Los viáticos son gastos que una empresa cubre para que sus colaboradores puedan cumplir con actividades fuera del lugar de trabajo, como viajes de negocios o capacitaciones. En México, estos gastos pueden ser deducibles si se comprueban adecuadamente ante el SAT. Los viáticos son gastos que cubren necesidades como transporte, alimentación y hospedaje cuando un trabajador debe trasladarse por motivos laborales y se encuentra fuera del horario laboral.
En ese sentido, saber cómo crear un asiento contable de viáticos no solo permite a la empresa mantener una perspectiva clara de sus gastos, sino también la elaboración de informes financieros. Estos gastos suelen incluir transporte, alojamiento, alimentación y otros desembolsos necesarios para llevar a cabo actividades laborales fuera de la oficina, detallando cada gasto de manera específica.
¿Cómo Crear un Asiento Contable de Viáticos Robusto?
- Revise cada documento de soporte para asegurarse de que corresponde a un gasto de viáticos legítimo y dentro de las políticas de la empresa.
- Ingrese el monto exacto de cada gasto en el asiento contable, asegurándose de que coincida con el monto indicado en el documento de soporte.
- Antes de finalizar el registro, revise toda la información ingresada para asegurarse de que sea correcta y esté completa.
Lleva el control contable de viáticos con CONTPAQi®. Clasifica, deduce y timbra correctamente todos los gastos relacionados con viajes laborales.
Desde 2017, los viáticos entregados a trabajadores deben registrarse en el CFDI de nómina.
Los viáticos deducibles son aquellos gastos de viaje realizados por los empleados que cumplen con ciertos requisitos fiscales, como estar relacionados con la actividad empresarial y contar con comprobantes válidos. Estos gastos, que pueden incluir transporte, hospedaje y alimentación, deben comprobarse adecuadamente ante el SAT para que sean deducibles.
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Para obtener todos estos beneficios, la comprensión y atención a los componentes es vital. Registrar correctamente los viáticos permite un mayor control interno sobre los gastos de la empresa, asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y transparente.
Gastos de Representación vs. Gastos de Viaje
En el control de gastos corporativos, uno de los errores más comunes es la confusión entre los gastos de representación y los gastos de viaje. A diario, muchas organizaciones enfrentan dificultades para identificar correctamente qué corresponde a una comida con un cliente y qué forma parte de una visita comercial. Comprender la diferencia entre estos dos conceptos no solo evita errores en la rendición: permite establecer políticas más claras, detectar gastos innecesarios y optimizar los recursos. Desde SAP Concur, sabemos que una buena política de gastos parte de una base sólida: el conocimiento.
- Gastos de Representación: Son aquellos desembolsos que una empresa realiza con el objetivo de fortalecer relaciones comerciales, ya sea con clientes actuales, potenciales, proveedores o aliados estratégicos. Este tipo de gastos debe cumplir con ciertos requisitos para ser considerado deducible fiscalmente, dependiendo de la normativa vigente en cada país.
- Gastos de Viaje: Corresponden a todos aquellos costos directamente asociados al desplazamiento de colaboradores por motivos laborales fuera de su lugar habitual de trabajo. En la mayoría de los países, estos gastos pueden deducirse siempre que se justifiquen adecuadamente con documentación válida (facturas, comprobantes) y se encuentren dentro del marco de políticas internas.
- Contexto de Uso y Participantes: Los gastos de representación se generan en reuniones, eventos, comidas o actividades con fines comerciales y suelen incluir a clientes, proveedores, aliados o terceros externos.
- Documentación Requerida y Deducibilidad Fiscal: En el caso de los gastos de representación, se exige un comprobante fiscal y una justificación clara del objetivo comercial. Los gastos de representación tienen una deducibilidad limitada y están sujetos a requisitos estrictos según la normativa fiscal vigente.
Una gestión efectiva de los gastos de viaje no solo requiere control presupuestario, sino también visibilidad en tiempo real, cumplimiento normativo y trazabilidad.
Aunque en la práctica pueden parecer similares, los gastos de representación y los gastos de viaje cumplen funciones distintas dentro de la gestión financiera empresarial.
Estableciendo Políticas de Gastos Claras
Establecer lineamientos bien estructurados no solo evita ambigüedades y conflictos al momento de rendir gastos, sino que fortalece el cumplimiento normativo y la disciplina financiera. Es fundamental definir qué tipo de gasto se considera válido en cada categoría. Fijar límites por día, por persona o por tipo de gasto ayuda a prevenir excesos y facilita la rendición. Toda política debe indicar quién tiene la facultad de autorizar cada tipo de gasto, bajo qué criterios y en qué plazos. Se debe especificar qué comprobantes son válidos, en qué formato deben presentarse y qué información deben contener. Estas políticas deben ser comunicadas de forma clara y constante a los colaboradores.
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Documentación y Justificación de Gastos
Una correcta documentación y justificación de los gastos de representación y gastos de viaje es esencial para mantener la transparencia financiera, cumplir con las normativas fiscales y facilitar auditorías internas y externas.
- Los comprobantes deben ser fiscales, contener todos los datos requeridos por la autoridad tributaria (como el RFC en México) y corresponder al periodo y actividad declarada.
- En el caso de los gastos de representación, es útil incluir el nombre de las personas presentes, el motivo de la reunión o evento, y el vínculo con la actividad comercial.
- Cuanto antes se registre el gasto, menor es la posibilidad de error o pérdida de información.
Una buena práctica documental no solo protege a la organización, sino también al colaborador que incurre en el gasto.
