
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Cuando las disposiciones fiscales establecen la obligación de expedir comprobantes por las retenciones de contribuciones que efectúen, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de Internet del SAT.
A través de la Regla 2.7.5.4 de la RMF para 2021 se establece que el CFDI de retenciones e información de pagos se emitirá mediante el documento electrónico incluido en el Anexo 20.
Cabe señalar que el CFDI de retención podrá emitirse de manera anualizada en el mes de enero del año inmediato siguiente a aquél en que se realizó la retención o pago, salvo que exista disposición legal o reglamentaria expresa en contrario, es decir, en enero de 2022 se pudo emitir el CFDI de manera anualizada que ampare las retenciones efectuadas del ejercicio 2021.
Por otra parte, la misma regla contempla que en los casos en donde se emita un CFDI por la realización de actos o actividades o por la percepción de ingresos, y se incluya en el mismo toda la información sobre las retenciones de impuestos efectuadas, los contribuyentes podrán optar por considerarlo como constancia y comprobante fiscal de retenciones.
Desde 2022, el SAT estandarizó el proceso: la constancia de retención ahora se emite como un comprobante fiscal digital (CFDI de retenciones), lo que le otorga validez oficial ante el fisco. Esto significa que ya no basta con entregar un documento en formato libre o en papel firmado. La constancia debe ser un CFDI válido, timbrado por un PAC y con el sello digital del SAT para tener efectos fiscales plenos.
Información Incluida en un CFDI de Retenciones
Cuando se trata de un CFDI de retenciones, el SAT contempla datos como emisor, receptor, periodo, totales e impuestos retenidos. También aparecen campos como el RFC del receptor, el mes inicial y final del periodo, el ejercicio y los montos retenidos por impuesto.
¿Cuándo es Obligatoria la Emisión de la Constancia de Retención?
La obligación de emitir y entregar la constancia de retención de impuestos del SAT surge cada vez que se realizan pagos que están sujetos a retención. La constancia debe emitirse a más tardar en febrero del año siguiente al ejercicio en que se efectuaron las retenciones, aunque la práctica común es entregarla al momento de la retención o al cierre del mes.
Cabe recordar que estas retenciones forman parte del cálculo del ISR y deben reflejarse correctamente en la declaración anual.
Fundamentos Legales
La emisión de constancias de retenciones está sustentada en diversas disposiciones fiscales, incluyendo:
- Artículos 13, segundo párrafo (fideicomisos), 76, fracciones III (residentes en el extranjero), XI, inciso b) (dividendos) y XVIII (anticipos o rendimientos); 86, fracción V (residentes en el extranjero y salarios); 110, fracción VIII (residentes en el extranjero); 117, último párrafo (fideicomisos); 126, tercer párrafo (enajenación); 127, tercer párrafo (enajenación); 132, segundo párrafo (adquisición), 135 (intereses) y 139, fracción I (premios); 145, párrafos tercero y cuarto (demás ingresos) de la Ley del ISR.
- Artículos 29, primer párrafo y 29-A, segundo párrafo del Código Fiscal de la Federación (CFF).
- Artículos 32, fracción V y 33, segundo párrafo de la Ley del IVA.
- Artículo 5-A de la Ley del IEPS y la regla 3.1.15., fracción I, último párrafo.
Casos Comunes de Retención de Impuestos
Los casos más frecuentes de retención en el entorno empresarial mexicano son:
| Concepto de Pago | Retención Aplicable |
|---|---|
| Honorarios a personas físicas | ISR 10% (o tarifa según el caso) |
| Arrendamiento de inmuebles a personas físicas | ISR 10% sobre el pago |
| Servicios de personas físicas con actividad empresarial | ISR e IVA según el servicio |
| Pagos a plataformas tecnológicas | ISR variable según ingresos |
| Servicios de construcción o mano de obra | ISR e IVA parcial |
Cómo Obtener o Emitir la Constancia de Retenciones
Para Quien Recibe el Pago (Receptor)
Si eres la persona física o moral que recibió un pago con retención, puedes obtener la constancia siguiendo estos pasos:
- A través del portal del SAT:
- Accede al portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Inicia sesión con tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y contraseña o firma electrónica (e.firma).
- Dirígete al menú de "Constancias" y selecciona "Constancia de Retenciones".
- Elige el período fiscal deseado y genera el documento.
- Descarga el archivo PDF y guárdalo en tu dispositivo o imprímelo directamente.
- A través del sistema de nómina del empleador: En algunas empresas, la constancia puede ser generada y proporcionada a través del sistema de nómina interno. Solicita la constancia a tu departamento de recursos humanos si está disponible en el sistema interno de la empresa.
- Acudiendo a las oficinas del SAT:
- Programa una cita en el portal del SAT o por teléfono.
- Asiste a la cita con tu identificación oficial y RFC.
- Solicita la constancia de retenciones en persona, y el personal del SAT te proporcionará el documento.
- Consulta con el empleador: En algunos casos, el empleador puede proporcionar la constancia directamente a sus empleados. Contacta a tu departamento de recursos humanos para solicitar la constancia si tu empleador gestiona estos documentos.
Para Quien Realiza la Retención (Retenedor)
Si la empresa es quien retiene, debe generar y entregar el CFDI de retenciones al proveedor o prestador de servicios. Esto se hace a través del sistema de facturación o mediante el propio portal del SAT, y el documento debe incluir el RFC de ambas partes, el monto retenido y el periodo.
Pasos para Emitir el CFDI de Retenciones en el SAT
- Ingresar al portal del SAT con RFC y contraseña o e.firma.
- Acceder al apartado de facturación o declaraciones informativas.
- Seleccionar la opción de CFDI de retenciones e información de pagos.
