Para que una empresa consiga tener un buen financiamiento en sus cuentas y trayectoria financiera en general, debe tener controlados multitud de actividades y registros que garanticen su estabilidad y continuidad. Cuando hablamos de contabilidad en una empresa nos referimos a las técnicas que se emplean para poder recoger todos los movimientos contables que esta lleva a cabo. Gracias a ella, podemos conocer en cualquier momento cuántas son las cantidades exactas que debemos y cuáles son las que nos deben.
Es indudable la importancia de conocer qué es la comprobación contable, los pasos clave y los beneficios que aporta a las organizaciones. Este proceso, aunque a menudo subestimado, es parte fundamental del ejercicio contable. Para el éxito de la gestión de documentos para confirmar el equilibrio entre los débitos y los créditos, debe conocer que es la comprobación contable. Cuando el total de los débitos es igual al total de los créditos, se considera que el balance de comprobación está equilibrado.
El Rol de la Contabilidad en la Toma de Decisiones
Tanto en la vida diaria como en los negocios, debemos tomar una gran variedad de decisiones. Muchas de estas decisiones se basan en experiencia, información económica o de algún otro tipo de información. Estas decisiones consisten en elegir la opción más conveniente entre dos o más.
La contabilidad es una herramienta importante para el negocio, un buen sistema contable ayuda a reducir los costos operacionales y un mercado más eficaz. Muchos empresarios no reconocen estas ventajas y no le dan importancia que merece a su sistema contable. La información que se presenta en la contabilidad es tan útil para llevar el control de los ingresos y los egresos, como para hacer planes en el futuro y tomar decisiones inteligentes y acertadas con datos del pasado.
Es de vital importancia la contabilidad, es una herramienta importante para la toma de decisiones, los diferentes comportamientos de los costos son los que hacen que aquellas sean lo más útiles posibles, por tal motivo se analizan las clasificaciones de los costos, el costo de manufactura que incluye latería prima directa y costos indirectos de fábrica, dentro de los costos de manufactura hay dos sub-clasificaciones de costos; costos primos y costos de conversión.
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Contabilidad de Costos
Como herramienta que sirve de base a la contabilidad administrativa, la contabilidad de costos no es regulada, pues la práctica de llevar contabilidad de costos no está sujeta a principios o normas, ni tampoco es obligada legalmente.
En una compañía comercial, donde la contabilidad financiera es aplicada, el costo de venta está representado por el costo de venta de los artículos vendidos, para tal efecto no se requiere un cálculo detallado, pues la información de costos se encuentra resumida en las facturas de compra de mercancía y/o en cuentas por pagar. Tratándose de la compañía manufacturera, el cálculo de los costos de venta no es tan ligero pues la información se tiene que resumir de distintas fuentes con mucho detalle.
El Balance General y la Situación Financiera
La situación financiera del negocio se presenta en el balance general. Este estado financiero muestra los activos que posee el negocio a fecha determinada y la fuente de obtención de esos recursos y derechos. Una de las partidas incluidas en el capital contable dentro del capital ganado es la utilidad del ejercicio, el cual representa el aumento en los recursos del negocio generados por la operación del mismo en un periodo determinado. La información financiera presentada en el estado de resultados es de poca utilidad si los elementos empleados para su elaboración no son de buena aproximación en la realidad del negocio.
Gestión Financiera y Registros Contables
Llevar registros contables es un pilar clave de cualquier empresa exitosa, pues dan seguimiento de las finanzas del negocio y su continua rentabilidady con base a estos datos se toman decisiones estratégicas. Una parte de la actividad contable se centra en la presentación de la información financiera de la compañía en las formas necesarias para que personas externas a la empresa las puedan entender. El gerente de finanzas debe aprovechar toda la información de los registros contables para tomar decisiones, así como de factores económicos externos, como el mercado cambiario.
Sin el registro contable de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, nunca sabrías si tu negocio está obteniendo utilidades y si es realmente rentable. Es de vital importancia hacer seguimiento de todos los registros de las empresas: permitirá administrar correctamente el efectivo, inventario, cobros y pagos, costos y gastos e ingresos. La contabilidad es un proceso consistente y no se termina después de un cierto periodo de tiempo. No se debe hacer durante un mes y después omitirse en el mes siguiente. Siempre tenga en cuenta que la contabilidad se debe hacer de manera continua para el éxito de la empresa.
