Cuando se habla de la gestión financiera y tributaria de una empresa o de una persona física, uno de los conceptos más importantes es el de las deducciones. En términos contables y en términos fiscales, los impuestos y los gastos pueden representar lo mismo, sin embargo, sí difieren en algunos puntos. El gasto es un término utilizado en contabilidad y deducción es un término utilizado en impuestos.
En general, los gastos pueden ser considerados como flujos de salida de recursos que se dan por disminuciones del activo o incrementos del pasivo de una empresa, disminuyendo parte del patrimonio sin significar retiros de capital, utilidades o excedentes. En cuanto a la deducción, se refiere a los gastos impositivos, es decir, gastos necesarios, proporcionales y relacionados directamente con las actividades de la empresa que generan renta.
Tipos de Deducciones: Fiscales y Contables
Es necesario que especifiquemos qué tipos de deducciones existen, pues no son las mismas que pueden aplicar las personas fiscales que las personas jurídicas. Pueden existir deducciones o gastos de naturaleza tanto fiscal como contable, y serán por lo tanto computables y registrables para ambos casos sin necesidad de generar una conciliación contable fiscal.
En el supuesto de que no sean computables en alguno de los casos, producirán una diferencia que debe ser ajustada o diferida para ejercicios siguientes. Como resultado, si contamos con una deducción fiscal no contable, se tomará en cuenta como deducción que no tendrá impacto financiero en la empresa. Pero si la deducción es contable y no fiscal, afectará financieramente a la empresa, pero no podrá deducirse de acuerdo con las disposiciones fiscales determinadas.
Criterios Generales para la Deducibilidad
Los gastos deducibles constituyen un concepto clave a efectos fiscales. Para empezar, se considera deducible todo gasto que se puede restar de los ingresos brutos para obtener el beneficio real de una actividad económica a la hora de pagar impuestos. Todos ellos son conceptos previstos en la normativa contable, siempre y cuando estén vinculados a la actividad desarrollada, debidamente contabilizados y con una justificación adecuada.
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Requisitos Fundamentales
Para que una deducción sea reconocida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), no basta con realizar un gasto relacionado con la actividad económica; es fundamental cumplir con ciertos requisitos de las deducciones:
- Vinculación directa con la actividad económica: El gasto debe ser necesario para obtener ingresos. No basta con que sea útil o conveniente; debe existir una relación clara y demostrable.
- Justificación documental del gasto: La condición principal es que sean fehacientes. La Agencia Estatal de Administración Tributaria considera que un recibo de venta no constituye acreditación suficiente, es necesaria una factura completa, no simplificada.
- Registro en la contabilidad o libros de gastos: Todos los profesionales que tributan en estimación directa están obligados a llevar un control en sus libros oficiales. Si un gasto no está registrado, Hacienda rechazará su deducción, incluso aunque esté correctamente justificado.
- Gasto abonado con recursos del contribuyente: El gasto debe haber sido abonado con recursos del contribuyente.
Deducciones Específicas
Deducciones para Personas Físicas
Una de las preguntas más comunes entre contribuyentes es: "¿qué gastos puedo deducir como persona física?". Los gastos deducibles para personas físicas son aquellos que la autoridad fiscal permite restar de tus ingresos acumulables, siempre que cumplan con ciertos requisitos. Decir que un gasto es deducible significa que puedes restarlo de tus ganancias al calcular cuánto debes pagar de ISR.
Son gastos deducibles para personas físicas pensadas en reducir la carga tributaria conforme a los gastos hechos para cubrir necesidades básicas, pero también incluyen algunas condiciones y deben cumplir ciertos requisitos. Como vimos anteriormente, además de las deducciones personales, existen gastos deducibles autorizados que aplican únicamente a ciertos regímenes fiscales de personas físicas. Además, no todos los regímenes de persona física tienen el beneficio de aplicar gastos deducibles adicionales a las personales.
Ejemplos de Deducciones Personales:
- Honorarios médicos, dentales y por servicios profesionales en materia de psicología y nutrición.
- Gastos hospitalarios y medicinas incluidas en facturas de hospitales.
- Colegiaturas en instituciones educativas privadas con validez oficial de estudios. Para hacer efectivo este beneficio, requieres contar con el comprobante de pago correspondiente.
- Donativos otorgados a instituciones autorizadas para recibir donativos. No serán onerosos ni remunerativos (que no se otorguen como pago o a cambio de servicios recibidos).
- El pago por impuestos locales por salarios, cuya tasa no exceda 5%.
El pago de estos gastos se debe realizar mediante cheque nominativo del contribuyente, transferencia electrónica de fondos, tarjeta de crédito, de débito o de servicios. El capítulo III de la LISR se enfoca en los lineamientos generales para quienes tributan bajo el régimen de arrendamiento.
