Los préstamos bancarios han sido, tradicionalmente, uno de los instrumentos más utilizados para financiar el activo de una empresa. Constituyen los recursos ajenos por excelencia, que forman parte del pasivo de una sociedad, ayudando a una empresa a crecer y consolidarse en su actividad. La contabilización de un préstamo es un proceso fundamental para cualquier empresa que adquiera financiación. Este proceso consiste en registrar con precisión en los libros contables todos los movimientos relacionados con el préstamo. Hay que tener en cuenta que al obtener financiación, la empresa aumenta su pasivo (deuda) y también su activo (liquidez).
Se trata de una de las vías de financiación más utilizadas, hasta el punto de que sería bastante difícil encontrar un negocio que no haya tenido, tenga o vaya a tener en el futuro un préstamo. La contabilización de préstamos bancarios es un aspecto crucial en la contabilidad de empresas, ya que permite registrar de manera precisa las obligaciones financieras adquiridas con entidades crediticias. La contabilización adecuada de los préstamos bancarios es fundamental para una gestión financiera eficiente y transparente.
Aspectos Clave a la Hora de Contabilizar un Préstamo
La contabilización de préstamos en España se rige por el Plan General de Contabilidad (PGC), aprobado por el Real Decreto 1514/2007. El Plan General Contable establece una serie de criterios para la contabilización de los préstamos. En concreto, estos son:
- Valoración inicial: los pasivos financieros incluidos en esta categoría se valorarán inicialmente por el precio de la transacción, que equivaldrá al valor razonable de la contraprestación recibida ajustado por los gastos de transacción que les sean directamente atribuibles; no obstante, estos últimos, así como las comisiones iniciales de las deudas con terceros, podrán registrarse en la cuenta de pérdidas y ganancias en el momento de su reconocimiento inicial.
- A partir de este registro inicial, la propia norma establece que los pasivos financieros se valorarán por su coste amortizado.
- Los intereses devengados se contabilizarán en la cuenta de pérdidas y ganancias como gastos del periodo, mediante la aplicación del tipo de interés efectivo.
Los préstamos pueden estar garantizados por activos de la empresa.
Cuentas Contables Clave para Préstamos Recibidos por la Empresa
El Plan General Contable (PGC) establece las cuentas contables específicas para registrar los préstamos bancarios en la contabilidad de empresas en España. La cuenta utilizada para registrar el préstamo dependerá del vencimiento del mismo. Si el vencimiento es menor a un año, se utiliza la cuenta 5200 «Préstamos a corto plazo». A continuación, se detallan las principales cuentas relacionadas con la contabilización de un préstamo:
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- 1700 - Préstamos a largo plazo con entidades de crédito: se utiliza para registrar los préstamos obtenidos por la empresa que deben ser pagados en un plazo mayor a un año. Incluye las cantidades recibidas de bancos y otras entidades financieras, destacando el carácter de largo plazo de la obligación. Esta cuenta se utiliza para registrar los préstamos bancarios con vencimiento a más de un año.
- 5200 - Préstamos a corto plazo de entidades de crédito: registra los préstamos obtenidos que tienen un vencimiento a corto plazo, es decir, que deben ser devueltos en un periodo menor a un año. Similar a la cuenta 1700, pero enfocada en las obligaciones de pago en el corto plazo. Esta cuenta se utiliza para registrar los préstamos bancarios con vencimiento a menos de un año.
- 527 - Intereses a corto plazo de deudas con entidades de crédito: esta cuenta contabiliza los intereses que la empresa debe pagar en el corto plazo (con vencimiento inferior al año) por las deudas contraídas con entidades de crédito. Refleja el coste de la financiación a corto plazo.
- 662 - Intereses de deudas: abarca los intereses que se generan por cualquier tipo de deuda, sin distinción de plazo. Esta cuenta recoge los costes financieros que la empresa debe asumir como consecuencia de haber contraído deudas, incluyendo tanto préstamos a corto como a largo plazo. En el PGC también se especifica la cuenta 6623 - Intereses de deudas con entidades de crédito: Esta cuenta se utiliza para registrar los intereses durante el ejercicio financiero por los préstamos bancarios obtenidos.