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Análisis Financiero y Cumplimiento Normativo
El análisis de razones evalúa el rendimiento de la empresa mediante métodos de cálculo e interpretación de razones financieras. El análisis de estados financieros es un componente indispensable de la mayor parte de las decisiones, sobre préstamo, inversión y otras cuestiones próximas, al facilitar la toma de decisiones a los inversionistas o terceros que estén interesados en la situación económica y financiera de la empresa. Más que llevar libros y registros de ingresos y egresos, un contador utiliza esta información para elaborar y analizar reportes y estados financieros, y así monitorear al estado financiero de la empresa y proveerla de la información necesaria para la toma de decisiones.
Precisión en los informes financieros: tarea crítica para la toma de decisiones por parte de la gerencia, los accionistas y otros actores de interés. Cumplimiento normativo: cumplir con diversas normativas y estándares contables es parte de las obligaciones de cualquier entidad empresarial. Verificación de asientos contables: se listan todas las cuentas, mostrando el saldo de cada una tanto en la columna del debe como en la del haber para verificar que las transacciones han sido registradas en las cuentas correctas y con los montos adecuados. Revisión de saldos y cierres contables: incluye la revisión de los saldos de las cuentas contables.
- Mejora de la toma de decisiones: datos financieros precisos y confiables, permiten a los directivos tomar decisiones estratégicas coherentes con la realidad de la organización.
- Evitar sanciones: conocer los detalles de qué es la comprobación permite asegurar que los registros e informes financieros cumplan con las normativas y estándares aplicables.
Su importancia en la gestión financiera radica en su capacidad para reducir riesgos, mejorar la toma de decisiones, garantizar el cumplimiento normativo y fortalecer el control interno. Descubra cómo las soluciones SAP Concur le permiten optimizar la comprobación contable y su gestión empresarial.
Importancia de un Buen Sistema Contable
El objetivo de la contabilidad es proporcionar información real y exacta, por lo que si no se lleva una buena contabilidad esta será imprecisa, lo cual llevará a la toma de decisiones equivocadas que podrán causar problemas a la empresa. La falta de un buen sistema contable puede llevar al negocio al fracaso. Los registros contables son la base de la contabilidad en esta se registra todas la actividad financiera de la empresa, la actividad financiera se registra mediante asientos contables en los libros de la contabilidad.
La mayoría de los ingresos de las empresas es el resultado de las ventas, la venta puede ser de un producto o de un servicio, la venta es reconocida como una transacción comercial la cual debe ser autenticada por la factura comercial. La factura comercial puede tomar diferentes formatos, puede ser una factura, un recibo de caja registradora.
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La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. El manejo de los registros contables constituye una fase o procedimiento de la contabilidad.
Documentos Fuente
Con los criterios anteriores, se puede definir que los documentos fuentes son los que soportan legalmente las transacciones económicas de un negocio o empresa en una comunidad, permitiendo registrarlas, resumirlas y reportar sus resultados.
Vista así, la contabilidad permite mantener bajo control todos los asuntos económicos en estos negocios, ejecutando y registrando sus operaciones dentro del marco legal vigente, archivando la documentación sustentatoria y emitiendo sus resultados en estados financieros de acuerdo con las normas de contabilidad vigente.
Contabilidad para Emprendedores
Partiendo del hecho de que todo negocio por muy pequeño que sea debe tener una contabilidad para registrar y resumir sus bienes y deudas de manera periódica, para conocer el estado económico de sus actividades que le permita a sus dueños tomar decisiones con sus resultados, sean estos favorables o desfavorables. La contabilidad es una herramienta valiosa para el control económico de toda actividad económica de bienes o servicios en una sociedad, porque permite registrar y resumir sus operaciones, las mismas que pueden ser de una persona natural, jurídica o de un grupo de éstas, que operan en todos los países; se la organiza para apoyar la administración de los recursos, tales como: dineros, bienes, materiales y personas. Actualmente es muy importante en todo tipo de negocio, sea este: extractivo, productivo, comercial o servicio que realice un emprendedor, microempresario, pequeña empresa, mediana empresa o grande empresa; lo que permite su administración eficiente, para decidir la ejecución de una acción o inversión, como el manejo del dinero por cobros y pagos, compras y ventas, producción, ahorros y sobre todo egresos operacionales y tributarios.
