La contabilidad mercantil es un pilar fundamental en la gestión de cualquier empresa, ya que permite registrar y controlar todas las transacciones comerciales que se realizan en el día a día. Es el sistema o conjunto de operaciones que convergen en la llevanza de una serie de anotaciones que reflejan los datos económicos y jurídicos, expresados aritméticamente, que corresponden a la actividad de la empresa. Gracias a este registro detallado, las empresas pueden cumplir con sus obligaciones legales y fiscales, evitando sanciones y optimizando sus recursos.
La obligación de la contabilidad ordenada
El ordenamiento jurídico regula el cumplimiento de la obligación de llevar toda empresa una contabilidad escrita que permita conocer las operaciones realizadas, la situación de sus negocios y el rendimiento de los mismos. El empresario mercantil está obligado a llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios y formular al cierre de cada ejercicio las cuentas anuales.
Este artículo establece como principio general, que el empresario llevará necesariamente un libro de inventarios y cuentas anuales y otro diario:
- El libro de inventarios y cuentas anuales: Se abre con el balance inicial detallado de la empresa y en él se transcriben con sumas y saldos, al menos trimestralmente, los balances de comprobación. Es un documento básico en el que figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
- El libro diario: Registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Es válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes.
Tabla de componentes de las Cuentas Anuales
| Documento | Función principal |
|---|---|
| Balance | Refleja la posición financiera (activo, pasivo y patrimonio). |
| Cuenta de pérdidas y ganancias | Recoge el resultado del ejercicio, separando ingresos y gastos. |
| Memoria | Completa, amplia y comenta la información contenida en otros documentos. |
Funciones y finalidad de la contabilidad
La finalidad de la contabilidad es suministrar, en momentos precisos o determinados, información razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado. Para obtener esta finalidad, la contabilidad realiza las siguientes acciones:
- Registra: Basándose en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones.
- Clasifica: Como un medio para obtener su fin y organizar los datos.
- Resume: Resaltando los hechos más importantes ocurridos en el patrimonio.
- Interpreta: Proporcionando información razonada para la toma de decisiones.
Además, la contabilidad permite a los empresarios evaluar el desempeño de su negocio y tomar decisiones informadas sobre inversiones, expansión o reducción de costos. El registro adecuado de las operaciones permite identificar tendencias y patrones en el comportamiento financiero de la empresa.
Lea también: ¿Qué es la Contabilidad?
Ejemplos prácticos y gestión documental
En la práctica, el registro de operaciones comerciales es la base de la contabilidad mercantil. Cada movimiento económico debe ser documentado de forma precisa y oportuna, desde la compra de materias primas hasta la venta de productos terminados. Los documentos que respaldan la contabilidad mercantil incluyen facturas, recibos, notas de crédito, contratos y cualquier comprobante que justifique una operación comercial.
Por ejemplo, cuando se realiza una venta, el asiento contable debe reflejar el impacto en la posición financiera de la empresa y en los resultados obtenidos. El control de inventarios y activos es otra función clave, ayudando a optimizar la gestión de compras y ventas, evitando excesos o faltantes que puedan afectar la rentabilidad del negocio. Asimismo, se deben salvar inmediatamente los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables en cuanto sean advertidos.
Lea también: Contabilidad Analítica: Un Análisis Detallado
Lea también: Investigación USMP y Scopus