Todo tipo de información es valiosa, especialmente la información contable y lo relacionado con el flujo de efectivo, ya que una gran parte del tiempo y esfuerzo del trabajo en el sistema es la captura de datos. Todas las empresas están en riesgo de enfrentarse a la pérdida de información por diversas circunstancias. Para contrarrestar esto, es posible generar respaldos de la información de manera periódica y constante para disminuir los riesgos y el retrabajo. Con estos pasos usted será capaz de proteger la información mediante respaldos y recuperar esa información en el momento que se requiera.
Es importante destacar que la gran mayoría de contadores y despachos contables no suelen hacer backups o respaldos en otro disco duro o memoria USB de la información que capturan en los sistemas contables como CONTPAQi, lo cual incrementa el riesgo de pérdida.
Preparativos Antes de Generar un Respaldo en CONTPAQi
Antes de empezar a generar nuestro respaldo, es importante saber que deben estar cerradas todas las ventanas del sistema CONTPAQi y que ningún usuario esté dentro de la empresa a respaldar (esto es crucial en la versión de red). Si la instalación es en red y tienes diferentes perfiles de usuarios, asegúrate que el usuario con el que realizarás el respaldo tenga los permisos correspondientes. Esto se puede verificar desde el menú Empresa, submenú Usuarios, seleccionando Perfiles....
Proceso para Generar un Respaldo de Empresa en CONTPAQi
Una vez realizados los preparativos necesarios, sigue estos pasos para crear el respaldo de tu empresa en CONTPAQi:
Ingresa al menú “Empresa”.
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Damos clic en “Respaldar empresa” o también puedes presionar la tecla “F2”.
Seleccionamos la empresa que deseas respaldar. Como ejemplo, usaremos la empresa "Plásticos SA de CV".
Damos clic en “Respaldar”.
Verificamos los datos mostrados: la empresa que se va a respaldar, la ruta donde se guardará el respaldo y el nombre asignado al archivo de respaldo.
Una vez que hayas verificado todos los datos, damos clic en “Procesar” para iniciar la creación del respaldo.
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Ubicación y Manejo de los Archivos de Respaldo para su Copia
Una vez que el proceso de respaldo ha concluido, los archivos generados se guardarán en la carpeta de respaldo que fue seleccionada previamente. En esta ubicación, encontrarás al menos un archivo .bak y un archivo .zip de la empresa respaldada. Es importante saber que los respaldos realizados por la aplicación CONTPAQi son encriptados y comprimidos, lo cual añade una capa de protección a la información del usuario.
Para acceder a la información contenida en estos archivos y poder copiar las carpetas de respaldo de manera efectiva, es fundamental comprender cómo se manejan y descomprimen:
Para descomprimir un respaldo generado por CONTPAQi Respaldos® es necesario que tengas instalada una utilería de descompresión compatible, como WinZip®, WinRar®, o 7-Zip, entre otras. Esto es debido a que, por razones de seguridad, la información viene encriptada y protegida por contraseña.
Una vez que se complete la primera descompresión (la que puede solicitar contraseña), se extraerá un segundo archivo. Este segundo archivo también deberá ser descomprimido, pero, a diferencia del primero, ya no solicitará contraseña.
Al descomprimir este segundo archivo, se mostrará la carpeta principal que contiene el nombre del sistema y la empresa respaldada, revelando la estructura de archivos.
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Dentro de esta carpeta, es común encontrar un tercer archivo .zip adicional, que contiene los datos específicos de la empresa.
El formato con el que se maneja la información en CONTPAQi puede complicar y hacer más laborioso el proceso de acceder a los datos directamente. Sin embargo, una vez que hayas logrado descomprimir hasta el nivel de las carpetas con la estructura de la empresa, es el momento de guardar esos datos en alguna unidad extraíble como un disco duro externo o una memoria USB, o bien, subirlos a un servicio de almacenamiento en la nube. ¡Felicidades! Al hacer esto, habrás asegurado una copia externa y resguardada de tu valiosa información contable.