Las facturas impagadas tienen fecha de prescripción, más allá - o al margen - del plazo que la ley prescribe a empresas y profesionales para pagarlas. Son dos cuestiones distintas que todo acreedor debe conocer para proteger su derecho a cobro. La gestión de los plazos de pago y cobro es una prioridad para cualquier negocio, y entender cuándo prescribe una factura es fundamental.
¿Qué es la Prescripción de una Factura Impagada?
La prescripción de una factura es el proceso por el que un vendedor (autónomo o empresa) pierde su derecho a cobrar una factura impagada. Conviene saber que la prescripción de una factura impagada no significa que el cliente ya no deba pagarla, sino que el emisor (o acreedor) pierde el derecho a reclamarla por vía judicial. La prescripción marca el tiempo límite legal en el que un derecho puede ejercerse. En el caso de las facturas, indica cuánto tiempo tiene el acreedor para reclamar el pago. Es importante no confundir prescripción con caducidad. Existe un plazo de prescripción legal para proteger a los deudores del sobreendeudamiento excesivo, pero eso no significa que se anule la deuda, ya que siempre se puede recurrir a la vía amistosa.
Plazos Legales para Reclamar Facturas Impagadas
La legislación española, concretamente a través del Código Civil y otras normativas sectoriales, marca tiempos muy diferentes según la naturaleza de la deuda y las partes involucradas. El Código Civil establece distintos plazos según el caso. El tiempo para reclamar una factura depende del tipo de relación que dio origen a la deuda. Aquí nos centraremos entre las más comunes: las que tienen lugar entre empresas y profesionales.
Plazo General: 5 Años
El plazo de prescripción de una factura impagada es de 5 años cuando se trata entre empresas o autónomos. Anteriormente, este plazo era de 15 años, pero se modificó en 2015 con la Ley 42/2015, de 5 de octubre. El plazo para reclamar una factura impagada se corresponde con lo que dure su prescripción, es decir, 5 años, cuando el deudor es una empresa o profesional. Así, la redacción actual del art. 1.964 del Código Civil determina, en su apartado 2, que "las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación." Las deudas derivadas de alquileres, suministros o servicios básicos también prescriben a los cinco años. Una empresa dispone de un máximo de 5 años para reclamar una factura a otra empresa o autónomo. Tú, como acreedor, tienes también 5 años para reclamar el cobro de una factura.
Plazos Específicos
Si el deudor es un particular, el plazo se rebaja a 3 años. Este plazo está estipulado cuando la operación es entre un empresario y un consumidor o entre empresarios que se dedican a distinto tráfico. Si eres un profesional que presta servicios (abogados, arquitectos, consultores, notarios, etc.), el artículo 1967 del Código Civil establece que el derecho a cobrar tus honorarios y los gastos derivados de tu actividad prescribe a los 3 años. Las deudas con hospedajes, así como agentes legales (abogados, jueces, notarios o registradores), prescriben también a los 3 años.
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Plazo con la Administración Pública: 4 Años
Si el deudor es la Administración Pública, el plazo para reclamar se establece en 4 años. Hay otro tipo de deudas, como las hipotecarias, que tienen un plazo de prescripción más amplio (20 años) y otras que tienen un plazo más restringido (4 años las deudas con la Administración).
Casos Excepcionales Anteriores a la Reforma
En algunos casos excepcionales anteriores a la reforma del Código Civil, las deudas pueden reclamarse hasta los quince años, siempre que hayan surgido antes del 7 de octubre de 2015.
Resumen de Plazos de Prescripción para Reclamar una Factura Impagada
| Tipo de Deuda / Deudor | Plazo de Prescripción |
|---|---|
| Entre empresas o autónomos | 5 años |
| Deudor particular | 3 años |
| Con la Administración Pública | 4 años |
| Servicios profesionales (abogados, arquitectos, consultores, etc.) | 3 años |
| Deudas con hospedajes o agentes legales | 3 años |
| Deudas derivadas de alquileres, suministros o servicios básicos | 5 años |
| Deudas anteriores al 7 de octubre de 2015 | 15 años |
Si la deuda ha prescrito, el deudor tiene el derecho de negarse a pagar sin consecuencias legales. Por lo tanto, es crucial conocer bien cuándo prescribe una factura y actuar con prevención.
¿Desde Cuándo Empieza a Contar el Plazo de Prescripción?
