Los recursos humanos son considerados uno de los activos más valiosos de una empresa. Es por ello que su gestión impacta directamente en la productividad, permitiendo a los trabajadores concentrarse en sus tareas sin preocuparse por otros asuntos laborales. Sin embargo, cuando las áreas de RRHH son deficientes, se genera desconfianza en los empleados, lo que subraya la necesidad de implementar medidas preventivas como las auditorías.
Una auditoría de recursos humanos es un conjunto de procedimientos diseñados para identificar deficiencias, mejorar procesos existentes y potenciar el desempeño de los trabajadores dentro de una organización. Estas auditorías evalúan a cada empleado para determinar su idoneidad en el puesto y las áreas en las que puede mejorar, contribuyendo así a un mayor aporte a la empresa.
Según Juan María Madariaga Gorocica, la auditoría es: “un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas”.
Beneficios de la Auditoría de Recursos Humanos
Según Oscar Armano del Cid Mayén, los beneficios de realizar una auditoría interna en el departamento de recursos humanos son:
- Identificar qué aporta RRHH a la organización y quiénes la integran.
- Reducir los costos con la fijación de prácticas corporativas adecuadas.
- Concientizar a los líderes en la profesionalización de las actividades.
- Cambiar la imagen de la unidad de administración de personal.
- Esclarecer las atribuciones y obligaciones del área, así como facilitar la ejecución de las reglas que les son aplicables.
El Auditor de Recursos Humanos
La persona que realiza las auditorías es conocida como auditor, y debe poseer características específicas para llevar a cabo su trabajo de manera efectiva. No cualquier persona puede realizar una auditoría; se requiere una persona bien capacitada, con una mente abierta y convencida de la importancia de su trabajo para la empresa. Debe tener pleno conocimiento de lo que realiza y ejecutar su trabajo mediante una serie de pasos lógicos hasta llegar a la conclusión del mismo.
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Atributos de un Buen Auditor
Un buen auditor debe contar con una serie de atributos importantes:
- Debe de tener dos oídos y una boca: esto quiere decir que tiene que aprender a hablar lo necesario y a escuchar todo lo que le pueda ser útil para su investigación.
- Debe de tener plenos conocimiento en el procedimiento que va a implementar para que los resultados sean mejores: ya que debe ser una persona con un alto grado de especialización en su rama.
- Debe de dar un informe claro y preciso sobre el área que audita: esto para que no existan dudas de su trabajo y de lo que esta realizando.
- Debe ser una persona con amplios conocimientos en su área: de igual manera debe de ser capaz de realizar una auditoria y sobre todo de estar en capacitación y aprendizaje constante.
- Debe de tener conocimiento en la interpretación de esquemas de procedimientos.
- Se una persona la cual sea capaz de realizar una buena entrevista y dar un buen relato sobre lo que observó y toda la información que recabó.
- Contar un razonamiento deductivo para que le sea más fácil llegar a una solución lógica.
- Tener amplia capacidad para escuchar: esto con el fin de que pueda captar toda la información que le sea útil.
Es crucial que el auditor evite enfrentamientos, historias extensas no laborales, agresiones e intimidaciones. Un auditor nunca debe adoptar una postura prepotente ni tratar a los empleados como inferiores, sino hacerles sentir importantes para facilitar la recopilación de información.
Etapas de la Auditoría de Personal
Toda auditoría de personal cuenta con una serie de etapas las cuales son importantes ya que esto facilita la realización de esta, sobre todo para llegar a un mejor resultado. Dichas etapas son las siguientes:
Podemos considerar la auditoría de personal como un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar, bajo un método especial, todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijados en la materia, sugiriendo en su caso los cambios y mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administración de personal .lo anterior implica en primer lugar que no se trata solamente de una recolección de datos que por otra parte con los modernos sistemas de información pueden tenerse en cualquier momento.
Tipos de Auditoría
La auditoría puede ser externa, interna o mixta. La auditoría mixta es la más recomendable, porque reúne las ventajas y eliminan en gran parte los inconvenientes de las otras dos.
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Ubicación de la Auditoría de Recursos Humanos Dentro de la Auditoría Administrativa
La auditoría administrativa es un examen constructivo y amplio de la estructura orgánica de una compañía, sus planes y objetivos, métodos de control, medios de operar y utilización de los recursos humanos y físicos. La auditoría de recursos humanos es un área vital y crítica dentro de la auditoría administrativa.
Tipos de Auditoría
- Auditoría interna: El departamento de recursos humanos controla sus propios programas y políticas, estableciendo la forma en que será controlado y los criterios para juzgar su efectividad.
- Auditoría externa: Se recurre a elementos ajenos a la organización para realizar las auditorías, especialmente cuando se requiere un juicio objetivo o técnicas no conocidas por los miembros de la organización.
Pasos de una Auditoría
El primer paso consiste en la determinación del campo que va a cubrir el procedimiento. El segundo paso consiste en determinar las fuentes de información de las cuales serán obtenidos los datos. Puede recurrirse también a encuestas y entrevistas, en todo caso es importante que los datos sean objetivos es decir que no estén contaminados por los intereses, los perjuicios, los gustos de quienes realizan el estudio.
Áreas Frecuentes de Auditoría
En toda organización existen áreas que reciben atención constante en la auditoría interna. Algunas de las cuestiones que pueden plantearse respecto a las funciones del departamento de personal incluyen:
- Análisis de puestos: ¿Están actualizados? ¿Son válidas las especificaciones?
- Sistemas de contribución: ¿Están en concordancia con el mercado? ¿Ajustados a los preceptos legales?
- Proceso de selección y colocación: ¿Está estandarizado y validado? ¿Predice un elevado porcentaje de personas exitosas?
Para iniciar una auditoría, es necesario seguir los pasos mencionados al principio, buscar fuentes de información y técnicas de investigación y recopilación. Se pueden realizar varios tipos de auditoría a la vez para facilitar la recolección de datos y establecer diversas herramientas con el mismo fin.
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