La correcta gestión de nóminas es fundamental para cualquier empresa, ya que garantiza el pago adecuado a los empleados, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la optimización de los procesos administrativos. CONTPAQi Nóminas es una de las soluciones más robustas del mercado, diseñada para automatizar y simplificar este proceso. CONTPAQi Nóminas® es un sistema especializado en la gestión de nóminas diseñado para automatizar y simplificar los procesos relacionados con el cálculo, timbrado y emisión de CFDI de nómina. Permite automatizar el cálculo de la nómina, incluyendo percepciones y deducciones, para cumplir con las disposiciones fiscales.
En un entorno donde la gestión del tiempo laboral está cambiando, contar con un sistema actualizado puede marcar la diferencia entre una operación eficiente y constantes ajustes en nómina. Te presentamos los temas o como denominamos temas que son el conjunto de procesos para realizar una actividad en el software CONTPAQi Nóminas.
Novedades de la Versión 19.2.1: Mejoras en la Gestión de Horas Extras
Recientemente se liberó la versión 19.2.1 de CONTPAQi Nóminas, una actualización enfocada tanto en mejoras técnicas como en ajustes operativos que vale la pena considerar antes de instalar. Uno de los primeros aspectos a tomar en cuenta es el esquema de actualización. También se implementaron mejoras enfocadas en el rendimiento, particularmente en el tiempo de acceso al sistema cuando hay antivirus activos. Aunque el impacto dependerá de la configuración específica de cada equipo, el objetivo es reducir tiempos de carga.
La gestión de horas extras puede convertirse en un dolor de cabeza… pero con la nueva actualización, ahora es más fácil que nunca. Además, se incorporan mejoras en el manejo de percepciones como las horas extras, optimizando su cálculo y desglose dentro del sistema.
Configuración Esencial para una Nómina Precisa
En esta guía, te mostraremos cómo configurar el sistema de forma rápida y eficiente, desde la creación de tu empresa hasta la generación de nóminas, la conexión con plataformas del gobierno y la contabilización automática. Sigue estos pasos para asegurarte de que tu empresa aproveche al máximo las funcionalidades de CONTPAQi Nóminas y lleve un control adecuado de los pagos a su personal.
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1. Crear una Nueva Empresa
Una vez que hayas iniciado CONTPAQi Nóminas, es necesario crear la empresa en la que administrarás las nóminas. Sigue estos pasos:
- Abrir el catálogo de empresas de CONTPAQi Nóminas y dar clic en el botón "Nuevo".
- Nombre de la empresa: Nombre con el que tu empresa será mostrada en el listado.
- Nombre de la empresa que se emitirá en el CFDI: Razón social de tu empresa tal cómo aparece en tu constancia de situación fiscal.
- Mascarilla del código del empleado: Una "X" por cada dígito que quieres en tu código del trabajador; ejemplo: XXX te da un límite de máximo 999 códigos.
- Base de datos de la empresa: Verifica que no tengas ninguna otra empresa con el mismo nombre de la base de datos, ya que esto podría ocasionar que se sustituya la información.
- Registro patronal del IMSS: Este dato lo registraremos posteriormente una vez creada la empresa.
- Base de datos de la empresa en CONTPAQi Contabilidad: Selecciona tu empresa de CONTPAQi Contabilidad para poder realizar la configuración de interfaz entre estos dos sistemas.
- Emitir recibos electrónicamente: Marca el check para poder timbrar tus recibos de nómina, al marcar este check, se generará un ADD (Base de datos en donde se almacenan tus XML) y también quedará bloqueado el campo de RFC de tu empresa. El resto de la configuración la haremos más adelante.
2. Configuración de Parámetros de Nómina
Para que el cálculo de las nóminas sea preciso y se adapte a las particularidades de los horarios y periodos de pago, es importante configurar los parámetros clave de nómina:
Al abrir por primera vez el sistema, te sugerirá crear hasta 3 tipos de periodo distintos (1 Semanal, 1 Quincenal y/o 1 Mensual), esta es una manera fácil de crear tus periodos, simplemente deberás marcar el check del tipo de periodo que deseas crear y la fecha deberá ser el primer día de el primer periodo de tu ejercicio actual; Ejemplo: Semanal: 01/01/2024. Si dentro de tu empresa necesitas generar otros tipos de periodo diferentes o bien, adicionales, podremos hacerlo dentro del menú Catálogos/Tipos de periodo.
Para generar un nuevo tipo de periodo, da clic en el botón "Nuevo" y comienza a capturar la información sobre tu periodo. Deberás ser muy cuidadoso en este punto, ya que al crear tu tipo de periodo se generarán en automático todos los periodos subsecuentes, así que si un dato está mal configurado, todos tus periodos tendrán error.
- Fecha de inicio del ejercicio: Primer día del primer periodo de tu ejercicio activo.
- Días del periodo: Días que serán considerados para las fechas de tus periodos.
- Días de pago: Días que serán considerados para el cálculo del concepto de Sueldo en tu nómina. Considera que a este dato aún se le sumarán el o los séptimos días.
- Periodo de trabajo: Periodo en el que te posicionarás para comenzar a trabajar (Ejemplo: El periodo 5 de una nómina Quincenal será del 1 de Marzo al 15 de Marzo).
- Ajustar al mes calendario: Para casos en los que queramos que la nómina siempre comience el 1 y 16 de cada mes, aún sin importar si no son 15 días exactos en la quincena, podremos marcar esta opción.
- Posición de los séptimos días: Selecciona en el calendario que día o días serán considerados como días de descanso en tu nómina.
