En el ámbito laboral mexicano, comprender las deducciones de nómina y la gestión de permisos de ausencia es fundamental tanto para empleadores como para trabajadores. Cuando una empresa mexicana calcula su nómina, debe considerar dos grandes componentes: las deducciones (los descuentos obligatorios o autorizados) y las prestaciones (los beneficios que la ley exige o las empresas ofrecen).
Definición y Tipos de Deducciones Laborales
Las deducciones en nómina son los montos que se restan del salario bruto para llegar al salario neto que recibe el trabajador. El salario bruto es el total que un trabajador gana antes de aplicar deducciones. Por otro lado, el salario neto es lo que realmente recibe, después de restar impuestos, cuotas del IMSS, aportaciones al INFONAVIT y demás retenciones.
Las principales deducciones que se aplican al salario de los trabajadores son el ISR (Impuesto Sobre la Renta), las aportaciones al IMSS, las cuotas del INFONAVIT y las aportaciones al fondo de ahorro para el retiro (SAR). Estas deducciones son obligatorias y están reguladas por la ley.
Deducciones Obligatorias Principales:
- ISR (Impuesto Sobre la Renta): Se retiene conforme a las tablas vigentes del SAT. El cálculo del ISR se hace aplicando las tablas y tarifas vigentes del SAT según el nivel de ingresos del trabajador. Se toma el salario mensual, se restan las deducciones aplicables, y se determina el impuesto correspondiente. El porcentaje del ISR depende del nivel de ingresos. Las tarifas del SAT 2025 van desde 1.92 % hasta 35 %, según el rango salarial mensual.
- Aportaciones al IMSS: El descuento por IMSS depende del salario base de cotización del trabajador. En promedio, la aportación del trabajador ronda entre el 2.3 % y el 3.5 % de su sueldo, aunque puede variar según prestaciones o riesgos de trabajo.
Otras Deducciones Permitidas y Prohibidas:
La Ley Federal del Trabajo (LFT) en su artículo 110 permite otras deducciones como anticipos, daños, cuotas sindicales, pensiones o deudas con la empresa. La Ley permite realizar ciertos descuentos, pero estos no pueden ser superiores al 10 o 20% del salario y se utilizan para el pago de diversas obligaciones, por ejemplo, cuando tienes un crédito de vivienda. La cantidad exigible, en ningún caso podrá ser mayor del importe de los salarios de un mes, y el descuento será el que convenga el trabajador y el patrón, sin que pueda ser mayor del 30% del excedente del salario mínimo.
Es importante destacar que el patrón no puede dejar de pagar el salario ni retener parte del salario sin justificación. No pueden descontarse de la nómina cosas como multas no autorizadas, pérdidas imputadas sin consentimiento, o castigos.
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La UMA (Unidad de Medida y Actualización) es un valor de referencia que se usa para calcular multas, créditos, cuotas y límites fiscales. Este año trajo ajustes que obligan a revisar la forma en que las empresas medianas calculan los pagos de nómina. El aumento del 12 % al salario mínimo para 2025 impacta directamente en los límites de ISR, el subsidio al empleo, las cuotas al IMSS y algunos topes legales de prestaciones.
Permisos de Ausencia Laboral: Definición y Tipos
Un permiso laboral es una autorización del patrón que le permite al trabajador faltar en una fecha o fechas específicas. Saber cómo pedir permiso en el trabajo para faltar es una habilidad que todos necesitamos en algún momento. La forma en que comuniques tu ausencia es importante, no importa si se trata de una cita médica, una emergencia familiar o simplemente un trámite que no puedes posponer. Cuando los permisos se solicitan con tiempo, de manera clara y respetando las políticas de la empresa, el proceso es sencillo y fluye con tranquilidad.
Permisos de Ausencia Regulados por la Ley Federal del Trabajo (LFT)
En México, la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece una serie de permisos que permiten ausentarse del trabajo sin perder derechos. Una ausencia justificada es aquella respaldada por una causa válida y documentada, como una incapacidad médica, una emergencia familiar o una comisión oficial. Los permisos regulados por la LFT incluyen:
- Permiso de paternidad.
- Permiso por maternidad: De acuerdo con el artículo 170, las trabajadoras tienen derecho a seis semanas antes y seis semanas después del parto, con goce de sueldo y protección de su puesto. En caso de adopción, también cuentan con seis semanas de descanso posteriores a recibir al infante. Disfrutarán de un descanso de seis semanas anteriores y seis posteriores al parto. En caso de que los hijos hayan nacido con cualquier tipo de discapacidad o requieran atención médica hospitalaria, el descanso podrá ser de hasta ocho semanas posteriores al parto, previa presentación del certificado médico correspondiente. Durante los períodos de descanso percibirán su salario íntegro.
- Comisiones sindicales o del Estado.
- Permiso por obligación legal: Este permiso se otorga para que un trabajador pueda cumplir una obligación legal. Esta obligación legal puede consistir, por ejemplo, en presentarse a una audiencia, o realizar algún trámite que se le está requiriendo.
Permisos de Ausencia No Obligatorios (No Regulados por la LFT)
Existen otros permisos que no se encuentran establecidos en la ley. En general, el patrón no está obligado por ley a otorgarlos ni a pagar al trabajador los días que no se presente a laborar con motivo del permiso. Estos no están expresamente regulados por la LFT, pero muchas empresas los contemplan en sus reglamentos internos o contratos colectivos. En este contexto, el artículo 422 de la Ley Federal del Trabajo señala que: “Reglamento interior de trabajo es el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en una empresa o establecimiento.” Estos reglamentos internos pueden establecer las condiciones para las ausencias por:
- Motivos personales, mudanza, trámites administrativos o asuntos familiares.