Deducciones para Actividades Económicas y Empresas
Ahora enfoquémonos en las deducciones contables, estas se definen como cualquier gasto cargado contra impuestos, es decir, aquellos cargos que podemos restar de nuestros ingresos acumulables para conformar la base gravable sobre la cual se va a componer el impuesto que pagaremos. Desarrollar la actividad económica en la vivienda habitual, o usar el vehículo o el teléfono particular para trabajar, son junto con los gastos de viaje y vestuario las partidas que más dudas generan a muchos autónomos y pequeñas empresas a la hora de pagar impuestos en esta campaña de la Renta 2025, que arrancará el próximo 8 de abril de 2026.
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A esta lista habría que añadirle los llamados gastos deducibles especiales o de justificación condicionada, los cuales representan una zona especialmente conflictiva y vigilada por la Agencia Tributaria. Es el caso de profesionales que trabajan en una vivienda de alquiler o los ya citados gastos de vestuario, telefonía, transportes y viajes. Solo será deducible si se trata de ropa específica de la actividad (como uniformes o equipos de protección).
Por último, los criterios de deducibilidad en la declaración de IRPF resultan más flexibles que los de las declaraciones trimestrales de IVA.
Gastos Financieros Deducibles
Los gastos financieros son un elemento fundamental de la cuenta de pérdidas y ganancias. En el año 2012, comenzó una senda de cambio en la fiscalidad de los gastos financieros que, tras algunas reformas, continúa en la actualidad. En concreto, su finalidad fue, además de incrementar la recaudación, primar la financiación propia sobre la ajena. Con motivo de los primeros momentos de aplicación de la deducibilidad de los gastos financieros, la Dirección General de Tributos aprobó una resolución.
Se imputan como ingresos o gastos financieros los resultados positivos o negativos que corresponden al partícipe no gestor de una cuenta en participación. En todo caso, serán deducibles gastos financieros netos del período impositivo por importe de un millón de euros. Los gastos financieros netos que no se hayan deducido, podrán deducirse en los períodos impositivos siguientes. También se puede dar el caso contrario: que los gastos financieros netos no alcanzasen el límite. Como vemos, la fiscalidad de los gastos financieros es más permisiva con las pymes.
Existen determinados gastos de servicios relacionados con operaciones realizadas en paraísos fiscales y los gastos no deducibles relacionados con asimetrías híbridas. Estos están relacionados con operaciones en las que está involucrada una persona o entidad vinculada residente en otro país o un establecimiento permanente.
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Gastos de Investigación y Desarrollo (I+D)
Contabilizar los gastos de investigación y desarrollo (I+D) en España implica respetar normas contables estrictas definidas por el Plan General de Contabilidad (PGC), al tiempo que se maximizan los beneficios fiscales disponibles. El PGC es la referencia principal para contabilizar los gastos de I+D en España. Se exige documentación probatoria para toda activación: expedientes de proyecto, previsiones económicas, cronogramas, presupuestos. La principal diferencia radica en el nivel de prueba exigido. Las pymes tienen cierta flexibilidad. España ofrece un régimen fiscal favorable para las actividades de I+D e Innovación Tecnológica (IT), tratadas de forma diferenciada. Estas deducciones son acumulables.
La investigación fundamental son trabajos experimentales o teóricos emprendidos principalmente para adquirir nuevos conocimientos, sin un objetivo comercial inmediato. La investigación aplicada son trabajos originales dirigidos a obtener conocimientos con una finalidad práctica concreta. El desarrollo experimental es la utilización de los resultados de la investigación (fundamental o aplicada) para crear nuevos productos, procesos o servicios, o para mejorar significativamente los existentes. Atención: solo se consideran elegibles los gastos identificables, individualizados y justificables. Sin una diferenciación clara, la empresa se arriesga a una regularización en caso de inspección. Se amortizan a partir de la fecha en la que el activo esté listo para su uso.
Marco de Deducciones Autorizadas en México
En México, comprender y aplicar correctamente los gastos deducibles es fundamental para optimizar los impuestos y garantizar el cumplimiento normativo. Las deducciones autorizadas son aquellos gastos que la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) permite restar de los ingresos acumulables para determinar la base gravable sobre la cual se calculará el ISR. La Ley del Impuesto Sobre la Renta regula ingresos, gastos deducibles, acreditamientos, retenciones y la mecánica del cálculo del impuesto.
Los gastos deducibles permiten reducir la base gravable del Impuesto Sobre la Renta (ISR), representando un ahorro significativo para las empresas con actividad empresarial. En México, las deducciones autorizadas varían dependiendo de la situación fiscal del contribuyente.
Para entender si una erogación puede considerarse una "deducción autorizada", es importante saber que las erogaciones se clasifican en "Deducibles" y "No Deducibles". Las erogaciones deducibles como tal deben cumplir con ciertos requisitos muchas veces subjetivos y esa parte complica a las PF definir la aplicación de dichas deducciones. Resulta fundamental considerar que el hecho de haber llevado a cabo una operación donde hubo un desembolso, no siempre será posible aplicarlo como un gasto deducible o una deducción autorizada, debiendo analizar con mayor profundidad si la erogación cumple con la totalidad de los requisitos estipulados en la legislación fiscal. Las erogaciones "No Deducibles" son todos aquellos gastos que no reúnen requisitos formales y materiales en materia fiscal contenidos en el Título IV de la LISR.
