Los principios contables son el conjunto de reglas adoptadas por las empresas para preparar estados financieros comparables. A través de estas pautas, los expertos pueden examinar los datos financieros mediante la estandarización de los métodos contables. El objetivo de los principios contables es comparar múltiples estados financieros adoptando un conjunto de criterios comunes. El objetivo de la contabilidad financiera es proporcionar información útil a los usuarios de los estados financieros. Esto es muy importante porque, de no existir un método estandarizado, sería difícil comparar empresas.
Para comprender la base de la contabilidad moderna, es fundamental familiarizarse con la Teoría del Cargo y del Abono, también conocida como la Partida Doble.
Principios Fundamentales para el Cargo y el Abono
La Teoría del Cargo y del Abono es una resultante de la Ecuación del Patrimonio y ella determina que: Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de valores en sentido contrario; toda operación debe ser registrada de manera tal, que afecte por los menos a dos cuentas y que los cargos y los abonos sean por importes iguales. La Teoría del Cargo y del Abono o Partida Doble, es en la que nos basamos para el registro de las operaciones.
En toda operación contable o asiento contable se ven implicadas dos o más cuentas, esto quiere decir que todos los asientos tienen como mínimo una cuenta deudora y una cuenta acreedora, de manera que la suma de las cuentas cargadas debe ser igual a la suma de las cuentas abonadas, es decir, en un asiento contable, el debe y el haber tienen que sumar lo mismo. Esto sirve para equilibrar el balance. Recordemos que al registrar las transacciones esto genera una doble entrada donde cuando menos habrán dos cuentas involucradas, dado el principio de partida doble y estas se verán aumentadas o disminuidas debido a su naturaleza de los saldos.
¿Qué son el Cargo (Debe) y el Abono (Haber)?
Los términos “debe” y “haber” constituyen el fundamento de la contabilidad financiera. Son dos conceptos que proceden de la contabilidad de partida doble, que es la contabilidad financiera tal y como se conoce a día de hoy y que se recoge en los principios de contabilidad generalmente aceptados. Si bien ambos términos tienen un origen etimológico que se remonta a la Edad Media, hoy su significado es puramente formal: el debe se escribe a la izquierda de la cuenta y el haber, a la derecha.
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Debe: es la información que se plasma en el lado izquierdo durante el registro de las llamadas cuentas T. En esta columna se reflejan los aumentos en las cuentas de activo (caja, banco, mercancía, cuentas por cobrar, etc.) y las disminuciones de las cuentas de pasivo (obligaciones y deudas) y patrimonio neto (capital, reservas, etc.). Los ingresos y los débitos se apuntan en el debe de una cuenta, reflejando un cargo a la cuenta.
Haber: se trata de la información que se coloca a la derecha de la cuenta T. Se comporta a la inversa del debe y refleja la disminución de las cuentas de activo y el incremento de las cuentas de pasivo y patrimonio neto. Un abono dentro de la contabilidad, es una transacción cuya finalidad es registrar una entrada o salida de dinero o bienes relacionados con un negocio; debemos mencionar que un abono es una anotación en el libro mayor que representa una disminución en los activos.
Para saber qué saldo tenemos en la cuenta de Caja solo hay que restar el total en el haber al total en el debe. En contabilidad, el saldo es la diferencia entre el debe y el haber y puede ser de tres tipos: Deudor, cuando el importe en el debe es mayor que en el haber. Acreedor, cuando el importe del haber es mayor que en el debe. Cero, cuando ambas sumas son iguales. Se dice entonces que la cuenta está “saldada” o cerrada.
Reglas del Cargo y Abono
Estas reglas son pautas para indicar el uso de los cargos y abonos al momento de realizar el asiento contable de las transacciones económicas de la empresa en el libro diario. Es decir, que estas reglas nos permitirá determinar el efecto del registro en los diferentes componentes (cuentas) involucrados. Cada registro debe mantener la dualidad económica que se ve representa por la ecuación contable de balance: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO. También ten presente que cuando afectamos una cuenta de ingreso o gasto, estas afectan el componente de patrimonio (capital) porque el efecto de estas que se refleja en el estado de resultados al final da una utilidad o una pérdida que se refleja en el balance.
Aumento de activo
A todo aumento de un activo corresponde:
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Regla 1: una disminución de otro activo
Regla 2: un aumento de un pasivo
Regla 3: un aumento de patrimonio
Al revisar las transacciones anteriores podemos concluir que las cuentas de activo aumentan cuando se cargan y disminuyen cuando se abonan.
Por definición, las cuentas de activos, que representan bienes y derechos, han de tener saldo deudor. No se pueden tener cantidades negativas de bienes y derechos.
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Disminución de pasivo
A toda disminución de un pasivo corresponde:
Regla 4: una disminución de un activo
Regla 5: un aumento de otro pasivo
Regla 6: un aumento de patrimonio
Podemos concluir que las cuentas de pasivo disminuyen cuando se cargan y aumentan cuando se abonan.
La lógica de las cuentas de pasivo es exactamente la contraria. Lo normal es que los importes en el haber sean superiores al debe porque las cuentas de pasivo aumentan en el haber, es decir, que la cuenta ha de tener saldo acreedor.
Disminución de capital o patrimonio
A toda disminución de una cuenta de capital corresponde:
Regla 7: una disminución de un activo
Regla 8: un aumento de un pasivo
Regla 9: un aumento del patrimonio mismo
Como en el caso del pasivo, las cuentas del patrimonio por ser de naturaleza acreedora los cargos la disminuyen y los abonos la aumentan.
