Todos los sectores profesionales se han visto afectados de una forma u otra por la tecnología. Abogados, profesores, trabajadores de la construcción e incluso contables utilizan la tecnología para facilitar sus tareas y hacer la vida más fácil. Si estás aprendiendo contabilidad y finanzas, en este artículo Superprof describe los diferentes tipos de sistemas de contabilidad que hay disponibles online y las ventajas y desventajas más comunes.
Programas de Contabilidad Recomendados
Mantener tus finanzas personales o comerciales en orden es indispensable. La facturación debe realizarse correctamente para que las facturas se envíen a tiempo; los estados financieros deben redactarse para posibles auditorías; los formularios de impuestos deben completarse, y los flujos de efectivo deben estar organizados para pronosticar correctamente el futuro de la empresa. Gracias a la tecnología moderna, todas estas tareas de contabilidad ahora se pueden completar más fácilmente que antes. Los programas de contabilidad se han creado para ayudar a los empresarios a realizar tareas de contabilidad de manera más eficiente.
FreshBooks
FreshBooks es considerado por muchos expertos del sector de la contabilidad como el mejor programa para propietarios de pequeñas empresas, compañías, agencias y asesorías. La interfaz es muy fácil de usar, ya que fue diseñada para no contables, y tiene muchas funciones. Cualquiera puede enviar a sus clientes facturas con un aspecto profesional en cuestión de minutos. La función de gastos disponible en el sitio web hace que el seguimiento de los gastos sea increíblemente accesible para todos y te hará decir adiós a los montones de recibos desorganizados que tienes en tu despacho. Otras características son el seguimiento del tiempo, proyectos, pagos e informes que se incluyen en el sitio web para hacerte la vida más fácil.
Con la aplicación móvil de FreshBooks podrás trabajar en tu contabilidad desde cualquier parte del mundo. Se puede descargar de la App Store o Google Play Store. Si todo esto te parece interesante, puedes probar FreshBooks durante 30 días de forma gratuita. Después de la prueba de 30 días, puedes elegir entre la opción lite, plus o premium.
Quickbooks de Intuit
Descargar la aplicación de Quickbooks es una excelente idea. ¡Es como tener un contable en el bolsillo! Quickbooks online es un software de contabilidad para pequeñas empresas que ha sido líder en la industria financiera durante décadas. Se puede usar en cualquier ordenador o como una app en cualquier smartphone. Hay una prueba gratuita de 30 días.
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Se ofrecen tres planes para organizar mejor la contabilidad de las pequeñas empresas. El plan Simple Start cuesta 8 dólares mensuales se recomienda para autónomos y contratistas independientes; el plan Essentials cuesta 12,50 dólares y el plan Plus cuesta 17 dólares. Los dos últimos planes se recomiendan para pequeñas empresas y empresas registradas a efectos del IVA. Algunas características notables de estos planes incluyen soporte técnico gratuito 24/7, una configuración sencilla y la opción de cancelar en cualquier momento. El plan Essentials tiene muchas funciones útiles como facturación, seguimiento de gastos, gestión de pagos, cálculo del IVA, gestión de nóminas y pensiones. ¡Es como tener un contable en el bolsillo!
Quickbooks es realmente un salvavidas que evita que las personas pierdan tiempo en otros métodos de contabilidad empresarial.
Contabilidad en la Nube de Sage
Se trata de un líder de la industria. Algunos aspectos destacados de este software de contabilidad incluyen una interfaz que se presenta de manera ordenada y fácil de usar, un excelente servicio al cliente y una prueba gratuita de 30 días. Sage satisface las necesidades de los propietarios de pequeñas empresas y contables con unas tarifas competitivas.
Las características de su plan de contabilidad más completo incluyen módulos para administrar cotizaciones, facturas, gestión y envío de IVA online, tarifas bancarias inteligentes, pronóstico de flujo de caja, informes detallados, soporte de divisas y seguimiento de proyectos. Si el plan de contabilidad principal de Sage es demasiado sofisticado para tu pequeña empresa, existe un plan básico llamado Accounting Start que incluye todas las características necesarias para aquellos que acaban de empezar en el mundo empresarial. El software de Sage lo puedes usar en casa en tu ordenador o mientras viajas usando tu móvil.
Bitrix24
El propietario de una pequeña empresa haría bien en utilizar un software de contabilidad para realizar múltiples tareas de manera eficiente. Bitrix 24 es un software de contabilidad gratuito que actualmente utilizan más de 4 000 000 de empresas en todo el mundo. Está disponible en 12 idiomas diferentes, tiene características atractivas e ilimitadas como clientes potenciales, ofertas, contactos, empresas, cotizaciones, facturas y programación de citas.
