La contabilidad es una disciplina de las ciencias económicas que tiene por objeto el estudio, medición, registro y análisis del patrimonio y de la situación patrimonial, económica y financiera de una entidad, ya sea una empresa, organización o persona. Es una disciplina técnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente. Su objetivo es suministrar información que se utilizará en la toma de decisiones.
Actualmente existen discusiones sobre la mesa que intentan definir un estado ontológico de la contabilidad, en las que hay grandes desacuerdos sobre si esta ha logrado un estatus científico, es decir si puede ser denominada como ciencia o en su defecto, arte, lenguaje, o simplemente técnica. Para evadir esta discusión, muchas veces se opta por hacer referencia a la contabilidad como "disciplina". Una de las definiciones ontológicas que parece tener mayor capacidad argumentada desde las concepciones de la historia de la ciencia y la epistemología, es la que la denomina como una tecnología de carácter inmaterial o "tecnología blanda". Del mismo modo, el uso de la palabra "disciplina" constituye una opción neutral en esta discusión.
Breve Historia de la Contabilidad
El concepto de contabilidad se remonta a la Antigua Grecia y Mesopotamia, y está estrechamente relacionado con los avances en la escritura, contar el dinero y en los primeros sistemas de auditoría usados por los antiguos egipcios y babilonios. En la India, Chanakia escribió un manuscrito similar a un libro de administración financiera, durante el periodo del Imperio Maurya. Su libro "Arthashasthra" contiene algunos aspectos detallados acerca de cómo mantener libros de cuentas para un Estado soberano.
La evidencia existente más temprana del método de la partida doble puramente dicha aparece en el Libro Ledger de Farolfi de 1299-1300. Giovanno Farolfi & Company fue una empresa de mercaderes florentinos. Luca Pacioli fue el primer divulgador, pues el sistema no fue inventado por él. La contabilidad moderna temprana tuvo semejanzas a la que hoy es conocida como contabilidad forense. La profesión moderna del contador colegiado se originó en Escocia en el siglo XIX. Un ejemplo histórico relevante es Jakob Fugger con su contador principal M. Schwarz.
Clasificación de la Contabilidad
La contabilidad puede ser clasificada en dos ramas, dependiendo del criterio de división utilizado:
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- Contabilidad nacional: Ofrece la representación numérica sistemática de la actividad económica de un país, durante un periodo determinado.
- Contabilidad empresarial: Es la contabilidad de las pequeñas unidades económicas. Dentro de la contabilidad empresarial, los usuarios de la información contable pueden ser divididos en dos grupos: internos y externos.
El grupo de usuarios internos comprende a todas aquellas personas u órganos que utilizan la información desde dentro de la empresa para la toma de decisiones adecuada en la dirección de la misma. Por otro lado, los usuarios externos utilizan la contabilidad para la gestión de la empresa objeto de la información, y comprenden a todos aquellos entes que no participan en la gestión, como accionistas, acreedores, prestamistas, clientes, inversores, empleados y la administración pública, especialmente la administración tributaria, y que necesitan básicamente de la información contable para tomar también decisiones y controlar la empresa desde múltiples puntos de vista.
La contabilidad se puede dividir en varios campos, incluyendo:
- Contabilidad financiera (externa): Se centra en la presentación de informes de la información financiera de una organización, incluida la preparación de estados contables a usuarios externos como inversores, reguladores y proveedores. Proporciona la información esencial del funcionamiento y estado financiero de la empresa a todos los agentes económicos interesados (clientes, inversores, proveedores, administraciones públicas, etc.). La legislación de la mayoría de los países regula las normas de la contabilidad financiera para homogeneizar la información resultante y darle mayor fiabilidad y comparabilidad.
- Contabilidad de gestión o contabilidad directiva (interna): Se centra en la medición, el análisis y la presentación de informes para uso interno de la dirección. Engloba a la contabilidad de costos. Es la contabilidad elaborada con una finalidad interna o de autoconsumo en la propia empresa y se utiliza para el cálculo de los costos, estados económicos y productivos en el interior de la empresa que servirán para tomar decisiones en cuanto a producción, organización, mercadotecnia, etc. Se caracteriza por ser más flexible, dado que se basa en la autorregulación, está sometida únicamente a las normas que se autoimponga la propia empresa y no a normas legales, suele ser más detallada que la contabilidad financiera y también es más inmediata que esta, porque ha de servir para decisiones muy próximas.
- Contabilidad de costos: Por su parte, la contabilidad de costos es una herramienta muy útil para el uso interno de los directivos de las empresas para el desarrollo de las funciones de planificación, control y toma de decisiones. Es una herramienta muy útil para la gestión de la empresa, y puede tener una incidencia muy importante en el proceso de toma de decisiones estratégicas.