Saber cuándo prescribe una factura no siempre es sencillo, ya que el cómputo del plazo no comienza al emitirla, sino desde que la deuda puede exigirse legalmente. Ten en cuenta que el plazo no empieza a correr desde que la factura se emite o vence formalmente. Dicho plazo empieza a contar a partir de la fecha de vencimiento de la factura. La Ley de Lucha contra la Morosidad aclara que el plazo de pago (ya sean los 30 o 60 días) comienza a contar desde la fecha de recepción de las mercancías o la prestación de los servicios, y no desde la recepción de la factura (salvo que esta se reciba antes o exista duda justificada). Esto evita que el cliente pueda retrasar el pago alegando que la factura le llegó tarde. Por lo tanto, se considera que el cliente o proveedor ha incurrido en un caso de morosidad y se puede iniciar el proceso de reclamación de deuda una vez superado el plazo de vencimiento.
La Importancia de la Fecha de Vencimiento en la Factura
Incluir la fecha de vencimiento en el momento de realizar las facturas es mucho más útil de lo que nos imaginamos. Es una forma muy eficiente que facilitará que los clientes tengan claro y vean por escrito cuándo han de pagar esa factura en concreto. De esta forma, queda reflejado por escrito la fecha máxima de pago en relación a ese importe. Esto hará que los clientes lo tengan mucho más claro y manifiesto la visibilidad para el pago de esa factura y también que, si en algún momento dado se incurre en un impago de la misma, la reclamación resulte mucho más sencilla, ya que todo está claramente documentado. No solo en los papeles del contrato, sino también en la manifestación clara y concisa en la propia factura emitida al respecto, no dando lugar a dudas. Es imprescindible indicar la fecha de emisión de la factura para que, en caso de no haberse acordado ni indicado en la factura un plazo de vencimiento concreto, se aplique el legal de 30 días.
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Interrupción del Plazo de Prescripción
Si tu pregunta es: ¿me pueden reclamar una factura de hace 6 años? La respuesta es que, legalmente, depende de si el plazo de prescripción ha sido interrumpido. Es importante revisar si hubo algún contacto entre las partes que interrumpiera o reiniciara el cómputo del plazo. Si eres el acreedor y quieres asegurar el derecho a cobrar, debes interrumpir el plazo de prescripción. El plazo de prescripción puede suspenderse o interrumpirse automáticamente. Esto significa que el tiempo transcurrido hasta la presentación de la demanda no se tiene en cuenta para el cálculo del plazo de prescripción.
Para que una reclamación interrumpa la prescripción, debe quedar constancia fehaciente de su envío, de su contenido y de su recepción por parte del deudor. Un correo electrónico ordinario o una carta certificada simple no cumplen estos requisitos legales al cien por cien. Reclamar el pago de manera formal o amistosa es clave; el emisor de la factura debe demostrar que el pago ha sido reclamado de manera formal, es decir, a través de una comunicación registrada (carta o correo electrónico). La deuda no debe haber sido reclamada formalmente ni el deudor tiene que haber aceptado o admitido la obligación de pagar la factura, para que el plazo siga corriendo. Si envías un documento formal y el cliente no lo recoge, la jurisprudencia suele considerar que existe mala fe por su parte, dándose por notificado a efectos legales. En resumen, sí te pueden reclamar una factura de hace 6 años, pero solo si el plazo de prescripción fue interrumpido con alguna acción legal válida.
Cómo Reclamar una Factura Impagada
Una factura impagada se puede reclamar. Los profesionales tienen dos opciones para reclamar una factura impagada y poder cobrar su trabajo a tiempo antes de que se cumpla el plazo de prescripción. Una vez hemos agotado la vía amistosa, que es la primera a la que conviene hacer hincapié, podemos iniciar un proceso monitorio. Uno de los errores más frecuentes es dejar pasar los meses con la esperanza de que el cliente acabe pagando por voluntad propia. El tiempo no cura las facturas impagadas; de hecho, las complica. Por lo general, lo mejor que se puede hacer ante una factura impagada es actuar cuanto antes, justo después del vencimiento. No hay que dejar pasar meses, aunque sí dar un breve margen de unos días por si se trata de un retraso administrativo o bancario. Para evitar perder el derecho a cobrar una factura impagada, es recomendable enviar una reclamación formal por escrito y buscar un acuerdo con el deudor.
