¿Qué es el Cálculo Anual en CONTPAQi Nóminas?
En CONTPAQi Nóminas (Nomipaq), el “cierre anual” normalmente se refiere a hacer el Cálculo Anual, que es el ajuste del ISR anual de sueldos y salarios por empleado. Este proceso busca dejar la empresa lista para arrancar el nuevo ejercicio sin diferencias raras.
Es el proceso donde el sistema detecta y calcula el ajuste anual del ISR por trabajador y te genera o actualiza los conceptos de impuesto a retener o impuesto a compensar para que quede cuadrado el año. Esto se hace desde el módulo Cálculo anual.
El SAT lo explica tal cual: además de retener y enterar mensualmente, el patrón debe calcular el impuesto anual por trabajador. El cálculo anual se realiza de la misma manera que el cálculo de impuesto del periodo, solo que ahora se utilizan tablas anuales. Dentro de estas tarifas, se incluye la tarifa del ISR anual.
El módulo o proceso de “Cálculo anual” existe desde versiones muy antiguas de CONTPAQi Nóminas. Lo que sí está documentado con precisión es que en la versión 16.1.1 CONTPAQi agregó un parámetro nuevo dentro del módulo, lo cual representa una mejora en un proceso ya existente.
Obligatoriedad del Cálculo Anual del ISR
En la práctica, es “obligatorio” para el patrón en los casos en que le corresponde a la empresa hacer el ISR anual de sus trabajadores. La obligación del Patrón es calcular el impuesto anual de los trabajadores que prestaron servicios subordinados.
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Excepciones donde el Patrón NO Realiza el Cálculo
Existen excepciones típicas donde el trabajador está obligado a presentar su Declaración Anual por cuenta propia, y en esos escenarios, ya no recae igual en el patrón. Normalmente el trabajador se regulariza en su anual. No es “cierre anual sí o sí para todos”, es “cierre anual para quienes sí te corresponde calcularles el ISR anual”.
No se hace cálculo anual si:
- El empleado inició después del 1 de enero o terminó antes del 1 de diciembre.
- El empleado tuvo ingresos mayores a $400,000 MXN.
- El empleado comunica por escrito que presentará su declaración por su cuenta.
Beneficios de Realizar el Cálculo Anual en CONTPAQi Nóminas
Realizar este proceso en el sistema CONTPAQi Nóminas ofrece ventajas significativas:
- Cumplimiento fiscal: Te alinea con la obligación del retenedor o patrón de determinar el ISR anual cuando aplica.
- Ajusta diferencias: Detecta si al trabajador le quedó ISR a cargo o a favor debido a retenciones “no perfectas” durante el año.
- Evitas problemas operativos: Si no lo haces, puedes llevarte “sorpresas” (diferencias) y terminar corrigiendo sobre la marcha con recibos o ajustes.
- Ordena el arranque del nuevo ejercicio: Haces el cálculo en la ventana correcta (diciembre a abril) y dejas el año limpio.
Momento Ideal y Plazos para la Ejecución del Cálculo Anual
Existe una regla práctica para evitar complicaciones a principios de año:
- Ideal: Después de timbrar y autorizar la última nómina de diciembre del ejercicio, antes de empezar a timbrar la primera nómina del año nuevo.
- Aún válido: Si no lo hiciste en diciembre, el manual contempla aplicarlo en los primeros 4 meses del ejercicio siguiente (enero-abril), siempre que cumplas las condiciones del sistema. Es importante recordar que si el periodo vigente no es diciembre, el sistema no lo tomará “como ejercicio”.
Si se conoce la versión de Nóminas que se usa y la periodicidad (semanal/quincenal), se puede precisar el momento exacto, por ejemplo: “hazlo al autorizar la nómina X de diciembre y antes de timbrar la nómina 1 de enero”.