El emprendimiento tiene su origen en el inicio de la humanidad, porque el hombre a través del tiempo ha luchado para sobrevivir, perfeccionar las maneras de hacer sus actividades y mejorar su calidad de vida; como elementos innatos de su desarrollo y alcance de objetivos para su realización personal, no obstante, muchas personas no han desarrollado las habilidades emprendedoras , marcando la diferencia entre los seres humanos creativos y no creativos, porque muchos hombres y mujeres que han ideado algún emprendimientos se convirtieron en prominentes empresarios que lograron el desarrollo de las mayoría de los países del mundo, aportando así con el sorprendente progreso de la sociedad, actividad que actualmente se conoce como el “espíritu emprendedor” de los individuos de una comunidad.
Con las concepciones anteriores, se puede definir al emprendedor como la persona natural de una sociedad, que idea un negocio de oportunidad y lo pone en ejecución con poco capital que financia a corto plazo, para realizar actividades económicas y vivir de sus ganancias o rendimientos.
El emprendedor es una persona que posee un alto grado de confianza en sí mismo y una serie de características que le permiten detectar oportunidades y generar ideas de negocio a partir de la creación, innovación y el empleo adecuado de sus recursos para lograr objetivos; asumiendo el riesgo inherente a la toma de decisiones, perseverando en la ejecución del proyecto, por esto se lo conoce como la persona que tiene una capacidad innata para hacer negocio y obtener ganancias en estas actividades; muchos estudiosos coinciden en que los emprendedores poseen una serie de características que los distinguen del resto de las personas, tales como: Motivacionales, Personales, Físicas, Intelectuales, y Generales.
Un emprendedor exitoso de estos tiempos requiere cumplir con ciertos procesos para materializar una idea de negocio, para lo cual se necesita mucho carácter para lograrlo y sobre todo soportar las equivocaciones propias de estas actividades, aunque el mayor problema radica en hacer bien el negocio como trabajo propio; para lo cual, hay que ejecutar los siguientes procedimientos: (Zapata, 2018).
- Explorar, las necesidades que se tienen en el lugar donde se va a emprender, observando el mercado detenidamente y detectando lo que más requiere la comunidad para su satisfacción, así como mirar en viajes negocios que no existen en la localidad para implementarlos.
- Tipo de negocio, a implementar se escoge luego de conocer los requerimientos de la ciudadanía, asegurando así que el negocio ideado sea el adecuado; para lo cual es necesario mostrar el bien o servicio a entregar, probándolo si es necesario, así como consultar el precio que el cliente estaría dispuesto a pagar.
- Plan de negocio, verbal o escrito de manera breve, claro y conciso con la información más importante del negocio, analizando detalladamente la idea y los recursos a necesitar, así como otros elementos necesarios, como la identificación de los obstáculos a enfrentar y las herramientas a requerir.
Breve Reseña Histórica de la Contabilidad
La contabilidad existe desde tiempos remotos, porque la comunidad utilizó números, escrituras y medios de cambio para las transacciones comerciales que se realizaban; tanto así que los banqueros griegos en Atenas eran muy influyentes en el imperio de Alejandro Magno; en el imperio romano los jefes de familia registraban los ingresos y egresos en un libro de contabilidad llamado “Codex o Tubulae”; aunque en 1494 en Italia Luca Pacioli creó la “partida doble”, de la contabilidad que existe hasta hoy. Esta disciplina desde sus inicios ha sido una herramienta para registrar las operaciones económicas de todo tipo negocio, pero en la revolución industrial la primera que se dio entre los años 1750 y 1840, y la segunda, entre 1880 y 1914 (Pérez y Garde 2012) cobró mayor importancia, por el auge económico y la necesidad de llevar un control riguroso de las transacciones.
Actualmente la contabilidad ha evolucionado significativamente como consecuencia del crecimiento económico, la globalización de la economía y el desarrollo de las tecnologías de información y comunicación; por lo que sus procesos ya no se realizan a mano en libros de contabilidad, sino en programas de contabilidad computarizados. La apertura económica de los últimos tiempos, favoreció el comercio y las inversiones en los diferentes países del mundo, lo que obligó a homologar las normas contables, para lo cual la International Accounting Standards Board (IASB) desarrolló los estándares internacionales de contabilidad a través las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) inicialmente y luego las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) vigentes actualmente.
