Las normas de auditoría, en su tercer apartado, incluyen las normas relativas al informe de auditoría, que están orientadas originalmente hacia la auditoría de los Estados financieros. Por las características que presentan y la finalidad que persiguen, sirven como guías de acción para otro tipo de auditorías, como es en este caso la Auditoría administrativa.
Algunos organismos como “La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Supervisoras” se han preocupado en la integración de las normas que deben ser tomadas en consideración de manera particular para la elaboración de los informes tanto en auditorías de carácter financiero como las de otro tipo, por ejemplo: la auditoría de gestión u operacional, que en nuestro caso particular se relaciona también con la propia Auditoría Administrativa.
El Informe de Auditoría: El Resultado Final
El resultado final del trabajo de un auditor es su dictamen o informe. Mediante él pone en conocimiento de las personas interesadas, los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. Es en lo que va a reposar la confianza de los interesados acerca de la información y la situación en general en que se encuentra la empresa.
El auditor, al elaborar su informe, siempre deberá tener en mente que es el resultado final de su trabajo. El auditor podrá haber hecho un excelente trabajo en campo, pero si no es capaz de plasmarlo es su informe, y que éste tenga el impacto deseado, no apreciarán ese buen trabajo.
Elementos Clave a Considerar en el Informe
El informe sobre la auditoría es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa auditada. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa, con los controles y procedimientos establecidos y con el desempeño de sus funcionarios, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado.
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Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: sección inicial, estudio principal y conclusiones.
Planes y Objetivos
Debe indicar si la estructura de la empresa corresponde con las situaciones reales de su funcionamiento, si es preciso realizar modificaciones, si va de acuerdo con los objetivos que se pretende, si los deberes y responsabilidades están debidamente definidos y comunicados, si no existe duplicidad de funciones, si se requiere la contratación de otros recursos humanos, si precisa realizar ajustes o cambios en la organización y todo aquello que mejore la realización de las acciones y el ambiente propio de la misma.
Políticas, Sistemas y Procedimientos
En cuanto a este tema debe manifestar si existen las políticas debidamente redactadas, escritas, comunicadas y aceptadas por todo el personal; si las políticas existentes son suficientes y abarcan todas las áreas, actividades y situaciones importantes o precisa la definición de algunas nuevas en algún aspecto que afecte la buena marcha de las actividades.
Aprovechamiento de los Recursos
En el informe también se puede dar a conocer si se emplea de manera eficiente a todo el personal, se aprovechan sus habilidades, conocimientos y experiencia, si se puede mejorar la capacitación, el ambiente interno en general y las relaciones humanas a todos los niveles. Si se aprovechan adecuadamente todas las inversiones en cuanto a instalaciones, vehículos, maquinaria, equipo de cómputo y otros activos disponibles.
Equipo y su Disposición
También puede incluir si se utilizan los espacios disponibles de la mejor manera, si existe equipo faltante o excedente, si el rendimiento del equipo es productivamente conveniente o es preciso actualizar algún equipo o maquinaria, si se manejan con la debida capacidad técnica o se requiere mayor capacitación al respecto, si se aplican los programas adecuados de mantenimiento preventivo o correctivo, si se requiere proyectar ampliaciones o mejoras a las instalaciones productivas, almacenes, oficinas, áreas de esparcimiento, estacionamiento o de acceso.
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Métodos y Operaciones de Control
Señalar si se llevan los sistemas de medición y control necesarios y adecuados a las operaciones de riesgo. Si existen controles suficientes para detectar fallas, errores, fraudes o pérdidas. Si se siguen algunas medidas de gestión y de control de la calidad. Se llevan todos los registros estadísticos de las acciones y situaciones que permitan la toma adecuada de decisiones. Los informes generales y financieros son los adecuados y suficientes. Los registros de asistencia y reporte del personal son funcionales y precisos. Qué operaciones pueden simplificarse, coordinarse o mejorarse. Si se considera recomendable la implantación de una planeación estratégica para los próximos 5, 10 o 15 años; etcétera.
Todo esto y más aspectos o situaciones en general pueden ser contemplados en el informe de auditoría, que por lo extenso que puede resultar, se insiste en que es necesario definir el alcance que se debe dar al trabajo desde antes de iniciar las acciones de auditoría, puntualizándolo en el plan de trabajo elaborado en forma concreta y en la medida de las necesidades, de las disponibilidades de recursos y de los objetivos de la alta dirección.
Naturaleza y Enfoque del Informe
Por las características de este tipo de auditoría, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operativa, y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados. Congruentemente con lo anterior, debe precisarse que no es posible que como resultado final del trabajo se presente una opinión fundamentada tipo dictamen sobre estados financieros, sobre el grado de eficiencia existente en la empresa.
