En contabilidad, igual que en la vida cotidiana, el término clientes designa a aquellas personas físicas o jurídicas que compran bienes y servicios que habitualmente son objeto de venta o prestación por parte de la empresa. La cuenta clientes recoge los derechos de cobro derivados de la venta de productos o servicios que se han realizado pero que no se han pagado todavía, ya que no se abonan al contado, ya sea en parte o en su totalidad.
Definición y Gestión de la Cuenta de Clientes
La cuenta clientes pertenece al Activo circulante, sus asientos se consideran activos financieros, y éstos figuran en el activo corriente del balance. Aparece en el subgrupo 43 (430) del Plan General Contable (PGC), el texto que regula la contabilidad de las empresas en España, aprobado por Real Decreto 1514/2007 de 16 de noviembre.
Desde un enfoque práctico, llevar la contabilidad de las cuentas de clientes desde que se emiten las facturas hasta que se abonan es una herramienta muy útil para conocer exactamente, en cualquier momento, cuáles son las facturas pendientes de cobro y el importe del débito.
Registro de Derechos de Cobro
En principio, se registran estos derechos de cobro cuando nacen. Es decir, en la fecha en que se extiende la factura o la letra de cambio, u otro documento análogo, que acredite la venta de bienes o la prestación de servicios, aunque no se hayan entregado estos bienes o servicios. De todas formas, la práctica más común en la realidad empresarial es extender un documento llamado albarán cada vez que se entregan bienes o servicios a un cliente. En cada albarán constan los bienes o servicios entregados y el precio de éstos, pero, en modo alguno, es un documento acreditativo de cobro.
La empresa, después y con una periodicidad determinada, extiende las oportunas facturas. Cada factura, que sí es documento acreditativo de cobro, contiene las referencias de todos los albaranes entregados a ese cliente, y en ella se recogen las condiciones de cobro pactadas, que generalmente son al contado, a 30, 60 ó 90 días. Normalmente, la empresa no contabiliza las ventas mientras no se hayan formalizado las correspondientes facturas. Sin embargo, en determinadas fechas, como puede ser al cierre del ejercicio, es conveniente registrar todas las ventas y prestaciones aunque aún no haya mediado factura y sólo estén justificadas en albaranes o documentos semejantes.
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La emisión de cartas recordando que han de enviar un pagaré, en caso de no haberlo hecho en determinados los plazos o establecer contacto vía telefónica a modo de recordatorio son otros métodos que pueden prevenir retrasos en el pago y la morosidad.
Diferencia entre Clientes y Deudores
Es sumamente importante esta distinción entre clientes y deudores, puesto que el origen de estos derechos de cobro es diferente. Mientras que deudores son aquellas personas que adquieren bienes o servicios distintos a los que normalmente proporciona la empresa, por lo que no tienen la condición estricta de clientes. Se denominan del mismo modo los derechos de cobro que surgen cuando a la empresa le conceden una subvención de explotación no oficial. Los primeros están estrechamente ligados a los ingresos ordinarios de la explotación y los segundos a ingresos ajenos a la explotación.
Valoración de los Créditos y Casos Especiales
Estos créditos o derechos de cobro se valoran, en principio, por su importe nominal, es decir, por el dinero a recibir en la fecha pactada.
- Los bienes entregados y servicios prestados.
- Los envases y embalajes entregados, que después pueden ser devueltos.
- Los descuentos, que disminuirán el valor de estos créditos.
- Los gastos a cargo de clientes o deudores.
- El IVA repercutido.
Si estos créditos se valoran en moneda extranjera, hay que atenerse a los criterios que se explican en el capítulo 15, «Moneda extranjera».
Ejemplo de Gastos a Cargo de Clientes
«ME, SA», sita en Toledo, es una empresa que se dedica a fabricar y comercializar muebles. «ME, SA» vende mobiliario a una entidad financiera que va a abrir una sucursal en Teruel, por 5.000 u.m. El transporte de los muebles de Toledo a Teruel corre a cargo de la entidad financiera, aunque de esta gestión se encarga «ME, SA», que paga por este concepto 200 u.m. «ME, SA» registra en «Clientes» estas 200 u.m., pues de esta transacción se deriva un mayor derecho de cobro sobre la entidad financiera. No lo registra como un gasto, puesto que es un gasto de la empresa compradora.
