La contabilidad es una técnica que facilita la generación de información financiera clave. Los usuarios de esta información pueden ser accionistas, administradores y terceros (autoridad fiscal) que requieren datos para la toma de decisiones y como apoyo en la vigilancia del cumplimiento fiscal de los contribuyentes. Comenzaremos señalando lo que la Norma de Información Financiera NIF A-1, “Marco Conceptual de las Normas de Información Financiera”, señala en sus párrafos 13.1.
El Libro Diario: Fundamento de la Contabilidad
El libro diario es una parte integral de la contabilidad de una empresa. Actúa como una especie de diario financiero, al proporcionar una crónica detallada y en tiempo real de las actividades económicas de la empresa.
¿Qué es el libro diario?
El libro diario, también conocido como diario contable o diario general, es un registro financiero donde se anotan todas las operaciones comerciales y financieras de una empresa en el orden en que ocurren. Cada transacción se registra en términos de debe (débito) y haber (crédito), y se proporciona una breve descripción de la transacción, además de los correspondientes importes.
¿Para qué sirve el libro diario?
El propósito principal del libro diario es mantener un registro histórico completo y detallado de todas las transacciones financieras que ocurren en el seno de una empresa. Este registro proporciona una visión clara y precisa de todas las actividades comerciales, facilitando el seguimiento y el control de las operaciones financieras. Además, sirve como base para la preparación de otros informes financieros y documentos contables.
¿Quién debe de realizar el libro diario?
El libro diario debe ser llevado por cualquier empresa o persona que realice una actividad económica, ya sea un negocio, una asociación, una institución pública o un profesional independiente. De hecho, en la mayoría de países, es un requisito legal. En la práctica, este libro es realizado por contables o profesionales de la contabilidad que trabajan para la empresa. También pueden realizarlo gestorías que trabajan para una determinada empresa como un servicio externalizado.
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¿Cuál es la estructura del libro diario?
La estructura del libro diario es fundamental para entender cómo funciona y cómo puede proporcionar una imagen clara y precisa de las transacciones financieras de una empresa. Aunque puede variar dependiendo de las normativas de cada país, a continuación, describiremos la estructura básica comúnmente aceptada:
- Fecha de la transacción: Cada entrada comienza con la fecha en que se realizó la transacción. Esto permite un seguimiento cronológico de las operaciones de la empresa y facilita la identificación de patrones o anomalías en las actividades financieras.
- Código de la cuenta: El código de la cuenta se refiere al número asignado a cada cuenta en el sistema contable de la empresa. Este código permite identificar fácilmente la cuenta afectada por la transacción.
- Nombre de la cuenta: Junto al código, se debe especificar el nombre de la cuenta que está siendo debitada o acreditada. Algunos ejemplos comunes de nombres de cuentas podrían ser «Caja», «Bancos», «Inventario», «Cuentas por Cobrar», «Cuentas por Pagar», entre otros.
- Debe: La columna «Debe» o «Débito» se utiliza para anotar los aumentos en las cuentas de activos o gastos, o las disminuciones en las cuentas de pasivos, ingresos o capital.
- Haber: La columna «Haber» o «Crédito» se utiliza para anotar las disminuciones en las cuentas de activos o gastos, o los aumentos en las cuentas de pasivos, ingresos o capital.
- Descripción de la Transacción: Cada entrada en el libro diario debe ir acompañada de una breve descripción de la transacción. Esta descripción debería proporcionar suficiente información para entender la naturaleza de la transacción sin tener que referirse a otros documentos.
¿Cómo hacer un libro diario?
Para hacer un libro diario, debes seguir estos pasos:
- Registra la fecha de la transacción.
- Escribe una descripción breve y clara de la transacción.
- Indica las cuentas afectadas por la transacción y si estas son debitadas o acreditadas.
- Anota las cantidades correspondientes a cada cuenta, tanto en el debe como en el haber.
¿Qué formato debe tener el libro diario?
Aunque, tradicionalmente, el libro diario se ha presentado en formato físico, impreso y encuadernado, el actual estado de la tecnología en cuanto a soluciones de contabilidad online ha facilitado la evolución al entorno digital. En la actualidad, el propio Registro Mercantil, en su sección de «Legalización de libros», facilita su presentación telemática, siendo esta la mejor forma de presentar el libro diario. Para ello, es necesario descargar el programa «Legalia» y «RLegalia» para firmarlo.
