La contabilidad es fundamental para la toma de decisiones y el conocimiento de la situación financiera de las empresas. Cualquier empresa debe responder a una organización fiscal, porque tiene la obligación de pagar impuestos sobre sus ingresos.
Además, cumple con una obligación legal, ya que la ley obliga a las empresas a gestionar sus cuentas. Toda empresa, incluidas las PYMES, debe proceder cronológicamente con el registro contable, controlar la existencia y valor de los activos de la empresa y elaborar cuentas anuales al cierre del ejercicio.
Obligaciones Contables Legales en España
El primer paso es conocer las obligaciones legales, ya que hay muchas en España y dependen de la situación de cada empresa.
Emprendedores (Autónomos)
Si eres un emprendedor y, por lo tanto, autónomo, deberás saber que tus obligaciones se reducen. De hecho, las únicas obligaciones son mantener un libro actualizado de ingresos y gastos, elaborar presupuestos y facturas, conservar tus documentos contables y declarar tu volumen de negocios (trimestral y anualmente).
Pequeñas Empresas
Dependiendo de la actividad, las obligaciones pueden ser diferentes. Por lo general, la empresa deberá:
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- Llevar el seguimiento de los libros contables (libro de inventarios y cuentas anuales y libro diario con las operaciones relativas a la actividad de la empresa).
- Tener al día la información en los libros de actas, libro de registro de acciones nominativas, libro de registro de socios o libro de registros de contratos.
- Conservar los libros, la correspondencia, documentación y justificantes de la empresa.
- Elaborar y aprobar las Cuentas Anuales, compuestas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo y memoria.
Grandes Empresas
A continuación, te dejamos las obligaciones para este tipo de empresas, que son más numerosas:
- Registro de flujos de efectivo cronológicamente.
- Facturación con información obligatoria.
- Inventario.
- Diario contable.
- Libro mayor.
- Cuentas anuales con balance contable.
- Estado de cuentas.
- Conservación de registros contables durante 10 años.
Contabilidad Simplificada: Régimen de Tarifa Plana
El régimen de tarifa plana ofrece varios beneficios a efectos fiscales y contables. De hecho, en cuanto a la contabilidad de facturas electrónicas a tarifa plana, cualquier contribuyente que se adhiera a este régimen cuenta con lo siguiente:
- Exención del IVA: No tiene que cargar el IVA en la factura ni deducir el impuesto pagado en las compras y, además, está exento de las obligaciones de liquidar y pagar el impuesto, y presentar la declaración anual correspondiente.
- Exención de registro: Los contribuyentes no deben cumplir con los requisitos de registrar facturas emitidas, recibos y compras.
- Posibilidad de emitir facturas con importes ilimitados: A partir del 1 de enero de [año], los contribuyentes podrán emitir una factura simplificada sin límite máximo de importe.
¿Es Obligatorio el Certificado de IVA?
El certificado del impuesto sobre el valor añadido (IVA) es un documento importante que se aplica a las obras de renovación de viviendas de más de dos años de antigüedad. Se aplica a los clientes que dan la orden para que se realicen los trabajos, así como a los proveedores de servicios que operan en este sector.
Para beneficiarse de un tipo de IVA reducido o intermedio, el cliente debe preparar y presentar un certificado de IVA de tipo reducido al proveedor cuando el coste de las obras de renovación de la vivienda supere los 300 €, IVA incluido. El documento demuestra que se aplica el tipo de IVA reducido del 5,5 % o el tipo intermedio del 10 % en lugar del tipo normal del 20 %.
¿Cuáles son las condiciones para aplicar los tipos reducidos de IVA?
Las obras de renovación de viviendas deben cumplir con criterios específicos para tener derecho a tipos reducidos de IVA. En primer lugar, los trabajos deben realizarse en locales destinados a uso residencial, como una vivienda unifamiliar, un apartamento, una vivienda en un bloque de pisos, una vivienda prefabricada (anclada a un punto fijo y sujeta al impuesto municipal), una instalación de alojamiento comunal o una vivienda para el personal.
