Tanto si eres empresario o contable, como trabajador por cuenta ajena, es importante que conozcas los elementos en función de los cuáles se calcula una nómina. Este es un documento de validez legal en el que se detallan las retenciones y el salario líquido que el trabajador percibe en base a los conceptos detallados en el Plan General Contable. La contabilización de las nóminas de los trabajadores es un gasto que se refleja dentro del Cuadro de Cuentas del Plan General Contable de cada empresa.
Cada una de las empresas legalmente constituidas necesita de empleados para poder crecer, estos empleados son contratados para realizar una función específica dentro del organismo, que en conjunto con otras personas hacen que el negocio funcione de forma óptima. En un principio, cuando una empresa va iniciando, es sencillo manejar la nómina de su personal, pues la plantilla es reducida. Sin embargo, a medida que el personal va creciendo, este trabajo se vuelve más complicado, de modo que puedes cometer un error en las nóminas, que a futuro, es capaz de generar desorden en la contabilidad general.
La Importancia del Asiento Contable de Nómina
En este punto radica la importancia de implementar un asiento contable de nómina, ya que este procedimiento nos permitirá saber y tener archivado el pago de la nómina de cada empleado, así como los impuestos y compensaciones que se puedan generar para cada uno de los trabajadores de la compañía. Si todavía no incorporas la contabilidad del asiento contable de nómina en tu negocio, en este artículo te guiaremos paso a paso por este proceso, y te explicaremos de forma sencilla en qué consiste y por qué es tan importante para la salud de tu proyecto.
¿A qué se refiere el asiento contable de nómina?
En materia de contabilidad, un asiento contable de nómina es el conjunto de anotaciones que se ingresan en el libro diario de contabilidad. Es decir, en el documento que contiene toda la actividad financiera de la empresa se anota y se archivan todos los datos de compensación, de beneficios y de impuestos de los colaboradores. Su fin es registrar las operaciones que se van generando en las cuentas de la empresa, y a través de estos datos, sea posible analizar la composición del patrimonio a lo largo del tiempo.
Por otro lado, el asiento contable de nómina es uno de los tipos de asientos con que podemos medir la economía de una empresa, pues aquí se resumen todas las transacciones y el flujo de efectivo total. Este proceso también ayuda al departamento de recursos humanos a generar datos sobre la nómina de un empleado, dicha información incluso podrá ser utilizada en su evaluación de desempeño. De forma general, este proceso se trata de insertar información relevante en el libro de contabilidad general de la empresa. En éste, todos los activos y pasivos deben de registrarse con fines financieros y de cumplimiento. En cuanto a la compensación de empleados, se deben de registrar:
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- Sueldos, salarios brutos, comisiones y bonificaciones.
- Retención de impuestos del empleador y el empleado.
- Retención de sueldos, primas de seguros y planes de ahorro.
- Gastos complementarios del empleador.
Clasificación de Cuentas en el Plan General Contable (PGC)
El Plan General Contable es un documento obligatorio que refleja de manera estandarizada el estado contable de una empresa y donde se detallan sus cuentas anuales. En este proceso contable de nómina existen varias agrupaciones de cuentas, las cuales están alojadas en el plan de contabilidad de la empresa.
Grupo 6: Compras y Gastos (Gastos de Personal)
Tanto el pago de nóminas como las cotizaciones que ha de hacer la empresa por el pago de la mismas se encuentran en el “Grupo 6: compras y gastos”, del Plan General Contable. El grupo “64”, que refiere a los Gastos de personal, es uno de los que competen al asiento contable de nómina. En este grupo se clasifican varias cuentas, las cuales nombraremos a continuación:
Cuenta 640. Sueldos y salarios
En ella se refleja el sueldo bruto que cobra el trabajador. En esta cuenta se incluyen las remuneraciones fijas y esporádicas que tu empresa abona a sus trabajadores. Estas remuneraciones se refieren al importe íntegro que, por derecho, se le debe al trabajador, con la excepción de los gastos generados por algún viaje de trabajo.
Cuenta 641. Indemnizaciones
En caso de jubilación anticipada o despido, la indemnización, si corresponde, se incluye en esta cuenta. Esta cuenta recoge los gastos que se abonan a los trabajadores de la empresa, con el fin de cubrir un daño o perjuicio. En ella se ingresan específicamente las indemnizaciones por despido y por jubilación anticipada.
Cuenta 642. Seguridad Social a cargo de la empresa
Esta cuenta incluye las cuotas que la empresa paga a la Seguridad Social derivadas de las prestaciones de los trabajadores de las que se beneficia. En dicha cuenta se incluyen las cuotas que tu compañía deberá pagar a la Seguridad Social por las prestaciones que ésta realiza a todos tus trabajadores, por ejemplo, el crédito para una vivienda o la prestación de servicios de salud.
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Cuenta 643. Aportaciones a sistemas complementarios de pensiones
En esta categoría, se refleja el importe de las aportaciones devengadas a las pensiones y otras formas de cubrir la jubilación, la invalidez o la muerte de algún trabajador.
Cuenta 649. Otros gastos sociales
En esta cuenta se registran los gastos relacionados con el carácter social de la empresa, ya sea por disposición legal o voluntaria, por ejemplo, becas de estudio para sus trabajadores, el suministro de uniformes, el comedor y la provisión de comidas. Es importante no confundirlos con los gastos de Seguridad Social.
