Realizar el cierre de mes permite conocer los beneficios generados por el negocio y saber si cumplió con sus objetivos. Te permite reaccionar de manera estratégica ante los cambios en el mercado y tomar decisiones acertadas. Veamos ahora cómo puedes hacer el cierre de mes más efectivo y menos estresante.
¿Qué es el cierre contable y por qué se hace?
Con el cierre contable se cancelan todas las cuentas del ejercicio (cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y se trasladan los resultados al balance anual, incorporándolos al patrimonio si ha habido beneficios (como utilidades) o restándolos del patrimonio si ha habido pérdidas.
Efectivamente, hay diversas variables (amortizaciones, deudas, provisiones, etc.) que se han de tener en cuenta para que el paso de un ejercicio a otro no tergiverse los números. Hay que tener presente que el cierre contable es una herramienta clave para la planificación y la posterior toma de decisiones.
Para que los resultados de un ejercicio a otro sean comparables es fundamental que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la legislación.
Plazos para el cierre contable
Normalmente, todas las empresas cierran el ejercicio a fecha de 31 de diciembre. A partir de entonces, cuentan con:
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- 3 meses (hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente) para formular las cuentas.
- 4 meses (hasta el 30 de abril) para legalizar los libros.
- 6 meses (hasta el 30 de junio) para celebrar Junta General y aprobar las cuentas anuales.
Aprobadas las cuentas, se depositan en el Registro Mercantil correspondiente durante el mes siguiente a la Junta (30 de julio). En los 15 días siguientes (plazo hasta el 14 de agosto) el registrador certifica si se han presentado los documentos exigidos por la ley y se publican en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) las sociedades que han cumplido con sus obligaciones (los documentos depositados pueden consultarse públicamente).
El plazo para pagar el impuesto de sociedades concluye el 25 de julio para las empresas cuyo periodo impositivo coincide con el año natural y a los 25 días naturales tras los seis meses que siguen a la conclusión del periodo impositivo para las demás.
Pasos para el Cierre Contable
El cierre contable incluye una serie de acciones necesarias para obtener la cifra final de beneficios o pérdidas (antes de aplicar el impuesto de sociedades) fiel a la realidad.
Balance de comprobación de sumas y saldos
Con el balance de comprobación de sumas y saldos se revisa si a lo largo del ejercicio se han trasladado correctamente los saldos del libro diario al Mayor. Se trata de comprobar precisamente que las cuentas cuadran. Al mismo tiempo, este balance proporciona una síntesis del libro Mayor, que junto con el balance de cierre, servirá para obtener una idea fiel del patrimonio de la empresa al momento de cierre.
Reclasificación de las deudas
Con la intención de preparar los libros para iniciar un ejercicio nuevo, un paso importante es reclasificar la parte de las deudas a largo plazo (aquellas que tengan un vencimiento de un año o menos) como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente. Esto se hace cargando la cuenta (171) de deudas a largo plazo con entidades financieras a la cuenta (520) de deudas a corto plazo.
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Para ello se utilizan las tablas de amortización de préstamos que proporcionan las entidades bancarias y en las que se indican las cuotas y qué parte corresponde a amortización de la deuda y qué parte a intereses.
Inventario de existencias
Las existencias (stocks) de una empresa son el conjunto de mercancías en su posesión que se encuentran en proceso de transformación para su explotación o aún no se han vendido. Este volumen de bienes, que forma parte del activo circulante de una empresa, sufre variaciones a lo largo de los doce meses de explotación del ejercicio, lo que modifica el resultado del ejercicio, de modo que, para obtener una idea veraz y actualizada de la situación en almacén a cierre, es necesario realizar un inventario de las existencias.
Comprobar el estado de las existencias permite a las empresas planificar mejor en función de su stock.
Verificar las dotaciones de amortización del inmovilizado
En este paso se comprueba que se han contabilizado y clasificado las partidas de inmovilizado correctamente (grupo 21 para el inmovilizado material y 20 para el inmaterial) y se han valorado las amortizaciones como corresponde. Para la gestión financiera es crucial dotar la amortización, lo que significa que se ha de imputar el gasto de la empresa en bienes de inversión (inmovilizado, permutas comerciales, terrenos, construcciones, amortizaciones de activos, deterioro del inmovilizado, etc.) teniendo siempre en cuenta las normas marcadas por el PGC para cada tipo de bien.
En el caso de las amortizaciones, se crea una ficha para cada bien en la que conste su precio de adquisición, su coeficiente de amortización, su valor residual, las cuotas en cada ejercicio y su amortización acumulada. Esto ha de permitir revisar si se han dotado amortizaciones por encima del valor de coste del activo. También se han de observar los límites permitidos de amortización fiscal por si se producen diferencias temporarias entre el gasto contable y el deducible fiscalmente.
