Servicios profesionales, contratista, freelancer o cuentapropista son algunos de los términos utilizados para referirse a aquellas personas que brindan servicios, pero no son empleados de la compañía a la cual brindan dicho servicio. Estas personas reciben, al finalizar del año contributivo, una forma 480.6SP y no una W-2 como es el caso de los empleados. Algunos pudieran recibir una 1099-NEC cuando brindan servicios a comercios localizados en Estados Unidos. Aunque la cantidad de personas que están pasando de ser empleados a contratistas ha venido en aumento por los pasados años, la gran mayoría no tiene idea de cuáles son sus responsabilidades contributivas. Ser trabajador por cuenta propia no es todo color de rosa. Al igual que ocurre con otros gastos comerciales, los impuestos afectarán tus ganancias.
Afortunadamente, si trabajas por cuenta propia y tienes un negocio de dueño único, existen varias deducciones de impuestos que pueden reducir la factura de impuestos de tu empresa y proteger tu resultado neto. Te conviene familiarizarte con estas deducciones a medida que desarrollas tu empresa. ¿Estás aprovechando todas las deducciones contributivas que la ley permite para tu negocio? Deducir gastos de la planilla no es lo mismo que evadir contribuciones. Significa usar, de manera estratégica y dentro de lo que permite la ley, todos los gastos del negocio para así pagar solo lo que corresponde. Los gastos deducibles son aquellos necesarios para operar tu negocio y que puedes restar de tus ingresos antes de calcular los impuestos. Muchos empresarios solo deducen los gastos específicamente enumerados en la planilla. Sin embargo, la ley permite reclamar otros que no resultan tan evidentes.
Responsabilidades Contributivas Esenciales para Contratistas
Las personas contratistas independientes tienen que cumplir con ciertas responsabilidades que no aplican a las personas empleadas.
Registro y Documentación Obligatoria
Cuando una persona va a trabajar por servicios profesionales es necesario contar con un Registro de Comerciante vigente y presentar su planilla de contribución sobre ingresos anual como comerciante.
El contratista tiene que contar con un registro de comerciante vigente en todo momento, que se obtiene a través del portal SURI.
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Si al completar su planilla para este 2023 un contratista no tenía un registro de comerciante vigente (que no estuviera expirado) antes de finalizar el año y tenía derecho a algún reembolso por crédito por trabajo, el Departamento de Hacienda pudiera denegarle dicho reembolso.
Puede crear dicho registro a través del mismo sistema de SURI (para julio 2023 la opción para crear el registro se encuentra en Otros Registros bajo Más Opciones).
Como parte del proceso de registro tendrá que escoger un “Código NAICS” que es un tipo de clasificación que describe el tipo de negocio que usted lleva a cabo.
Declaraciones Informativas y Retenciones
Al momento de preparar sus planillas, los contratistas utilizan principalmente el Anejo M (ingreso por Servicios Prestados) o el Anejo K (Venta de Bienes) en donde colocan su ingreso bruto y deducen los gastos incurridos para llevar a cabo su actividad comercial.
Gastos pagados como la renta de equipo o un inmueble, salarios, servicios profesionales, seguros, herramientas virtuales y comisiones, entre otros, deben haber estado declarados en una informativa donde previamente el contribuyente le indica a Hacienda a quién se le realizó el pago con su número de seguro social, monto y el concepto de este.
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Todo contribuyente o agente retenedor que no cumpla con la radicación de las Declaraciones Informativas NO PODRÁ DEDUCIR los gastos relacionados en su planilla de contribución sobre ingresos.
El pagador estará sujeto a una penalidad de $500 por cada declaración informativa que no haya sido radicada o que fuera radicada tarde.
La persona que paga por los servicios profesionales de otra tiene la obligación de retener el 10% del dinero pagado luego de exceder los primeros $500.
Esto así, a menos que la persona que preste los servicios cuente con un certificado de relevo de retención.
La persona que hace la retención tiene la obligación de enviar a Hacienda dicha retención en o antes del día 15 del mes siguiente al que hizo el pago.