- 669 - Otros gastos financieros: esta cuenta se utiliza para registrar gastos financieros que no se ajustan a las categorías específicas de intereses de deudas (como las cuentas 662). Estos pueden incluir comisiones bancarias no relacionadas directamente con préstamos, gastos por descuento de efectos no considerados como descuento comercial, diferencias negativas de cambio, y costes de transacciones financieras que no generan intereses directos.
El registro inicial de un préstamo bancario se realiza en la cuenta 1700 o 5200, según el plazo de vencimiento del préstamo. A lo largo del ejercicio financiero, se deben registrar los préstamos bancarios mediante el asiento contable correspondiente. Las cuentas 1700 y 5200 se deben actualizar periódicamente para reflejar la amortización del préstamo, es decir, la reducción gradual del saldo pendiente de pago. Es importante tener en cuenta que estas son las cuentas contables básicas para préstamos bancarios.
Contabilizar un préstamo a corto plazo
La contabilización de un préstamo a corto plazo en España se rige por el Plan General de Contabilidad (PGC), aprobado por el Real Decreto 1514/2007. El importe del préstamo se registra en el haber de la cuenta 5200, aumentando el saldo del pasivo de la empresa. El importe de los intereses devengados se registra en el debe de la cuenta 527, aumentando el gasto financiero de la empresa.
El registro contable se realiza a medida que se van realizando las cuotas de pago del préstamo, se debe registrar la amortización del mismo, es decir, la reducción del saldo pendiente de pago. La parte del capital amortizado se registra en el debe de la cuenta 5200, disminuyendo el saldo pendiente del préstamo. En resumen, la contabilización de un préstamo a corto plazo implica registrar la recepción del préstamo, el devengo y pago de intereses, y la amortización del capital.
Contabilizar un préstamo a largo plazo
La contabilización de un préstamo a largo plazo en España se rige por el Plan General de Contabilidad (PGC), aprobado por el Real Decreto 1514/2007. El importe del préstamo se registra en el debe de la cuenta 1700, aumentando el saldo del pasivo de la empresa. El importe de los intereses devengados se registra en el debe de la cuenta 527, aumentando el gasto financiero de la empresa.
El registro contable se realiza a medida que se van realizando las cuotas de pago del préstamo, se debe registrar la amortización del mismo, es decir, la reducción del saldo pendiente de pago. La parte del capital amortizado se registra en el debe de la cuenta 1700, disminuyendo el saldo pendiente del préstamo. En resumen, la contabilización de un préstamo a largo plazo implica registrar la recepción del préstamo, el devengo y pago de intereses, la amortización del capital y, en algunos casos, el descuento de intereses.
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Asientos Contables de Préstamos Bancarios
Los asientos contables relacionados con la contabilización de préstamos son los siguientes:
Por la formalización de la deuda, asumiendo que el préstamo tiene gastos de formalización:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572. Bancos | XXX | |
| 669. Otros gastos financieros | YYY | |
| 1700. Préstamos a largo plazo con entidades de crédito | XXX + YYY |
Por la contabilización de los intereses (suponiendo un préstamo con cuotas fijas):
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 662. Intereses de deudas | XXX | |
| 5200. Préstamos a corto plazo con entidades de crédito | YYY | |
| 572. Bancos | XXX + YYY |
La cuenta 662 Gastos financieros se registra en el Debe por el importe de los intereses devengados durante el mes. La cuenta 5200 Préstamos a corto plazo se incluye en Debe por el importe de la amortización del capital del préstamo.
Por la reclasificación de la deuda, de deuda a largo plazo a deuda a corto plazo:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 1700. Préstamos a largo plazo con entidades de crédito | YYY | |
| 5200. Préstamos a corto plazo con entidades de crédito | YYY |
Ejemplo Práctico de Contabilización de un Préstamo
Imagina una empresa que pide un préstamo con las siguientes condiciones:
- Cuantía del préstamo: 10.000 €
- Tipo de interés nominal: 5%.
- Periodo de amortización: 4 años.
- Cuotas constantes pagaderas mensualmente.
- Gastos de formalización: 300 €.
- Inicio del préstamo: 1 de junio de 2X20.