Aunado a la clasificación anteriormente mencionada, la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN) clasifica las deducciones autorizadas en "Estructurales" y "No Estructurales". Las deducciones autorizadas estructurales atienden a la obtención del ingreso. Las no estructurales no se relacionan necesariamente de manera directa con el ingreso, ya que persiguen conceder beneficios fiscales mediante la generación de concesiones preferenciales, mismas que buscan el logro de la política fiscal, económica y/o social.
Requisitos Clave para la Deducibilidad en México
No todos los gastos relacionados con la empresa pueden formar parte de la deducción de impuestos. De hecho, es fundamental cumplir con ciertas condiciones, entre ellas:
- Relación directa con la actividad económica: los gastos deben ser indispensables para la operación de la empresa.
- Comprobantes fiscales válidos: se requiere emitir o recibir facturas electrónicas (CFDI) que cumplan con los datos correctos.
- Pagos mayores a 2,000 MXN: deben realizarse a través de medios electrónicos (transferencias, cheques, tarjetas) y no en efectivo.
- IVA desglosado: en los gastos que incluyen IVA, este debe estar claramente separado en la factura.
- Documentación actualizada: es necesario mantener un registro adecuado y accesible de todos los comprobantes.
Muchos de los gastos deducibles deben ser pagados a través de medios electrónicos, como transferencia bancaria, tarjeta de crédito, débito, o cheque nominativo. Las deducciones deben corresponder al mismo ejercicio fiscal en el que estás haciendo tu declaración. Es decir, no se pueden deducir gastos de 2021 cuando estás haciendo la declaración de 2023 y mucho menos de compras que planeas hacer a futuro.
Clasificación y Ejemplos de Deducciones Autorizadas en México
Para poder entender mejor, es necesario saber cuáles son:
- Devoluciones y Descuentos: Las devoluciones recibidas y los descuentos otorgados en el ejercicio fiscal.
- Costo de lo vendido: El costo de los bienes o servicios vendidos.
- Gastos netos: Los gastos realizados, ya descontados de bonificaciones o devoluciones.
- Inversiones: Gastos en activos fijos necesarios para la operación.
- Créditos incobrables y pérdidas: Pérdidas por causas fortuitas o bienes enajenados no relacionados con inventarios.
- Cuotas al IMSS: Aportaciones de seguridad social al IMSS y al Seguro de Desempleo.
- Intereses devengados: Los intereses generados por deudas de la empresa en el año correspondiente.
- Ajuste anual por inflación y otros ajustes específicos.
Estos conceptos son básicos, pero la clave está en cumplir con los requisitos específicos para que puedan ser deducidos correctamente durante la declaración de impuestos. ¡Sí! Para personas físicas con actividad empresarial: También pueden hacer deducibles los vales, bajo los mismos principios, siempre y cuando estén registrados contablemente y se entreguen como una prestación laboral. Además, si los vales se otorgan a través de una empresa autorizada por el SAT, como Pluxee, no solo cumples con la normativa, sino que también puedes aprovechar beneficios fiscales adicionales.
De lo anterior resulta vital mencionar tres reglas esenciales para que una deducción se considere autorizada fiscalmente. La primera es que el gasto sea "Estrictamente indispensable". Esto significa que, de no realizar la erogación, se compromete la marcha del negocio porque estos gastos son parte de la actividad económica y tienen que ver con la obtención del ingreso. La segunda regla es que el gasto sea pagado a través de medios electrónicos como tarjeta de débito, crédito, monederos electrónicos autorizados, cheque nominativo, transferencia electrónica de fondos, o en efectivo (cuando sean gastos menores de $2,000 pesos, excepto la gasolina). La tercera regla es que haya un CFDI que ampare la operación y que contenga los requisitos fiscales del artículo 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF).
Además de las anteriores reglas básicas o esenciales aclaramos que existen otras reglas particulares y no menos importantes a considerar. Las deducciones autorizadas tienen su origen y soporte de forma esencial en el registro contable de todas las operaciones que lleven a cabo las PF. El registro en contabilidad requiere en todos los casos que se lleven a cabo en el momento que se realizan las operaciones, aunque no necesariamente deban cumplir en ese momento con requisitos fiscales. Es ahí donde surge y emana la información precisa para poder clasificar a los gastos como deducciones autorizadas deducibles o no deducibles además de que parte de las obligaciones fiscales que deben cumplir las Personas Físicas es el llevar la contabilidad de sus operaciones económicas como requisito dentro de las leyes fiscales para poder aplicar deducciones autorizadas en la determinación de sus impuestos.