Grupo 4: Acreedores y Deudores por Operaciones Comerciales
Estas cantidades que la empresa paga en nombre del trabajador figuran en el “Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales” del PGC. Otro de los grupos de cuentas que concierne al asiento contable de nómina es el grupo “46”, el cual incluye dos cuentas que se usan para visualizar el importe que está pendiente de pago o los pagos hacia estas cuentas que se han realizado anticipadamente, las cuales son:
- 460. Anticipos de remuneraciones: Ésta se utiliza cuando se entrega una cantidad de dinero, como un anticipo del sueldo del empleado. Y se abonará cuando dicho anticipo sea cancelado en la nómina correspondiente; es decir, cuando se genera la nómina del colaborador, se le descontará el anticipo que haya recibido de la cantidad que le corresponde recibir. Dicho anticipo se le podrá descontar en una sola exhibición o en varias nóminas, dependiendo del acuerdo al que hayan llegado.
- 465. Remuneraciones pendientes de pago: Esa cantidad viene reflejada en esta cuenta. Con respecto a ésta, se abona cuando se contabiliza la nómina y se carga al momento de pagarse. A la hora de realizar la contabilización de las nóminas, es importante saber que es obligatorio hacer una cuenta 465 para cada trabajador, ya que el salario que percibe cada uno de ellos es diferente y ha de quedar reflejado de forma fiel en el plan de contabilidad de la empresa.
Las contribuciones obligatorias que el trabajador debe pagar a la Seguridad Social se reflejan en la “Cuenta 476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores”, mientras que las retenciones del IRPF figuran en la “Cuenta 4751. ". Otro de los grupos de cuentas importantes a recalcar es el que refiere a cuentas contables de Seguridad Social.
Otras Cuentas Relevantes
En la “Cuenta 755. Ingresos por servicios al personal”, se registran los gastos sociales que la empresa descuenta a sus trabajadores en caso de que estos hagan uso de ciertos servicios que ofrece la empresa, como pueden ser comedores o transporte.
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Proceso Estándar de Contabilización de Nóminas
El registrar el rol de los empleados es exactamente equivalente a los pagos a proveedores, sin embargo, para el caso de empleados las obligaciones de pago en general se abren dos frentes (proveedores) simultáneamente, el EMPLEADO y la INSTITUCION SEGURIDAD SOCIAL. El registro de nómina constituye la sección contable dedicada a registrar los desembolsos vinculados a sueldos, bonificaciones y deducciones liquidadas o pendientes a los empleados. Esta etapa, realizada posterior a la liquidación de la nómina, se incorpora en la contabilidad como una actividad de causación contable.
Para realizar la contabilización estándar de un asiento de nómina se refleja en primer lugar la Cuenta 640, es decir, el sueldo bruto que le corresponde al trabajador y el gasto que le supone a la empresa. La diferencia entre la Cuenta 640 y la suma de las cuentas 476 y 4751 es lo que la empresa debe pagar al trabajador. Ahora ingresamos la obligación que como empleador tenemos con el instituto de seguridad social. Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar en su contabilidad la nómina del mes de octubre, por lo cual realiza una póliza de ajuste contable seleccionando las respectivas cuentas del gasto y del pasivo con sus valores correspondientes, y a su vez realiza el comprobante de egreso para registrar el pago”.
Los pasos para este proceso incluyen:
- Registrar la nómina en una póliza de ajuste contable.
- Registrar el pago de la nómina.
Registro de la Nómina en una Póliza de Ajuste Contable
Para registrar la nómina mediante una póliza de ajuste, es necesario completar ciertos campos:
- Fecha: Indica la fecha en la que deseas registrar la nómina.
- Tipo de póliza contable: Selecciona la opción correspondiente.
- Numeración: Selecciona la numeración correspondiente.
- Observaciones: Agrega la información adicional que necesites.
- Cuenta contable: Elige las cuentas del gasto a las que le realizaras el movimiento del débito, por ejemplo: sueldos, gasto auxilio de transporte, etc. Igualmente, elige las cuentas que irán al pasivo, por ejemplo: sueldos por pagar, seguridad social por pagar, etc.
- Contacto: Selecciona el empleado o las personas a nombre de quien se harán los movimientos contables.
- Descripción: Por cada cuenta contable seleccionada puedes agregar una observación.
- Centro de costo: Puedes asociar la nómina a un centro de costo en específico.
- Cargo y Abono: Utiliza estos campos para incluir el valor del movimiento en cada cuenta contable.
Es fundamental agregar todos los conceptos correspondientes y conservar los cambios realizados.
Registro del Pago de la Nómina
Después de realizar la causación contable de la nómina, el siguiente paso es registrar su pago. Los campos a completar para este proceso son:
- Fecha: Fecha en la que realizas el egreso.
- Contacto: Agrega el contacto correspondiente al pago.
- Cuenta bancaria: Banco donde saldrá el dinero.
- Forma de pago: Es la forma que vas a utilizar para pagar, por ejemplo consignación, transferencia, cheque, efectivo, tarjeta crédito o débito.
- Centro de costo: Selecciona la opción correspondiente.
- Moneda: Moneda en la que se realizó el egreso.
En la sección “Tipo de transacción” se elige si el egreso corresponde al pago de una factura de proveedor asociada en el sistema o si se desea asociar el egreso a una cuenta contable específica. Al guardar el pago, se crea automáticamente el asiento contable donde se disminuye la cuenta por pagar creada en la causación de la nómina contra la cuenta del banco seleccionada. 📢 Importante: después de realizar el pago de cualquier obligación laboral a la entidad correspondiente, es fundamental generar un comprobante de egreso para registrar esta transacción. Esto ayuda a reducir la cuenta del pasivo asociado en tu contabilidad.
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