En la administración contable, contar con herramientas que permitan optimizar los procesos y mejorar la gestión de la información es clave. Realizar el proceso de integración de pólizas te permite concentrar y registrar en tu contabilidad la información generada desde otros sistemas o módulos relacionados. Esta opción es útil cuando necesitas mantener actualizados tus registros contables y asegurar que las operaciones de tu empresa se reflejen de forma correcta y organizada en la información financiera. A continuación, se detallan los procedimientos para transferir pólizas en Aspel COI, ya sea directamente entre empresas dentro del sistema o mediante la importación de datos.
Transferencia y Exportación de Información entre Empresas en Siigo Aspel COI 10
Siigo Aspel COI 10 te facilita la exportación de datos entre empresas con solo habilitar el parámetro de «cambiar número de empresa». Si tienes varias empresas registradas en Siigo Aspel COI 10 y necesitas replicar información contable entre ellas, esta herramienta te permite transferir los datos de manera fácil y rápida, evitando procesos manuales y reduciendo errores.
Usos Principales
- Replicación de catálogos contables.
- Transferencia de pólizas y movimientos financieros.
- Exportación de configuraciones y parámetros contables.
Pasos para la Exportación de Información
Para realizar la exportación de información entre empresas en Siigo Aspel COI 10, sigue estos pasos:
- Accede a la configuración: Ingresa a Siigo Aspel COI 10 y dirígete a la sección de «Parámetros del sistema».
- Habilita el cambio de número de empresa: Ubica la opción correspondiente y activa la casilla.
- Selecciona la empresa de origen y destino: Define de dónde se tomará la información y a qué empresa se exportará.
- Ejecuta la exportación: Una vez configurado el proceso, confirma la operación y verifica que los datos se transfieran correctamente.
Beneficios de esta Funcionalidad
Habilitar la exportación de información entre empresas en COI 10 ofrece ventajas significativas:
- Ahorro de tiempo: Reduce la carga operativa y evita la captura manual de información.
- Minimiza errores: Al automatizar el traspaso de datos, se eliminan posibles equivocaciones humanas.
- Mayor eficiencia contable: Facilita la gestión de múltiples empresas en un mismo entorno contable.
Con la opción de cambiar el número de empresa y exportar información con un solo clic, la gestión de tus registros se vuelve más ágil y eficiente. ¡Aprovecha esta función y mejora la operación de tu negocio!
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Integración de Pólizas desde Otros Sistemas o Módulos en Aspel COI
Este proceso es fundamental para concentrar y registrar en tu contabilidad la información generada desde otros sistemas o módulos relacionados.
Pasos para la Integración de Pólizas
- Para realizar la integración de pólizas, dirígete a la ruta: Procesos y selecciona Integración de pólizas.
- Al ingresar, el sistema mostrará la siguiente ventana, donde debes completar los siguientes campos:
- Póliza a integrar:
- Conexión: selecciona la ruta del directorio donde se encuentran registradas las pólizas que deseas integrar.
- Empresa, mes, ejercicio: selecciona la empresa, mes y ejercicio de donde se tomarán las pólizas.
- Importar desde una hoja de Excel: selecciona esta opción si deseas integrar las pólizas mediante la importación de una hoja de Excel.
- Importante: considera que, para una correcta importación de los datos, a partir del último reinstalable, las plantillas como «Cat:cuentas», «Pólizas info-CFDI» y «Póliza Info-Bancaria» se encuentran actualizadas. Si cuentas con una plantilla personalizada, te sugerimos revisar su estructura.
- Tipo de pólizas: selecciona el tipo de póliza que deseas integrar. Puedes elegir la opción Todas las pólizas o una en específico.
- Número de pólizas: indica un rango considerando el número de póliza o, si lo prefieres, permite que se integren todas las pólizas.
- Fecha de la póliza:
- Inicial / Final: selecciona la fecha correspondiente a las pólizas que deseas integrar.
- Atributos: aquí puedes filtrar con mayor detalle las pólizas, ya sean contabilizadas, auditadas y/o pendientes. Por ejemplo, si seleccionas integrar únicamente las pólizas auditadas, el sistema considerará las pólizas auditadas, no contabilizadas y no pendientes.