- Contabilidad fiscal: Un campo específico de la contabilidad.
Elementos Fundamentales del Patrimonio
Son cada uno de los bienes, derechos y obligaciones que forman parte del patrimonio de las empresas. A efectos de su valoración, el patrimonio está formado por una parte positiva (activo) y una parte negativa (pasivo).
- Activo: Es el conjunto de bienes (elementos materiales) y derechos (elementos intangibles) controlados económicamente por la empresa, derivados de relaciones jurídicas de propiedad, posesión, uso, crédito, etc. Todos los elementos del activo son susceptibles de traer dinero a la empresa en el futuro, bien sea mediante su uso, su venta o su cambio. Los activos se llevan contablemente por el monto de efectivo, o equivalentes de efectivo, que debería pagarse si se adquiriese en la actualidad el mismo activo u otro de similares características. Los activos se registran contablemente por el monto de efectivo o equivalentes de efectivo que podrían ser obtenidos, en el momento presente, en la venta no forzada de los mismos. El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan los valores de los que dispone la entidad.
El activo se divide en:
- Activo circulante o corriente: Es aquel activo líquido a la fecha de cierre del ejercicio, o convertible en dinero dentro de los doce meses siguientes. Además, se consideran corrientes a aquellos activos aplicados para la cancelación de un pasivo corriente, o que evitan erogaciones durante el ejercicio. Con una mayor precisión terminológica, podríamos decir que el "activo corriente" o "activo circulante" se refiere a aquellos recursos del ente que poseen una alta rotación o movilidad.
- Activo fijo, o no corriente: Son aquellos bienes que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fábrica elabora sus productos es un activo fijo porque permanece en la empresa durante todo el proceso de fabricación y venta de los productos. Un mismo bien puede tener distinta naturaleza según la empresa de la que se trate, por ejemplo, un ordenador para un banco es un elemento de su activo fijo porque permanece durante varios ejercicios en la empresa a lo largo del proceso de fabricación; por el contrario un ordenador, para una empresa dedicada a la venta de equipos informáticos, es un producto encuadrado dentro de las mercancías y no dentro de su activo fijo.
- Pasivo: Está formado por las obligaciones hacia terceros, originadas por la asunción de responsabilidades jurídicas de dar, hacer o consentir. Muestra todas las obligaciones ciertas del ente y las contingencias que deben registrarse.
- Patrimonio neto: Se puede calcular esta partida como la diferencia entre el activo y el pasivo. El patrimonio neto puede calcularse como el activo menos el pasivo y representa los aportes de los propietarios o accionistas más los resultados no distribuidos. Del mismo modo, cuando se producen resultados negativos (pérdidas), harán disminuir el Patrimonio Neto.
La Cuenta Contable y su Mecánica
Una cuenta contable es el elemento básico y central de la contabilidad, utilizado para identificar, registrar y clasificar de manera sistemática los hechos económicos que afectan al patrimonio y al resultado contable de una entidad. Las cuentas permiten seguir la evolución de cada elemento patrimonial a lo largo del tiempo, proporcionando información útil para la elaboración de los estados financieros. El conjunto de cuentas utilizadas por una empresa conforma el plan contable, que constituye una representación sistemática y completa de su patrimonio y de su resultado económico. Las transacciones económicas se recogen en la contabilidad a través de las variaciones en el valor de las distintas cuentas, facilitando el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad.
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En cada una de las transacciones, actúan por lo menos dos cuentas. La contabilidad por partida doble es el sistema más común para el registro de las transacciones financieras. Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el debe, mientras que abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el haber. En las cuentas de activo, cuando este aumenta, se cargan, y cuando disminuye, se abonan. Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los débitos (anotaciones realizadas en el debe de una cuenta) y créditos (anotaciones realizadas en el haber de una cuenta). Cuando los débitos sean mayores que los créditos será saldo deudor, sin embargo cuando los créditos sean mayores que los débitos será saldo acreedor. Por lo que se refiere al efecto que tienen las transacciones comerciales sin alterar la ecuación patrimonial, aunque cada transacción afecta el balance, cambia los valores en el patrimonio, pero sin alterar la igualdad de la ecuación.
Libros Contables y Estados Financieros
Los sistemas de información contable están diseñados para apoyar funciones contables y actividades relacionadas. Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo. La legislación mercantil establece cuáles son los libros contables obligatorios para las empresas.
- El libro diario o libro de cuentas: Es un libro contable donde se registran, día a día, los hechos económicos de una empresa. Los asientos o partidas son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y de crédito en otras cuentas de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Dependiendo del SIC (sistema de información contable), algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes.