El cuadro de amortización es el siguiente:
| Mes | Cuota mensual | Capital | Interés | Capital pendiente de pago |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 299,71 € | 258,04 € | 41,67 € | 9.741,96 € |
| 2 | 299,71 € | 259,12 € | 40,59 € | 9.482,84 € |
| 3 | 299,71 € | 260,20 € | 39,51 € | 9.222,64 € |
| 4 | 299,71 € | 261,28 € | 38,43 € | 8.961,36 € |
| 5 | 299,71 € | 262,37 € | 37,34 € | 8.698,99 € |
| 6 | 299,71 € | 263,46 € | 36,25 € | 8.435,53 € |
| 7 | 299,71 € | 264,56 € | 35,15 € | 8.170,97 € |
| 8 | 299,71 € | 265,66 € | 34,05 € | 7.905,30 € |
| 9 | 299,71 € | 266,77 € | 32,94 € | 7.638,53 € |
| 10 | 299,71 € | 267,88 € | 31,83 € | 7.370,65 € |
| 11 | 299,71 € | 269,00 € | 30,71 € | 7.101,65 € |
| 12 | 299,71 € | 270,12 € | 29,59 € | 6.831,54 € |
| 13 | 299,71 € | 271,24 € | 28,46 € | 6.560,29 € |
| 14 | 299,71 € | 272,37 € | 27,33 € | 6.287,92 € |
| 15 | 299,71 € | 273,51 € | 26,20 € | 6.014,41 € |
| 16 | 299,71 € | 274,65 € | 25,06 € | 5.739,76 € |
| 17 | 299,71 € | 275,79 € | 23,92 € | 5.463,97 € |
| 18 | 299,71 € | 276,94 € | 22,77 € | 5.187,02 € |
| 19 | 299,71 € | 278,10 € | 21,61 € | 4.908,93 € |
| 20 | 299,71 € | 279,26 € | 20,45 € | 4.629,67 € |
| 21 | 299,71 € | 280,42 € | 19,29 € | 4.349,25 € |
| 22 | 299,71 € | 281,59 € | 18,12 € | 4.067,67 € |
| 23 | 299,71 € | 282,76 € | 16,95 € | 3.784,91 € |
| 24 | 299,71 € | 283,94 € | 15,77 € | 3.500,97 € |
| 25 | 299,71 € | 285,12 € | 14,59 € | 3.215,85 € |
| 26 | 299,71 € | 286,31 € | 13,40 € | 2.929,54 € |
| 27 | 299,71 € | 287,50 € | 12,21 € | 2.642,03 € |
| 28 | 299,71 € | 288,70 € | 11,01 € | 2.353,33 € |
| 29 | 299,71 € | 289,90 € | 9,81 € | 2.063,43 € |
| 30 | 299,71 € | 291,11 € | 8,60 € | 1.772,32 € |
| 31 | 299,71 € | 292,32 € | 7,38 € | 1.479,99 € |
| 32 | 299,71 € | 293,54 € | 6,17 € | 1.186,45 € |
| 33 | 299,71 € | 294,77 € | 4,94 € | 891,69 € |
| 34 | 299,71 € | 295,99 € | 3,72 € | 595,69 € |
| 35 | 299,71 € | 297,23 € | 2,48 € | 298,47 € |
| 36 | 299,71 € | 298,47 € | 1,24 € | 0,00 € |
| Total | 10.789,52 € | 10.000,00 € | 789,52 € | 0,00 € |
Para el asiento inicial, la empresa obtendrá la liquidez, descontando los gastos de formalización. A su vez, contabilizará en la cuenta de préstamos a corto plazo (5200) la cantidad correspondiente a esos 6 meses, y el resto en la cuenta de préstamos a largo plazo (1700).
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Este es un ejemplo sencillo y la contabilización real de un préstamo bancario puede ser más compleja, dependiendo de las características específicas del préstamo, como el tipo de interés, el plazo de amortización, las comisiones, etc. Una microempresa solicitó un préstamo bancario por valor de $10.000.000. Luego, al final de cada mes, la microempresa reconoció el pago de la cuota, separando la parte correspondiente a capital de la de los intereses. En el primer asiento, se registra el préstamo en el momento en que se recibe el dinero del banco. En el segundo asiento, se registra el pago de cada cuota mensual.