- Importante: la integración de las pólizas se realizará únicamente si cumplen con cada uno de los atributos seleccionados; en caso contrario, el proceso no podrá llevarse a cabo.
- Crear tipo de póliza: si activas esta opción, al concluir el proceso el sistema verificará en los parámetros si el tipo de póliza existe y, si no existe, lo creará automáticamente. Solo en caso de no contar con espacio disponible no se creará y las pólizas no se integrarán. COI permite definir hasta 12 tipos de pólizas diferentes.
- Crear bitácora de proceso: si activas esta opción, el sistema mostrará automáticamente un resumen o una lista de posibles errores por los cuales alguna póliza no pudo integrarse. Si deseas consultar el archivo BITACORA.TXT, lo encontrarás en el directorio donde se encuentra tu base de datos.
Importación de Pólizas desde Archivo Excel Externo
Importar pólizas en COI desde un archivo Excel te permite integrar tu información contable de forma ágil y sin capturas manuales. Con este proceso, aseguras que los movimientos registrados se reflejen correctamente en tu contabilidad. Es posible realizarlo cuando necesites actualizar tus registros, mantener el control de tu información o preparar tu contabilidad para revisión y cierre.
Pasos para la Importación de Pólizas desde Excel
- Para realizar la importación de pólizas, ingresa al sistema Aspel COI, menú Cuentas y Pólizas, selecciona Importación de movimientos y elige Importación de movimientos.
Importante: antes de iniciar, asegúrate de tener activo el manejo de folios secuenciales en los parámetros del sistema, dentro de pólizas.
En la ventana de importación, COI realizará las siguientes validaciones:
- Corroborará que la importación se realice mediante un documento en formato Excel.
- Confirmará que el archivo esté guardado con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la empresa, es importante que corresponda al RFC de los parámetros del sistema.
- El sistema debe tener cuentas contables configuradas previamente. Si detecta que hace falta una, se la asignas desde esta ventana.
- COI detecta si ya se realizó una contabilización previamente y así evitas sobreescribir información.
- Define las cuentas contables. Si el sistema detecta que algunas cuentas no están definidas, les asignará una cuenta de cuadre por defecto. Si el archivo no tiene asociado un centro de costos a los movimientos a exportar, la información se guardará sin este dato.
Para asociarlos, selecciona el botón Asignación cuentas contables. La consulta tiene dos secciones, una para cuentas contables y otra para centro de costos.
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Para realizar la asignación:
- Ubica la columna de cuenta contable.
- Da clic en el ícono de la Lupa.
- Selecciona la cuenta correspondiente.
- Para guardar los datos ingresados, selecciona el ícono Grabar y haz clic en Importar. Da clic en Aceptar para visualizar el resumen.
El sistema muestra:
- Total de pólizas procesadas.
- Cantidad por tipo de póliza.
- Selecciona Aceptar, para finalizar.
Se genera un archivo en bloc de notas con:
- Fecha del proceso.
- Razón social de la empresa.
- Detalle de la importación.
- Inconsistencias, en caso de existir.
Consejos para la Solución de Problemas Comunes
- Cuando la planilla se importa pero no se reflejan movimientos en la balanza, revisa que la póliza esté contabilizada, que la fecha corresponda al periodo consultado y que las cuentas contables estén correctas.
- Te sugiero revisar que todos los campos cumplan con el formato correcto y que no haya valores inconsistentes en las nuevas filas.
- Si aparece un error relacionado con el departamento y no lo utilizas activamente, prueba a poner 0 (cero) en ese campo para la integración de pólizas.
- Válida que no existan celdas vacías o con datos erróneos en las columnas correspondientes a las fechas.
- Si después de realizar estas verificaciones el mensaje persiste, te sugiero generar un archivo de prueba con solo un par de movimientos para validar si se repite.
- COI detecta si ya se realizó una contabilización previamente y así evitas sobreescribir información, lo que significa que el sistema no permite sobreescribir pólizas existentes automáticamente.
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