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Hay documentación y webinars para formar a personas curiosas sobre el software CRM. Es un método muy recomendado de contabilidad gratuita que es perfecto para los nuevos propietarios de pequeñas empresas que no tienen mucho capital y dinero extra para gastar en otro software.
Muchos de los programas de contabilidad que hemos mencionado ofrecen tutoriales, soporte técnico y valiosos consejos para realizar un seguimiento de las facturas, la facturación online, la elaboración de presupuestos y utilizar la tecnología de manera más eficaz.
Ventajas y Desventajas de los Programas de Contabilidad
Como todo en la vida, existen ventajas y desventajas en el uso de programas de contabilidad. Ningún método o software es perfecto. Por lo tanto, los contables, los profesionales de las finanzas y los propietarios de pequeñas empresas deben tener la mente abierta y probar varios métodos de contabilidad y software diferentes antes de decidir cuál es el que mejor se adapta a ellos. Para ayudar a los empresarios y aquellos que trabajan en la industria financiera a tomar una buena decisión sobre si seguir con libros reales o cambiar a lo digital, vamos a ver las ventajas y desventajas de usar programas de contabilidad. Es importante señalar que las siguientes observaciones son de profesionales que se han tomado el tiempo de probar un nuevo software de contabilidad y proporcionar declaraciones imparciales a los interesados.
Ventajas de utilizar un software de contabilidad:
- Mayor eficiencia y velocidad: con los programas de contabilidad, las tareas simples como crear una factura, administrar el inventario o realizar un seguimiento de un libro mayor se realizan de manera más eficiente. Incluso los procesos de contabilidad más exigentes y que requieren más trabajo se pueden realizar de forma automatizada usando programas de contabilidad. Toda la planificación basada en la contabilidad se vuelve más rápida. Las declaraciones y los informes se pueden completar con un par de clics, lo cual agrada a clientes y empresarios.
- Información de fácil acceso: los programas de contabilidad online son sencillos para que otros accedan a la información contable fuera del lugar de trabajo. Los propietarios de pequeñas empresas también pueden crear facturas y registrar los gastos diarios en cualquier lugar con un software de contabilidad para smartphones.
- Copias de seguridad de toda la información: la contabilidad automatizada te permite introducir manualmente toda la información contable esencial y hacer una copia de seguridad para futuras referencias. Tener una copia impresa de todas las transacciones de tu cuenta y una copia de seguridad paralela es posible con los programas de contabilidad, pero no con la contabilidad manual.
Hay muchas más ventajas de los programas de contabilidad, pero los beneficios que hemos mencionado son las características más apreciadas de las herramientas de contabilidad online.
Desventajas de los programas de contabilidad empresarial:
- Gasto: cualquier software de contabilidad que decidas elegir siempre será más caro que un sistema basado en papel. Los sistemas de contabilidad online deben pagarse mensualmente o anualmente para seguir accediendo a la información financiera. Es importante tener en cuenta que una suscripción mensual a uno de los mejores programas de contabilidad online puede resultar cara.
- Implementación: los registros manuales son mucho más fáciles de configurar y pueden ser mucho más adaptables que la contabilidad computarizada. También es importante tener en cuenta que para configurar correctamente un sistema de software de contabilidad necesitarás la ayuda de un contable o proveedor de software, y esto a veces puede resultar bastante caro y difícil de entender.
- Problemas de seguridad y rendimiento: si bien la tecnología de contabilidad basada en la nube puede ser tu mayor aliado como propietario de una pequeña empresa, hay muchos piratas informáticos que intentarán robar tu valiosa información financiera. Los problemas de ciberseguridad no son los únicos problemas, ya que los virus informáticos y los fallos del ordenador pueden hacer que pierdas toda la información que introdujiste en el software de contabilidad.
Utilizar un programa de contabilidad o no es una elección que tendrán que tomar muchas personas o corporaciones para llevar sus negocios al siglo XXI. ¿Tú qué opinas?
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Automatización Contable: Una Herramienta Tecnológica
Este artículo se realizó con el propósito de explorar los supuestos que conforman la automatización contable, como herramienta tecnológica para simplificar los procesos de contabilidad en las organizaciones, para ello se desarrolló una investigación documental apoyada en un diseño bibliográfico en el cual se tomaron varios conceptos para su indagación, emitiendo una postura como investigador por cada uno de ellos.