El Procedimiento Monitorio
Cuando las vías amistosas se han agotado, el teléfono no recibe respuesta y los correos electrónicos son ignorados, ha llegado el momento de formalizar la reclamación. Reclamar el pago por la vía judicial a través del procedimiento monitorio es la forma más ágil y rápida para hacerlo. Este procedimiento está regulado en los artículos 812 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil y destaca por su ágil tramitación. La otra opción, más engorrosa, sería recurrir de manera ordinaria a un juzgado. Puedes reclamar una factura impagada tú mismo, pero lo más común es que acudas a un abogado especialista. Para el requerimiento hay una opción ágil y menos costosa, muy útil para negocios más pequeños: el procedimiento monitorio, que es un proceso válido para reclamar cualquier deuda dineraria.
El procedimiento monitorio comienza con la presentación de una solicitud por parte del acreedor ante el Juzgado de Primera Instancia del lugar de domicilio o residencia del deudor. En este documento deben estar identificados el deudor, el acreedor, sus domicilios y la cuantía de la deuda. En la petición se deben adjuntar todos los documentos que justifiquen la deuda: facturas, albaranes de entrega firmados, correos electrónicos, presupuestos aceptados, y el burofax previo si se ha enviado. Una vez admitida la petición, el juzgado otorga al deudor un plazo de 20 días hábiles. Si no hay respuesta por parte del deudor, se dicta un decreto que nos faculta para ejecutar la deuda y embargar los bienes del deudor hasta cobrar la totalidad de la deuda. Al presentar una demanda de juicio monitorio, se interrumpe el plazo de prescripción de la deuda. Si el cliente presenta un escrito oponiéndose al pago (alegando, por ejemplo, que el servicio fue defectuoso), el proceso monitorio se archiva y la disputa pasa a resolverse en un juicio verbal u ordinario, dependiendo de la cuantía.
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Otras Opciones para el Recobro
Si después de agotar la vía amistosa, se prefieres intentar cobrar la factura sin llegar a reclamarla por vía judicial o a través de un proceso monitorio, se puede optar por alguno de los siguientes métodos:
- Acudir a una empresa de recobro.
- Contratar un seguro de crédito.
- Acudir a un notario para enviar un requerimiento notarial.
Las tres opciones suponen un gasto y nadie garantiza que se vaya a cobrar la factura.
Plazos para el Pago de Facturas: El Contexto de la Morosidad
Conocer el plazo máximo legal para el pago de facturas puede ser de gran ayuda para aquellos profesionales que quieran estar protegidos ante este tipo de situaciones. La primera ley en España en regular este aspecto fue la Ley 3/2004 de 29 de diciembre, que permitía libertad para establecer un plazo de cobro, pero siempre con un máximo de 30 días naturales. Posteriormente, La Ley 15/2010 de 5 de julio amplió este plazo de pago hasta los 60 días naturales. En la actualidad, el plazo máximo legal para el pago de facturas se recoge en la Ley 11/2013, de 26 de julio, normativa que regula las medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo.
Aunque la ley permite que las partes puedan negociar un plazo de pago concreto en el contrato, si no existe dicho acuerdo, la normativa actual establece que, por defecto, el plazo para pagar una factura es de 30 días naturales. Sin embargo, esta ley también establece que el plazo puede extenderse hasta un máximo de 60 días naturales, siempre y cuando las dos partes estén de acuerdo. Los plazos para el pago de facturas en operaciones entre profesionales (empresas y trabajadores autónomos) se rigen por estos mismos plazos. Cuando no se haya negociado un día concreto, el cliente debe pagar antes de 30 días naturales desde la entrega de la mercancía o la prestación de los servicios. Si hay un plazo fijado, la recepción de la factura de forma electrónica servirá para iniciar el cómputo del mismo. Si en el contrato comercial se establece un periodo para que el cliente pueda revisar y confirmar los materiales o servicios recibidos, este no podrá pasar de 30 días naturales desde la fecha de suministro.
Plazo para el Pago de Facturas a la Administración Pública
Existen algunas excepciones en el plazo máximo legal para el pago de facturas, y una de ellas es en el caso de las administraciones públicas. La normativa vigente y la jurisprudencia europea son claras al respecto: el plazo máximo de pago de las administraciones públicas es de 30 días naturales desde la recepción de la factura o la entrega de los bienes y servicios. Salvo excepciones muy justificadas y debidamente pactadas, no se permiten extensiones que superen este límite legal para evitar abusos en los tiempos de cobro. Además, es importante recordar que las administraciones públicas solo admiten la recepción de facturas en formato electrónico. En el contexto actual de la facturación electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece), también se establecen plazos de comunicación de estados (aceptación o rechazo de la factura), que generalmente deben realizarse en un plazo máximo de 4 días naturales.
