Para las empresas, la gestión de sueldos y salarios no solo implica el pago a sus colaboradores, sino también el cumplimiento de obligaciones fiscales que facilitan la declaración anual de sus empleados y aseguran la correcta operación ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Importancia de la Declaración Anual de Sueldos y Salarios
La declaración anual de sueldos y salarios es una oportunidad para los contribuyentes de recuperar saldo a favor del SAT o ponerse al corriente. Si un empleado ganó más de $400,000 pesos, tuvo varios empleos o ingresos extra, debe declararla en abril. Esta declaración permite deducir gastos médicos, donativos, intereses hipotecarios, colegiaturas y más. La declaración anual ante el SAT toma en consideración los ingresos y egresos que se generaron en el ejercicio fiscal declarado.
¿Qué es la Declaración Anual de Sueldos y Salarios para el Empleado?
La declaración anual de sueldos y salarios es el reporte que los empleados entregan al SAT para informar cuánto ganaron el año pasado. En ella, se incluye todo lo que les pagaron sus jefes y también las deducciones personales que metieron.
Al presentarla, el resultado puede ser uno de tres: un saldo a favor, cuando el contribuyente puede pedir al SAT que le devuelva dinero; un impuesto a cargo, si le toca pagar al SAT; o un saldo en ceros, cuando ni paga ni le devuelven nada. Así, al final, la declaración puede traer una de esas tres sorpresas.
Obligaciones de Reporte de la Empresa ante el SAT
Las empresas tienen un rol fundamental en el reporte de la información salarial. Deben informar al SAT si han depositado sueldos a otras personas.
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A partir de 2022, la información para realizar la Declaración Informativa Múltiple se cargará automáticamente cada que el empleador genere una factura electrónica al pagar un sueldo. Esto agiliza el proceso y facilita la declaración, ya que el SAT tiene precargados en su portal de servicios al contribuyente todos los datos necesarios que provienen de los comprobantes de nómina emitidos por las empresas.
Con Facturama, por ejemplo, una plataforma de facturación online, las empresas pueden generar los tipos de facturas que necesiten, incluyendo los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina que son la base de esta información precargada.
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Tipos de Ingresos a Considerar en el Reporte y la Declaración
Los ingresos que las empresas pueden pagar y que los empleados deben considerar en su declaración anual, o que las empresas deben reportar, incluyen:
- Sueldos, salarios y asimilados (Título IV).
- Actividad empresarial y Servicios profesionales (Honorarios) (Título IV. Capítulo II).
- Simplificado de Confianza (Título IV. Capítulo II).
- Arrendamiento (Título IV).
- Enajenación de bienes (Título IV. Capítulo IV).
- Enajenación de acciones en bolsa de valores (Título IV. Capítulo IV).
- Adquisición de bienes (Título IV).
- Intereses (Título IV).
- Premios (Título IV).
- Dividendos (Título IV).
- Demás ingresos (Título IV).
- ISR REFIPRES (Título VI).
- RIF con Coeficiente de Utilidad (Título VI. Capítulo II).
¿Quiénes están Obligados a Presentar la Declaración Anual de Sueldos y Salarios (Empleados)?
Aunque la presentación de la declaración anual es una responsabilidad del empleado, las empresas deben conocer los supuestos en que sus trabajadores deben presentarla, ya que su información salarial es clave para este proceso. Están obligados a presentar la declaración anual las personas físicas que trabajan bajo el Régimen de Sueldos y Salarios, pero solo si se encuentran en alguna de las siguientes situaciones:
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- Si ganaron más de $400,000 pesos al año.
- Si, además de su sueldo, tuvieron otros ingresos, como por ejemplo por servicios profesionales, alguna actividad empresarial o incluso si rentan una propiedad.
- Si terminaron su empleo antes del 31 de diciembre o si tuvieron dos o más empleadores de forma simultánea en el mismo año.
- Si le dijeron a su jefe por escrito que ellos mismos se harían cargo de presentar su declaración anual.
- Si ganan sueldos de personas que no hacen retenciones, como organismos internacionales o embajadas.
Estos supuestos de obligación se pueden consultar directamente en el Servicio de Administración Tributaria.
¿Cuándo y Cómo se Presenta la Declaración Anual (por parte del Empleado)?
La declaración anual se presenta durante todo el mes de abril del año siguiente al que corresponde la información. Es decir, si se declara lo que se ganó en 2025, se presenta en abril de 2026, y la del ejercicio 2026 se presenta en abril de 2027, según lo informa el Servicio de Administración Tributaria.
Si se pasa el mes y el empleado estaba obligado a presentarla, puede hacerlo después, pero es importante tener en cuenta que si el resultado es que debe dinero, esa cantidad va a aumentar por recargos y actualizaciones que el SAT le suma. Por lo tanto, es recomendable no dejarlo para después, ya que puede salir más caro.
La declaración anual se puede hacer directamente en la página del SAT usando el RFC y contraseña o la e.firma.
Deducciones Personales: Beneficios para Empleados y Conocimiento para Empresas
Si los empleados hacen su declaración anual, pueden aprovechar un montón de deducciones que alivianan la carga fiscal. Las empresas, al conocer estas deducciones, pueden orientar a sus empleados o asegurarse de que la información en sus comprobantes de nómina sea la correcta. Algunas de estas deducciones incluyen:
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- Gastos médicos, dentales y hospitalarios.
- Honorarios de psicólogos o nutriólogos.
- Análisis clínicos.
- Compra de lentes ópticos graduados.
- Gastos por incapacidad o discapacidad.
- Gastos funerarios.
- Donativos.
- Intereses reales por créditos hipotecarios.
- Aportaciones voluntarias al Sistema de Ahorro para el Retiro.
- Depósitos en cuentas para el ahorro.
- Primas de seguros de gastos médicos.
- Colegiaturas hasta nivel bachillerato.
- Gastos de transportación escolar obligatoria.
Todo esto influye para que el SAT devuelva un saldo a favor o, si se tiene que pagar, al menos se baje lo que se debe. El porcentaje máximo que se podrá deducir es de 15% de los ingresos o el equivalente a 5 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) anual (175 mil pesos).