Llevar la contabilidad de una empresa de manera efectiva es fundamental para su éxito y crecimiento. La contabilidad para pequeños negocios es un conjunto de actividades financieras para el procesamiento, la medición y la comunicación de las finanzas de un negocio. Contabilizar consiste, básicamente, en hacer asientos contables de todas las operaciones que realice la empresa. La contabilidad es un proceso de alto nivel que analiza el progreso del negocio y da sentido a los datos que se compilan en los estados financieros.
Fundamentos para la gestión contable
Para llevar la contabilidad se necesita un programa contable y los justificantes de las operaciones. Hacer los asientos contables que correspondan por cada documento y conciliar los bancos son tareas esenciales. Es la anotación con la que se registran en la contabilidad las operaciones económicas que realiza la empresa. Por ejemplo, cargar es anotar en el debe de un asiento contable, mientras que abonar es anotar en el haber de un asiento contable.
Muchas tiendas en línea comienzan siendo unipersonales, pero llega un momento en que tiene sentido contratar ayuda externa. Como propietario de una pequeña empresa, deberás entender los principios de contabilidad y considerar trabajar con profesionales contables o asesores financieros para obtener orientación especializada.
Consejos prácticos para una gestión eficiente
- Separa las finanzas personales de las empresariales: abre cuentas bancarias separadas para evitar confusiones y proteger tus activos.
- Registra todas las transacciones: hazlo de manera regular y precisa.
- Lleva un seguimiento detallado de los gastos: esto incluye comidas, viajes, vehículos y gastos de oficina en casa.
- Realiza análisis financieros: revisa periódicamente el balance, el estado de resultados y el flujo de efectivo.
Herramientas y métodos contables
Cuando empieces, puedes usar una hoja de cálculo, pero a medida que crezcas, deberás plantearte métodos más avanzados como software especializado. Todo propietario de negocio necesita un buen software de contabilidad para registrar transacciones financieras y ahorrar tiempo. Las ventajas que conlleva trabajar con un programa en la nube son importantes, ya que te despreocupas de copias de seguridad, actualizaciones y ocupación de espacio.
Software recomendado para PYMES
| Software | Características principales |
|---|---|
| Xero | Basado en la nube, ideal para conectar con asesores y comprobar la salud financiera. |
| QuickBooks | Muestra todos los costes, inventario y ventas con automatización integrada. |
| Wave | Solución basada en la web con función de conciliación bancaria en tiempo real. |
| FreshBooks | Enfocado en la gestión de facturas y transacciones para pequeños negocios. |
Obligaciones legales y libros oficiales
Las empresas que están obligadas a llevar la contabilidad deben elaborar los libros oficiales: el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales. El libro diario es el que contiene todos los asientos contables del ejercicio económico. Técnicamente, en España se requiere el uso del método de devengo, donde los ingresos y gastos se reconocen cuando ocurre la transacción, incluso si el efectivo aún no ha entrado o salido del banco.
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Recursos formativos y lectura recomendada
Los libros de contabilidad son un recurso esencial para mantenerse al día de las metodologías y herramientas del sector. Si estás interesado en formarte por tu cuenta, existen manuales muy enfocados a la contabilidad para principiantes:
- El Memento Contable 2021: Analiza de forma rigurosa la materia contable y el Plan General Contable para PYMES.
- Manual de dirección de finanzas: Profundiza en la planificación, el control y la gestión de los recursos.
- Libros de casos prácticos: Ideales para realizar un análisis económico global de la gestión de la empresa.
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