Desde 2015, México se ha convertido en un referente del control fiscal en América Latina tras la implementación de la contabilidad electrónica, un requisito exigido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
La contabilidad electrónica es la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos y de ingresar de forma mensual la información contable a través de la página de internet del SAT.
Muchos empresarios aún no están convencidos de implementar la contabilidad electrónica, pero deben saber que omitirla en realidad afecta prácticamente a todos.
Al adoptarla descubrirán que les sirve para tener una mejor administración de los reportes contables, además de un nulo gasto de papel, así como auditorías más rápidas y confiables.
Una manera sencilla de cumplir puntualmente con este requisito del SAT es la instalación de un software como Gestionix, que lleva tu contabilidad en la nube de manera segura y sencilla. Esta solución te ayuda a mejorar tu gestión de proyectos online y a automatizar tus procesos de contabilidad electrónica con aplicaciones de administración eficientes para tu empresa.
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¿Quiénes están obligados a la Contabilidad Electrónica?
Recuerda que el SAT es muy específico en las reglas que deben cumplir los contribuyentes. Por ello, la contabilidad electrónica es obligatoria para:
- Las personas morales, incluidas aquellas con fines no lucrativos.
- Las personas físicas con actividad empresarial, actividades profesionales con ingresos superiores a dos millones de pesos y arrendamiento (siempre y cuando no utilicen la aplicación Mis cuentas).
Excepciones a la Contabilidad Electrónica
El SAT también es claro respecto a quiénes no están obligados:
- La Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos de obreros y entidades de la administración pública paraestatal no están obligados a llevar contabilidad electrónica, excepto cuando realicen actividades empresariales.
- Las sociedades, asociaciones civiles autorizadas para recibir donativos deducibles (donatarias autorizadas) que hayan percibido ingresos en una cantidad igual o menor a dos millones de pesos y las asociaciones religiosas, siempre y cuando registren sus operaciones en Mis cuentas.
Componentes de la Contabilidad Electrónica
Si no estás en las excepciones, es mejor que conozcas qué archivos integran la contabilidad electrónica:
- Catálogo de cuentas: debes presentarlo una sola vez y cada vez que sea modificado.
- Balanza de comprobación: debes presentarla mensualmente en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos
- Información de pólizas y auxiliares: deberás presentarla solo cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.
Esta información contable se integrará con cortes mensuales en archivos XML con el detalle de la contabilidad electrónica, de acuerdo con lo establecido en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2015.
Requisitos Técnicos para Enviar la Contabilidad Electrónica al SAT
Para enviar tu contabilidad electrónica al SAT deberás contar con:
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- Firma electrónica vigente
- Archivo(s) XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura establecida
- Acceso a internet para realizar el envío
Una vez que tengas los archivos .ZIP con el detalle de tu contabilidad electrónica, debes ingresar a la página del SAT, a Trámites y Servicios, y en el Buzón Tributario tendrás que autenticarte con tu Firma Electrónica (Fiel), o bien con tu usuario y contraseña.
Beneficios de Implementar la Contabilidad Electrónica
Como puedes ver, tu reto ahora es hallar herramientas tecnológicas que te ayuden a convertir la contabilidad electrónica en un proceso sencillo que te permita:
- Cumplir con las disposiciones fiscales del SAT.
- Establecer controles para gestionar tu negocio de manera precisa y eficiente.
- Entregar información en tiempo real para una mejor toma de decisiones.
- Reflejar la situación financiera real de tu empresa.
- Integrar la Información al proceso de negocios.
- Evitar doble captura de información.
- Respaldar tus facturas electrónicas automáticamente.
No dudes: un software como Gestionix, que lleva tu contabilidad en la nube, te puede quitar dolores de cabeza para cumplir con estas obligaciones.
Requisitos Adicionales para Donatarias Autorizadas
Para obtener autorización para recibir donativos deducibles, las entidades deberán contar con una carta que acredite las actividades que se realizan. Esta carta debe estar expedida por una autoridad competente de cualquiera de los niveles de gobierno.
El objeto social de tu AC debe estar alineado con las actividades permitidas para donatarias autorizadas, según el Artículo 79 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
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