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Envases y Embalajes a Devolver
Algunos bienes requieren estar envasados o embalados para su venta. En general, estos recipientes y envolturas se venden junto con el producto. Pero en otras ocasiones, los envases y embalajes no se venden a los clientes, simplemente se les remiten al tiempo que se les entregan los bienes, y pueden ser devueltos al vendedor en un plazo determinado. Por ello, en este caso particular, el vendedor registra contablemente estas vasijas y cubiertas mediante la cuenta 436, «Envases y embalajes a devolver por clientes», que aparece en el activo del balance con signo negativo, minorando el importe de «Clientes», pues se prevé que los clientes devolverán estos envases y embalajes. Posteriormente, estos envases y embalajes pueden ser reintegrados, o no, al vendedor. Si son devueltos en el plazo convenido, se dan de baja los envases con opción de devolución y el derecho de cobro sobre clientes generado por dichos envases. Si no son devueltos porque los clientes se los quedan, los pierden o rompen, los derechos de cobro sobre clientes se mantienen, pero como los envases y embalajes ya no se pueden devolver se registran como si de una venta se tratase.
Riesgos de Insolvencias y Efectos Comerciales
Riesgos de Insolvencias
Ciertas circunstancias inducen a la empresa a pensar que posiblemente no cobre a su vencimiento todos los saldos que presentan sus clientes y deudores. En virtud del principio de prudencia valorativa debe registrar contablemente estas posibles pérdidas, este riesgo.
Existen dos métodos principales para gestionar este riesgo:
- El método individualizado: La empresa analiza a cada uno de sus clientes y deudores, y a algunos de ellos los califica de dudoso cobro, pues dadas las características que presentan presume que difícilmente harán efectivos sus saldos cuando venzan. Al tiempo, la entidad, en su afán de ser prudente y no inflar el resultado, considera estas posibles pérdidas como gastos del ejercicio en que realiza este análisis. Para calificar a un cliente o deudor de dudoso cobro, es necesario que dicho crédito aún no haya vencido y que la empresa tenga serias dudas de cobrarlo a su vencimiento por las circunstancias que reúne. Entre estas circunstancias se puede señalar que esta persona esté en suspensión de pagos, en quiebra, etc. Es importante no confundir los créditos de dudoso cobro con los ya vencidos y no cobrados, pero cuyo plazo de demora está dentro del límite considerado como normal y aceptable dentro del sector en que dicha empresa actúa, ni con los créditos morosos por los que antes de su vencimiento no se habían previsto dificultades de cobro. Contablemente, hay que reflejar la calificación de un crédito como de dudoso cobro y las posibles pérdidas que inciden en el resultado. Así, en el activo del balance los saldos de «Clientes» y «Deudores» se verán disminuidos, pero aparecerán las cuentas de «Clientes de dudoso cobro» y «Deudores de dudoso cobro», que indican y señalan el riesgo existente. La cuenta «Provisión para insolvencias de tráfico» aparece en el activo del balance con signo negativo, minorando el importe de los «Clientes de dudoso cobro» y de los «Deudores de dudoso cobro». De esta forma, el balance muestra el valor de estos créditos que la empresa espera hacer efectivo.
- El método global: Si la empresa emplea el método global, debe estimar el riesgo de incobrables que tendrá en el futuro; es decir, ha de prever las posibles pérdidas que tendrá en el próximo ejercicio. Para efectuar esta estimación, normalmente se fundamenta en la experiencia que ella tiene al respecto. Y estima el riesgo, viendo la relación entre las pérdidas por fallidos que tuvo en ejercicios pasados y las ventas a crédito que realizó, o bien mediante la relación entre pérdidas pasadas con los saldos a cobrar disponibles con que contaba a fin de ejercicio.
Es de notar que, mientras en el método individualizado se puede registrar el riesgo de insolvencias en cualquier fecha, en el método global se efectúa al cierre del ejercicio. En ocasiones, las empresas emplean métodos mixtos que son una combinación de los anteriores, utilizan el método individualizado para los clientes y deudores con cierto peso y para los restantes el método global.
Efectos Comerciales (Letras de Cambio)
En muchas ocasiones se oye «estoy pagando las letras de ciertos bienes...», pero realmente, ¿qué significa esta expresión? Normalmente, al comprar ciertos bienes, se aplaza su pago, autorizando al vendedor a que cobre cada mes (o en el período convenido) de la cuenta corriente del comprador cierto importe. La letra de cambio es un instrumento formal de pago mediante el cual el vendedor (librador) manda pagar al comprador (librado) cierta cantidad de dinero, a la orden de un intermediario financiero (tenedor), en un lugar y fecha determinados.