De allí, la importancia de la exploración de los supuestos que conforman la automatización contable como herramienta tecnológica para simplificar los procesos de contabilidad en las organizaciones.
Definición de Automatización
Según LOGICBUS (2018), la automatización es el conjunto de elementos, procesos informáticos, mecánicos y electromecánicos que operan con mínima o nula intervención del ser humano. Así mismo, de acuerdo a Quiminet.com (2008), el término automatización se refiere a una amplia variedad de sistemas y procesos que operan con mínima, incluso sin intervención del ser humano.
Por su parte, Almazán (2008), señala que la automatización, es un sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas por seres humanos, y para controlar la secuencia de las operaciones sin intervención humana.
De la revisión teórica realizada con anterioridad, se puede inferir, que la automatización es una metodología aplicada por medio de procesos establecidos en las organizaciones, que contribuye de manera significativa con la mejora continua de cada área o departamento, agilizando los métodos y maneras de ejecutarlos.
Definición de Contabilidad
El Instituto Americano de Contadores Públicos, citado por Fundamentos de Contabilidad I (2011), define la Contabilidad como el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son, en parte al menos, de carácter financiero, así como de interpretar los resultados obtenidos.
En consecuencia, se puede asegurar, la contabilidad es la ciencia y arte, del manejo de los números, donde son catalogados, clasificados y registrados, con la finalidad de efectuar un análisis de la situación financiera de las organizaciones, que contribuya a una toma de decisiones acertada de acuerdo a las situaciones evidenciadas en la empresa, al momento de conocer los resultados arrojados.
¿Qué ventajas ofrece la Automatización Contable?
De igual manera el Grupo IGN (2017), plantea que dentro de las ventajas de la automatización contable están: ahorro de tiempo, seguridad de la información, control de la situación de la empresa, distribución efectiva de información, reducción de errores, modernización del departamento, impulso de la productividad, más tiempo para cuestiones estratégicas, facilidad de uso y mejor accesibilidad.
En contraposición, para la revista Digital INESEN (2016), la automatización contable presenta inconvenientes, pero son más propios del uso de las tecnologías que la automatización contable propiamente dicha.
Como se puede apreciar, la automatización contable ha sido un enorme adelanto innovador y de gran ayuda para las organizaciones, pero aún queda mucho por avanzar en este particular.
Herramientas Tecnológicas en la Contabilidad
Según Lauraplata (2011), las herramientas tecnológicas, son programas y aplicaciones que pueden ser utilizadas por muchas personas, fácil de usar y sin pagar nada. Estas herramientas están a disposición de todas las personas, ofreciendo intercambiar información y conocimiento.
Las herramientas tecnológicas permiten el intercambio de experiencia, estudios e investigación en el interior de las organizaciones así como con su entorno.
El más utilizado es Word, se trata de un procesador de texto, permitiendo desarrollar trabajos, informes, notas, cuentos, entre otros, con corrector de ortografía incluido. Power Point es el principal generador de presentaciones multimedia, se pueden incluir textos, videos, gráficos, organigramas, sonido, tablas, imágenes, entre otros. Para el diseño de folletos, tarjetas personales, volantes, boletines e invitaciones se hace uso de Publisher. La plantilla de cálculo que permite hacer varias operaciones matemáticas de manera automática más utilizada es Excel.
Proceso Contable
Picazo (2012), se entiende por registro contable a la acción en donde se anota el impacto que producen las transacciones económicas en las cifras de una entidad. Debiéndose hacer en los libros y auxiliares correspondientes (libro diario, mayor y auxiliares respectivos).
De igual forma, agrupa las cuentas basándose en las estructuras del balance de situación y cuenta de resultados.
Contabilidad Manual vs. Contabilidad Sistematizada
La masificación del uso de las computadoras no dejó atrás a la contabilidad. Miles de empresas en el mundo aprovechan las ventajas que implica tener un sistema automatizado de registros contables, aunque otras continúan con la forma tradicional. Una de las más resaltantes diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada es el soporte. Mientras que en el primer método se utilizan libros y papeles físicos, en el segundo se recurre a los dispositivos electrónicos.
Una de las ventajas de este último sistema es que implica un menor esfuerzo para mantener los libros actualizados y al día. En la contabilidad sistematizada el programa está diseñado para hacer las operaciones matemáticas necesarias relacionadas con una transacción.
Una de las principales diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada es que, en la primera, el contador debe mantener una larga relación con cada una de las transacciones, registrándola en libros y procesos correspondientes. La única posibilidad de hacer respaldos en los procesos manuales es duplicando los libros, otra de las diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada.