¿Cuánto tiempo debe conservarse el libro diario?
El tiempo de conservación del libro diario puede variar dependiendo de la legislación de cada país. No obstante, en España, y según la Ley General Tributaria, los documentos justificantes de ingresos y gastos, contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, así como la contabilidad en sus libros diario y balances, deben guardarse 4 años. No obstante, aunque esa es la regla general, existe otra normativa que extienden este plazo. El Código de Comercio, por ejemplo, extiende la obligación hasta los seis años, y la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de Diciembre, que modificó el Código Penal en materia de lucha contra el fraude fiscal, eleva ese plazo hasta los 10 años. Es decir, si no quieres tener problemas legales, lo mejor es que conserves tus libros diarios durante un plazo de, al menos, una década.
Diferencia entre libro diario y libro mayor
Aunque muchas personas utilizan de manera indistinta ambos conceptos, existen algunas diferencias significativas entre ellos. Así, mientras que el libro diario registra las transacciones en orden cronológico, el libro mayor las organiza por cuentas. Es decir, en el libro diario se anota cada transacción en el orden cronológico en que ocurren, mientras que en el libro mayor se reúnen todas las transacciones relacionadas con una cuenta específica, como «Caja», «Bancos» o «Ventas».
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Contabilidad del IVA en el Libro Diario
Registro Básico del IVA
En esta cuenta se registra el IVA que los proveedores trasladan a través de los actos gravados que ellos realizan. El IVA deducible de las compras lo reflejas cargando la cuenta 472. Hacienda Pública, IVA soportado o de la 477. Hacienda Pública, IVA repercutido.
Determinación y Liquidación del IVA
Una vez que el contribuyente determine el pago mensual definitivo de IVA, restando del IVA cobrado el IVA pagado, el contribuyente determinará una diferencia a cargo o un saldo a favor. En estas cuentas se deberá registrar el resultado de la determinación del pago provisional, es decir, el IVA a cargo o el IVA a favor, traspasando los importes correspondientes de las cuentas de IVA cobrado e IVA pagado. En el momento de la liquidación, cargarás la cuenta 477 y abonarás la cuenta 472. Cuando el deducible sea menor que el repercutido, reflejarás la diferencia abonando la cuenta ‘4750. Hacienda Pública, acreedora por IVA’. Si el IVA deducible es superior al repercutido, tendrás derecho a compensarlo en futuras liquidaciones. El crédito frente a la Hacienda Pública lo reflejarás cargando la cuenta ‘4700. Hacienda Pública, deudora por IVA’. En la última liquidación, ya no puede haber importes a compensar. Una de las posibilidades es que corresponda una devolución. En las grandes empresas, los acogidos al REDEME y otros sujetos del SII, la liquidación es mensual. En ese caso, la contabilidad del IVA será semejante. Sin embargo, no habrá importes a compensar en futuras liquidaciones si el IVA deducible es superior al repercutido.
Ajustes de IVA al Cierre del Ejercicio
En este post con contenido actualizado te explicamos qué ajustes en la contabilidad del IVA debes realizar antes del cierre del ejercicio. Al realizar el cierre contable y fiscal, uno de los ajustes clave tiene que ver con la contabilidad del IVA. Más allá, el cierre es un momento muy trascendente para efectuar otros ajustes y algunas comprobaciones. El IVA es un impuesto que puede estar sujeto a muchos ajustes. Algunos de ellos se realizan al cierre; otros, cuando se tiene constancia o cuando se da alguna circunstancia concreta. No obstante, esto último puede coincidir con el cierre porque es un momento propicio para realizar comprobaciones.
