Guía Completa de Contabilidad para Socios de Plataformas Digitales como Uber y Uber Eats

El mercado digital se ha vuelto una tendencia, ahora todos están adoptando estas prácticas. Para los propietarios de pequeñas empresas, la línea entre la vida personal y la vida de negocios puede ser confusa, pero reconocer la diferencia entre los gastos personales y de negocios es importante. Esto es especialmente cierto para cualquier negocio que planee incluir los gastos comerciales en la preparación de impuestos. Es vital aclarar un mito: las retenciones no sustituyen tus declaraciones. ¡Recuerda que es muy importante mantener tu contabilidad al día!

¿Qué son los Gastos Comerciales y por qué son importantes?

Comencemos con los aspectos básicos: los gastos comerciales son aquellos gastos que realizas por el bien del negocio. La gente que contratas, los materiales que compras y el lugar físico que alquilas son todos gastos del negocio. Para que el SAT te regrese dinero o pagues menos, puedes facturar gastos indispensables.

Por qué es importante el seguimiento de los gastos empresariales

El seguimiento de los gastos comerciales no solo es beneficioso, sino que es una parte fundamental de la administración de un negocio. Es importante por las siguientes razones:

• No puedes calcular tus ganancias sin saber lo que gastaste. Medir el éxito empresarial no se trata solo de cuántas ganancias generaste, se trata de las ganancias que te quedan en total.
• Tus gastos podrían influenciar en los impuestos de tu empresa. Muchos países permiten que las empresas deduzcan los gastos comerciales y, como resultado, paguen menos en impuestos.
• Es necesario comprender los gastos para hacer (y apegarse) a un presupuesto comercial. Un presupuesto te ayuda a administrar los gastos y mantenerlos a un nivel que puedas permitirte. El seguimiento de los gastos es una parte importante para hacer un presupuesto.
• Cada vez que necesites reducir costos, necesitas saber tus gastos. Determinar qué costos puedes reducir o recortar depende de saber en qué estás gastando.
• El seguimiento de los gastos comerciales te permite darte cuenta cuando algo cuesta más de lo habitual (o más de lo que vale).
• Si alguna vez necesitas un préstamo o un inversor, ellos necesitarán ver tus gastos.

Contabilidad para Socios Conductores de Uber y DiDi

Si manejas con Uber o entregas con Uber Eats, el SAT considera que tienes una actividad empresarial en el régimen de Plataformas Tecnológicas. ¿Pero cómo se van a pagar los impuestos en este nuevo régimen? El SAT exige tributar en el Régimen de Plataformas Digitales; basta añadir la actividad “Servicio de transporte de pasajeros vía app” a tu RFC.

Retenciones de impuestos por Uber y DiDi

Si ya registraste tu RFC en la plataforma, las tasas de retención son fijas sobre tus ingresos brutos (el total antes de la comisión de Uber). Esas retenciones de las que hablamos pueden ser definitivas, es decir, sin necesidad de presentar declaraciones o contabilidad adicional. No obstante, si no tienes RFC cargado en la app, Uber se verá obligado a retenerte el 36% total (20% de ISR y 16% de IVA). ¡No dejes que eso pase!

Lea también: Ejemplo Práctico: Costo Fiscal de un Inmueble

• ISR (Impuesto sobre la Renta): Se te retiene el 2.1%. Ya no se usan las tablas que dependían de cuánto ganaras; ahora es una tasa única y más sencilla.
• IVA (Impuesto al Valor Agregado): Uber y DiDi descuentan 8% de IVA de cada viaje pagado con tarjeta. Uber retiene el 8% (que es la mitad del IVA total). El otro 8% se te entrega en tus ganancias para que tú lo reportes al SAT.

Obligación de declarar cada mes

Todos los socios de Uber deben declarar antes del día 17 de cada mes. Sí, cada mes subes tu declaración mensual Uber IVA e ISR en el SAT; en abril presentas la anual si excediste $300 000 al año. Si tú no presentas tus declaraciones informativas o de pago, el SAT notará la falta de coincidencia y tu opinión de cumplimiento será negativa.