Asiento inicial del préstamo
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572. Bancos | 9.700 € | |
| 669. Otros gastos financieros | 300 € | |
| 1700. Préstamos a largo plazo con entidades de crédito | 8.435,53 € | |
| 5200. Préstamos a corto plazo con entidades de crédito | 1.564,47 € |
Asiento al vencimiento de la primera cuota
Al vencimiento de la primera cuota, se contabilizará el siguiente asiento, que será el que se aplique a cada una de las cuotas siguientes:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 662. Intereses de deudas | 41,67 € | |
| 5200. Préstamos a corto plazo con entidades de crédito | 258,04 € | |
| 572. Bancos | 299,71 € |
La segunda cuota y siguientes contabilizarán el mismo asiento por las cuantías correspondientes al capital y los intereses de cada cuota.
Reclasificación de la deuda a corto plazo
Al inicio del segundo ejercicio (a partir de la cuota 7), se reclasifica la deuda a largo en deuda a corto, con el capital a amortizar del segundo año (las siguientes 12 cuotas). Esto hace un total de 3.248,49 €.
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 1700. Préstamos a largo plazo con entidades de crédito | 3.248,49 € | |
| 5200. Préstamos a corto plazo con entidades de crédito | 3.248,49 € |
Asiento al vencimiento de la última cuota
Al vencimiento de la última cuota (la cuota 48), se contabilizará el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 662. Intereses de deudas | 1,24 € | |
| 5200. Préstamos a corto plazo con entidades de crédito | 298,47 € | |
| 572. Bancos | 299,71 € |
Créditos Otorgados por la Empresa (Créditos no Comerciales)
Según el Diccionario de la Real Academia Española, crédito es «el derecho que uno tiene a recibir de otro alguna cosa, por lo común dinero», y préstamo es «el dinero o valor que toma un particular para devolverlo». En la empresa, por operaciones muy diversas, nacen derechos de cobro -créditos- pero sólo los que proceden de transacciones distintas a las del tráfico empresarial, que son los créditos no comerciales, se catalogan como inversiones financieras. Así, se pueden citar dentro de esta categoría los derechos de cobro por venta del inmovilizado, o por intereses sobre los que la empresa tiene derecho aun cuando no hayan vencido, etc.
Algunos de éstos pueden estar formalizados mediante letras de cambio y podrán ser descontados, tal y como se describe en el capítulo 10, «Derechos de cobro originados por operaciones de tráfico». Entre los créditos que posee una empresa, y considerando las definiciones dadas, hay que resaltar los préstamos que ésta concede a otras, a sus trabajadores, etc.
Conviene matizar la diferencia existente entre préstamos y líneas de crédito. Si se concede un préstamo, el prestamista entrega el total acordado; no ocurre lo mismo al otorgar una línea de crédito, pues el que lo concede está dispuesto a entregar al usuario una cuantía máxima, conocida como crédito disponible, que éste utilizará en las fechas y cuantías que estime convenientes (crédito dispuesto), siempre y cuando no contravenga lo estipulado. Obviamente, los intereses en un caso u otro son distintos. En el primer caso, el prestatario paga intereses sobre el total del préstamo, mientras que en el segundo sólo lo hace por el crédito dispuesto; de todas formas, en la vida real es frecuente que por el crédito no dispuesto también se paguen intereses, claro está que mucho más bajos.
Valoración de Créditos no Comerciales
Si la empresa presta dinero o vende un inmovilizado y aplaza su cobro, obtiene unos créditos no comerciales. Éstos se valoran, en el primer caso, por el importe entregado y, en el segundo, por el precio de venta del inmovilizado.
El crédito se designará mediante cuentas diferentes según cuál sea la causa que lo originó, según a quién se otorgó -a empresas del grupo, asociadas, o a otras- y dependiendo del intervalo de tiempo en el que se recuperará, a largo o a corto plazo. Si el crédito es a largo plazo, llegará un momento en el que pase a vencer a corto. En esta operación pueden producirse resultados financieros; si éstos son negativos, se plasman mediante la cuenta de gastos financieros 667, «Pérdidas de créditos».