Consecuencias del Impago y Recuperación del IVA
Aunque existen leyes para proteger a los profesionales de la morosidad, muchas veces no se cumplen y algunos clientes no abonan las facturas en los plazos establecidos. Ante estas situaciones, los profesionales tienen que saber cómo reclamar y declarar una factura impagada, una tarea que puede acarrear una inversión de tiempo y recursos humanos para el seguimiento de la deuda. Los profesionales cuentan con un respaldo legal para reclamar el pago de una factura que no ha sido abonada. Si un cliente incumple el plazo máximo legal para el pago de facturas, el emisor de la factura impagada puede exigir el pago de los intereses de demora y la compensación por los costes de cobro acreditados, según la normativa vigente, sin la indemnización fija automática de 40 euros que se aplicaba anteriormente. Además de esta compensación, también podrán solicitar una indemnización por los intereses de demora, calculados según lo que se recoja en el contrato, o sumando el margen establecido legalmente al tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo en su última operación de financiación si no está recogido en el contrato.
Es posible que, mientras se realizan todas estas acciones, el proveedor tenga que abonar a Hacienda el IVA repercutido de la factura, incluso sin haberla cobrado. La Agencia Tributaria permite recuperar el IVA de una factura impagada. Sí, Hacienda permite recuperar el IVA de una factura impagada si han pasado 6 meses desde su vencimiento (empresas pequeñas) o 1 año (grandes empresas). Cuando emites una factura, estás obligado a declarar e ingresar ese IVA en la Agencia Tributaria en tu liquidación trimestral, independientemente de si el cliente te ha pagado o no. Afortunadamente, la normativa tributaria permite recuperar este IVA, pero el proceso es estricto y requiere seguir unos plazos milimétricos. Es un proceso burocrático tedioso, pero fundamental para proteger la tesorería.
Estrategias Preventivas frente a Impagos
La mejor estrategia financiera es siempre la preventiva. Cobrar las facturas a tiempo es esencial para la gestión de la tesorería y para que los planes de la empresa a corto y medio plazo puedan funcionar con normalidad. Los retrasos en los pagos, la acumulación de documentos de ejercicios anteriores o simplemente la falta de respuesta por parte de un cliente pueden generar incertidumbre y afectar directamente a la liquidez de un negocio. Para combatir los efectos colaterales de la morosidad, la ley determina unos plazos máximos de pago a proveedores.
Para ello, es muy importante tener un proceso de facturación organizado, establecer una política de cobro determinada que encaje con los ritmos del proyecto, y mantener una comunicación clara y fluida con el cliente sobre todos los aspectos, especialmente sobre los requisitos y plazos de pago. Utilizar soluciones eficientes en la forma de pago, como las transferencias bancarias, es recomendable. Para trabajos que necesiten una inversión previa por parte del proveedor, siempre es recomendable solicitar un anticipo de la factura. La gestión de los plazos de pago y cobro es una prioridad para cualquier negocio, y para evitar riesgos hay que valorar seriamente la posibilidad del anticipo de facturas. Una práctica saludable es analizar la solvencia de los clientes antes de cerrar un gran proyecto. Asimismo, la factura por sí sola no siempre es prueba suficiente de la aceptación de las condiciones.
La herramienta definitiva para garantizar la liquidez es contar con un seguro de impago de facturas para empresas, conocido técnicamente como Seguro de Crédito. La compañía aseguradora analiza continuamente la cartera de tus clientes y te asigna un límite de crédito para cada uno de ellos. Si finalmente el cliente se declara insolvente o la deuda resulta incobrable, la aseguradora te indemniza por un porcentaje muy alto de la factura (generalmente entre el 80% y el 95%). Lidiar con impagos es, probablemente, una de las caras más amargas de emprender. Una empresa solvente hoy puede quebrar mañana por factores externos, arrastrando a todos sus proveedores. Entender los plazos de prescripción, dominar los procedimientos monitorios y redactar requerimientos legales son tareas complejas que no deberías asumir en solitario. Rodearse de socios estratégicos que velen por tus intereses a largo plazo es una ventaja competitiva.