Actualmente, es fundamental estar preparado para entregar tu contabilidad electrónica al SAT (Servicio de Administración Tributaria), dado que a partir del año próximo será obligatorio para todos los contribuyentes. Si bien aquellos que utilizan "Mis Cuentas" no enfrentarán mayores complicaciones, el resto deberá enviar de manera continua archivos en formato XML que cumplan con los requisitos fiscales.
Por esta razón, y sabiendo que muchos llevan su contabilidad en Excel, es esencial conocer cómo convertir un archivo de Excel a XML para poder presentarlo ante el SAT. A continuación, veremos los pasos sencillos para transformar un archivo de Excel en XML y los formatos que se utilizarán en cada caso.
Pasos para convertir Excel a XML según Microsoft Office
Según el tutorial básico de Microsoft Office, lo que debemos hacer es cumplimentar los siguientes pasos:
Herramienta del SAT para convertir de Excel a XML
El SAT también ofrece su propia herramienta para ayudar a convertir la información contable de Excel a XML. Para utilizarla, sigue estos pasos:
- En primer lugar, debemos instalar la herramienta.
- Luego, abrir el Excel y allí seleccionar el complemento “Contabilidad Electrónica”.
- Haciendo clic en el botón “Abrir Plantilla”, aparecerá el sistema para poder completar. Vemos que dentro del campo “Nombre” debemos introducir el nombre para guardar la planilla.
- En su apartado número dos, ingresamos los datos del catálogo del contribuyente.
Es importante tener en cuenta que aquellos campos que se encuentran en color blanco son “Opcionales”, mientras que los que están en color rojo son campos “Requeridos”. Además, presenta la función de agregar filas, con el botón “Insertar fila”.
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Estructura de los archivos XML
Una vez que se comprende la estructura de una Póliza.XML de Contabilidad Electrónica Digital, ya estás del otro lado, sí, no es tan complicado como parece, a simple vista. Conocer el resultado de la aplicación del Esquema de Catalógo de Cuentas, Esquema de Balanza, Esquema de Póliza, Esquema de Auxiliar de Cuenta y Esquema de Folios que son archivos con la terminación .XSD los que tienen el esquema y cuyo producto son los archivos con terminación CT.XML, BN.XML, BC.XML, PL.XML, XC.XML y el poco usado en el futuro XF.XML.
Descarga Masiva de XML desde el SAT
Desde la creación del programa CFDI Descarga Masiva del SAT, los Contadores Públicos o Contribuyentes que lo han adquirido han optimizado la obtención de los XML emitidos y recibidos que se encuentran en la base de datos del SAT.
Te invitamos a ver el siguiente video tutorial que muestra cómo se descargan los XMLs desde la nueva versión.
Te comentamos que el SAT NO está obligado a resguardar la totalidad de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet de cada contribuyente, pero los contribuyentes si están obligados a resguardarlos. Si aún no cuentas con la herramienta, te invito a empezar a hacer tu expediente de los CFDI´s emitidos y recibidos. El programa CFDI Descarga Masiva también puede validar la vigencia de un XML, extraer los datos para exportar a Excel y generar el PDF del XML masivamente.
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