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Las obras de renovación de un patio, garaje o terraza anexa a un local residencial también pueden acogerse al tipo de IVA reducido o intermedio. Además, el local debe haber sido construido más de dos años antes del inicio de las obras de renovación. Las obras que van más allá de una simple reforma no pueden acogerse a un tipo de IVA reducido o intermedio. Este tipo de trabajos están sujetos a la tasa estándar del 20 %.
Tipos de Certificados de IVA
El formulario a rellenar depende del tipo de reforma. Puedes descargar este formulario desde el sitio web del gobierno francés. Como cliente, tendrás que rellenar y firmar el certificado de IVA correspondiente y entregárselo a tu contratista antes de que te facture el servicio.
- Certificado simplificado de IVA: Se cumplimenta con el formulario 1301-SD, también conocido como Cerfa n.º 13948-05. Se aplica a trabajos como aislamiento, fontanería, electricidad, chimeneas o material que no afecte a elementos estructurales.
- Certificado de IVA estándar: Para trabajos estructurales, como cimientos, paredes, columnas, suelos, fachadas, etc., debes cumplimentar el certificado de IVA estándar con el formulario 1300-SD o el n.º Cerfa 13947-05.
¿Cuánto tiempo debes conservar el certificado de IVA?
Como cliente, debes conservar tu certificado de IVA reducido hasta el 31 de diciembre del quinto año posterior a la emisión de la factura correspondiente.
Gestión de la Contabilidad con Excel
Tú mismo podrás llevar tus cuentas sin tener que contratar a un contable o asesor. Además, podrás administrar la contabilidad de tu negocio con el software de contabilidad Excel.
Los software de contabilidad, como el software Sage, EBP Accounting o Quickbooks, por nombrar algunos, permiten:
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- Generar facturas cronológicamente.
- Automatizar la integración de facturas de compra y venta en asientos contables.
- Vincular las cuentas bancarias a los escritos.
- Editar las cuentas anuales para los balances de cierre.
- Elaborar un documento que enumere todos los asientos contables solicitados en caso de una auditoría fiscal.
Pasos para Llevar tu Propia Contabilidad
A continuación, te presentamos una pequeña guía para llevar paso a paso tu propia contabilidad:
- Elaborar un plan contable.
- Comienza introduciendo tus ingresos y gastos.
- Enumera todos los datos primero: Cifras de negocio, Capital, Entradas en la cuenta corriente, Créditos actuales, Inversiones, Facturación con IVA incluido.
- Posteriormente, enumera los gastos, incluidos los cargos fijos y variables.
- Elabora tus propios presupuestos y facturas con Excel.
- Automatiza el cálculo del flujo de efectivo y los totales de retiro de efectivo, el saldo de efectivo y el traslado del saldo de efectivo al mes siguiente.
- Crea la arquitectura de tu hoja.
- Ingresa los meses en el eje x y las transacciones en el eje y.
- Inserta las fórmulas para automatizar los cálculos.
- Realizar un plan de cuentas.
- Abrir una cuenta bancaria.
- Obtener más información sobre los impuestos sobre las ventas.
- Determinar los pagos que deberás realizar.
- Gestionar gastos.
- Gestionar el flujo de caja.
- Llevar al corriente los libros contables.
Ser organizado es el secreto para llevar una buena contabilidad. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente la creación de un panel de gestión.
Formación en Contabilidad
Si estás empezando tu negocio y no tienes experiencia en contabilidad, la formación en Excel te será de ayuda a la hora de administrar de manera óptima tu contabilidad sin tener la ayuda de un asesor.
Gracias a una breve formación, podrás comprender cuáles son tus obligaciones contables y así cumplir con los códigos vigentes. Si quieres llevar tus cuentas tú mismo, te recomendamos que realices entonces una breve formación en contabilidad antes de comenzar, porque todo lo relacionado con la contabilidad es complejo y requiere un cierto trabajo.
Tendrás la posibilidad de elegir entre varias posibilidades:
- Centros de formación.
- Cursos de contabilidad en algún tipo de academia o escuela.
- Formación en línea de Excel.
- Tutoriales en Internet.
- Clases particulares de Excel.
- Plataformas de redes de estudiantes/profesores.