Los conceptos anteriores, permiten definir a la contabilidad como la actividad que realiza una persona o un contador en un negocio, registrando las transacciones para controlar las operaciones económicas financieras en un período de tiempo determinado, revelando sus resultados en estados financieros, para la toma de decisiones de sus dueños.
La contabilidad es importante porque todo negocio o empresa por muy pequeña que sea, tienen la necesidad de llevar un control cronológico de sus operaciones mercantiles, para con sus resultados tomar decisiones que le permita lograr un mayor rendimiento económico; además porque proporciona información relevante a dueños, gerentes, clientes, acreedores y trabajadores relacionados con sus bienes, valores y deudas.
Clasificación de la Contabilidad
- Industrial o de Costos, se utiliza en los negocios o empresas que transforman materias primas en productos elaborados para el consumo, como industrias, factorías, etc.
- Comercial o de Intermediación, se utiliza en los negocios o empresas que se dedican a comprar y vender productos elaborados sin cambios para el consumo, como almacenes, farmacias, etc.
- Servicio o de inmaterial, se utiliza en los negocios o empresas dedicadas a la prestación de servicios para satisfacer las necesidades sociales, como educación, informática, etc.
- Extractiva o de explotación. Se utiliza en los negocios o empresas dedicadas a usufructuar los recursos naturales, como minas, yacimientos, bosques primarios, etc.
Elementos de la Contabilidad
Principio del devengado, es el método de contabilidad que permite registrar los ingresos o gastos en el periodo contable al que corresponde, a pesar de que tengan que ejecutarse de manera anticipada o diferida; por lo que los servicios o bienes utilizados o consumidos en el ejercicio, aunque no hayan sido cancelados se deben registrar formulando un asiento de ajuste; así se reconocen y se registran eventos o transacciones, como intereses por cobrar de préstamos concedido; remuneraciones vencidas pendientes de pago; provisiones, depreciación y amortizaciones de activos; etc.
Principio de partida doble, es el fundamento contable de la dualidad económica que tiene toda transacción comercial de un negocio o empresa, en donde "a toda partida o cuenta registrada en él Debe (D) le corresponde otra partida o cuenta registrada en el Haber (H)" o "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor"; esta duplicidad representa una igualdad entre las sumas del D y H, lo que permite su comprobación. Con este principio, se observan los cambios en el Activo (A) en donde se aplican los fondos y en el Pasivo (P) en donde se originan los fondos y los resultados en su Capital (C); estas partes están relacionadas por la suma de las transacciones registradas sobre esta base.
- Dinero en efectivo se llama Caja.
- Deudas de terceros sin documentos se llama Cuentas por pagar.
- Cobro de servicios se llama Servicios ganados.
Cuentas permanentes, son las que representan los bienes, derecho y obligaciones de un negocio o empresa, que integran el activo, pasivo y capital o patrimonio; son permanentes porque constituyen lo que se posee y se debe, sus saldos se traspasas de un ejercicio a otro; y porque forman parte de Estado de situación financiero o Balance general.
Cuentas temporales, son las cuentas que están vigentes solo el tiempo que dura un ejercicio contable de un negocio, las mismas que al finalizarlo son cerradas y su resultado se traspasa al capital a través de la cuenta utilidad o la pérdida del ejercicio. Estas cuentas se crean en cada ejercicio económico para registrar los ingresos y los costos y gastos; que son los que al finalizar un ejercicio contable arrojan los resultados obtenidos, por lo que, se las conoce como cuenta de resultados.
Proceso Contable
- Personas que intervienen (deudores o acreedores).
- Bien, Valor o Servicio que se intercambia (producto, título, ayuda).
Registro de transacciones, se realiza en un diario general, que es cuaderno de trabajo en el que se registran cronológicamente estas operaciones. Resumen de transacciones registradas, se realiza escribiendo cronológicamente los valores registrados en el diario en cada una de las cuentas utilizadas, tanto los del debe como los del haber, lo que se conoce como mayorización. Resultados del resumen de transacciones registradas, se realiza escribiendo los saldos que presentan cada una de las cuentas resumidas al final del ejercicio contable de un negocio, en los estados financieros que son: Estado de resultado, que presenta las utilidades o pérdidas del negocio comparando las cuentas de ingresos y gastos, y Estado de situación, que presenta la situación económica del negocio con las cuentas de activos, pasivos y capital.
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