Los papeles de trabajo son un componente esencial en el proceso de auditoría, y su correcta elaboración y manejo son cruciales para garantizar la calidad y transparencia del trabajo realizado. Estos documentos sirven para registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades llevados a cabo por el auditor.
Funciones y Objetivos de los Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo cumplen diversas funciones clave:
- Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
- Proporcionar la base para la rendición de informes.
- Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
- Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores.
- Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría aplicables.
Características Esenciales de los Papeles de Trabajo
Para que los papeles de trabajo sean efectivos, deben cumplir con ciertas características:
- Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados.
- Contener índices, marcas y referencias adecuados, y todas las cédulas y resúmenes que sean necesarios.
- Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
- Ser supervisados e incluir constancia de ello.
- Ser completos y exactos, con el fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría.
- Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no requieran explicaciones adicionales.
- Ser pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
Cualidades Fundamentales de la Evidencia en los Papeles de Trabajo
La evidencia incluida en los papeles de trabajo debe poseer las siguientes cualidades:
- Suficiencia
- Competencia
- Importancia
- Pertinencia
Confidencialidad y Secreto Profesional
La confidencialidad es un aspecto crucial en el manejo de los papeles de trabajo. Por contener información confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarán vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.
Lea también: ¿Quién se beneficia de la inflación?
Clasificación de los Papeles de Trabajo
Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en:
- Archivo permanente o expediente continuo de auditoría.
- Papeles de trabajo actuales.
Archivo Permanente
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación, normatividad jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal de las dependencias, actas y documentos de entrega recepción de los organismos descentralizados entidades del Gobierno del Estado de Guerrero y sus municipios. Esta información, debidamente actualizada, servirá como instrumento de referencia y consulta en varias auditorías. El archivo permanente se actualizará con la información que se obtenga al ejecutar una auditoría o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes.
Cédulas Analíticas y Subanalíticas
Además de contener la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del área por revisar, en las cédulas analíticas se detalla la información obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos. Es conveniente que la información recabada se agrupe o clasifique de tal forma que permita detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación.
Las pruebas que deben consignarse en las cédulas analíticas se refieren a las investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula sumaria. En dichas cédulas se incluye, además, el análisis de cifras específicas o la verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas. Por medio de las cédulas subanalíticas se desagregan o analizan con detalle los datos contenidos en una cédula analítica.
Estructura de las Cédulas
El cuerpo de la cédula es la parte donde se asienta la información obtenida por el auditor y los resultados de la revisión.
Lea también: Realización auditoría RR. HH.
- Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cédula.
Índices en los Papeles de Trabajo
Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o alfabético-numérico, que permiten clasificar y ordenar los papeles de trabajo de manera lógica y directa para facilitar su identificación, localización y consulta.
Responsabilidad Compartida en la Preparación y Entrega del Dictamen Fiscal
Todos los involucrados en la preparación, entrega y recepción del dictamen fiscal comparten la responsabilidad de lo que este reporte implica:
- El contribuyente, porque el dictamen es una declaración hecha por un Contador Público, bajo protesta de decir verdad, acerca del grado de cumplimiento de sus obligaciones fiscales; pero, es el contribuyente el que debe responder por ello.
- El Contador Público, porque desde que obtiene su registro para emitir dictámenes con efectos fiscales, adquiere una responsabilidad personal y profesional al emitir su opinión conforme a las normas de su profesión y a las disposiciones contenidas en el Código Fiscal de la Federación.
- Las autoridades fiscales, porque independientemente de que conforme a las disposiciones contenidas en el Código Fiscal, los hechos afirmados por el Contador Público en cualquier opinión que emita para efectos fiscales se consideran ciertos, si se cumple, por parte del Contador, con las disposiciones contenidas en el propio Código, la autoridad al ejercer sus facultades de comprobación está en su derecho de corroborar su validez y exactitud.
Normas de Auditoría y Papeles de Trabajo
Las disposiciones más importantes contenidas en las normas de auditoría que rigen nuestra actuación profesional y que tienen que ver con la elaboración de papeles de trabajo del Contador Público, son las siguientes:
- Boletín 1010, Normas de auditoría, que en su párrafo 17, textualmente, señala: “mediante sus procedimientos de auditoría, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión”.
- Boletín 3010, Documentación de la auditoría, cuyo objetivo es ampliar el concepto básico de papeles de trabajo en cuanto a su forma, contenido, propiedad, custodia y confidencialidad.
Algunos de sus párrafos mencionan lo siguiente:
- El auditor debe documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditoría que proporcionan evidencia de que su trabajo se llevó a cabo de acuerdo (NAGA).
- Los papeles de trabajo deben contener la evidencia de la planeación llevada a cabo por el auditor, la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados y de las conclusiones alcanzadas.
- Los papeles de trabajo deben ser completos y lo suficientemente detallados.
- Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, y a petición expresa de éste, podrá poner a disposición de su cliente partes o extractos de los mismos sin que constituyan un sustituto de los registros contables.
- El auditor deberá adoptar los procedimientos necesarios para asegurar la custodia y confidencialidad de sus papeles de trabajo, y deberá conservarlos por el tiempo que sea necesario con objeto de satisfacer las necesidades de su práctica y cualquier requerimiento legal o profesional.
De la lectura y análisis de los párrafos anteriores, se puede afirmar que las normas de auditoría no dejan lugar a duda acerca de la calidad profesional que deben tener los papeles de trabajo que prepara el auditor en el desarrollo de su trabajo para documentar su revisión, por lo que, de hacerlo así, éstos siempre constituirán evidencia comprobatoria suficiente para asegurar a todos los interesados en su trabajo, en cualquier momento, que su labor fue ejecutada con apego a dichas normas.
Lea también: Ramírez de la O deja la Secretaría de Hacienda