Recuerda el patrimonio se ve afectado por las cuentas de operación (ingresos y gastos) porque estas generan una utilidad o una perdida.
En cuanto a las cuentas de resultados, las reglas del cargo y del abono tienen los siguientes efectos:
Las cuentas de gastos y costos están orientadas a disminuir el Patrimonio. Siempre van cargadas y su saldo es de naturaleza deudora.
Las cuentas de ingresos por lo contrario hacen aumentar el Patrimonio. Siempre van abonadas y su saldo es de naturaleza acreedora.
Con los ejemplos mostrados de las reglas del cargo y del abono se demuestra: A todo cargo corresponde un abono y viceversa. Las cuentas se ven afectadas según la naturaleza de su saldo. Se mantiene el equilibrio de la ecuación contable Activo = Pasivo + Patrimonio.
La Cuestión de los Importes Negativos en Asientos Contables
En la contabilidad tradicional, los registros se realizan con importes positivos que se equilibran entre el debe y el haber, siguiendo el principio de partida doble. Sin embargo, surgen preguntas sobre la validez de los importes negativos, especialmente en la corrección de errores.
Es importante señalar que los principios contables buscan la transparencia y la fiabilidad. El Principio de No Compensación establece que todos los aspectos del desempeño de una organización, ya sean positivos o negativos, deben ser informados con total transparencia. Este principio es crucial para entender cómo se manejan los valores en contabilidad.
Un abono a gastos de manera técnica representa una recuperación de gasto. Si eso no corresponde así, entonces ¿por qué abonar a gastos? La técnica contable de importes negativos permite respetar la técnica contable de corregir cargos a gastos, sin necesidad de abonar a gastos. Es decir, en un asiento con números negativos repites exactamente las mismas cuentas pero negativa. Anulas rápido todo.
Si bien los asientos contables directamente no suelen usar "cargos negativos" o "abonos negativos" como una práctica estándar en la representación de la doble partida, la *técnica* de utilizar importes negativos en algunos sistemas contables modernos permite anular o corregir registros de manera eficiente, manteniendo la lógica subyacente de la partida doble y la naturaleza de las cuentas.
Ejemplos de Cuentas con Presentación Negativa en Balance
Fuera de la discusión sobre asientos con importes negativos para correcciones, existen casos en los que ciertas cuentas se presentan con signo negativo en los estados financieros para reflejar una minoración de otros activos:
En el caso de envases y embalajes, a veces no se venden a los clientes, simplemente se les remiten al tiempo que se les entregan los bienes, y pueden ser devueltos al vendedor en un plazo determinado. Por ello, en este caso particular, el vendedor registra contablemente estas vasijas y cubiertas mediante la cuenta 436, «Envases y embalajes a devolver por clientes», que aparece en el activo del balance con signo negativo, minorando el importe de «Clientes», pues se prevé que los clientes devolverán estos envases y embalajes.
De manera similar, la cuenta «Provisión para insolvencias de tráfico» aparece en el activo del balance con signo negativo, minorando el importe de los «Clientes de dudoso cobro» y de los «Deudores de dudoso cobro». De esta forma, el balance muestra el valor de estos créditos que la empresa espera hacer efectivo.
Estos ejemplos ilustran cómo ciertos elementos pueden aparecer con un valor negativo en un balance para reflejar una reducción neta de un activo, lo cual es distinto de realizar un asiento contable con un cargo o abono negativo en el sentido de una entrada de doble partida.
Principios Contables Adicionales que Aseguran la Fiabilidad
A través del tiempo y a partir del uso común se han categorizado una serie de principios básicos de contabilidad. Cuando todas las empresas siguen el mismo marco y las mismas reglas, a los inversores, acreedores y otros usuarios de los estados financieros les resultará más fácil comprender los informes y tomar decisiones en función de ellos.
Principio de Devengo
Este principio establece que las transacciones contables deben registrarse en los períodos contables cuando realmente ocurren y no en los períodos en los que hay flujos de efectivo asociados con ellas.
Principio de Uniformidad
Una vez que se adopta un principio o método de contabilidad, se debe continuar usándolo hasta que aparezca un principio o método demostrablemente mejor.
Principio de Empresa en Funcionamiento
Se refiere a la suposición de que una compañía permanecerá en el negocio en un futuro cercano.
Principio de No Compensación
Este principio establece que todos los aspectos del desempeño de una organización, ya sean positivos o negativos, deben ser informados con total transparencia.
Principio de Importancia Relativa
Es una de las reglas más importantes en la contabilidad que sirve para determinar si es necesario o no aplicar algunos de los principios contables reflejados en el Plan General de Contabilidad. Este principio no interviene en las cuentas anuales de la empresa pero tiene un margen de error por el que puede existir una pequeña desviación en relación con los datos facilitados. El objetivo del Principio de importancia relativa es definir si las partidas y los resultados de un mismo período contable son lo suficientemente importantes como para alterar (o no) la imagen de la compañía.
Principio de Prudencia
Este principio establece que se deben registrar los gastos y los pasivos lo antes posible, pero sólo cuando se esté seguro de que ocurrirán. Esto introduce un sesgo conservador en los estados financieros que puede generar ganancias reportadas más bajas, ya que el reconocimiento de ingresos y activos puede retrasarse por algún tiempo.