- El libro mayor: Es un registro en el que cada página se destina para cada una de las cuentas contables de una empresa. Se le llama Mayor porque toma el movimiento total de las subcuentas. Por ejemplo, los distintos proveedores que serían llevados en los libros auxiliares cada uno por separado, se concentran en una sola cuenta: proveedores en el Mayor y el encabezado de la página dirá: proveedores y así por cada una de las cuentas: clientes, bancos sin importar de cuantas subcuentas se conformen en cada una de las cuentas. En el Mayor solo se menciona el monto de la cuenta por un periodo determinado, generalmente un mes.
Cada página del libro mayor va dividida y consta de las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Fecha | Registro cronológico de las operaciones. |
| Concepto | Breve descripción de la transacción. |
| Debe | Cantidad debitada en la cuenta. |
| Haber | Cantidad acreditada en la cuenta. |
| Saldo | Diferencia acumulada entre debe y haber. |
Cuando se han realizado todas las anotaciones contables en el libro diario se calcula el saldo de cada una de las cuentas y se elabora un estado transitorio denominado balance de comprobación o de saldos, que es un listado de todas las cuentas abiertas con su saldo. Partiendo del balance de sumas y saldos se realiza el denominado asiento de regularización en el que se regularizan todas las cuentas de ingresos y gastos y aparece la cuenta de pérdidas y ganancias.
Los denominados estados financieros o cuentas anuales son los informes que muestran de forma sintetizada, los datos fundamentales del proceso contable de un ejercicio, su formulación se realiza una vez al año, después de la terminación del ejercicio económico. Los estados financieros suministran informes que pueden utilizar las instituciones para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Los estados financieros incluyen:
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- El balance (también denominado estado de situación financiera o estado de situación patrimonial).
- La memoria (también denominada información complementaria o notas).
El funcionamiento de la contabilidad es regulado por las normas contables, que debido a diferencias de carácter fiscal, cultural, económicas y políticas, presentan diferencias entre los países, lo que dificulta la comparabilidad de la información publicada por las empresas en distintos países. Estas normas pueden ser aprobadas de forma legal o pueden estar reguladas por entidades privadas de carácter profesional. Desde el punto de vista legal, la ley suele marcar el plazo durante el cual los empresarios deben conservar sus libros obligatorios (diario, inventarios y cuentas anuales) como los no obligatorios (mayor, registros de impuesto sobre el valor añadido, auxiliares, etc.), así como la documentación y justificantes que sirven de soporte a las anotaciones registradas en los libros.
Un Enfoque Práctico a la Contabilidad General
Un manual práctico, fundamental para comprender la contabilidad general, desarrolla los conceptos contables fundamentales, la estructura del Plan General de Contabilidad (PGC) y el registro de los hechos contables derivados de la actividad de la empresa. En esta nueva edición se actualizan los contenidos a lo dispuesto en el Real Decreto 1/2021, de 12 de enero, por el que se modifican el Plan General de Contabilidad, el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas, las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas, y las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos.
El presente manual de contabilidad es de gran utilidad tanto para los lectores que desean introducirse en el conocimiento y la aplicación de la técnica contable como para los que quieren profundizar o actualizarse en su aplicación en el ámbito de la empresa. El libro permite realizar un estudio práctico e integrado de los conceptos contables a través de numerosos ejemplos resueltos. Con este objetivo se proponen gran cantidad de ejercicios prácticos cuya realización es fundamental para el aprendizaje de esta materia. Del mismo modo, el test final de cada unidad servirá para la autoevaluación de los conocimientos adquiridos en ella.
En la primera parte se introduce al lector, de forma genérica, en los conceptos contables básicos con el empleo de las cuentas que propone el PGC. Así, puede ir familiarizándose con los criterios contables utilizados para registrar las operaciones que lleva a cabo la empresa a lo largo de un ejercicio económico en los correspondientes libros. En la segunda parte se estudia la estructura del PGC y el registro de los hechos contables derivados de la actividad económica de las empresas, las operaciones de fin de ejercicio y la elaboración de las cuentas anuales. Por último, se introduce al lector en la utilización de aplicaciones informáticas para el tratamiento de la información contable y se propone un completo ejercicio de simulación. Además, el lector podrá descargarse, mediante un sencillo registro, la Unidad 16, en la que se estudiará el proceso de constitución de las sociedades anónimas y su problemática contable. Este manual cubre la necesidad de conocimiento pormenorizado en los múltiples casos que en el día a día van surgiendo en la actividad económica de las empresas, desarrolla sobradamente los programas que demandan gran número de oposiciones relativas a la Administración y sirve de apoyo para el alumnado que desea realizar estudios universitarios.
La contabilidad general es el corazón de la gestión financiera y empresarial, fundamental para estudiantes, profesionales y emprendedores que buscan profundizar en esta disciplina.