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En el tráfico empresarial es muy corriente utilizar letras de cambio, pues éstas pueden ser descontadas, lo que no puede hacer con otros documentos de cobro. De ahí, su importancia en la contabilidad empresarial y que a los derechos de cobro que la empresa tiene formalizados en efectos de giro -o letras de cambio-, aceptados por los clientes o deudores, los registre mediante las cuentas 431, «Clientes, efectos comerciales a cobrar», y 441, «Deudores, efectos comerciales a cobrar».
Endoso y Descuento de Letras de Cambio
Se puede transmitir la propiedad de las letras de cambio, operación a la que se conoce con el nombre de endoso. Descontar o negociar una letra significa que se cobra antes de su vencimiento. Normalmente, la empresa descuenta o negocia los efectos de giro en un banco, es decir, cobra antes de tiempo porque un intermediario financiero (tenedor) le adelanta el dinero que le correspondería cobrar en la fecha de vencimiento. Claro está que el banco por el servicio prestado le entrega menos dinero de lo que le correspondería si esperase a la fecha convenida, pero al vendedor (librador), a pesar de obtener menor liquidez, en muchas ocasiones le interesa. El intermediario financiero le va a cobrar lo que se llama descuento, que es la remuneración a ese dinero anticipado al vendedor (librador). El nominal es el dinero que se cobraría a su vencimiento, y el efectivo es el líquido que se percibe en la fecha en que se descuentan los efectos. La diferencia entre ambos importes, el coste de la operación de descuento, es el también denominado descuento. Otra cuestión importante en este tipo de operaciones es que si, llegado el momento del vencimiento, el comprador (librado) no paga al banco (tenedor), la entidad financiera puede reclamar por vía de regreso, es decir, puede ir contra el librador o endosantes anteriores. En definitiva, el vendedor (librador) asume un riesgo.
Tratamiento Contable y Fiscal de Atenciones a Clientes
Las muestras y regalos a clientes son una práctica común en el ámbito empresarial, utilizada para promocionar productos, fidelizar clientes y construir relaciones duraderas. Sin embargo, es importante conocer el tratamiento contable y fiscal que deben recibir estas entregas para evitar errores y sanciones por parte de las autoridades fiscales. Los pagos por atenciones a clientes y proveedores siempre deben tratarse como un gasto.
Existen situaciones en que algunas entidades en celebraciones de Navidad, cumpleaños, aniversarios u otra ocasión especial extraen de su mercancía inventarios como presentes hacia sus empleados, proveedores o incluso clientes. El tratamiento que se le da a esta situación es similar al de las cortesías, muestras gratis o regalos a proveedores.
Tratándose del Impuesto al Valor Agregado (IVA) los productos que la empresa entrega como muestras o regalos a sus clientes solo pueden utilizarse con fines de promoción y publicidad, por lo que dichas entregas no estarán sujetas al IVA; toda vez que no tendría un valor de intercambio. Los regalos publicitarios, como son los habituales llaveros, calendarios, bolígrafos, agendas etc., son deducibles por tratarse de gastos para promocionar las ventas. En el caso de la lotería de Navidad entregada a clientes y/o proveedores es deducible si puede demostrar el gasto por relaciones públicas.
Gastos de Representación
Los gastos de representación contemplan las invitaciones de cara a obtener un beneficio comercial o empresarial Desde una entrada a un partido de fútbol hasta una comida en un restaurante. A grandes rasgos, los gastos de representación son aquellos destinados a la promoción o representación de la empresa. El objetivo: mejorar la imagen de esta o su relación con clientes y proveedores.
Diferencia entre Gastos de Representación y Gastos de Viaje
Para una correcta gestión de los gastos de empresa, es importante no confundir ambos conceptos. Por su parte, los gastos de viaje son los ocasionados en los desplazamientos de los empleados por motivos laborales. Entrarían aquí desde el kilometraje hasta la gasolina, pasando por las dietas. También el alojamiento, las comidas, los taxis, el aparcamiento o los billetes de avión.