- Asistir a un curso o una capacitación relacionada con el trabajo.
- Cumplir con tareas o funciones asignadas por su sindicato.
- Atender una situación por la muerte de alguno de sus familiares.
- Atender una situación por enfermedad de alguno de sus familiares.
La ley no contempla el número de permisos a los que tiene derecho un trabajador en un mes o un año.
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Impacto de los Permisos en las Deducciones de Nómina
El impacto de un permiso de ausencia en las deducciones de nómina depende fundamentalmente de si dicho permiso es pagado o no por el patrón. Hasta ahora hemos hecho referencia a permisos laborales que deben o pueden ser pagados por el patrón. En estos casos, al percibir el salario íntegro o una parte de este, las deducciones obligatorias (ISR, IMSS, etc.) se aplicarán de manera regular sobre la cantidad pagada.
Sin embargo, cuando un permiso de ausencia no es remunerado, la situación cambia drásticamente. En estos casos, se encuentra suspendida la relación de trabajo, por lo que se detiene de manera provisional las obligaciones de prestar el servicio por parte del trabajador y de pagar el salario por parte del patrón. Con la ausencia de salario, las deducciones basadas en el ingreso del trabajador, como el ISR y la parte del IMSS correspondiente al empleado, no se generarán o se reducirán en proporción a los días no laborados y no pagados. Es decir, si no hay salario que pagar por los días de ausencia, no hay base para realizar estas deducciones.
Buenas Prácticas para la Solicitud de Permisos
Cómo pedir permiso en el trabajo para faltar no debería ser una situación incómoda, pero de eso depende la forma en cómo se solicita. Aquí se detallan algunas buenas prácticas:
- Anticipación: La anticipación habla de respeto y, si sabes que necesitarás faltar, por ejemplo, una cita médica o un trámite personal, debes informar en cuanto tengas la fecha confirmada.
- Claridad y Honestidad: Para solicitar un permiso, bastan pocas palabras; en ellas debes explicar el motivo sin entrar en detalles personales. La transparencia genera confianza. No hace falta justificar de más; basta con que el motivo sea entendible y honesto. Explica el motivo con claridad y respeto. Por ejemplo: “Hola, necesito ausentarme el martes por motivos personales. Comunícalo con anticipación, ya sea por correo o a través del sistema de Recursos Humanos.
- Confirmación: A veces no basta con enviar el mensaje: asegúrate de que haya sido leído y aprobado. Parece un detalle menor, pero garantiza que no haya confusiones en el registro de asistencias o en la nómina.
- Delegación y Preparación: Antes de ausentarte, revisa qué pendientes podrías dejar listos o a quién puedes delegarlos. Eso demuestra compromiso y consideración hacia tu equipo.
Hoy, la mayoría de las empresas, sin importar su tamaño, está digitalizando estos procesos para mantener orden, transparencia y trazabilidad. Además, estos sistemas automatizan los flujos de aprobación. Por ejemplo, cuando alguien solicita un día de descanso o un permiso médico, el software puede notificar al jefe directo, registrar su respuesta y actualizar automáticamente el calendario del equipo. Otra ventaja es que las plataformas más completas permiten generar reportes de ausencias, detectar patrones y verificar el cumplimiento de las políticas internas. Las plataformas de rh enfocadas en el cuidado al empleado ofrecen una herramienta valiosa para simplificar y mejorar la solicitud y respuesta de permisos y vacaciones, permitiendo una comunicación más efectiva.
La Empatía en la Gestión de Permisos de Ausencia
En el ámbito de la gestión de recursos humanos, la empatía se ha convertido en un factor crucial que marca la diferencia. Estos no son solo documentos o solicitudes impersonales; sino que están vinculados a las vidas de los trabajadores. Cuando los empleados se sienten comprendidos y apoyados durante situaciones imprevistas que requieren ausentarse de sus actividades laborales, están más inclinados a mantener un alto nivel de compromiso con su trabajo.
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La gestión de permisos de ausencia laboral no es simplemente un proceso administrativo; es una oportunidad para mejorar el cuidado hacia los empleados. Una correcta administración de permisos de ausencia implica comprender las circunstancias individuales de cada colaborador y responder a sus necesidades de manera sensible.
Claves para una Gestión Empática de Permisos:
- Comunicación Abierta: El primer paso es establecer una comunicación abierta y honesta con los empleados.
- Flexibilidad: Cada empleado tiene circunstancias únicas, así que nuestra recomendación es que seas flexible, en la medida de lo posible, al considerar las solicitudes de permisos de ausencia.
- Apoyo y Recursos: Cuando un colaborador solicite un permiso de ausencia laboral, brinda recursos y apoyo para facilitar su transición.
En resumen, la gestión de permisos de ausencia de manera empática implica comprender y atender las necesidades individuales de los empleados mientras se mantiene una comunicación abierta y se proporciona apoyo durante las ausencias. En última instancia, la gestión del permiso de ausencia laboral con empatía es un enfoque ganar-ganar. Los empleados se sienten valorados y apoyados en sus momentos de necesidad, lo que se traduce en una mayor lealtad y productividad. Así que, adelante, experimenta los beneficios de una fuerza laboral más comprometida y una cultura organizacional más sólida.
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