• Declaración de IVA: Debes informar el 16% total que cobraste. Como Uber solo retuvo la mitad (8%), tú debes pagar la otra mitad al SAT, o restarla con el IVA de tus gastos si estás en pagos provisionales.
• Declaración de ISR:
  • Si optaste por Pagos Provisionales: Declaras tus ingresos, restas tus gastos (gasolina, seguro, etc.) y descuentas lo que Uber ya retuvo.
  • Si optaste por Pagos Definitivos (ingresos <$300k anuales): La retención del 2.1% es tu pago final de ISR, pero debes presentar la declaración mensual. Es la forma de decirle al SAT: "Aquí está el reporte de lo que gané y mis impuestos ya fueron retenidos".

¿Qué puedes deducir? (Solo si estás en Provisionales)

Para que el SAT te regrese dinero o pagues menos, puedes facturar gastos estrictamente indispensables para la obtención del ingreso:

• Vehículo: Gasolina (pagada con tarjeta/transferencia), seguro, llantas y servicios de mantenimiento.
• Tecnología: Tu celular y el plan de datos.
• Gastos de Uber Eats: Mochilas térmicas y equipo de seguridad.
• En cuanto a los pequeños presentes que los conductores ofrecen a sus usuarios, como conexión para cargar el celular, escuchar música, un dulce o botellas de agua, pudiera darse la interpretación de que no es estrictamente indispensable para brindar el servicio.

Facturación y Credenciales Fiscales

Como Conductor o Socio de Flotilla es importante que emitas facturas a los usuarios que lo soliciten por los servicios que prestes a través de la app de Uber. Además, Uber, en cumplimiento de la legislación aplicable vigente, debe retener y enterar, en tu nombre y por tu cuenta, un porcentaje sobre las ganancias que generes por concepto de servicios independientes de transporte de pasajeros y por las personas que invites a conducir a la plataforma (Referidos).

Las credenciales fiscales son instrumentos que te permiten emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (“CFDIs”); es decir, el sistema del SAT los valida cada vez que se intenta generar un CFDI a tu nombre para confirmar y proteger tus datos. Las credenciales consisten en una e.Firma y un Certificado de Sellos Digitales (“CSD”), y ambos la primera vez que los requieras deben ser tramitados en persona directamente en las oficinas del SAT. La e.Firma y el CSD están conformados por 4 archivos y 2 contraseñas.

Deberás emitir mensualmente un CFDI de operaciones con el público en general, por cada uno de los viajes que generen un monto superior a cien pesos, por los cuales no se solicite CFDI o no se cuente con el RFC del solicitante. Durante las primeras 24 horas de cada mes, se determina el monto de tus ingresos que no fueron facturados a los usuarios, y se facilita el cumplimiento de tus obligaciones fiscales a través de un proveedor de facturación independiente, apoyándote en la emisión de la FPG correspondiente.

Lea también: RFC: ¿Cuánto cuesta?

Mensualmente, se te enviará al correo que tienes registrado en la app el CFDI de retenciones correspondiente. Este comprobante es emitido semanalmente con el importe total de la tasa de servicio retenida y el IVA correspondiente. El concepto de esta factura es “Comisión para los servicios de Uber”.

Puedes descargar tu constancia de retenciones en partners.uber.com o desde la sección de "Facturas" en la app de Uber Driver. Es el documento base para tus declaraciones.

Estructura de Costos y Contabilidad para Negocios con Uber Eats

Si estás pensando en unirte a Uber Eats o ya formas parte de la plataforma, una de las preguntas más importantes que te harás es: ¿cuánto de cada venta se queda realmente en mi bolsillo? La estructura de comisiones puede parecer compleja y, si no se entiende a fondo, puede afectar seriamente la rentabilidad de tu negocio.

Uber Eats no maneja una única comisión para todos. La tarifa que pagas depende del plan que elijas, el cual a su vez determina el nivel de servicios y visibilidad que recibes. Sí, generalmente la comisión se calcula sobre el precio del menú (el subtotal de los alimentos) antes de cualquier tarifa de envío o propina para el repartidor, pero incluyendo el IVA. Uber Eats ofrece un modelo donde puedes usar tus propios repartidores a cambio de una comisión significativamente menor (generalmente alrededor del 10-15%). Sin embargo, debes calcular el costo de contratar, asegurar y gestionar a tus repartidores.