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Dotación de provisiones
Las provisiones para riesgos y gastos son una especie de seguro financiero para las empresas. Reservando partidas para contingencias futuras, como la depreciación de activos, pero también gastos de viaje, etc., la contabilidad se ajusta a la realidad de la empresa y se evitan al mismo tiempo los problemas de no poder afrontar gastos que eran conocidos.
El PGC permite aprovisionar para gastos futuros, aunque no se conozca el importe exacto o la fecha concreta, si bien ha de ser cierta, es decir, que no prevé las provisiones para riesgos indefinidos. Siguiendo el PGC, se trata de las cuentas 140 a 145.
Ajustes por periodificación
En contabilidad, en base al principio del devengo, a cada ejercicio se le ha de imputar la parte de ingresos y gastos que corresponda en función del intercambio comercial, sin importar cuándo se produce realmente el ingreso o el desembolso. Esto hace que al final del ejercicio deban realizarse ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio, lo que se denomina periodificar gastos e ingresos. Las cuentas con posibles “incidencias” son las cuentas 6 y 7.
Resultado antes de impuestos: el asiento del impuesto de sociedades
Realizados estos ajustes, tenemos el resultado antes de impuestos: son los ingresos contables menos los gastos contables según el PGC, es decir, el resultado contable.
El resultado fiscal depende de los ajustes especificados en la Ley del Impuesto de Sociedades para calcular la base imponible: base imponible = resultado contable +/- ajustes
Este asiento se hace el 31 de diciembre para que pueda reflejarse en la cuenta de resultados (pérdidas y ganancias) y en el balance de situación quede constancia de la obligación de pagarlo.
El impuesto de sociedades es el resultado de multiplicar el beneficio resultante por el tipo impositivo. La cantidad resultante se registra como gasto contable del ejercicio en la cuenta (630) Impuestos sobre Beneficios.
Sobre este resultado se aplican otras variables (diferencias permanentes, las diferencias temporales y las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores) que resultan en la base imponible sobre la que se aplica el tipo de gravamen correspondiente según el art. 28 de la Ley del impuesto de sociedades que, en términos generales, es de un 35 %. Hay algunas excepciones: si en el año anterior la empresa ha tenido una cifra neta de negocios inferior a 8 000 000 euros, es de un 30 %, y las mutuas de seguros y los colegios profesionales tienen una excepción de un 25 %.
Asiento de regularización y cierre de ejercicio
El último paso en el cierre contable se denomina regularización y consiste en determinar el resultado de la empresa en el ejercicio, trasladando los saldos de todas las cuentas de gestión (6 y 7) a la cuenta de resultados (129) Resultado del ejercicio, una vez hechos los ajustes. Esta cuenta puede presentar dos situaciones: tener saldo acreedor (beneficio) o saldo deudor (pérdida).
Este saldo se refleja en el balance (patrimonio neto) sumando o restando. En caso que tenga saldo deudor, se cambiará de cuenta, pasando de la 129 a la (121) Resultados negativos de ejercicios anteriores porque con ella se iniciará el ejercicio siguiente (hoy en día cualquier programa informático lo realiza automáticamente). Sin embargo, esta pérdida se ha de invertir en algún momento (artículo 273.2 párrafo 2º del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital): “Si existieran pérdidas de ejercicios anteriores que hicieran que el valor del patrimonio neto fuera inferior a la cifra del capital social, el beneficio se destinará a la compensación de pérdidas”.
Si el saldo es acreedor se presenta una propuesta de distribución a la Junta de Accionistas que puede basarse en dos grandes grupos de destinatarios, la propia empresa por un lado (reservas) y los socios y accionistas (dividendos) por el otro, aunque también pueden incluirse a otros grupos de beneficiarios (trabajadores, fundadores, etc.).
Envío de información contable al SAT
Dentro de tus obligaciones fiscales como contribuyente, se encuentra el envío de tu información contable al SAT, de conformidad con el artículo 28 del CFF. Recuerda que tu información contable solo puedes proporcionársela a la autoridad fiscal por dos vías, dependiendo el tipo de contribuyente que seas: contabilidad electrónica, se enviará a través del buzón tributario o por la página del SAT en la sección “Trámites” “Mis cuentas”, como los ingresos y gastos amparados por un CFDI se registran de forma automática, únicamente deberás capturar aquellos que no se encuentren sustentados en dichos comprobantes. Si aun tienes dudas sobre la forma en que estás obligado a enviarla te recomendamos consultar la nota “Cómo debo enviar mi contabilidad al SAT”.