Si realizas actividades tanto exentas como no exentas, deberás aplicar la regla de la prorrata. A lo largo del ejercicio, habrás aplicado la prorrata provisional y, con ella, un determinado porcentaje al IVA soportado. Al cierre, al determinar la prorrata definitiva, el mayor o menor IVA deducible no modificará el precio de adquisición de los bienes y servicios adquiridos. Si la prorrata definitiva es más elevada que la provisional, cargarás la cuenta ‘472. Hacienda Pública, IVA soportado’ con abono a las cuentas 6391 y 6392. En la cuenta ‘6391. Ajustes positivos en IVA de activo corriente’ incluirás el mayor IVA deducible en el activo corriente. Si la prorrata definitiva es más reducida que la provisional, cargarás las cuentas 6341 y 6342 con abono a la cuenta ‘472. Hacienda Pública, IVA soportado’. En la cuenta ‘6341. Ajustes negativos en IVA de activo corriente’, anotarás el menor IVA deducible en el activo corriente.
Al cierre, puede que tengas que practicar ajustes positivos o negativos en el IVA por diferencias importantes en la prorrata. Tanto si son errores de hecho como de derecho pueden tener consecuencias en el IVA. Si así es, el cargo o abono de la cuenta ‘472. Hacienda Pública, IVA soportado’ o de la ‘477. Hacienda Pública, IVA repercutido’ será necesario.
Lea también: Ejemplos de Asientos de Diario
Hay circunstancias que pueden reclamar un replanteamiento de la contabilización de toda la operación. En algunos casos, eso implicará ajustes positivos o negativos en el IVA repercutido y en el soportado deducible. Además, puede haber una parte no deducible. Operaciones que quedan sin efecto. Como ves, muchas modificaciones vienen marcadas por la dinámica de las propias operaciones; otras, por errores.
Si a 31 de diciembre de 2023 no había pasado el plazo de tres meses que tenías para modificar la base imponible de un crédito incobrable, dispondrás de tres meses más, hasta completar los seis meses. Se permite la modificación de la base imponible de determinados créditos incobrables de destinatarios de operaciones que sean extranjeros.
Cerrar bien el IVA ayuda a evitar errores contables, fiscales y de facturación. En la memoria, tanto en el modelo abreviado como en el normal, hay un apartado de información fiscal. En el modelo normal, cualquier circunstancia significativa sobre otros tributos. Por tanto, no suele ser habitual encontrar en las memorias de las cuentas anuales demasiada información sobre el IVA, y menos en las de las pymes.
Ejemplo Práctico de Asientos con IVA en el Libro Diario
Supongamos una empresa que se dedica a la venta de productos por Internet a través de dropshipping. Es decir, actúa como un mero intermediario entre comprador y vendedor, vendiendo la mercancía justo después de recibir el pedido, pero sin mantener stock en ningún almacén, de manera que necesita recibir las zapatillas justo en el momento en el que un usuario hace un pedido. El día 1 de Agosto, un comprador realiza una compra por valor de 100€ más IVA, que paga al contado, que espera recibir un día después. La empresa, por su parte, compra a sus proveedores a 60 días esas zapatillas, pagando por ellas 85€, más IVA. En el momento de la compra, se realizan los siguientes asientos en el diario:
| Fecha | Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|---|
| 01/08/2023 | 600. Compras de mercaderías | 85 € | |
| 01/08/2023 | 472. HP IVA soportado | 17,85 € | |
| 01/08/2023 | 400. Proveedores | 102,85 € |
Posteriormente, en el mismo día, se contabiliza un ingreso por valor de 100 €:
| Fecha | Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|---|
| 01/08/2023 | 700. Venta de Mercaderías | 100 € | |
| 01/08/2023 | 477. HP IVA repercutido | 21 € | |
| 01/08/2023 | 572. Bancos | 121 € |
El día 2 de Agosto, el pedido llega al domicilio del comprador, y la empresa debe abonar al contado los gastos de transporte correspondientes, que ascienden a 3 € más IVA.
| Fecha | Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|---|
| 02/08/2023 | 624. Gastos de Transporte | 3 € | |
| 02/08/2023 | 477. HP IVA repercutido | 0,63 € | |
| 02/08/2023 | 572. Bancos | 3,63 € |
Pasados los 60 días, se abona la deuda pendiente con los proveedores y se cancela esa deuda comercial:
| Fecha | Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|---|
| 01/10/2023 | 400. Proveedores | 102,85 € | |
| 01/10/2022 | 572. Bancos | 102,85 € |
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