Toda empresa que cobre el impuesto sobre el valor añadido por la venta de bienes o servicios a sus clientes (un impuesto directo adeudado al Estado) tiene que presentar una declaración del IVA al final de cada período contable. El régimen de IVA elegido determina la frecuencia, los plazos y el impreso necesario para presentar una declaración del IVA por Internet. En este artículo, encontrarás todos los detalles sobre cómo presentar tu declaración del IVA a tiempo y sin sanciones.
¿Qué es una declaración del IVA?
Una declaración del IVA es un documento administrativo que proporciona una visión general de las transacciones de una empresa que pueden acogerse al IVA. Esta declaración permite a las empresas completar su información financiera sobre el IVA recaudado y deducible durante un período determinado, con el fin de determinar el importe neto del IVA que debe pagarse a la administración tributaria o recibirse en forma de crédito. La declaración del IVA también se utiliza para calcular el IVA del año siguiente.
Actualmente, existen tres tipos de regímenes de IVA que determinan la frecuencia de declaración de una empresa: el régimen exento de IVA, el régimen de estimación simplificada y el régimen de estimación normal. El régimen de IVA aplicable a una empresa depende del volumen de negocios bruto generado durante el año anterior.
Régimen Exento de IVA
El régimen exento de IVA es una exención total de la declaración y el pago del IVA. Las empresas acogidas a este régimen no pueden cobrar el IVA a los consumidores ni deducirlo de sus gastos. Para acogerse a este régimen, la empresa no puede superar un determinado umbral de ingresos.
Una vez superado este umbral, la empresa debe presentar una declaración del IVA y devolver el total del IVA a la administración tributaria el primer día del mes en que se haya superado dicho umbral. El umbral varía entre sectores y de un año a otro. Por ejemplo, las empresas dedicadas a la prestación de servicios o a determinadas profesiones autónomas (excepto los abogados) están exentas del IVA si su volumen de negocios bruto del año anterior no supera los 36 800 euros en 2023 o los 39 000 euros en 2024.
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Para las empresas que ejercen actividades comerciales o de alojamiento, su volumen de negocios no debe superar 91 900 euros en 2023 o los 101 000 euros en 2024.
Algunas actividades están excluidas del régimen de exención del IVA, independientemente del volumen de negocios generado. Se trata sobre todo de las actividades inmobiliarias sujetas al IVA, las operaciones agrícolas que se acogen al régimen de estimación fiscal simplificada, las entregas intracomunitarias de medios de transporte nuevos y otras actividades sujetas opcionalmente al IVA.
Régimen de Estimación Simplificada
El régimen de estimación simplificada, también denominado «régimen simplificado», exige una única declaración del IVA que se abona en dos cuotas. El volumen de negocios generado durante el año anterior debe situarse entre 36 800 euros y 254 000 euros para los proveedores de servicios y determinadas profesiones autónomas, y entre 91 900 euros y 840 000 euros para las actividades de venta y alojamiento.
El total anual del IVA también debe ser inferior a 15 000 euros para que la empresa pueda beneficiarse del régimen simplificado. Si el IVA anual es superior a 15 000 euros, la empresa tendrá que acogerse al régimen normal de IVA. Ten en cuenta que algunas actividades inmobiliarias y de importación están excluidas del régimen de estimación simplificada.
Régimen de Estimación Normal
El régimen de estimación normal exige una declaración mensual del IVA. Se aplica a las empresas con un volumen de negocios bruto del año anterior superior a 254 000 euros en el caso de los servicios y determinadas profesiones autónomas, y a 840 000 euros en el caso de las actividades de venta y alojamiento. Las empresas que declaren más de 15 000 euros de IVA al año también deben acogerse a este régimen.
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Nota: Si deseas acogerte al régimen normal de IVA, puedes hacerlo aunque tu volumen de negocios no supere el umbral indicado.
¿Cuándo presentar una declaración del IVA?
La fecha exacta de presentación varía en función del régimen de IVA gravable y de la fecha de cierre del ejercicio contable.
Declaración Anual del IVA y Pago del IVA
En el régimen simplificado, la empresa debe presentar su declaración del IVA como muy tarde el segundo día laborable después del 1 de mayo, salvo si su ejercicio contable no coincide con el año civil. En este caso, la declaración debe presentarse en los tres meses siguientes al final del ejercicio utilizado.
En el régimen simplificado, se pagan dos cuotas de IVA a la administración tributaria cada año. El pago de julio corresponde al 55 % del total del IVA adeudado por el año anterior, y el pago de diciembre representa el 40 % del total del IVA adeudado por el año anterior. Si el segundo pago es inferior a 1000 euros, queda exento de pagar el IVA, que se liquida con la declaración anual de la renta.