Planes de Comisión de Uber Eats

A continuación, se presenta una tabla con los planes de comisión de Uber Eats:

Lea también: ¿Qué es el Costo Contable?

Plan	Comisión Aproximada	Descripción
Básico	15%	Diseñado para restaurantes con clientes leales. Aparece en búsquedas específicas o cerca de la ubicación.
Plus	25%	Plan intermedio con mayor visibilidad dentro de la aplicación.
Premium	30% o más	Máxima visibilidad, acceso a beneficios como cobertura de costos de promociones.

Otros Costos a Considerar en Uber Eats

La comisión sobre la venta no es el único costo que deben considerar los negocios:

• Costos de procesamiento de pagos: Al igual que con cualquier transacción con tarjeta, hay un pequeño porcentaje que cubre el costo de procesamiento.
• Promociones y descuentos: Si decides lanzar ofertas como "2x1" o "10% de descuento", ese costo lo absorbe tu restaurante.
• Errores en pedidos: Un pedido mal tomado, un ingrediente faltante o un platillo incorrecto que se envía al cliente representa una pérdida directa.

La Importancia de la Eficiencia Operativa

Entender cómo funciona Uber Eats para tu negocio a nivel financiero es vital. Un error común es enfocarse únicamente en la comisión y no en la eficiencia operativa. Ignorar la eficiencia operativa es como intentar llenar un balde con un agujero. Por más ventas que entren, las ganancias se escaparán en forma de errores, tiempo perdido y estrés administrativo.

"Tacos al Vuelo", una taquería en Guadalajara, comenzó en Uber Eats con el Plan Premium (30%). Sus ventas a través de la app se dispararon, pero su dueño, Carlos, notó que sus ganancias no crecían al mismo ritmo. Al analizar sus costos, descubrió dos problemas: los errores en los pedidos por la transcripción manual desde la tableta al sistema de cocina le costaban un 3% de sus ventas de la app, y el tiempo que su cajero pasaba gestionando la tableta era un costo laboral oculto.

Carlos decidió implementar una integración de Uber Eats en punto de venta para restaurante. Al hacerlo, los pedidos llegaban directamente a la cocina, eliminando errores. Además, la conciliación de ventas y la facturación se automatizaron. Simplifica la contabilidad: Consolida las ventas de Uber Eats con las de tu local en un solo reporte, facilitando la conciliación y la declaración de impuestos ante el SAT. Integrar una plataforma con Uber Eats para restaurante, te permitirá optimizar tu operación, al mismo tiempo que generas ventas fácilmente.

Cómo Realizar un Seguimiento Efectivo de los Gastos del Negocio

Las grandes empresas pueden permitirse el lujo de tener contadores a tiempo completo en el personal para hacerse cargo de estas cosas. Pero, ¿cómo hacen los negocios pequeños para hacer un seguimiento de los gastos? Debes ocuparte de muchas cosas. Es posible que no sepas de contabilidad. Necesitas encontrar la opción más fácil para el seguimiento de los gastos de los negocios pequeños.

6 Pasos para Realizar un Seguimiento de los Gastos

Configurar correctamente el proceso de seguimiento de gastos de la empresa implica media docena de pasos principales:

