Una auditoría es un examen sistemático y objetivo de una actividad, función, proceso, sistema u organización para determinar si se cumplen con criterios preestablecidos. En otras palabras, es una evaluación detallada para verificar que todo se esté realizando de acuerdo a normas, estándares y objetivos definidos. Las auditorías se pueden clasificar de diversas maneras, dependiendo del enfoque y el objetivo de la evaluación.
Tipos de Auditoría Según la Relación entre Auditor y Auditado
Los tipos de auditorías se clasifican principalmente en función de la relación entre quien realiza la auditoría y quien la recibe:
- Auditorías de Primera Parte: Realizadas por la propia organización. Sirven para evaluar el cumplimiento de sus propios estándares y políticas internas.
- Auditorías de Segunda Parte: Realizadas por un cliente o proveedor. Su objetivo es verificar si el proveedor o cliente cumple con los requisitos establecidos en el contrato o acuerdo. Si el cliente contrata a una firma de consultoría para auditar a sus proveedores, esta es también considerada de segunda parte.
- Auditorías de Tercera Parte: Realizadas por un organismo externo e independiente. Su propósito es certificar que la organización cumple con normas o estándares específicos (por ejemplo, ISO 9001), con una validez del certificado por (3 años) y se realizan auditorías de control (como mínimo una vez al año).
Tipos de Auditoría Interna
Dentro de los tipos de auditoría interna, podemos encontrar:
- Financiera: Evalúa los estados financieros y los controles internos contables.
- Operativa: Analiza la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio.
- De cumplimiento: Verifica que se cumplan leyes, regulaciones y normas internas.
- De sistemas: Evalúa la seguridad y control de los sistemas de información.
- De calidad: Analiza los procesos y productos para asegurar que cumplen con los estándares de calidad.
- De gestión de riesgos: Evalúa la identificación, evaluación y tratamiento de los riesgos.
- De recursos humanos: Analiza las políticas y prácticas de gestión de personas.
- Ambiental: Evalúa el cumplimiento de las normas ambientales.
- Social: Evalúa el impacto social de las actividades de la organización.
Pueden existir otros tipos de auditorías internas más específicas según las necesidades de cada organización.
Tipos de Auditoría Administrativa
Los tipos de auditoría administrativa incluyen:
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- Funcional: Evalúa el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos.
- Del entorno: Analiza cómo la empresa se relaciona con su entorno externo (clientes, proveedores, competidores, etc.).
- De sistemas funcionales básicos: Se centra en áreas como finanzas, producción, marketing y recursos humanos.
- Analítica: Utiliza técnicas estadísticas y modelos matemáticos para identificar desviaciones y áreas de mejora.
Estos son los tipos más comunes. Sin embargo, la clasificación puede variar según diferentes autores y enfoques.
Tipos de Auditoría en el Sector Público
En el ámbito gubernamental, existen auditorías como:
- Integrales: En este tipo de auditoría se evalúa la transparencia y forma en que se administraron los recursos asignados a la institución, así como su apego al presupuesto de egresos de la federación.
- Específicas: Este tipo de auditoría evalúa solo determinadas unidades administrativas, recursos, áreas o programas cuando existe interés público o cuando una autoridad superior requiere de informar o emprender acciones de tipo administrativo, penal o civil.
- De Seguimiento: Es aplicada por el órgano de control interno para verificar que se atiendan las recomendaciones, resultado de auditorías previas.
Otros Tipos de Auditoría
- Auditoria de sistemas: evaluación sistematica y objetiva de un conjunto de procesos, procedimientos y recursos de una organizacion, para determinar si cumplen con los requisitos establecidos en una norma (como ISO 9001, ISO 14001, etc.)
- Auditoria de productos: Analiza la calidad, seguridad y conformidad de productos con los requisitos establecidos
- Auditoria de procesos: Evalua la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio
- Forense: especializada en la búsqueda de evidencias que puedan ser cruciales en procesos legales.
Auditoría de Calidad
Una auditoría de calidad es una evaluación objetiva de la eficacia de un proceso de calidad y sus partes componentes. Es una herramienta para ayudar a la misión de la mejora continua de la organización. Es un proceso para verificar hechos, el propósito no es controlar, sino confirmar si tenemos control o no, con la finalidad de obtener “la reducción de la variabilidad en los procesos y en la administración”.
Con los datos obtenidos en una auditoría, la dirección y los empleados pueden analizar, controlar y desarrollar sistemas de medida precisos y de uso fácil, y entonces medir, controlar y mejorar la administración de calidad con la finalidad de planificar para el futuro las tendencias de la Organización.