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Obligaciones con el IRS y Municipios
Además de la planilla de Puerto Rico, aquellos Anejos M o K que reflejen un ingreso neto mayor a $400, deben radicar una planilla 1040-SS al Servicio de Rentas Internas Federal (IRS, en inglés) para computar su responsabilidad contributiva para el seguro social y Medicare.
Recuerda que entre la información que comparte el Departamento de Hacienda y el IRS se encuentran estos anejos y si un contratista deja de radicar esta planilla, es muy probable que reciba una notificación de deuda del IRS.
Al final del año contributivo será necesario completar el formulario 1040-PR para declarar su contribución sobre ingresos federal anual.
Debe enviar dicho formulario al Servicio Federal de Rentas Internas (IRS por sus siglas en inglés) en o antes del 15 de abril de cada año o en la fecha que se determine por el IRS.
La dirección a la que debe enviar su formulario va a depender en si envía el formulario con un pago o no.
Las personas que trabajan por cuenta propia tienen que aportar por sí mismas al Seguro Social y al Medicare.
Cuando una persona es empleada, el patrono aporta la mitad de la aportación anual que hay que hacer al Seguro Social y al Medicare. La otra mitad se retiene del salario mensual de la trabajadora. Sin embargo, cuando es por servicios profesionales o de manera independiente, esa contratista tiene que aportar todo lo que requiera el Seguro Social y el Medicare.
Dependiendo del ingreso bruto que uno genera anualmente es posible que sea necesario realizar dicha aportación trimestralmente.
Por último, la Ley de Municipios Autónomos de Puerto Rico requiere que toda persona que genere ingreso bruto como contratista o negocio mayor a $5,000, radique una declaración de volumen de negocio en el municipio donde se encuentra su oficina principal o donde se concentran sus operaciones para computar el pago de la patente.
Esta declaración vence 5 días laborables después del 15 de abril.
De igual forma, debe radicar una planilla de propiedad mueble ante el Centro de Recaudación de Ingresos Municipales (CRIM) no más tarde del 15 de mayo, por aquellos activos que utiliza para brindar sus servicios o actividad comercial.
Esto aplica para aquellos contribuyentes que no cualifican para la exoneración de dicha contribución.
Es posible que tenga que presentar una planilla de contribuciones sobre bienes muebles. Esto es una contribución anual que cobra el Centro de Recaudación de Ingresos Municipales por los bienes muebles que usted tenga en su oficina o lugar de trabajo. Para más información visite el portal del CRIM o puede llamar por teléfono al 787-625-CRIM.
Para poder operar su negocio necesita un permiso de uso y una patente municipal.
Es posible que tenga que obtener una póliza de responsabilidad pública.
Si usted contrata empleados o contratistas independientes deberá registrarse como patrono con el Departamento del Trabajo y realizar las retenciones y aportaciones relativas al seguro por desempleo.
Si decide registrar una corporación, LLC o alguna entidad jurídica que represente a su negocio, debe registrarse en el Departamento de Estado. Una vez tenga su registro, deberá presentar un informe anual ante el Departamento.
Tipos de Deducciones Comunes y Específicas
Al incluir los gastos, hay que tener presente lo siguiente. En fin, cualquier otro gasto que sea indispensable para la generación de ingresos. Los gastos deducibles son aquellos necesarios para operar tu negocio y que puedes restar de tus ingresos antes de calcular los impuestos.
Gastos Generales de Negocio
Gastos pagados como la renta de equipo o un inmueble, salarios, servicios profesionales, seguros, herramientas virtuales y comisiones, entre otros, deben haber estado declarados en una informativa donde previamente el contribuyente le indica a Hacienda a quién se le realizó el pago con su número de seguro social, monto y el concepto de este.
Otros gastos que se pueden deducir son materiales, uniformes, la mitad de la contribución de seguro social y Medicare para el año contributivo, intereses en deudas del negocio, gastos de oficina, aportaciones a planes de retiro cualificados.
Si contratas empleados, puedes deducir sus sueldos y salarios como gasto de negocio en el Anexo C. Para ser deducibles, los salarios deben ser razonables y corresponder a la prestación de servicios. No puedes deducir salarios que se deducen en otra parte de tu declaración de impuestos.