Declaración Mensual del IVA
En el régimen normal, la presentación de la declaración mensual del IVA depende de la zona geográfica y de la jurisdicción en la que opera la empresa. Puedes encontrar la fecha exacta de presentación para tu empresa a través de tu espacio profesional en el sitio web de la Dirección General de Finanzas Públicas.
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¿Quién debe presentar una declaración del IVA?
Cualquier empresa o persona que no esté acogida al régimen de exención del IVA debe declarar su IVA si la actividad realizada se lleva a cabo de forma habitual y continuada. Las actividades realizadas de forma ocasional están exentas de declaración.
¿Cómo presentar la declaración del IVA por Internet?
Para las empresas acogidas al régimen simplificado, la declaración anual del IVA se presenta cumplimentando en línea el formulario Cerfa n.º 3517-S-SD. Las declaraciones mensuales y trimestrales se presentan mediante el formulario Cerfa n.º 3310-CA3-SD o mediante Cerfa CA3.
¿Cuáles son las sanciones por presentar la declaración del IVA fuera de plazo?
Con el fin de evitar sanciones, es imperativo que las empresas presenten sus declaraciones del IVA de acuerdo con el régimen aplicable. Por cada mes de retraso, la empresa acumula un interés del 0,2 % sobre el pago del IVA. Si la declaración se presenta en los 30 días siguientes al requerimiento, se incurre en un 10 % adicional. Si la declaración se presenta una vez transcurrido ese plazo de 30 días, los intereses aumentan hasta el 40 %. Por último, en caso de no presentar la declaración del IVA o de presentar los impresos incorrectos, se aplica un tipo incrementado del 80 %.
Requisitos Adicionales para la Devolución Automática del IVA
Se podrá solicitar la devolución automática cuando se presente la declaración anual, normal o complementaria del ejercicio fiscal en curso y cuando:
- Se presente la declaración de forma electrónica con contraseña, e.firma o e.firma portable
- Tratándose de saldos a favor igual o menor de 10,000 pesos, con contraseña
- Si el saldo a favor es mayor a 10,000 pesos y hasta 50,000 pesos con contraseña y cuenta CLABE a 18 dígitos precargada.
De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación se tendrá por no presentada la solicitud de devolución cuando:
- El contribuyente se tenga como o localizado
- El domicilio fiscal manifestado por el contribuyente ante el RFC se tenga como no localizado.
- Que sus certificados de sellos digitales estén vigentes y no se hubiere comprobado que se infringió alguno de los supuestos previstos en el artículo 17-H, fracción X del Código, durante los últimos 12 meses.
Además, es necesario tener registrados ante el SAT todos los domicilios o establecimientos en los que realicen actividades vinculadas con el programa de maquila o exportación.
Consideraciones sobre la Solicitud de Devolución
Para verificar que proceda la devolución, el SAT puede requerir al contribuyente, en los veinte días posteriores a la presentación de la solicitud, los datos, informes o documentos adicionales que consideren necesarios y que estén relacionados con la devolución. Así, requerirá al contribuyente para que en un plazo máximo de veinte días cumpla con lo solicitado; de no hacerlo se considera que desistió de su solicitud de devolución.
El SAT sólo pueden efectuar un nuevo requerimiento, durante los diez días siguientes a la fecha en la que se haya cumplido el primer requerimiento, cuando se refiera a datos, informes o documentos que hayan sido aportados por el contribuyente al atender dicho requerimiento.
Los contribuyentes que sean competencia de la Administración General de Grandes Contribuyentes o de la Administración General de Hidrocarburos, que tengan saldo a favor del IVA, ISR, impuesto al activo, IETU e IDE, deben presentar su solicitud de devolución con el programa electrónico F3241, que contiene los archivos con la información de los Anexos, 2-A, 2-A Bis, 7, 7-A, 7-B, 8, 8-Bis, 8-A, 8-A Bis, 8-B, 8-C, 9, 9-Bis, 9-A, 9-B, 9-C, 10, 10-Bis, 10-A, 10-B, 10-C, 10-D, 10-E, 10-F, 11, 11-A, 12, 12-A, 13, 13-A, 14 y 14-A, según corresponda.
Para presentar la Declaración Anual con saldo a favor igual o menor a 10,000 pesos debe contar con contraseña, si es mayor a 10,000 y hasta 50,000 pesos debe hacerlo con contraseña siempre y cuando sea con la cuenta CLABE precargada en el sistema.
Una vez revisada la documentación presentada, el SAT puede devolver una cantidad menor a la solicitada por los contribuyentes. En caso de que el SAT regrese la solicitud de devolución a los contribuyentes se considera que fue negada en su totalidad.