1. Usa una tarjeta de crédito comercial exclusiva: Usar una tarjeta de crédito comercial logra lo mismo que abrir una cuenta bancaria comercial: te ayuda a mantener los gastos comerciales separados de los gastos personales, lo que facilita el proceso de contabilidad. Pero debes asegurarte de usar la tarjeta de crédito de la empresa solo para fines comerciales.
2. Conserva tus recibos: Crea un sistema para asegurarte de no perder los recibos antes de registrarlos. Si muchas de tus compras crean recibos en papel, guárdalos en un lugar seguro para no perderlos y encuentra una forma de organizarlos para facilitarte el proceso más adelante. Si te resulta más fácil trabajar con archivos digitales, digitaliza tus recibos con regularidad.
3. Elige la herramienta adecuada para el seguimiento de los gastos del negocio: Para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, eso significa encontrar un software de contabilidad fácil de usar que simplifique el proceso y desarrollar un sistema para el seguimiento de gastos empresariales que te ayude a mantenerte al día con él regularmente. Registrar los gastos en una hoja de cálculo puede que te funcione bien, pero muchos productos de software de contabilidad ofrecen funciones, como la automatización, que simplifican el seguimiento de los gastos de la empresa.
4. Desarrollar un proceso para hacer el seguimiento de los gastos del negocio: La definición del proceso dependerá de la herramienta que elijas, pero la herramienta adecuada solo será efectiva si desarrollas un buen proceso. En función de las funciones disponibles, elabora un proceso paso a paso para mantener el seguimiento de tus gastos actualizado y bien organizado.
5. Crear directrices para empleados para el seguimiento de gastos empresariales: Si tu empresa tiene empleados, crea un proceso que defina claramente cómo deben llevar el seguimiento de gastos para cualquier compra que realicen para la empresa. Documenta pautas paso a paso que establezcan lo que deben hacer con los recibos, quién es responsable de registrar los gastos y cómo deben hacerlo.
6. Controla los gastos de tu negocio: Esto es fácil de decir, pero probablemente la parte más difícil de hacer. Los pequeños negocios tienen mucha actividad y siempre hay otras cosas que requieren tu atención. Pero cuanto más cosas postergues, más grande será el trabajo. Puedes escoger entre dedicarle un poco de tiempo cada día o semana, o invertir largas y tediosas horas al proceso cuando el contador te dé una fecha límite.

Consejos Sencillos de Mantenimiento de Registros

Un enfoque inteligente para el seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas puede ayudarte a mantener las cosas relativamente simples. Estos son algunos consejos adicionales sobre cómo hacer un seguimiento de los gastos comerciales:

• Evita usar efectivo para gastos relacionados con el negocio: Es difícil hacer un seguimiento de las transacciones en efectivo. En comparación, todo lo que pagues con la tarjeta aparecerá ordenadamente en el resumen mensual.
• Sácale provecho a la tecnología: Si el software te permite conectar la cuenta bancaria para automatizar el seguimiento de gastos, hazlo. Y comprueba si otros productos tecnológicos que usas tienen funciones que también faciliten las cosas. No hay ningún motivo para hacer el trabajo más difícil o más tedioso de lo que tiene que ser.
• Quédate con el sistema que más te convenga: El mejor sistema para el seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas es aquel que escojas y te apegues. Si pruebas un nuevo proceso, pero prefieres el proceso anterior, que también es más familiar, vuelve a implementar lo que te funcionó.

Ya sea que tu negocio use Uber Eats o lo esté considerando, es posible que te preguntes cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales dentro de la plataforma. Para empezar, la app ofrece análisis exhaustivos que convierten los datos que Uber Eats tiene en información para tu negocio. Además, la pestaña Pagos en el panel del Administrador de Uber Eats te permite ver un desglose de los gastos de todos los pedidos que se hacen a través de la app. Todo esto te permite tomar mejores decisiones sobre dónde invertir los fondos de tu negocio. El gasto inteligente es clave para un buen negocio.

Servicios de Asesoría Contable para Socios de Plataformas Digitales

Puedes pedir asesoría gratuita. Te recomendamos contactar a empresas que conocerán tus necesidades como socio conductor. Uber ha hecho alianzas con compañías independientes especializadas en contabilidad, que te ofrecen precios preferenciales y te apoyan antes, durante y después de tu proceso como socio conductor o repartidor. Hemos hecho alianzas con socios comerciales para que puedas obtener un precio preferencial por ser socio conductor de la aplicación de Uber.

Despachos y Plataformas Recomendados

Contabilízate

Contabilízate es una plataforma digital que realiza la contabilidad de cualquier persona física: cálculo de impuestos, aplicación automática de deducciones, presentación de todas las declaraciones ante el SAT y además, te permite emitir facturas personalizadas de una forma fácil y rápida. Todo en un solo lugar, seguro, confidencial y donde tienes control total sobre tu contabilidad sin complicaciones.

Gomez Gallardo

Despacho fiscal, contable y administrativo. Más de 25 años de experiencia nos respaldan. Especialistas en servicio a plataformas tecnológicas. Nos encontramos en más de 30 ciudades del país. Puedes realizar cualquier trámite contable asociado a tu cuenta de socio conductor, recibe atención personalizada para completar tu perfil de facturación de inicio a fin. Asesoría contable, aumento de obligaciones fiscales, realización de sellos, citas en SAT, carga de documentos fiscales en plataforma, declaraciones y facturas.