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Solo se puede realizar el cálculo anual cuando se encuentra en el periodo de diciembre y las veces que se requiera. Sin embargo, si se realiza de enero a noviembre del siguiente año, solo se puede hacer una sola vez. En resumen, existen dos momentos para hacerlo: en Diciembre (permite ajustes y modificaciones) o en Enero del siguiente año (solo se puede hacer una vez).
Preparación para el Cálculo Anual en CONTPAQi Nóminas
1. Marco Legal y Resultados del Cálculo
Antes de operar el sistema, es fundamental entender quiénes participan en este proceso y los posibles resultados del cálculo.
Resultados del Cálculo Anual
Los resultados de este cálculo pueden ser:
- Impuesto a cargo: Se debe enterar al SAT a más tardar en febrero del siguiente año.
- Impuesto a favor: Se debe compensar contra retenciones de diciembre o meses sucesivos durante el siguiente año calendario.
2. Checklist de Preparación del Sistema
Antes de ejecutar el proceso, asegúrate de cumplir con estos pasos para garantizar un cálculo preciso:
- Respalda la empresa antes de realizar cualquier movimiento.
- Asegúrate de tener periodos de diciembre o enero-abril si lo harás "tarde".
- Actualizar Tablas ISR anuales: CONTPAQi Nóminas actualiza en línea las tablas de salarios mínimos, UMA, UMI y tablas de ISR. Para el software instalado, se puede hacer manual o actualizar la versión.
- Verificar que las tablas anuales estén vigentes en el menú Tablas > Tablas ISR vigentes.
- Tablero Fiscal: Utilizar la herramienta en Archivo > Tablero Fiscal para conciliar los XML timbrados en el SAT contra los recibos calculados en el sistema y detectar discrepancias.
- Reconstrucción de Acumulados: Ejecutar en Herramientas > Utilerías > Reconstrucción de acumulados desde enero para asegurar que todos los conceptos del año sumen correctamente.
- Identificar el último periodo del ejercicio: Se recomienda realizar el cálculo en el último periodo del año (ej. periodo 24 en quincenal o 52 en semanal) para tener todos los ingresos acumulados.
3. Configuración de Conceptos y Acumulados
El sistema utiliza cuatro acumulados clave para el cálculo anual del ISR. Es crucial verificar que tus conceptos los tengan asignados en el catálogo de conceptos:
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- ISR Base gravada: Para sueldos ordinarios.
- ISR Gratificación anual (Art. 142): Para aguinaldos, prima vacacional y PTU.
- ISR Percepciones especiales gravadas: Para bonos u otros conceptos adicionales.
- ISR Liquidación gravada: Para conceptos de finiquitos o indemnizaciones.
Para revisar todo de forma global, puedes sacar un reporte en Reportes > ISR / PTU > Conceptos por tipo de acumulado.
Ejecución del Proceso de Cálculo Anual en CONTPAQi Nóminas
Una vez completada la preparación, sigue estos pasos en el sistema CONTPAQi Nóminas para ejecutar el cálculo anual:
- Ve al menú Procesos > Cálculo Anual.
- Haz clic en Detectar y Calcular. El sistema mostrará la lista de empleados.
- Los empleados en Color Negro son aptos para el cálculo.
- Los empleados en Color Gris están excluidos (por ingresos mayores a $400,000 o baja antes de diciembre).
- Revisa las columnas de Impuesto Anual vs Impuesto Retenido. El resultado aparecerá en la última columna (un valor positivo indica un impuesto a cargo del empleado, mientras que un valor negativo indica un impuesto a favor).
- Si el empleado presentará su propia declaración, puedes generar la Carta Aviso o la Constancia F37 desde esta misma ventana.
- Haz clic en Guardar y Aplicar. El sistema insertará automáticamente los conceptos de compensación o retención en el sobre-recibo del empleado.
- Luego, calcula los periodos necesarios para que el impuesto anual se vea reflejado en la nómina o sobre-recibo.
- Finalmente, saca los reportes necesarios, como constancias o la forma 37, según aplique.