Errores Comunes en la Declaración del IVA y Cómo Evitarlos
Al presentar declaraciones de IVA, las empresas pueden cometer ciertos errores comunes que pueden generar sanciones o dificultades para demostrar el cumplimiento. Estos son algunos errores a los que debes prestar atención y tácticas para ayudarte a evitarlos:
- No cumplir con la fecha límite: Podrías enfrentar sanciones si no cumples con la fecha para presentar tu declaración de IVA o pagar lo que debes. Para evitarlo, establece recordatorios de los plazos del IVA con suficiente antelación o considera la posibilidad de configurar un débito directo de modo que los pagos se realicen automáticamente.
- Cometer errores de cálculo: Hacer tus propios cálculos del IVA puede resultar complicado, sobre todo si se trata de diferentes tipos de IVA o de muchas transacciones. Incluso un pequeño error puede conducir a pagar de más o de menos. Para evitarlo, utiliza software contable fácil de usar con el IVA para manejar tus cálculos y reducir las posibilidades de errores.
- Reclamar el IVA de los gastos personales: El HMRC exige que las reclamaciones de IVA estén estrictamente relacionadas con la empresa. Reclamar el IVA por algo personal (incluso si se hace accidentalmente) puede traerle problemas para tu negocio. Para evitar esto, mantén tus finanzas comerciales y personales separadas e incluye solo reclamos por compras explícitamente relacionadas con tu negocio.
- Reclamar el IVA sobre gastos comerciales no elegibles: No todo lo relacionado con la empresa está sujeto al IVA. Por ejemplo, por lo general, no puedes reclamarlo para el entretenimiento de los clientes, y es posible que algunos artículos utilizados en parte para fines personales no califiquen por completo. Verifica qué gastos están permitidos según las normas del IVA para evitar reclamar gastos equivocados. En el caso de los artículos de uso mixto (es decir, si tienes una computadora portátil para el trabajo y para uso personal), reclama solo el monto proporcional a cuánto la usas para el negocio.
- Olvidarse de incluir todas las ventas: Omitir las ventas, incluso si tienen una tasa cero, puede crear problemas con tu declaración. Registra todas las ventas, incluso si no cobraste IVA. Si utilizas un software, asegúrate de que pueda gestionar diferentes categorías de IVA, por ejemplo, con tasa cero.
- Equivocarse en las ventas internacionales: Trabajar con clientes o proveedores extranjeros puede resultar complicado. Es posible que debas aplicar una inversión del sujeto pasivo (en la que el cliente maneja el IVA) o declarar las ventas en la UE de manera diferente ahora que las reglas cambiaron después del Brexit. Estudia cuidadosamente las normas del IVA para importaciones y exportaciones a fin de saber cuándo se aplica la inversión del sujeto pasivo, y considera la posibilidad de utilizar un software de impuestos con funcionalidades que lo tengan en cuenta.
- Olvidarse de la desgravación fiscal de las deudas incobrables: Si un cliente no te pagó después de seis meses, puedes reclamar el IVA que pagaste al HMRC por esa venta. Muchas empresas se olvidan de hacer esto y pierden ahorros. Para evitar cometer este error, controla las facturas vencidas y vuelve a verificarlas a los seis meses para ver si califican para un ajuste del IVA.
- Utilizar un régimen de IVA incorrecto: Los diferentes regímenes de IVA tienen normas diferentes. Si estás en el Régimen de Tarifa Plana o en el Régimen de Contabilidad Anual, presentar tu declaración de la forma "normal" podría causar problemas. Asegúrate de seguir las reglas de tu plan específico.
- Ingresar todos los datos a mano: El ingreso manual de datos puede dar lugar a errores tipográficos o dígitos omitidos que podrían causar errores en tu declaración de IVA. Para evitarlo, utiliza un software contable que extraiga automáticamente los datos de tus facturas y recibos. Además de reducir los errores, esto te ahorra tiempo.
- No mantener registros adecuados: El HMRC espera que guardes los registros del IVA con facturas y recibos durante al menos seis años. Si tus registros faltan o están desorganizados, pueden causar problemas de cumplimiento, especialmente durante una auditoría. Para simplificar este requisito, almacena todos tus registros del IVA en formato digital. La mayoría de los programas de contabilidad mantienen todo en un solo lugar, para que puedas encontrar fácilmente lo que necesitas si el HMRC lo solicita.
- Pasar por alto los ajustes: A veces, necesitas realizar ajustes a tu declaración de IVA, ya sea para corregir un error de una declaración anterior o para reclamar el IVA de una compra importante, como equipos o maquinaria. Olvidar estos ajustes puede costarte dinero.
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