Gestionar de forma precisa los activos fijos es fundamental para cualquier negocio, ya que estos sufren una depreciación con el paso del tiempo. Para llevar un control detallado, muchos profesionales optan por utilizar plantillas personalizadas en Microsoft Excel. A continuación, explicamos cómo estructurar y aprovechar estas herramientas para calcular la amortización de tus bienes.
Estructura de la planilla de bienes de uso
Dentro de la planilla tenemos ocho hojas, en la primera nos muestra un cuadro resumen con el total de cada una de las cuentas y en las siete siguientes tenemos espacio para cargar el detalle de cada una de ellas. En principio las hemos subdividido en Edificios, Maquinarias, Instalaciones, Muebles y Útiles, Terrenos, Mejoras sobre Inmuebles y Rodados, no obstante pueden modificarse cambiando el título en cada una de ellas. Lo que habrá que tener en cuenta en caso de hacer cambios es que en la hoja de Terrenos no se calcula amortización.
Carga de datos y cálculos automatizados
Posteriormente se deberán cargar en cada una de las cuentas el detalle de los bienes de uso, las columnas que tenemos allí son el número de cuenta contable; el código de bien, esto es por si se tiene alguna codificación que permita individualizar los bienes como por ejemplo el número de inventario del bien; la descripción; la fecha de origen en formato AAAAMM; el valor de origen; el coeficiente de actualización; y finalmente la vida útil expresada en años. A medida que se van cargando los bienes la planilla va calculando los importes del valor de origen actualizado, los años transcurridos y restantes, las amortizaciones y el valor residual.
Tablas de amortización y normativa legal
Es muy importante tener en cuenta la amortización, ya que el valor de los bienes de inversión de tu negocio irá disminuyendo según el desgaste del paso del tiempo hasta que dejen de usarse. Para conocer la amortización debemos revisar las tablas de amortización, ya que en ellas se recoge el coeficiente de amortización que será el que tengamos que aplicar a nuestros bienes de inversión.
Ejemplo de tabla de amortización lineal para Pymes
A continuación se presenta una tabla de referencia sobre los coeficientes aplicables a diversos activos fijos:
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- Edificios comerciales y administrativos: 2% coeficiente lineal, 100 años periodo máximo.
- Equipos para procesos de información: 25% coeficiente lineal, 8 años periodo máximo.
- Sistemas y programas informáticos: 33% coeficiente lineal, 6 años periodo máximo.
- Elementos de transporte externo: 16% coeficiente lineal, 14 años periodo máximo.
- Mobiliario y enseres: 10% coeficiente lineal, 20 años periodo máximo.
Funciones avanzadas de Excel para la depreciación
Excel facilita el cálculo mediante fórmulas específicas diseñadas para la gestión contable:
AMORTIZ.LIN es una función financiera de Excel que devuelve la amortización de cada período contable. Se usa para calcular la devaluación de un activo para cada periodo contable usando el método de depreciación lineal. Al arrastrar las fórmulas, es recomendable bloquear las celdas (usando el símbolo $) para evitar errores en el cálculo.
Para la gestión de préstamos asociados a la adquisición de activos, las variables necesarias son el monto del crédito, la tasa de interés y el plazo. Las funciones PAGO, PAGOINT y PAGOPRIN permiten determinar el monto mensual, el interés por cuota y la amortización del capital, respectivamente. Con estas tablas de amortización y la calculadora podrás realizar el cálculo en detalle de cualquier amortización de los activos y los bienes de tu negocio que hayas adquirido.
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