Es fundamental comprender quiénes están obligados a llevar la contabilidad electrónica en México, así como los requisitos y posibles sanciones por incumplimiento.
¿Qué es la Contabilidad Electrónica?
Esto nos indica que la información contable se convierte en archivos con formato electrónico XML y, dichos archivos se depositan en el Buzón Tributario del SAT.
¿Quiénes Están Obligados a Enviar Contabilidad Electrónica al SAT?
La obligación de remitir la contabilidad en formato electrónico a la autoridad fiscal en México se basa en el artículo 28, fracciones III y IV del Código Fiscal de la Federación (CFF). No obstante, todas las personas físicas con actividades comerciales y personas morales que facturen más de cuatro millones de pesos mexicanos en el ejercicio anterior inmediato están obligados a llevar la contabilidad electrónica del SAT.
- Personas físicas con actividades comerciales
- Personas morales: Todas las personas morales están incluidas, sean con fines lucrativos o no.
Evolución de las Regulaciones
Inicialmente, esta obligación abarcaba a todos los contribuyentes, con la excepción de aquellos que eligieran utilizar la herramienta «Mis Cuentas». Esto provocó muchas protestas de los contribuyentes, pues el artículo segundo transitorio, fracción III, segundo párrafo del CFF para 2014, prescribe que esta obligación se cumpliera en forma escalonada, atendiendo a la capacidad administrativa y tecnológica de los contribuyentes.
La Ley de Ingresos de la Federación 2015, en su artículo 22, fracción IV, estableció un calendario para el envío de la contabilidad electrónica, que fue confirmado y ajustado por modificaciones posteriores a la RMISC. Para tal efecto, el SAT mediante el artículo tercero transitorio de la séptima modificación a la RMISC 2014, confirmó que el envío de la contabilidad electrónica sería para los contribuyentes: con ingresos en 2013 que excedan de $ 4,000,000.00 a partir de 2015 con ingresos inferiores inferiores, los dedicados a la actividad primaria, contribuyentes del Título III de la LISR a partir de 2016, y quienes inicien operaciones en 2014 o 2015, la obligación será a partir del ejercicio 2016.
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Desde su implementación en 2015, la contabilidad electrónica se ha convertido en un pilar del sistema fiscal mexicano.
Requisitos para el Envío de la Contabilidad Electrónica
Según la regla 2.8.1.5., de la RMISC 2023, los contribuyentes obligados a enviar su contabilidad electrónica, deben atender lo siguiente: enviar el catálogo de cuentas de inicio y cuando hubiese modificaciones, las balanzas contables mensuales, así como las pólizas contables cuando estas sean solicitadas por la autoridad fiscal o para gestionar la solicitud de devolución de saldos a favor; cuyas especificaciones de estos tres conceptos se precisan en el Anexo 24, cuya última versión se publicó en el DOF del 7 de marzo de 2019.
De acuerdo con la regla 2.8.1.5.:
- Envío del catálogo de cuentas: Este documento esencial debe ser enviado al inicio de las actividades y cada vez que se realicen modificaciones en él.
- Presentación de balanzas contables mensuales: Los contribuyentes deben enviar de manera regular las balanzas contables que resumen sus transacciones mensuales.
- Entrega de pólizas contables bajo solicitud: Aunque no es un requerimiento constante, las pólizas contables deben ser enviadas cuando la autoridad fiscal las solicite, especialmente durante auditorías o en la gestión de devoluciones de saldos a favor.
Las especificaciones técnicas para estos documentos se encuentran detalladas en el Anexo 24, cuya última versión fue publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 7 de marzo de 2019.
El proceso de envío de la contabilidad electrónica al SAT se realiza de manera mensual, trimestral o semestral, dependiendo de las especificaciones para cada tipo de contribuyente. El proceso de envío de la información contable en el marco de la contabilidad electrónica es un aspecto fundamental que los contribuyentes deben manejar con precisión. La información debe enviarse en archivos comprimidos en formato ZIP. Esta modalidad de envío se realiza a través del Buzón Tributario o mediante la sección Trámites del portal del SAT. Un elemento crucial en este proceso es el uso de la firma electrónica vigente.
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En cuanto al catálogo de cuentas, este debe ser enviado junto con la balanza de comprobación inicialmente, y posteriormente cada vez que se realicen modificaciones o adiciones a las cuentas de mayor o subcuentas reportadas.
Pasos para el envío de la contabilidad electrónica al SAT
- Genera los archivos XML desde tu sistema contable
- Ingresa al portal del SAT usando RFC y e.firma
- Ve al módulo de Contabilidad Electrónica
- Adjunta los archivos y valídalos con el visor SAT
- Guarda el acuse de recepción digital que genera el SAT.
Excepciones
Cabe destacar que existen reglas de excepción para ciertos contribuyentes. Aquellos con ingresos inferiores a $4,000,000.00, los que utilizan la plataforma Mis Cuentas, o los que están bajo el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), pueden estar sujetos a requerimientos diferentes.
En el caso de las personas morales, el SAT indica que quedan exentas de presentar la contabilidad electrónica, instituciones como la Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros y administración pública paraestatal, a menos que realicen actividades empresariales.
¿Qué Sanciones Puedes Sufrir Si No Llevas la Contabilidad Electrónica?
Estás sujeto a multas económicas y puedes perder la posibilidad de deducir ciertos gastos.
Contabilidad Fiscal en México
Por eso, llevar la contabilidad fiscal en México no es algo optativo, sino que constituye una obligación marcada por las leyes. Contrario a lo ocurrido con otros tipos de contabilidad, la de índole fiscal debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria.
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El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo. Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido. Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío.
Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras. Las personas físicas del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) no tienen la obligación de llevar una contabilidad financiera. Únicamente tienen la obligación de llevar un registro de ingresos, egresos, inversiones y deducciones del ejercicio correspondiente.
Se debe considerar de suma importancia que los contribuyentes identifiquen con claridad cuáles son sus obligaciones en materia de contabilidad electrónica y, en su caso, se pongan al corriente con los envíos que de esta puedan tener con retraso.
Beneficios de la Contabilidad Electrónica
La transición hacia la contabilidad electrónica en México, impulsada por el SAT, no es solo un cambio en la forma en que se llevan los registros contables, sino un paso hacia la modernización y eficiencia en la gestión fiscal. La contabilidad electrónica ofrece numerosos beneficios, como la simplificación del cumplimiento de obligaciones fiscales, mayor acceso a datos en tiempo real y una gestión financiera optimizada.
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