Tipos de Auditoría de Calidad
- Auditoria de Procesos VDA 6.3: el alcance de esta auditoria es para valorar y determinar la capacidad de los procesos (capacidad de proceso se entiende como la reproducibilidad exacta de resultados dentro de las tolerancias determinadas o sea si el proceso es capaz de dar un resultado reproducible.
- Auditoria de Producto VDA 6.5: el alcance de esta auditoria observa la concordancia con la calidad de un producto con el conjunto de especificaciones del cliente, exigencias tecnicas, documentacion de control y fabricacion.
- Auditorias de Servicio VDA 6.6: el alcance de esta auditoria es para validar servicios de fabricacion, gestion de reclamaciones, avances/flexibilidad, personal, comunicacion, medios y recursos.
- Auditoria de Sistemas (auditoria de escritorio): esta es una auditoria del Manual de la Calidad y otra documentacion de calidad, para asegurar que cumplen los requisitos de calidad externos, tales como las series de normas de ISO 9000. Este tipo de auditoria se conoce tambien como: Auditoria del Sistema, Auditoria de Escritorio, Auditoria de Adecuacion, Auditoria de Documentacion y Auditoria del Manual de la Calidad (Referencia ISO 9001: 2008, 4.2.1).
- Auditoria de Conformidad: esta es para determinar si la implementacion sigue los procedimientos, instrucciones de trabajo, plan de calidad, manual de calidad, normas y otros criterios.
- Auditoria de Seguimiento: se efectua despues de que una organizacion ha obtenido la certificacion y tiene como objetivo el verificar si continua existiendo un sistema de la calidad confiable y eficaz; se lleva a cabo a intervalos de 6 meses o un ano, durante el periodo de registro.
- Una Auditoria Completa: esta comprende realizar las dos siguientes actividades:
- Auditar el Sistema de Administracion de Calidad: evaluando el cumplimiento del Manual de Administracion de Calidad versus la especificacion tecnica o Sistema de Administracion de Calidad equivalente
- Auditar la Conformidad: una auditoria para determinar si la implementacion sigue y cumple los procedimientos y las instrucciones de trabajo establecidos en la documentacion del Sistema de Administracion de Calidad
El Proceso de Auditoría
El proceso de auditoría generalmente incluye las siguientes etapas:
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- Planeación: Se establecen las evaluaciones que se harán, los departamentos que se verán involucrados y las normas que serán guía. Una vez que se haya definido esto, se conforma el equipo evaluador. En caso de ser interna, se eligen a los empleados que realizaran parte del análisis.
- Preparación: El equipo auditor diseña todo un plan de trabajo en función de los rubros a calificar.
- Ejecución: Desarrollo de la auditoría. Se sigue la metodología propuesta en la planeación, así como la lista de registro.
- Informe: Una vez que se tiene los elementos necesarios, los auditores realizan un informe en el que exponen todo el proceso de la auditoría.
- Entrega del informe: los encargados entregan el reporte realizado a las personas correspondientes. En muchos casos, los auditores también son consultores.
Beneficios de las Auditorías Internas
Muchas empresas han cambiado su postura de considerar que las auditorías internas representan solo gastos ineludibles a considerarlas una herramienta de business intelligence muy valiosa para la gestión del cambio y garantizar el éxito de la organización. A continuación, te compartimos los principales objetivos que deben satisfacer las auditorías internas.
- Aumentar la productividad: Las auditorías internas se diseñan de tal manera que ofrezcan información valiosa para mejorar todas las operaciones comerciales de la empresa.
- Evaluar los riesgos: Las auditorías internas están destinadas a evaluar la eficacia de las medidas de control para identificar fraudes y desviaciones en los procesos administrativos e implementar medidas de remediación para eliminar las deficiencias que se detecten.
- Proteger los activos: Las auditorías financieras periódicas se centran en inventariar el patrimonio físico e intelectual de la empresa.
- Garantizar la calidad: Los auditores internos examinan minuciosamente los procesos de producción y de control de calidad para ofrecer recomendaciones puntuales que, de manera innegable, resultan en productos de mejor calidad.
- Ofrecer perspectivas basadas en datos duros: Los auditores internos proveen puntos de vista imparciales y sugerencias viables.
- Impulsar el compromiso de los empleados: Las auditorías internas permiten a todos los empleados conocer el papel que juegan en lograr la misión y visión de la empresa.
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