A diferencia de la auditoría operacional, el resultado final de la auditoría administrativa, implica necesariamente proporcionar sugerencias específicas, el diseño de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalación de ellos y posteriores visitas de supervisión; todo ello con el propósito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.
Relevancia de la Eficiencia Operativa
Este enfoque permitirá que debido a la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia y productividad de la empresa. Para que la auditoría sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además, siempre que sea posible, debe cuantificar el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.
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El enfoque que conviene dar al informe, como ya lo he mencionado, debe tender a resaltar objetivamente siempre que sea posible el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias. Conviene presentar muy claramente a los administradores de las empresas el efecto de la ineficiencia existente (cuánto les cuesta o dejan de ganar), con el fin de motivar la toma de medidas correctivas.
El efecto y consecuencia de los problemas a que se hace referencia, pueden corresponder a una pérdida; en tanto que las sugerencias que se presenten deben estar orientadas a un aumento de la productividad, ahorros que podrían lograrse, o bien otros aspectos susceptibles de provocar nuevas fuentes de utilidades. Generalmente, el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarla.
Método de Informes y Sugerencias
Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis. La índole del proyecto de auditoría, el contenido de sus comprobaciones y el grado de interés de la administración superior afectarán la clase de informe de auditoría que se prepare. Los antecedentes de la organización también influirán en la clase y presentación de los informes.
Es importante que las sugerencias se incluyan inmediatamente después de que se señalaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia de operación. Dichas sugerencias podrán ser específicas en los casos en que se tengan elementos para ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrán un carácter general.
Control de las Conclusiones y Recomendaciones
Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la operación del negocio. Cualquier ejecutivo estará interesado en cambios de procedimientos que resulten en reducción de costos. No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe en el lenguaje que él está acostumbrado a usar. Sólo plantear críticas que vayan acompañadas de sugestiones constructivas o que estén respaldadas por hechos. Si no se cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegurarse de que sí están de acuerdo respecto a las circunstancias y hechos que se informan.
Normas Internacionales de Auditoría (NIA)
Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) son un grupo de principios que los auditores deben seguir al examinar los estados financieros de una organización. Sus lineamientos son utilizados en más de 130 países para exponer la información contable de un negocio a las partes interesadas. Generar transparencia para la confianza empresarial es la finalidad de las normas internacionales de auditoría (NIA). Estas regulaciones dirigen la evaluación de estados financieros con el fin de crear la fiabilidad en la calidad de los informes.
Estructura de las NIAs
Como cualquier plan bien ejecutado, las normativas internacionales están sistematizadas para mostrar coherencia al momento de referir los índices de auditoría. Te mostramos cómo está conformada la estructura de las NIAS:
- Introducción: cada lineamiento comienza con la explicación de su propósito, el alcance y el tema. Asimismo, se mencionan las responsabilidades del auditor y las circunstancias en las que se aplica la norma.
- Objetivo: predial cuál es la finalidad del profesional en la evaluación de un área específica de auditoría.
- Definiciones: explican los términos utilizados en la norma para conseguir una interpretación clara de los resultados.
- Requisitos: su cumplimiento no es opcional, por eso son expresados con la frase “el auditor deberá”.
- Solicitud y material explicativo: aquí se aportan aclaraciones acerca de los requisitos.
Clasificación de las normas de auditoría
La función dentro de la revisión contable divide las NIAS en tres categorías. Te enseñamos la clasificación de las normas de auditoría en una tabla comparativa:
| Categoría | Descripción |
|---|---|
| Normas generales | Establecen la ética, la independencia y la competencia profesional |
| Normas de planificación | Se basan en procedimientos que el auditor debe seguir antes de comenzar la auditoría |
| Normas de ejecución | Regulan la forma como se obtienen las pruebas y la aplicación de controles |
| Normas de informe | Incluyen los lineamientos que rigen el informe final de la auditoría |
Aplicación de las NIAs en México
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) es el ente responsable de supervisar las normas internacionales de auditoría en México. En el país, este conjunto de normativas debe ser coordinado bajo los criterios de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV).
¿Por qué las empresas están obligadas a cumplir estas normas?
Una auditoría contable transparente otorga mérito a las organizaciones que cotizan en la Bolsa Mexicana de Valores (BMV). Además, es un procedimiento financiero recomendado para la gestión económica de cualquier compañía que busque posicionarse en el mercado de inversiones.
Si un negocio aplica de forma correcta las normas de auditoría internacionales, tendrá capacidad de:
- Generar mayor confianza por parte de inversores y entidades reguladoras.
- Reducir riesgos operativos.
- Lograr su expansión a nivel internacional.
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