Contec

Somos una empresa que cuenta con más de 40 años de experiencia profesional. Brindamos servicios contables, fiscales y legales a personas físicas y morales.

Heru

Heru es una plataforma digital que te pone al día con el SAT. Gracias a su sistema de validación de deducibles y estrategias fiscales autorizadas por el SAT, podrás generar saldo a favor de manera segura.

A continuación, se presentan diferentes planes de contabilidad para conductores de Uber y DiDi en México, diseñados para declarar tus impuestos cada mes, optimizar deducciones y reducir tu retención ISR, evitando multas y filas:

Plan	Precio	Beneficios
PLAN BÁSICO	$399/mes	Declaraciones mensuales, Facturación ilimitada, Revisión de depósitos, Sin penalización por inactividad.
PLAN PRO	$499/mes	Todo lo del básico + Soporte fiscal prioritario, Acceso a grupo privado, Recordatorios automáticos, Archivo digital de CFDIs.
PLAN INTELIGENTE	$3,840/anual	Todo lo del PRO + Atención con nombre asignado, 3 Asesorías fiscales gratuitas. Ahorras $2,148 mxn. Este plan se paga una sola vez y no vuelves a preocuparte en todo el año.

Nuestros servicios de contabilidad para Repartidores y Choferes DiDi, Uber y Cabify incluyen:

• Registro Contable Preciso: Llevamos un control minucioso de tus ingresos y gastos, dejando toda la información de Uber y DiDi siempre ordenada para presentar tu declaración fiscal sin problemas ante el SAT.
• Declaraciones de Impuestos: Nos encargamos de preparar y presentar tus declaraciones de impuestos, asegurando que se cumplan con todas las regulaciones y plazos establecidos.
• Asesoría Fiscal Personalizada: Nuestro equipo de expertos te brindará asesoría personalizada, respondiendo a tus preguntas y resolviendo tus inquietudes fiscales en todo momento.
• Análisis Financiero: Te proporcionamos informes financieros claros y concisos para que puedas evaluar tu desempeño y tomar decisiones informadas para el crecimiento de tu negocio.

Preguntas Frecuentes sobre Contabilidad y Uber

• ¿Qué régimen fiscal debo elegir para Uber y DiDi? El SAT exige tributar en el Régimen de Plataformas Digitales; basta añadir la actividad “Servicio de transporte de pasajeros vía app” a tu RFC.
• ¿Tengo que presentar declaraciones mensuales? Sí. Cada mes subes tu declaración mensual Uber IVA e ISR en el SAT; en abril presentas la anual si excediste $300 000 al año.
• ¿Cuánto me retiene la plataforma por impuestos? Uber y DiDi descuentan 2.1 % de ISR y 8 % de IVA de cada viaje pagado con tarjeta; tú declaras el resto.
• ¿Tengo que facturar cada viaje? No es necesario viaje por viaje. Uber emite facturas globales por tus servicios. Sin embargo, si un pasajero te pide factura, la app la genera automáticamente con tus datos si tienes tu Certificado de Sello Digital (CSD) activo.
• ¿Uber reporta mis ingresos aunque yo no declare? Sí. Uber envía reportes mensuales al SAT con el detalle de tus ganancias. Si tú no presentas tus declaraciones informativas o de pago, el SAT notará la falta de coincidencia y tu opinión de cumplimiento será negativa.
• ¿Cómo obtengo mi constancia de retenciones? Uber genera mensualmente un CFDI de retenciones. Puedes descargarlo en partners.uber.com o desde la sección de "Facturas" en la app de Uber Driver. Es el documento base para tus declaraciones.
• No recuerdo mi contraseña del SAT, ¿Cómo la recupero? Si eres Persona Física y no recuerdas tu contraseña para el portal del SAT, puedes restablecerla en línea para tener acceso a los servicios en línea. No es necesario acudir a una cita presencial.
• ¿Cómo sacar cita en el SAT? Agenda en línea tu cita en el SAT para tramitar tus credenciales fiscales.
• ¿Cómo valido mi e.Firma y Certificado de Sellos Digitales? Si ya cuentas con tus credenciales, deberás consultar la validez de tu e.Firma y tu CSD ante el SAT.

tags: #costo #contabilidad #uber #información