Hay muchos tipos diferentes de seguro que puedes comprar para proteger tu empresa. Por suerte, las primas que pagas por la mayoría de las pólizas de seguro comercial son deducibles en el Anexo C.
Los suministros y materiales que se usan en la fabricación se incluyen en el cálculo del costo de los bienes vendidos (ver abajo). Sin embargo, otros suministros y materiales que usas en tu empresa también son deducibles en el Anexo C como gasto de negocio. Por lo general, solo puedes deducir el costo de suministros y materiales si los usas en tu empresa durante el año tributario (salvo que los hayas deducido en un año anterior). Incluye el costo de libros, instrumentos profesionales, equipos y artículos similares si normalmente los usas dentro de un año.
Por lo general, los trabajadores por cuenta propia pueden deducir los intereses pagados durante el año tributario sobre las deudas relacionadas con su empresa. Los intereses se relacionan con tu empresa si los fondos del préstamo se usan para un gasto de negocio.
Los impuestos pagados por tu empresa podrían ser deducibles. Como se indicó anteriormente, puedes deducir el 50 % de tu impuesto federal sobre el trabajo por cuenta propia en el Anexo 1. Además, por lo general, también son deducibles las licencias estatales y locales y los cargos regulatorios pagados por tu empresa. No obstante, no puedes deducir cada pago de impuestos o cuota de licencia como gasto de negocio.
Deducción por el Uso Comercial del Hogar
Si usas una parte de tu vivienda de manera regular y exclusiva para tu empresa, es posible que puedas reclamar la deducción por el uso comercial del hogar.
Muchos trabajadores por cuenta propia trabajan desde su casa. Tal vez tienes una sala de estar o un dormitorio adicional que hayas convertido en una oficina.
Esta deducción cubre los gastos relacionados con cualquier parte de tu vivienda que se use "regular y exclusivamente" como tu lugar principal de negocios.
Hay dos formas de calcular la deducción por el uso comercial del hogar. El primer método consiste en deducir los gastos reales vinculados al uso comercial del hogar. Básicamente, se trata de los gastos totales del hogar multiplicados por un porcentaje que representa la parte de tu hogar que se usa para fines comerciales. Por ejemplo, si tu oficina en el hogar ocupa el 10 % de tu casa, puedes deducir el 10 % de los gastos totales del hogar.
Si no quieres llevar un registro de todos tus gastos del hogar, puedes usar el "método simplificado" para calcular la deducción por el uso comercial del hogar. En ese caso, multiplica los pies cuadrados de tu oficina en el hogar (hasta 300 pies cuadrados) por $5.
Alquiler de Espacio de Oficina
Si no tienes espacio en tu hogar para una oficina, o si quieres mantener separados los espacios de tu hogar y tu trabajo, por lo general, puedes deducir el costo del alquiler del espacio de oficina.
En primer lugar, no puedes deducir el alquiler si tienes (o vas a tener) un porcentaje de titularidad sobre la propiedad alquilada, por ejemplo, si tienes participación accionaria o el título de la propiedad.
Tampoco puedes deducir alquileres "irrazonables". Por lo general, el alquiler no es razonable si es más alto que el valor de mercado o una tasación profesional. Esto a veces se convierte en un problema si obtienes un acuerdo amistoso sobre una propiedad alquilada por un familiar.
Si pagas el alquiler por adelantado, solo puedes deducir la cantidad que se aplica al alquiler del año tributario.
Gastos de Vehículo y Viajes de Negocio
Los trabajadores por cuenta propia pueden deducir los costos asociados con el uso comercial de un vehículo personal. Los costos asociados con conducir tu automóvil, camión o camioneta personal con fines comerciales locales pueden ser deducibles en el Anexo C.
Puedes usar la tarifa estándar por milla o tus gastos reales para calcular la deducción. La tarifa estándar por milla es de 70¢ por milla recorrida con fines comerciales en el año tributario 2025 (aumentará a 67¢ por milla en 2024). Puedes agregar las tarifas de estacionamiento o los peajes a esa cantidad.
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