3. Configurar Catálogo de Empleados
NOTA: Te sugerimos que previo a la carga de empleados, hagas el llenado de catálogos auxiliares: Puestos, Departamentos, Turnos y Registros patronales.
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Dirígete a "Catálogos" > "Empleados" para comenzar a agregar los datos de tus trabajadores. Esto incluye la información obligatoria para el timbrado como Nombre, RFC, Régimen fiscal y Código Postal. También podrás gestionar el Kardex de vacaciones, donde al registrar un trabajador, el sistema calculará los días de vacaciones correspondientes a partir de su fecha de alta, y podrás registrar días ya entregados para obtener información real sobre días pendientes. Los Avisos pendientes ante el IMSS son gestionados automáticamente por el sistema, alertándote sobre altas, bajas o modificaciones de salario.
En la sección de Conceptos automáticos, podrás ver enlistados todos los conceptos que se le calculan en automático a tu trabajador, y podrás eliminar o agregar libremente para el caso en el que sea un cálculo automático solo para el empleado en cuestión; por ejemplo: Pensión alimenticia. Finalmente, en Pagos bancarios de nóminas, podrás registrar información bancaria de tu empleado para generar los archivos de dispersión bancaria.
Cálculo de Nómina y Gestión de Incidencias: El Horario Personalizado en Acción
Con toda la configuración anterior realizada, es momento de calcular tu nómina. CONTPAQi Nóminas permite la flexibilidad necesaria para ajustar los cálculos según las particularidades de cada empleado y periodo, lo que se traduce en una gestión eficaz de los "horarios personalizados" a través de las incidencias laborales.
- Selecciona el periodo que deseas cálcular (Semanal, Quincenal, etc.).
- Da clic en el botón Prenómina.
- En la pestaña Días y horas (ubicada en la parte posterior de la ventana), podrás capturar las incidencias del periodo, cómo Faltas, Horas extras, Descanso trabajado, etc.
- Una vez capturadas tus incidencias, presiona el botón "Calcular".
- Te recomendamos que ya que calculaste tu nómina, verifiques los reportes de lista de raya e Impresión de sobre recibo (ubicados en menú Reportes/Cálculo de nómina) para validar que toda tu información sea correcta.
- Si ya revisaste tus cálculos y todo está correcto, lo siguiente es "Autorizar tu Nómina" dentro del menú Procesos "Autorización de Nómina", este proceso actualizará tus acumulados y te posicionará en el siguiente periodo, dejando bloqueada toda la información anterior para que por seguridad no sea modificada.
Captura Detallada de Incidencias y Horas Extras
La gestión de incidencias es fundamental para reflejar la realidad del tiempo trabajado y las particularidades de cada horario. CONTPAQi Nóminas facilita esta tarea, permitiendo registrar ausencias, retardos, horas extra y permisos de manera sencilla. A continuación, se detallan los pasos y códigos para una captura eficiente:
Para otro tipo de incidencia, la captura es similar a las que se mencionan en los siguientes pasos:
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- Abrir la prenómina.
- Ir a la pestaña «Días y Horas».
- Dar clic en la celda que corresponda al empleado y día requerido.
- Capturar la incidencia utilizando los códigos específicos.
A continuación, se presenta una tabla con los códigos de captura para las incidencias más comunes:
| Incidencia | Código de Captura |
|---|---|
| Falta injustificada | 1FINJ |
| Retardo | 1RET |
| 1 hora extra sencilla | 1HE1 |
| Permiso sin goce de sueldo | 1PSS |
| Permiso con goce de sueldo | 1PCS |
| 1 hora extra doble | 1HE2 |
- Calcular nuevamente la prenómina después de capturar las incidencias.
Proceso de Timbrado y Envío de Recibos Electrónicos
Una vez completada la configuración y el cálculo de la nómina con todas sus incidencias, el siguiente paso es realizar el timbrado de los recibos y proceder con su envío a los trabajadores. Es importante recordar que para llevar a cabo el timbrado de tu nómina se requieren dos condiciones indispensables: tener la nómina autorizada para timbrar y estar posicionado en el periodo vigente.
- Verifica que estés en el periodo de nómina correcto. Para ello, accede al listado de periodos y asegúrate de que el periodo correspondiente esté marcado con un check verde (NO rojo y NO amarillo). En este ejemplo, mi periodo vigente es el 51, esto quiere decir que puedo timbrar mis nóminas de la 50 hacia atrás.
- Dirígete al menú Procesos/Emisión de recibos electrónicos.
- En esta sección seleccionarás el periodo que deseas timbrar, junto con la fecha de pago correspondiente. Introduce tu contraseña y haz clic en "Aceptar".
- El sistema te mostrará una bitácora donde podrás identificar si hubo algún trabajador cuyo recibo no se pudo timbrar, así como la razón específica del error.
- Una vez que la nómina haya sido timbrada, podrás proceder al envío de los recibos electrónicos desde el menú Procesos/Envío masivo de recibos electrónicos.
Beneficios Clave de CONTPAQi Nóminas
CONTPAQi Nóminas® es ampliamente reconocido en el mercado mexicano por su capacidad de automatizar procesos, cumplir con las normativas fiscales y laborales, y emitir CFDI de nómina.
- Centraliza la nómina y conecta con otros sistemas CONTPAQi® para una gestión integral.
- Timbra recibos de nómina automáticamente y cumple con el SAT.
- Genera CFDI de nómina de forma rápida y sencilla, cumpliendo con los requisitos fiscales.
- Calcula la nómina automáticamente, incluyendo deducciones y percepciones, para eliminar errores manuales.
- Asegura el cumplimiento laboral con reportes y cálculos automáticos.
- Calcula automáticamente las cuotas y aportaciones para IMSS e INFONAVIT.
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