Miskuentas: La Automatización Hecha Contabilidad
“Miskuentas la automatización hecha contabilidad. El único software contable con funciones 100% automatizadas y funcional para cualquier empresa o negocio, olvídate de funciones manuales con miskuentas”.
La automatización contable es una ventaja vista desde todos sus ángulos. Lo vimos en la llegada del CFDI 3.3, la facturación electrónica solo fue la introducción al sistema digitalizado de los documentos y el inicio de la contabilidad electrónica.
En el mercado actual mexicano tenemos ejemplos de esto, el más evidente caso de éxito de la autentifica automatización contable es el de miskuentas.
Aspectos diferenciadores de miskuentas:
- Software contable en la nube y sin descargas
- Software intuitivo y fácil de usar
- Contabilidad que no solo es electrónica, también es automatizada
De tal manera que miskuentas está revolucionando el mercado de los sistemas contables en México, manteniéndose a la vanguardia mediante la constante mejora continua, con el único propósito de satisfacción del usuario y sabiendo que el contador no es un consumidor fácil de satisfacer. Bajo esa premisa precisamente, es correcto definir a miskuentas como la automatización hecha contabilidad.
Consejos de Contabilidad para Pequeñas Empresas
Estos son algunos consejos contables que las pequeñas empresas deben tener en cuenta.
Separa los gastos personales de los del negocio
Mantener separados los gastos comerciales y personales es la regla más importante de la contabilidad empresarial. Esto simplifica la contabilidad, lo que facilita el seguimiento de los ingresos y gastos, la preparación de estados financieros y la presentación de impuestos. También protege tus activos personales y proporciona una imagen más precisa de la salud financiera de tu empresa.
Usa un software de contabilidad
Este software puede ser de gran ayuda para las pequeñas empresas que luchan con la gestión financiera. La contabilidad manual es propensa a errores y puede llevar mucho tiempo, mientras que el software contable automatiza estos procesos. Esto reduce el riesgo de error humano y libera tiempo para actividades estratégicas.
Crea un presupuesto
Un presupuesto bien elaborado proporciona información sobre tu situación financiera, lo que te permite identificar áreas en las que puedes reducir costos, invertir en crecimiento o ahorrar para el futuro. Veamos más de cerca a cómo crear un presupuesto que funcione para tu pequeña empresa.
Automatiza los procesos manuales
La automatización aborda las tareas repetitivas y rutinarias. Al automatizar los procesos manuales rutinarios que consumen mucho tiempo, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir el riesgo de errores humanos, disminuir los costos de gastos administrativos y mano de obra, y generar satisfacción en los empleados al liberar su tiempo para esfuerzos más estratégicos.
Estas son algunas de las áreas en las que la automatización puede tener un gran impacto:
- Facturación
- Nómina
- Seguimiento de gastos
- Entrada de datos
- Programación de redes sociales
Mantén registros detallados
El mantenimiento de registros detallados ayuda a tu empresa a tomar decisiones informadas, cumplir con los requisitos de auditoría, y abordar y resolver rápidamente cualquier disputa con clientes, proveedores o empleados. La revisión de estos registros puede ayudarte a elaborar estrategias sobre cómo reducir costos, optimizar las operaciones y aumentar la rentabilidad. Mantener registros exhaustivos también ayuda a crear una reputación sólida, proyectando confiabilidad y transparencia.
Comprende las leyes de impuestos sobre las ventas
Las tasas y las normas del impuesto sobre las ventas pueden variar incluso dentro de las localidades. Como propietario de una pequeña empresa, debes mantenerte actualizado sobre las leyes de impuestos sobre las ventas que se aplican a tus productos o servicios específicos, ubicación y clientes. El incumplimiento de estas reglamentaciones puede provocar multas y sanciones importantes, poniendo en riesgo tu negocio.
Categoriza los gastos
La categorización de los gastos simplifica el registro en libros y proporciona información valiosa sobre tus patrones de gastos. Estas son algunas de las formas en las que la categorización de gastos puede ayudar a tu negocio.
Gestiona el flujo de caja
Gestionar el flujo de caja de tu empresa es clave para la contabilidad de pequeñas empresas. Estas son algunas formas de administrar tu efectivo de manera efectiva.
Elige el método contable adecuado
El método contable que elijas determina cómo registras los ingresos y los gastos, lo que a su vez afecta tus informes financieros y tus obligaciones fiscales. Los dos métodos contables principales son el método de caja y el de valor devengado, y cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas.
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