Intereses de Créditos Concedidos
Generalmente, la empresa otorgante va a percibir unos intereses explícitos, que nunca incrementarán el importe del crédito originario, sino que contablemente figurarán en rúbricas independientes. Así, si al final de un ejercicio la empresa tiene derecho a cobrar intereses que aún no han vencido, registrará un crédito por estos intereses a cobrar -que suele ser a corto plazo, pero que no quita para que a veces sea a largo- y unos ingresos financieros. Este crédito se expresa mediante la cuenta 547, «Intereses a corto plazo de créditos», o 257, «Intereses a largo plazo de créditos».
Por supuesto, si este crédito es a largo plazo, en el momento oportuno habrá que reflejar su traspaso a corto. Los ingresos financieros serán los intereses producidos en ese ejercicio, mientras que los comprendidos en el crédito corresponderán a intereses devengados y no cobrados en ejercicios anteriores. Lógicamente, este crédito desaparecerá conforme la empresa vaya cobrando los intereses.
A veces, no coincide el importe entregado con el nominal del crédito. En este supuesto, la diferencia corresponde a intereses implícitos. Estos intereses se irán devengando durante la vida del crédito y vencerán cuando éste se extinga. Pero, ¿en qué importe se pueden cifrar los intereses devengados en un ejercicio concreto? Esta cuantía se calculará con arreglo a un criterio financiero (norma de valoración 9.ª del PGC). Los créditos que se vayan generando a lo largo de la vida del crédito por este concepto se cobrarán cuando éste se reembolse.
Créditos Concedidos al Personal
En el ámbito de la empresa también es habitual encontrar operaciones de préstamo realizadas entre la empresa y sus trabajadores, usándose para su registro contable cuentas contables distintas a las utilizadas para contabilizar los préstamos con socios o empresas del grupo pues a los trabajadores no se les considera partes vinculadas. Créditos concedidos al personal de la empresa, que no tenga la calificación de parte vinculada, cuyo vencimiento sea superior a un año. Figurará en el activo no corriente del balance.
Las cuentas utilizadas incluyen (254) Créditos a L.P. y (544) Créditos a C.P.
Provisiones por Deterioro de Créditos
A veces, a la empresa le resulta arduo recuperar un crédito no comercial. En función del grado de riesgo que presenten los créditos, realizará las pertinentes correcciones valorativas, creando provisiones para insolvencias de créditos. Estas provisiones aparecerán en el activo del balance con signo negativo, minorando los correspondientes créditos, que vencen a corto o a largo plazo, y que han sido concedidos a empresas del grupo, asociadas o ajenas. Las provisiones desaparecerán cuando ya no exista tal riesgo, porque el crédito se cobre o se considere definitivamente perdido.
Contabilización de Pólizas de Crédito
Las pólizas de crédito son una herramienta muy valiosa para que pymes y autónomos puedan ajustar en todo momento sus necesidades de financiación. En el contrato de la póliza de crédito figuran las condiciones, intereses y plazos de pago. Habitualmente, una póliza de crédito está dirigida a pymes y a profesionales autónomos, de modo que les sea posible ir ajustando las necesidades de la empresa a las necesidades de financiación sin arriesgarse a quedarse corta ni sobrepasarlas.
Dependiendo de la póliza de crédito, existen diferencias a la hora de contabilizarlas:
- Póliza a corto plazo: La duración de la póliza es hasta un año, aunque se puede ir renovando. Las pólizas de crédito a corto plazo se reflejan en el Plan General de Contabilidad en el grupo 5 dentro del subgrupo de 3 con los dígitos ‘520. Además, las pólizas de crédito a corto plazo disponen de un subgrupo de 4 dígitos para este tipo de financiación, el 5201.
- Póliza a largo plazo: En una póliza a largo plazo el periodo de vigencia es superior al año. En cuanto a las pólizas de crédito a largo plazo, se engloban en el grupo 1 del Plan General Contable, en el subgrupo de 3 dígitos ‘170. Deudas a largo plazo con entidades de crédito’. Para ellas, el Plan General de Contabilidad no presenta un desglose a 4 dígitos, pero de cara a contabilizarlas es posible seguir la misma estructura que en las pólizas a corto plazo, registrándolas contablemente en la cuenta ‘1701.
Los movimientos contables de una póliza de crédito a largo plazo por la disposición de cantidades deben incluirse en el epígrafe (57) Cuenta de destino de los fondos a (1701) Deudas largo plazo por crédito dispuesto.
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