Plazos para el envío de la contabilidad electrónica al SAT en 2016:
El catálogo de cuentas y las balanzas los enviarán de forma mensual:
- personas morales a más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior, al que corresponda la contabilidad
- personas físicas los primeros cinco días del segundo mes posterior al que concierne la información contable, y
- contribuyentes emisores de valores que coticen en las bolsas de valores concesionadas en los términos de la Ley del Mercado de Valores o en las bolsas de valores ubicadas en los mercados reconocidos, así como sus subsidiarias, enviarán la información en archivos mensuales por cada trimestre, a más tardar en los siguientes días:
- 3 de mayo: enero, febrero y marzo
- 3 de agosto: abril, mayo y junio
- 3 de noviembre: julio, agosto y septiembre, y
- 3 de marzo: octubre, noviembre y diciembre, y
- personas morales y físicas dedicadas a las actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca que cumplan con sus obligaciones fiscales en los términos del Título II, Capítulo VIII de la LISR, que hubiesen optado por realizar pagos provisionales del ISR semestralmente, podrán enviar su información contable en esa misma periodicidad, a más tardar dentro de los primeros tres y cinco días, respectivamente, del segundo mes posterior al último mes reportado en el semestre, mediante seis archivos que correspondan a cada uno de los meses reportados
Balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio:
- las personas morales la enviarán a más tardar el 20 de abril del año siguiente al ejercicio de que se trate, y
- las personas físicas a más tardar el 22 de mayo del año siguiente al ejercicio correspondiente
Pólizas: será requerida esta información dentro del ejercicio de facultades de comprobación o en los trámites de devolución y compensación
Mis cuentas: Al no existir la generación de un archivo, las disposiciones fiscales no contemplan fechas para su envío
Los días para el envío de tu información son hábiles de conformidad con la regla 2.8.1.7. de la RMISC y el artículo 12 del CFF.
Finalmente si no cumples con esta obligación o lo haces de forma extemporánea, previo requerimiento del fisco, te harás acreedor a una multa de cinco mil a 15,000 pesos (arts. 81, fracc. XLI y 82-A, fracc.
¿Cuántos días tiene un mes contable?
En un mes contable, generalmente se considera que hay 4.33 semanas. Esta cifra se obtiene al dividir el número de días promedio de un mes (30.44 días) entre 7, que es el número de días de la semana. El cálculo de las semanas en un mes contable es importante para la elaboración de presupuestos, informes financieros y la proyección de ingresos y gastos.
El calendario gregoriano es el sistema de fechas más utilizado en el mundo, basado en un ciclo de 12 meses que comprende un total de 365 días en un año normal y 366 días en un año bisiesto. Por otro lado, el calendario fiscal es el periodo que las empresas y organizaciones utilizan para llevar a cabo su contabilidad y reportar sus ingresos. Puede iniciar en cualquier mes del año, dependiendo de la normativa de cada país o de la decisión de la entidad. La diferencia en duración y estructura entre estos calendarios se refleja en la forma en que se calculan las semanas. Conocer las diferencias entre el calendario fiscal y el calendario gregoriano es esencial para cualquier profesional de finanzas o contabilidad.
Períodos contables
Los períodos contables, también conocidos como períodos de informe, son períodos de tiempo en los que una empresa u organización informa el rendimiento financiero, por ejemplo, al generar su balance de ingresos o su balance. Para muchas empresas, el año fiscal no se alinea con el año calendario, por ejemplo, cuando el año fiscal finaliza el 30 de junio en lugar del 31 de diciembre.
Puede usar periodos contables en informes, como cuando revisa los movimientos registrados en la página Saldo/Presupuesto, donde se puede especificar el intervalo de informes. Una de las opciones que puede especificar para crear informes por período contable.
En el campo Nº de periodos especifique el número de ejercicios económicos en que se dividirá el ejercicio. En el campo Longitud período, introduzca una duración para cada período. En el campo Fecha inicial, introduzca la fecha en la que comienza el ejercicio. Seleccione la casilla de verificación Principio ejercicio para indicar que es el primer periodo del ejercicio.
Cerrar el ejercicio
Cerrar el ejercicio es una de las tareas para cerrar los libros. Después de cerrar un ejercicio, se seleccionan las casillas Cerrado y Fecha bloqueada de todos los periodos del ejercicio. Debe tener al menos un ejercicio abierto. Al cerrar un ejercicio, asegúrese de que se ha creado un nuevo ejercicio.
Aunque un ejercicio esté cerrado, todavía podrá registrar en él movimientos de contabilidad. Al hacerlo, los movimientos se marcan como registrados en un ejercicio cerrado y se seleccionará la casilla Asiento post-cierre. De forma predeterminada, la casilla no se muestra en la página, pero puede agregarla.
Los siguientes pasos son cerrar las cuentas de regularización y transferir los resultados del ejercicio a una cuenta en el balance.
Tabla: Plazos para el envío de información contable trimestral (2016)
| Meses | Plazo |
|---|---|
| Enero, febrero y marzo | 3 de mayo |
| Abril, mayo y junio | 3 de agosto |
| Julio, agosto y septiembre | 3 de noviembre |
| Octubre, noviembre y diciembre | 3 de marzo |
Es importante que tengas un registro de las transacciones pasadas y presentes para contar con total transparencia de las operaciones contables del cierre de mes. Es esencial que al cierre de mes tengas fechas límites claras y que las conozcan todos los empleados y los involucrados en este proceso.