Impacto de una Clasificación Adecuada
Separar los gastos por tipo permite identificar con precisión cuáles responden a actividades de posicionamiento comercial y cuáles están vinculados a operaciones o logística. Una clasificación clara facilita el análisis comparativo entre periodos o áreas. Si los gastos de representación aumentan inesperadamente en un trimestre, es posible indagar su causa y actuar de inmediato. La correcta clasificación evita errores contables y sanciones por deducciones mal aplicadas.
Automatización de la Gestión de Gastos
En un entorno empresarial dinámico, confiar únicamente en procesos manuales para la gestión de gastos de representación y gastos de viaje representa un riesgo operativo, financiero y fiscal.
- Los colaboradores pueden registrar sus gastos desde el dispositivo móvil, cargar comprobantes con una fotografía y clasificar el tipo de gasto con solo unos clics.
- Los responsables financieros pueden acceder a paneles de control que muestran el comportamiento del gasto por categoría, área, fecha o colaborador.
- Las soluciones de SAP Concur incorporan motores de análisis que identifican posibles fraudes, gastos duplicados, ítems fuera de política o desviaciones presupuestarias, todo en tiempo real.
Invertir en tecnología no es un gasto, sino una estrategia para garantizar transparencia, eficiencia y sostenibilidad en la gestión financiera. Distinguir entre gastos de representación y gastos de viaje no es un simple ejercicio contable. Desde SAP Concur, acompañamos a las organizaciones en la transición hacia una gestión más inteligente y automatizada de sus gastos corporativos.
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Viáticos: Anticipo para el Sustento del Trabajador
Esto quiere decir que los viáticos tienen el objetivo de proveer lo necesario de manera anticipada para el sustento de quien realizará el viaje (trabajador) a un punto diferente del lugar donde es habitual que labore (el cual se establece en su contrato laboral de conformidad con el Art. 25 de LFT) y que no tenga que desembolsar dinero de sus bolsillos para cumplir con todas las diligencias de la empresa.
- El dinero destinado para viáticos o gastos de viaje tienen que ser necesariamente de hospedaje, comida, renta de auto en caso de que sea primordial, transporte y el kilometraje de gasolina.
- Asimismo, dichos comprobantes deben estar en la normativa correspondiente del Servicio de Administración Tributaria, para que no exista ningún tipo de problema al comenzar el proceso de deducción de impuestos. Lo anterior contribuye a reunir el requisito de materialidad y evitar caer en lo que el Art.
- El tema del hospedaje viene a ser un poco diferente, ya que solo cuenta con limitaciones fuera del territorio nacional al no poder ser mayores que 3, 850 pesos diarios. Si el viaje fue realizado por motivos de un seminario o un curso dicho gasto se considera como parte de una obligación patronal estipulada en el Art. 132 frac. XV de LFT y por tal motivo no tendría que reunir el requisito de deducibilidad del Art. 28 frac.
Regulaciones y Consideraciones Importantes
Las empresas deben tener en cuenta las regulaciones de los viáticos para evitar complicaciones legales y fiscales.
- Primero, es crucial conocer las políticas y regulaciones de la organización respecto a los viáticos. Generalmente, se cubren gastos de alojamiento, alimentación, transporte y algunos gastos incidentales como llamadas telefónicas o acceso a internet.
- El destino y la duración del viaje son factores fundamentales para calcular los viáticos. El costo de vida varía entre diferentes ciudades y regiones, lo que influirá en la cantidad de viáticos asignados.
- Es importante investigar los costos promedio de alojamiento, comida y transporte en el lugar de destino.
- Una vez que tengas una idea clara de los costos en el destino, puedes establecer una cantidad diaria para cada tipo de gasto permitido.
- Multiplica las asignaciones diarias por el número de días que durará el viaje.
- Si hay otros gastos permitidos, como llamadas telefónicas, acceso a internet, estacionamiento o peajes, asegúrate de incluirlos en el cálculo. Establecer un tope de viáticos es fundamental no solo para mantener el control financiero dentro de una organización, sino también para aprovechar beneficios fiscales.
Para el pago de honorarios, de viáticos y gastos de viaje, recordemos que debemos tomar en cuenta el artículo 18 de la Ley del IVA. El monto total del pago de $11,600.00 será la base de retención de ISR e IVA. Las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos erogados por cada ocasión y sin que exceda los $15,000.00 en el ejercicio. Es necesario contar con una política de gastos que permita identificar un porcentaje comprobable de viáticos y gastos de viaje, así como un formato o bitácora que identifique y justifique el motivo de los viajes.
Complemento "Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros”
La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), en la Regla 2.7.1.12., establece los lineamientos para realizar erogaciones a través de terceros. Una de las obligaciones consiste en incorporar al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) o factura electrónica, por los ingresos que perciba como resultado de la prestación de servicios otorgados a los contribuyentes, el complemento “Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros”. Además de algunas condicionantes adicionales que, según el caso, se deben cumplir.
Este esquema es de una aplicación impráctica por la manera en que está configurado, y genera una serie de problemas administrativos, sin mencionar que tiene una serie de indefiniciones jurídicas importantes.
Viáticos y Gastos de Viaje: Tratamiento Fiscal
Una duda generalizada sobre este nuevo esquema es la relativa a los viáticos y gastos de viaje. Además, explicó que la naturaleza de estos conceptos es precisamente un gasto por cuenta de terceros, donde en el caso más típico, un patrón le entrega viáticos al trabajador para que realice un viaje de trabajo. Los gastos incurridos en el viaje corren a cargo de la empresa, pero es el empleado (viajero) quien materialmente los ejerce en la medida en que se van generando durante el viaje.
Para dar respuesta a esta interrogante se debe partir de la base de que la regla específica tiene mayor jerarquía sobre la general.