¿Quieres descubrir la clave para tomar decisiones financieras sólidas y mantener el control de tu empresa? Los libros de contabilidad son mucho más que simples registros de ingresos y gastos.
En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio. Como has visto, los libros de contabilidad son muy importantes para las empresas y para cumplir con los aspectos legales correspondientes.
De conformidad con el Código de Comercio, las sociedades están obligadas a llevar libros contables. Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios.
Libros Contables Obligatorios
Los libros contables son el libro mayor, el libro diario y el libro de inventarios y balances.
- Libro Diario: En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos. En el diario debe aparecer el registro de las operaciones efectuadas, mostrando también las circunstancias no técnicas que intervinieron en ellas.
- Libro Mayor: El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio. En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la afectación que ha recibido por los movimientos de débito y crédito, de todas y cada una de las operaciones, que han sido registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente.
- Libro de Inventarios y Balances: Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. En este libro, al terminar cada ejercicio, se deberá registrar el resultado del levantamiento físico del inventario al 31 de diciembre del año correspondiente, de materias primas, materiales y suministros para producción, almacén de materiales y suministros de consumo e inventarios de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares una relación detallada de las existencias a esa fecha, con indicación de su costo unitario y total.
Libros Contables Auxiliares o Voluntarios
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. El control de inventarios y almacén se debe llevar en registros auxiliares, identificándolo, por unidades o grupos homogéneos. Los registros contables de los bienes muebles e inmuebles se realizarán en cuentas específicas del activo.
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Algunos ejemplos de libros auxiliares son:
- Libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
Consideraciones Adicionales
Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones. Para realizar el proceso, las organizaciones tienen que presentar los libros para su revisión.
De acuerdo con el Código de Comercio, los libros de actas podrán llevarse en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Los libros que se lleven en formato impreso deberán estar encuadernados, empastados y foliados.
Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
Los registros contables de los bienes muebles e inmuebles se realizarán en cuentas específicas del activo.b) Deberán llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de los bienes muebles e inmuebles. Dicho inventario deberá estar debidamente conciliado con el registro contable. d) Publicarán el inventario de sus bienes a través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos, cada seis meses.
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Nota aclaratoria: Los supuestos previstos tratándose de libros corporativos son diversos y su configuración en la realidad puede variar y por ende dar lugar a consecuencias jurídicas distintas.
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