| Característica | Gastos de Representación | Gastos de Viaje |
|---|---|---|
| Objetivo Principal | Promoción o representación de la empresa, mejora de imagen y relaciones con clientes/proveedores. | Desplazamientos de empleados por motivos laborales. |
| Ejemplos | Regalos a clientes, invitaciones a comidas, entradas a espectáculos deportivos/culturales, estancia en alojamientos. | Kilometraje, gasolina, dietas, alojamiento, comidas, taxis, aparcamiento, billetes de avión para el empleado. |
| Relación con Beneficiario | Atenciones a terceros (clientes, proveedores) para obtener un beneficio comercial. | Gastos directos del empleado en el desempeño de su trabajo. |
Un ejemplo para ver mejor la diferencia entre un gasto de representación y uno de viaje: Un empleado se desplaza al extranjero para reunirse con un potencial cliente. Para tratar de convencerle de que firme el contrato, le lleva un regalo, le invita a comer y lo lleva a un espectáculo deportivo. Todo eso son gastos de representación. Pero… Si ese mismo empleado viaja a la misma ciudad para asistir a una feria, los gastos de alojamiento, desplazamiento y manutención se considerarían como gastos de viaje.
Deducibilidad de los Gastos de Representación
¿Son deducibles los gastos de representación? No todos. Las limitaciones vienen establecidas en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Según se desprende de esta norma, son deducibles los gastos necesarios para la actividad empresarial y para obtener ingresos. Hablamos de los siguientes gastos de representación:
- Los destinados a atenciones a clientes o proveedores
- Los que se hallen correlacionados con los ingresos
- Los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios
- Los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa
Vamos a enumerar los tipos de gastos de representación deducibles más habituales:
- Pago de estancia en un alojamiento
- Invitación en un restaurante a un cliente
- Inscripción en un evento (conferencias, talleres, congresos, ferias, etc.)
- Entrada a un espectáculo cultural o deportivo
- Regalo de empresa
- Tratamientos de cuidado y bienestar
Requisitos para la Deducibilidad
Es importante señalar que no basta con que el gasto sea considerado deducible por la Agencia Tributaria. También es necesario que cumpla una serie de requisitos:
- El gasto debe estar debidamente justificado. Por eso es importante guardar el ticket o factura. Por eso es importante guardar el ticket o factura completa.
- En el caso de las comidas de negocios, es importante recalcar que deben realizarse en un establecimiento hostelero. Si se celebra en un domicilio particular, ya no tendría la consideración de gasto de representación.
- A la hora de pedir la factura, no pueden faltar una serie de datos: Número de factura, Nombre de la empresa, Razón social, CIF, Datos del proveedor (en este caso, del restaurante), Fecha, Desglose de los conceptos, Base imponible, Tipo impositivo.
- El gasto debe ser imputable de forma contable o lo que es lo mismo, tiene que estar contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.
- Las cantidades deben estar dentro de unos límites razonables.
- El importe anual de los gastos de representación deducibles no puede superar el 1% de los ingresos netos de la compañía en ese mismo periodo impositivo.
Gastos de Representación No Deducibles
En cambio, no es posible deducir fiscalmente estos otros gastos:
- Las pérdidas de juego
- Los donativos y liberalidades. Es decir, los gastos que no sean necesarios para la actividad comercial o el funcionamiento de la compañía
- La retribución de los fondos propios
- Las operaciones realizadas con personas u organizaciones residentes en paraísos fiscales
- Las multas y sanciones penales o administrativas
Contabilización de Gastos de Representación
Para una correcta imputación de los gastos de representación, lo primero es identificarlos. Después, hay que contabilizarlos correctamente en el grupo 62 (“Servicios Exteriores”). Normalmente van en la cuenta 627 del Plan General de Contabilidad (“Publicidad, propaganda y Relaciones Públicas”).
Gastos de Representación Pagados por el Trabajador
¿Qué ocurre cuando los gastos de representación los paga el trabajador? En este caso deben rellenar una nota de gastos para solicitar el reembolso (es similar a la de los gastos de viaje). Una vez hayan recuperado el dinero, no tienen que incluir el ingreso en la declaración de IRPF (no es una ganancia personal). Pero tampoco pueden solicitar deducciones fiscales.
Herramientas para la Gestión de Gastos: Okticket
Okticket: ¿Cómo funciona y qué puede hacer por ti?
- Ahorro: Al estar homologada por la Agencia Tributaria, el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel. No volverás a perder más deducciones fiscales por culpa de tickets extraviados o con la información ilegible.
- Inmediatez: Con Okticket, el proceso de contabilización de las notas de gastos se simplifica y agiliza. Reduce el tiempo invertido en la gestión de gastos de representación hasta un 80%.
- Trazabilidad: Rastrea todo el proceso de los gastos. Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos. Sabrás al instante quién ha realizado un gasto, cuándo y dónde.