- Capturar los datos del receptor, el tipo de retención, el monto y el periodo.
- Emitir el CFDI de retenciones y enviarlo al proveedor o prestador de servicios.
El Papel de Recursos Humanos y Nómina en la Gestión de Retenciones
El departamento de recursos humanos juega un papel crucial en la gestión de la Constancia de Retenciones:
- Generación del documento: Es responsable de generar la Constancia de Retenciones para los empleados, asegurando que todos los detalles sobre las retenciones fiscales realizadas durante el año sean correctos y estén actualizados.
- Verificación de datos: Antes de emitir la constancia, el departamento verifica que todos los datos sobre las retenciones, ingresos y deducciones sean precisos. Esto garantiza que el documento refleje correctamente la situación fiscal de cada empleado.
- Entrega a los empleados: Recursos humanos se encarga de proporcionar la Constancia de Retenciones a los empleados, ya sea de manera física o digital. Es esencial que los empleados reciban esta constancia a tiempo para preparar sus declaraciones fiscales.
- Asesoramiento fiscal: El departamento puede ofrecer asesoramiento o información sobre cómo utilizar la constancia para la preparación de declaraciones fiscales y responder a cualquier duda que los empleados puedan tener.
- Cumplimiento legal: Recursos humanos asegura que la emisión de la constancia cumpla con las obligaciones fiscales y legales establecidas por el SAT, evitando posibles sanciones por errores u omisiones.
- Registro y archivo: Mantiene un registro y archivo de las constancias emitidas para futuras referencias y auditorías, garantizando la disponibilidad de la documentación en caso de revisiones fiscales.
Cómo Verificar una Constancia o CFDI de Retenciones
Cuando ya tienes un comprobante y lo que quieres es confirmar que sí está certificado por el SAT, la ruta correcta es el verificador de CFDI de Retenciones e Información de Pagos. Ese servicio permite consulta por folio fiscal o por archivo XML y no requiere autenticación.
Datos Solicitados por el Verificador del SAT
- Si validas por folio, el SAT pide folio fiscal, RFC emisor, RFC receptor y los dígitos de seguridad.
- Si validas por archivo, pide el XML y los dígitos de seguridad.
¿Qué Hacer si el RFC Receptor No Aparece en el CFDI?
El propio verificador del SAT indica que, si la factura no contiene el RFC del receptor, ese campo se deja en blanco.
Diferencias Clave: "Constancia de Retenciones" vs. "CFDI de Retenciones e Información de Pagos"
Un punto de confusión frecuente es la diferencia entre la constancia de retención tradicional y el CFDI de retenciones e información de pagos. “Constancia de retenciones” es el nombre que más usa la gente. El SAT, en cambio, separa el tema por herramienta o documento.
La diferencia práctica es importante: si la empresa retiene impuestos pero no emite el CFDI de retenciones correspondiente, el proveedor no podrá acreditar esa retención en su declaración anual, lo que puede generar un pago doble de impuestos o un rechazo por parte del SAT.
Tipo de Constancia Según tu Caso
A continuación, se presenta una síntesis de las rutas oficiales que el SAT publica para nómina, consulta de ingresos y esquema de CFDI de retenciones:
| Perfil | Documento a Buscar | Dónde Revisarlo o Validarlo |
|---|---|---|
| Asalariado | CFDI de nómina y Visor de nómina | Visor de nómina y recuperación de CFDI |
| Honorarios o arrendamiento | Consulta de ingresos y retenciones; en los supuestos del SAT, también CFDI de Retenciones | Consulta SAT, recuperación de CFDI y verificador |
| Inversiones, intereses, dividendos, premios | CFDI de Retenciones e Información de Pagos | Recuperación de factura y verificador SAT |
| Pagos a extranjeros | CFDI de Retenciones con complemento de Pagos a Extranjeros | Recuperación de factura y verificador SAT |
Errores Comunes al Emitir o Solicitar la Constancia de Retención
- No emitir la constancia en tiempo y forma: Muchas empresas realizan la retención correctamente en su contabilidad, pero olvidan generar y entregar el CFDI de retenciones al proveedor. Esto puede derivar en inconsistencias en la declaración del proveedor y en una posible revisión por parte del SAT.
- Usar documentos en formato libre en lugar del CFDI de retenciones válido: Desde que el SAT exige el comprobante digital timbrado, un documento Word o PDF sin sello digital no tiene validez fiscal. El proveedor que lo recibe no puede usarlo para acreditar la retención.
- No conciliar retenciones enteradas al SAT con constancias emitidas: Si hay diferencias entre lo declarado y lo documentado, el SAT puede solicitar aclaraciones o generar créditos fiscales que complican la operación. Estas diferencias también impactan las deducciones personales en la declaración anual o el proveedor que recibió el pago.
Retención de ISR vs. Pagos Provisionales: Una Aclaración
Es importante diferenciar la retención de ISR de los pagos provisionales. No son lo mismo. Cuando una persona física trabaja para una empresa como parte de una relación laboral, el ISR retenido es un monto que el empleador descuenta directamente del salario del trabajador. Esa retención es una obligación del patrón, quien debe enterarla al gobierno a través del SAT.
En cambio, los pagos provisionales aplican, por ejemplo, a quienes prestan servicios profesionales, rentan inmuebles, o tributan bajo el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO). Aquí, la persona es responsable de calcular el ISR, presentar su declaración mensual y cubrir el impuesto correspondiente.
Ambos conceptos impactan en el cálculo del ISR anual y en el posible saldo a favor que puede solicitarse en la declaración anual. En el caso de que seas persona física con actividad empresarial o bajo el RESICO, y no se haya aplicado la retención correspondiente, puedes regularizarte al presentar los pagos provisionales.
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